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INFORME No. AUDI-08-2008 -INACIFInstituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala Guatemala, 10 de diciembre de 2008. Licenciada Myriam Ovalle de Monroy Directora General Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala Su Despacho. Señora Directora: A través del presente me permito informarle que Auditoría Interna en cumplimiento de su función de control y fiscalización dellNACIF y de conformidad con el Plan Anual de Auditoría estructurado para el ejercicio fiscal 2008, realizó examen especial de auditoría a la Clínica y Morgue de Mazatenango, Suchitepéquez, con los siguientes objetivos y alcance: Objetivos Comprobar el adecuado y oportuno registro de las operaciones de bancos y auxiliar de almacén, en libros autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Verificar el cumplimiento de los lineamientos técnicos y administrativos contenidos en el Reglamento de Cajas Chicas del INACIF, para la utilización y liquidación de los fondos administrados en las cajas chicas autorizadas. Verificar y evaluar los procedimientos utilizados en la recepción, custodia y distribución de papelería y útiles de oficina, así como de insumos para clínicas y morgues. Verificar la existencia física del mobiliario, equipo y vehículos asignados y determinar si los mismos se encuentran al servicio exclusivo de la Institución. Comprobar el cumplimiento en la utilización de la aplicación informática para la generación de dictámenes periciales de necropsias. Alcance Arqueo de valores de caja chica y corte de formas. Reglamento de Cajas Chicas Revisión del procedimiento en la recepción, resguardo y distribución de papelería y útiles de oficina e insumos de clínicas y morgues. Revisión del uso y custodia de bienes inventariables aplicación informática para generación de dictámenes periciales de Página 1 de 6 INFORME No. AUDI-08-2008 -INACIFInstituto Nacional de Ciencias Forensas de Guatemala Funcionarios y Empleados Responsables: Dra. Maria José de León Moreno Srita. Maria Elena Juárez Barrios Coordinador Oficinista Forense Resultados Obtenidos: Como parte de los procedimientos aplicados, el 26 de noviembre se practicó del monto asignado en concepto de caja chica, con el siguiente resultado: arqueo de valores Concepto Valor Q. Saldo según estado de cuenta de BANRURAL, cuenta de depósitos monetarios No. 3-028-19253-6, a nombre de "Caja Chica / INACIF Mazatenango". 53.75 (-) Cheques en Circulación 0.00 - Saldo igual al Libro de Bancos Efectivo Disponible Liquidación Pendiente de Reintegro NO.02-2008, ingresada a Tesorería (+) Documentos de Legítimo Abono No. FACTURAS 393 No. Viático Liquidación PROVEEDOR Oiga Marina Hernandez Arango PERSONA NOMBRADA 53.75 202.65 1,962.60 781.00 VALOR (O) 30.00 VALOR(Q) 1768 1770 1771 Maria Elena del Carmen Juarez Barrios Edgar Arturo Braham Quiñonez 182.50 100.00 Francis Audelino Taquiej Hernandez 327.50 1772 Nestor Rodolfo Posadas 112.00 1773 Maria Jose de Leon Moreno Total Arqueado Monto de Caia Chica Asignado Diferencia La revisión se realizó, auditoría gubernamental, selectiva de la evidencia 29.00 3,000.00 3,000.00 0.00 de acuerdo con normas de auditoría de aceptación general y de las cuales requieren que el examen sea realizado sobre una base que soporta los registros y controles de las áreas evaluadas. Página 2 de 6 INFORME No. AUDI-OB-200B -INACIFInstituto Nacional de CiencIas Forenses de Guatemala De conformidad con el resultado obtenido se identificaron 2 hallazgos de control interno los cuales se resumen a continuación: 1. 2. Debilidad en la definición de controles en la recepción, registro y distribución de insumos. Debilidad en la definición de funciones y responsabilidades en la elaboración de formularios de Viáticos. Con el propósito de superar las debilidades descritas y considerando que se deben fortalecer los sistemas de control, se recomienda a la Dirección General, instruir al Coordinador de la Clínica y Morgue de Mazatenango, Suchitepéquez, y a la Oficinista Forense, para que se apliquen las recomendaciones descritas en Anexo I y Anexo I-A adjuntos. Para una mejor ilustración los hallazgos identificados se describen con mayor detalle en Anexo 1,Y Anexo I-A. Atentamente. r ; :;¡:r ..,¡c. ';, 'frü >cisco (Pirez jlréva[o u Itorla Interna J B' e A . Id Ciencias FOI<¡¡nSoS 'nsll1ul0 