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TODOS SOMOS RSE Cómo comunicar la Responsabilidad Social Empresarial Guía de Comunicación Elaborado por TODOS SOMOS RSE Cómo comunicar la Responsabilidad Social Empresarial TODOS SOMOS RSE Cómo comunicar la Responsabilidad Social Empresarial Autor de la publicación: Claudia Llarena de Sinibaldi Coordinación General: Pablo Blanco Edición: Patricia Cardona Revisión de estilo: Beatriz Hermida Diseño y Diagramación: Ximena Chapero / Catalina Godoy Fotografías: Contribución de empresas Archivo de CentraRSE. Este documento fue escrito por CentraRSE. El presente trabajo busca estimular la reflexión acerca de la Responsabilidad Social Empresarial en Guatemala. Las opiniones, interpretaciones y conclusiones expresadas en este documento no reflejan necesariamente las opiniones de CentraRSE. CentraRSE no garantiza la exactitud de los datos incluidos en este trabajo. CentraRSE no garantiza, ni representa , ni se hace responsable de las acciones , practicas o politicas de sus empresas miembros, ni las empresas que son descritas en esta publicación; simplemente las apoya y asesora con el objetivo de que mejoren en su desempeño y practicas de RSE. La reproducción total o parcial del contenido incluido en este documento es permitido con autorización previa por escrito de CentraRSE. Centro para la Acción de la Responsabilidad Social Empresarial en Guatemala -CentraRSEDiagonal 6, 10-65 zona 10, Centro Gerencial las Margaritas, Torre 1, Nivel 5 , Oficina 502. Tel: 502 2268 37 00 www.centrarse.org Primera Edición: 200 ejemplares. Guatemala, Febrero de 2011. Esta publicación fue elaborada gracias al patrocinio de: Agradecemos también a las empresas que participaron en el Comité de Validación del contenido de esta publicación: Agroamerica, Arista, Banco Internacional, Bayer, Cabcorp, Cendis, Hill & Knowlton, McDonald's, Montana Exploradora, Ogilvy y Telefónica. INDICE 07 Carta del Presidente 09 BIENVENIDA / PASOS A SEGUIR La comunicación en la organización trae sus valores a la vida 15 Comunicar la visión de cambio 16 Definición de Comunicación Corporativa 17 Comunicar internamente la RSE 18 Creando el Plan de Comunicación 24 CONSEJOS PARA UNA BUENA COMUNICACIÓN 25 Barreras en la Comunicación 26 Recordatorios importantes TARJETAS DE PREPARACIÓN 29 TARJETA DE PREPARACIÓN PARA PRESENTACIÓN A EJECUTIVOS 31 TARJETA DE PREPARACIÓN PARA CAMPAÑA DE EXPECTACIÓN 33 TARJETA DE PREPARACIÓN PARA PRESENTACIÓN A COLABORADORES 35 TARJETA DE PREPARACIÓN PARA ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO RSE 7 Estimados Socios: Uno de los principales retos que enfrentan las empresas hoy en día es cultivar el hábito de la comunicación. De acuerdo con nuestro ciclo de incorporación, éste es el primer y último paso en el proceso de adopción de una cultura de Responsabilidad Social en la Empresa. La comunicación permite sensibilizar a los colaboradores sobre lo que hacemos, fortalece la identidad corporativa y propicia un ambiente de transparencia y confianza. Al igual que nuestra pirámide de la RSE, antes de lanzar cualquier campaña a nivel externo, debemos fortalecer la comunicación interna. Los colaboradores que están orgullosos de las buenas prácticas de RSE de su empresa, tienen una opinión favorable acerca de la misma y aquéllos que se sienten más identificados con los principios responsables de su empresa, demuestran un mayor compromiso y fidelidad. Por eso afirmamos que los colaboradores constituyen los mejores voceros de la empresa. Recordemos que los “grandes lugares para trabajar resultan de un ambiente de confianza, donde las actitudes y las acciones de los líderes apoyan el reconocimiento y la cooperación de los colaboradores. En una empresa con tales condiciones, los colaboradores son más productivos, sus procesos y productos más innovadores y los clientes están más satisfechos” (Great Place to Work Institute). Por esta razón, en CentraRSE queremos compartir con ustedes la presente Guía de Comunicación “Todos somos RSE: Cómo comunicar la Responsabilidad Social Empresarial”. Esta