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HUMAN RESOURCES COMPLIANCE MANUAL RECURSOS HUMANOS MANUAL DE CUMPLIMIENTO SECTION 1 NEW EMPLOYEE ORIENTATION ORIENTACIÓN PARA EMPLEADOS NUEVOS Farm Employers Labor Service authorizes Your Company to reproduce this manual and its contents for the exclusive use of Your Company's employees. The manual and its contents may not be reproduced for any other purpose. This publication is compiled from various reference sources and is designed to provide current and authoritative information about the subject. It is provided with the understanding that the publishers are not engaged in rendering medical, legal, accounting or other professional service. Farm Employers Labor Service (FELS®) believes the information provided to be correct, but assumes no liability for consequential or other damages attendant to the use of this publication. In no event shall FELS's liability for any claim, however designated, exceed the purchase price for this publication. No claim may be maintained against Farm Employers Labor Service in any tribunal unless written notice of the claim is delivered to Farm Employers Labor Service within 30 days after its discovery. Farm Employers Labor Service autoriza a Your Company la reproducción de este manual y su contenido para el uso exclusivo de los empleados de Your Company. El manual y su contenido no pueden reproducirse para cualquier otro propósito. Esta publicación es la compilación de varias fuentes de referencia y es diseñada con el propósito de proporcionar información autoritaria y actualizada sobre el tema. Es proporcionada con el entendimiento que los publicadores no se comprometen en rendir servicios médicos, legales, de contabilidad, u otros servicios profesionales. Farm Employers Labor Service (FELS®), cree que la información proporcionada es correcta pero no se hace responsable por las consecuencias u otros daños a consecuencia del uso de esta publicación. En ningún caso FELS se responsabilizará por cualquier reclamo, como sea determinado, exceda el precio de compra de ésta publicación. No se podrá mantener un reclamo en ningún tribunal contra Farm Employers Labor Service, a menos que dentro de 30 días después de su descubrimiento se entregue un aviso por escrito a Farm Employers Labor Service. Copyright 2012 FARM EMPLOYERS LABOR SERVICE 2300 River Plaza Drive Sacramento, CA 95833-3293 (800) 753-9073 All rights reserved. This publication may not be reproduced in whole or in part without the express written permission of the copyright owner. Derechos Reservados. Esta publicación no puede reproducirse en total o en parte sin el permiso expreso por escrito del dueño de derechos de autor. HUMAN RESOURCES COMPLIANCE MANUAL RECURSOS HUMANOS MANUAL DE CUMPLIMIENTO NEW EMPLOYEE ORIENTATION Table of Contents Page New Employee Orientation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . EMPLOYMENT CHECKLIST. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Orientación para Empleados Nuevos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . LISTA DE CONTROL PARA CONTRATAR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . NEW EMPLOYEE CHECKLIST. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . LISTA DE CONTROL PARA EMPLEADOS NUEVOS. . . . . . . . . . . . . Section 1 - Page 1 Section 1 - Page 1 Section 1 - Page 2 Section 1 - Page 2 Section 1 - Page 3 Section 1 - Page 3 HR Compliance Manual for Insert Company Name Here Section 1 - Page 1 Copyright 2012 Farm Employers Labor Service NEW EMPLOYEE ORIENTATION When hiring an employee, an employer must or should do several things. One thing an employer should do is to have some type of orientation for new employees. Having an orientation program for new employees is important for two reasons. First, it helps the employer meet legal requirements. Second, it can help get the employer's relationship with its new employees started off on the right foot. Complying with legal requirements not only limits an employer's exposure to fines but can protect it in other ways as well. Here is a checklist of items that must or may be done before, during and upon termination of employment: EMPLOYMENT CHECKLIST Pre-Employment Required: MSPA Worker Information (USDOL Form WH-516) Applicant Identification Record (DFEH) Optional: Application for Employment Job Testing Reference Investigation At Time of Hire Required: Disability Insurance Pamphlet (EDD DE 2515) Paid Family Leave Pamphlet (EDD DE 2511) Sexual Harassment handout or in employee handbook Predesignation of Personal Physician (DWC 9783) Withholding Allowance Certificate (IRS Form W-4) Employment Eligibility Verification (USCIS Form I-9) Pesticide Haz Comm & Training (Field/Handlers) Payroll Deduction Authorization (e.g., for health insurance premium or housing payments) CA Labor Code § 2810.5 Notice to Employee form Written Contract for Commission Pay (eff. 1/1/13) Safety Training provided to employee Explain Hazard Communication Program and MSDS's Location of Sanitation Facilities Good Hygiene Practices notice Report of New Employee(s) (EDD DE 34) Work Permit for Minors Optional: Issue Employee Handbook; Get Signed Receipt Orientation Company Rules/Procedures Tools & Equipment Loan Agreement Housing Agreement Bonding for Employees Handling Funds Physical Examinations Annually Required: Children's Health Insurance Program (CHIP) Notice each Group Health Plan Year Earned Income Tax Credit notice Wage & Tax Statement (IRS Form W-2) EEOC Employer Information Report (EEO-1 Survey) (100 or more employees) Terminations Required: Final Paycheck Written Notice of Termination, Layoff Payment of Non-Forfeitable Benefits (vacation, etc.) Return Deposits for Loaned Equipment Plus Interest For Your Benefit: CA's Programs for the Unemployed (EDD DE 2320) COBRA 60-Day Notification for Group Health Plan Health Insurance Premium Payment Act Notice (CA) Heallth Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) Optional: Notice to Vacate Housing Exit Interview (Voluntary Quit) USCIS Form I-9 to Inactivate File A "New Employee Checklist" is available on the following pages and on the accompanying CD. HR Compliance Manual for Insert Company Name Here Section 1 - Page 2 Copyright 2012 Farm Employers Labor Service ORIENTACIÓN PARA EMPLEADOS NUEVOS Al contratar a un empleado, un patrón debe o debe hacer varias cosas. Una cosa que un patrón debe hacer es tener algún tipo de orientación para los empleados nuevos. El tener un programa de orientación para los empleados nuevos es importante por dos razones. Primero, ayuda al empleador a cumplir con requisitos legales. Segundo, puede ayudar a dirigir la relación de empleo entre el empleador y sus empleados nuevos. El cumplir con los requisitos legales no solamente limita la exposición de un empleador a multas pero también puede protegerlo de otras maneras. Aquí tiene una lista de control de artículos que deben o pueden hacerse antes, durante y al terminar el empleo: LISTA DE CONTROL PARA CONTRATAR Pre-Empleo Requerido: MSPA Información del Trabajador (Formulario WH-516 del USDOL) Registro de Identificación de solicitante (DFEH) Opcional: Aplicación de Empleo Prueba para Trabajo Investigación de Referencias Al Contratar Requerido: Folleto de Seguro de Invalidez (EDD DE 2515) Folleto de Licencia de Ausencia de Familia Pagado (EDD DE 2511) Papeleta de Acoso sexual o en el manual del empleado Pre designación de Médico Personal (DWC 9783) Certificado de Exención de Retenciones del Empleado (Formulario W-4 del IRS) Comprobación de Elegibilidad de empleo (Formulario I-9 del USCIS) Comunicación de Peligros de Pesticida y Capacitación (Campo/Manipuladores) Autorización de Deducción de Nómina (por ejemplo, para primas del seguro de salud o pagos de vivienda) Código Laboral de CA § 2810.5 formulario Aviso al Empleado Contrato Escrito para el Pago de Comisiones (a partir del 1/1/13) Capacitación de Seguridad Proporcionada al Empleado Explicación del Programa de Comunicación de Peligros y MSDS Ubicación de Medios de Higiene Aviso de Practicas de Buena Higiene Informe de Empleado(s) Nuevo(s) (EDD DE 34) Permisos de Empleo para Menores Opcional: Entrega de Manual de Empleado; Pida Recibo Firmado Orientación de Reglas/Procedimientos de la Compañía Acuerdo de Préstamo de Herramientas y Equipo Acuerdo de Vivienda Fianza para Empleados que Manipulan Fondos Exámenes Físicos Anualmente Requerido: Programa de Seguro de Salud de Niños (CHIP) Aviso cada Año del Plan de Salud Colectivo Aviso de Crédito por Ingreso del Trabajo Declaración de Sueldos e Impuestos (Formulario W-2 del IRS) Reporte de Información del Empleador EEOC (EEO-1 Encuesta) (100 o más empleados) Despidos Requerido: Cheque de pago Final Aviso por Escrito de Terminación, Reducción Pago de Beneficios No Caducables (vacaciones, etc.) Reembolso de Depósitos por el regreso de equipo prestado más Intereses Para Su Beneficio: Programas de CA para el Desempleado (EDD DE 2320) Aviso COBRA, Notificación de 60 días para el Plan de Salud Colectivo Aviso de la Ley (CA) para el Pago de las Primas del Plan del Seguro de salud Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguro Médico (HIPPA) Opcional: Aviso para Evacuar la Vivienda Entrevista de Salida (Renuncia Voluntaria) Formulario I-9 del USCIS para Inactivar el Registro Una "Lista de Control para Empleados Nuevos" está disponible las siguientes paginas y en el CD acompañante. HR Compliance Manual for Insert Company Name Here Section 1 - Page 3 Copyright 2012 Farm Employers Labor Service NEW EMPLOYEE CHECKLIST LISTA DE CONTROL PARA EMPLEADOS NUEVOS Insert Company Name Here Name Nombre Date of Hire Fecha de Empleo