Naclon ~emalO . de Gua • • INACIF· C.C.: Archivo Página 3 de 6 INFORME No. AUDI-08-2008 ANEXO I HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO NÚMERO 1 Debilidad insumos. en la definición de controles en la recepción, registro y distribución de No existe mecanismo de control y registro de papelería y útiles de oficina e insumos de clínica y morgue despachados del Almacén central y su distribución al personal de la clínica y morgue, responsable de su utilización. Criterio: La Norma General de Control Interno Gubernamental 1.4 emitida por la Contraloría General de Cuentas, establece que se deben emitir los reglamentos o normas específicas que regirán el funcionamiento de los sistemas operativos, de administración y finanzas. Causa Por constituir el 2008 el primer año de funciones deIINACIF, la Administración no ha regulado e implementado mecanismos de control en el registro de la recepción y distribución de papelería y útiles de oficina e insumos de clínicas y morgues. Efecto Falta de registros y controles que debilita la estructura de control interno. Recomendación La Administración a través del Coordinador debe implementar el mecanismo de registrar en libro específico, a efecto que se utilice un folio para cada insumo, según formato que se adjunta como Anexo I-A, a través del cual el Secretario u Oficinista Forense, registre los movimientos de ingresos y salidas de bienes, según despachos efectuados por el Almacén Central en las Requisiciones y Salidas de Almacén y la distribución o entrega al personal de la clínica y margue, responsable de su utilización. Página 4 de 6 INFORME No. AUDI-08-2008 NÚMERO 2 Debilidad en la definición formularios de viáticos. de funciones y responsabilidades en la elaboración de Se comprobó que la función o responsabilidad de llenar los formularios de viáticos para el cumplimiento de una comisión oficial del personal técnico y administrativo de la clínica y morgue, la realiza la Oficinista Forense y no las personas nombradas. Criterio: La función o actividad de elaborar los formularios de viáticos para soportar los gastos por este concepto, son responsabilidad individual del personal técnico o administrativo que se nombra para el cumplimiento de una comisión oficial. Causa Falta de definición del procedimiento para la elaboración de los formularios de viáticos Efecto Concentración o saturación de actividades administrativas en quien realiza la función de Oficinista Forense. que puede provocar descuido o desatención en otros temas o aspectos relevantes. Recomendación El Coordinador debe instruir al personal técnico y administrativo asignado, que es responsabilidad individual de cada persona nombrada el llenar o preparar los formularios y otros documentos anexos, para soportar el pago de viáticos. La responsabilidad de la Oficinista Forense, es orientar sobre los criterios y Iineamientos para lIenarlos convenientemente. Página 5 de 6 INFORME No. AUDI-08-2008 ANEXO I-A UNIDAD ADMINISTRATIVA: BIEN O PRODUCTO: CLlNICA y MORGUE DE MAZATENANGO GUANTES QUIRÚRGICOS TALLA "M" (PARES) CANTIDAD Fecha Descri ción / Nombre 02/01/09 1 . • . INGRESO Firma SALDO INICIAL Firma 02/01/99 .....º~é1Iv1é1riél José de León 02/01/09 Srita. Maria Elena Juárez Firma Firma º?/ºJJºªI~~itél·t::vt3lyflNgri~g? Firma ..º5!ºJ/º~ 1 06/01/09 Dra. Maria José de León Firma. Sr. Néstor Rodolfo Posadas Firma ~~:~·M:;;~é1J~~~fl~~J.~!¿~z.......... 22/01/09 R~q~isi<::ié>fl.y.§?lliclél<:lt3AI~élc:$fl.Nº:Jªªº" 2~!91!ºª... p~é1.:Maríé3~()!>~cj~ht3ón ..... 08/92/99. .. ..§ritél:M¡;¡ciaEIt3flª~lJªrt3z.: • o ••••••••• _ §[it¡;¡ E;YI?IYI1f\Jº.r::it39él..... Así sucesivamente ••••••••••••••••••••••••• _ •• " •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• , ••••••••••••••••••••••••••••••••••••• __ •• _, ••• ""., . 1.1 1....1 .. 11....... 1 1 l· + .. 4 ...1 •• '., . ••••••••••••••••••••••••••••• 30 1 : .+I::::~:fr 1 . 4 r . 100.. 26 .. 114 Firma Firma .........!?..... .1 ¡ . .Jº?+ . ..~~... ,., ...••..•...........•..••. . ...... ···1·· . . ....... ·"¡-·····'··'··I··· . .......................................•. ..¡ ·1·····1 ..·........l·' ······1..· . .... ,....... ... '." . ..... .•... l······ .. ,· " .. ·· I l'" l· . .. ·1· ..· .... ....l··.. ···..· ·.............................................•.............................. 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