Guía constituye una herramienta práctica, que proporciona distintos materiales impresos, audiovisuales y electrónicos, que son de gran utilidad para quienes tengan bajo su responsabilidad la comunicación de la RSE en sus empresas. Por medio de esta publicación, reforzamos nuestro compromiso de ser sus aliados estratégicos en la incorporación de la RSE en sus empresas y acompañarles en este proceso. Quisiera motivarles a que hagamos de la comunicación un hábito y demos a conocer nuestras buenas prácticas de RSE a nivel interno y externo. La comunicación genera confianza y esto permite unificar la forma de pensar y de actuar en pro de una cultura empresaria responsable y sostenible. Rodolfo Heinemann Presidente CentraRSE RSE 9 ¡Bienvenido a nuestro manuaL de comunicación de RSE! Es un buen comienzo recordar que el primer paso para la ejecución de una estrategia de RSE es la sensibilización de los colaboradores. Es de vital importancia compartir con toda la empresa la nueva estrategia que está ejecutando la empresa. Por eso, este manual de comunicación se hace indispensable para transmitir a todos los colaboradores algunos conceptos básicos y otros más elaborados acerca de los principios en los que enmarca la RSE. El objetivo principal de la guía es facilitar el proceso de comunicación de la RSE dentro de la empresa y así sensibilizar y comprometer a los colaboradores con la ejecución de la estrategia de RSE de la organización. PASOS A SEGUIR Probablemente algunos de los colaboradores ya escucharon acerca de la RSE. Sin embargo, se recomienda llevar a cabo un proceso de sensibilización como si todos ellos fueran principiantes. Este ejercicio ayudará a reforzar lo aprendido, a aclarar dudas y a comprometer a todos con la estrategia. PASO 1 Capacitar, tanto a usted como a los miembros del comité de rse que le ayudarán a comunicar la rse al resto de colaboradores. Es recomendable que el comité de RSE se conforme por los gerentes de las diferentes dependencias de la empresa. Cada miembro tendrá un rol estratégico en el desarrollo del plan de comunicación. Para esta etapa se cuenta con las siguientes herramientas: A. Texto: la importancia de la comunicación en la organización (página X): En ella se encuentran consejos que ayudan a prepararse para la presentación de la RSE. B. Guía práctica de la RSE (CD): En el mismo se expresa el rol de las empresas y la importancia de crear una estrategia de RSE en la actualidad, términos importantes relacionados con la RSE, beneficios de aplicar los principios de la RSE en la empresa, los 7 ejes de la RSE y se desarrollan los pasos a seguir en la creación y comunicación de una estrategia de RSE. 10 PASO 2 Capacitar a los ejecutivos de alto y mediano nivel Es conveniente aprovechar las reuniones de ejecutivos para presentar el tema. El objetivo de las mismas es comprometer a los mandos superiores con la estrategia de RSE. Se debe recordar que ellos pueden contagiar a los colaboradores que dependen de su equipo. Para ser más efectivo, es importante invitar de manera personalizada y con la firma del director de la empresa, a anticipar en algo nuevo que ocurrirá en la reunión. Se sugiere crear cierta expectativa y no relevar el tema a tratar. Para ello es aconsejable insinuar positivamente un “cambio” que se dará en la forma de trabajar de la empresa. Para esta etapa usted cuenta con las siguientes herramientas: A. Tarjeta de preparación (Página 29): En la tarjeta se encuentran herramientas útiles para la planificación de la presentación a ejecutivos de alto y mediano nivel. Se presenta un listado de los objetivos a cumplir, definiciones de términos importantes de RSE, herramientas de multimedia, ejemplos, actividades grupales y preguntas para discutir. B. Presentación de PowerPoint (CD): Esta presentación es un resumen de lo aprendido en el folleto de capacitación de RSE. El lenguaje es elaborado y tiene un grado de profundidad mayor a la presentación que se utiliza para introducir en la estrategia de RSE al resto de colaboradores de la empresa. EL objetivo es ayudar a presentar