Supervisor Supervisor Employment Status: Temporary Estado de Empleo: Temporal Job Title: Titulo de Trabajo: Seasonal Estacional Estimated Duration: Duración Aproximadamente: Dept. Depto. Regular/Part-time Regular/Tiempo Parcial Regular/Full-time Regular/Tiempo Completo Work Site(s) Located: Ubicación de Sitio(s) de Trabajo The applicant/employee has filled out the following items/El empleado nuevo ha llenado las siguientes formas: Application for Employment Solicitud de Empleo Applicant Identification Records Registros de Identificación del Solicitante The new employee has filled out the following items/El empleado nuevo ha llenado las siguientes formas: Employment Forms/Formularios de Empleo: USCIS Form I-9 Formulario I-9 del USCIS IRS Form W-4 Formulario W-4 del IRS Employment Contract Contrato de Empleo Tools/Equipment Loan Agreement Contrato de Préstamo de Herramientas/Equipo Bonding Application Solicitud de Fianza Drug Free Workplace Agreement Contrato de Lugar de Trabajo Libre de Drogas Housing Agreement Contrato de Vivienda Enrollment Cards/Tarjetas de Registración: Health Plan Plan de Salud Dental Plan Plan Dental Long-Term Disability Plan Plan de Incapacidad de Largo Plazo Other Otro Life Insurance Seguro de Vida Received from New Employee/Se Recibió de Parte del Empleado Nuevo: Work Permit, if under 18 Permiso para Trabajar si es Menor de 18 Años Motor Vehicle Record (Driving Record) Récord de Conductor del Vehículo (Registró de Conductor) College Transcripts Calificaciones Universitarias Other Otro Paycheck Deduction Authorization/Autorización de Deducciones de Nóminas de Pago: Housing/Utilities Vivienda/Utilidades Credit Union Banco (Credit Union) Paycheck Direct Deposit Deposito Directo de Sueldos Other Otro Medical Insurance Plan Plan de Seguro Médico HR Compliance Manual for Insert Company Name Here Section 1 - Page 4 Copyright 2012 Farm Employers Labor Service The new employee has received the following items/El empleado nuevo recibió los siguiente artículos: CA Labor Code § 2810.5 Notice to Employee form (DLSE-NTE) Código Laboral de CA § 2810.5 Formulario Aviso al Empleado (DLSE-NTE) SDI Pamphlet (DE 2515) Folleto del SDI (DE 2515) Paid Family Leave (DE 2511) Licencia de Ausencia Pagada (DE 2511) Injury Prevention Program Programa de Prevención de Lesiones Sexual Harassment Pamphlet Folleto de Acoso Sexual Workers' Compensation Insurance Pamphlet Folleto del Seguro de Compensación para Trabajadores COBRA Notification Aviso COBRA Commission Agreement Acuerdo de Comisiones DOT Drug/Alcohol Testing Program Programa DOT/ Prueba de Alcohol y Drogas Employee Handbook Manual del Empleado Physician Pre-designation Form Formulario de Pre-designación de Médico Family & Medical Leave Act Notice Aviso de Licencia de Ausencia de Familia y Médica Veterans Benefits Improvement Notice Beneficios de Veteranos, Aviso de Mejoramiento Other Otro The following records have been set up/Se han preparado los siguientes registros: Personnel Records Registros del Personal Personal Folder Archivo Personal New Employee Registration DE-34 (mailed to EDD) Registración de Empleado Nuevo DE-34 (se envía al EDD) Time Records Registros de Tiempo Other Otro These items have been explained to the new employee/Estas cosas se le han explicado al empleado nuevo: Migrant and Seasonal Agricultural Worker Protection Act Worker Disclosure Information Ley de Protección a Trabajadores Agrícolas Migratorios y Estacionales, Divulgación de Información del Trabajador Safety Training for employee's position Capacitación de seguridad para la posición del empleado Conduct Standards Normas de Comportamiento Location of Sanitation Facilities/ Good Hygiene Practices Ubicación de Instalaciones Higiénicas/practicas de Buen Higiene Pesticide Training Capacitación de Pesticidas Worker’s Compensation Insurance Orientation Orientación Sobre el Seguro de Compensación del Trabajador Hazard Communication and MSDS Training Capacitación de Comunicaciones de Peligros y Hojas MSDS Wages/Benefits Sueldos/Benéficos Heat-Illness Emergency Procedures Procedimientos de Emergencia para Enfermedades por el Calor Other Otro Physical Examinations/Exámenes Físicos: Employment is contingent on employee taking and passing a job-related medical examination and/or test for illegal drug use./ El empleo depende en que el empleado tome y pase un examen médico relacionado al trabajo y/o prueba de uso de drogas ilegales. Employee was referred to El empleado fue recomendado a on el Physician/Client - Médico/Cliente Date/Fecha for an examination. / Para un examen. Medical statement received and filed in employee's personnel folder. La declaración médica fue recibida y guardada en el archivo personal del empleado. Signatures/Firmas: Employee Empleado Company Representative Representante de la Compañía Date Fecha Date Fecha