didácticamente los términos importantes de la RSE. C. Folleto de casos exitosos de RSE en Guatemala (CD): Casos de empresas guatemaltecas que han tenido éxito en la ejecución de estrategias de RSE, con el objetivo de acercar a los colaboradores a la realidad del país. Se contemplan casos por cada eje de RSE. PASO 3 Realizar una campaña de expectativa para todos los colaboradores Con el objetivo de crear emoción, se presentan herramientas para generar expectativa entre los colaboradores. Se recomienda que durante la semana previa a la presentación, se coloque información sobre RSE, sin revelar todavía su significado y la visión de cambio que estará tomando la empresa. Para este paso cuenta con las siguientes herramientas: A. Tarjeta de preparación (Página 31): Ideas para crear una campaña de expectativa de RSE, rótulos con mensajes positivos y anuncios que despertarán la curiosidad en los colaboradores sobre distintos temas relacionados a la RSE. B. Material gráfico editable (CD): Contiene archivos en formatos editables para la creación de rótulos, banners y anuncios que podrá aplicar en la campaña de expectativa. RSE 11 PASO 4 Sensibilizar a todos los colaboradores de la empresa En este paso se recomienda reunir a la totalidad de colaboradores de la empresa, incluyendo a los altos y medianos niveles. Dependiendo de la cantidad de colaboradores de la empresa, puede reunirlos a todos o armar grupos y hacer presentaciones simultáneas con diferentes miembros del comité o grupo gerencial liderando las presentaciones. Para este paso cuenta con las siguientes herramientas: A. Tarjeta de preparación (Página 33): Al igual que en la tarjeta para la presentación de ejecutivos, aquí se entregan herramientas útiles para la planificación de la presentación a colaboradores. B. Presentación de PowerPoint: Esta es una presentación más sencilla, dirigida a los colaboradores de todos los niveles de la empresa. El objetivo no es presentarles a fondo los temas de RSE, sino sensibilizar y motivar a los colaboradores para actuar de forma responsable. C. Ideas promocionales: Con el objetivo de crear buena voluntad pero más importante aún, con la finalidad de reforzar el concepto de RSE, se recomienda reconocer la participación de los asistentes. Adicionalmente a la campaña de expectativa, el CD presenta algunas ideas de artículos que puede entregar a los colaboradores. PASO 5 Estrategia de seguimiento Es importante considerar que una clave de éxito para la campaña de comunicación de RSE es el constante recordatorio del mensaje. Se recomienda, para ello, crear espacios “Responsables” donde se publiquen mensajes o noticias de RSE. En la planificación deberá definir cada cuánto se publicarán noticias y qué tipo de novedades son de interés para la empresa. Para este paso cuenta con las siguientes herramientas: A. Tarjeta de preparación (Página 35): Aquí se enumeran y explican herramientas útiles para la planificación de la estrategia de seguimiento. B. CentraRSE como fuente de información: CentraRSE cuenta con una página web y boletines informativos mensuales donde se publican temas de actualidad, información sobre socios y tendencias de la RSE. Es recomendable seleccionar temas de interés para la empresa y compartirlos con el equipo de colaboradores. CentraRSE también cuenta con una biblioteca muy completa de textos, investigaciones y publicaciones que se puede visitar. Aquí se pueden encontrar interesantes materiales para compartir con el equipo de trabajo de la empresa. 12 El proceso de RSE es un proceso de mejora continua y es importante desarrollar y planificar una estrategia anual. Se propone completar las siguientes actividades: • • • • • • • • Formar un comité de RSE con miembros de todas las áreas de la empresa. Llenar IndiCARSE. (Indicadores de Responsabilidad Social Empresarial). Participar, por lo menos, en una visita de campo al año. Asistir al Foro Nacional de RSE. Contribuir en la preparación de grupo de trabajo de medio ambiente, proveedores, y otros. Liderar los grupos de trabajo. Comprometerse a participar en la medida de lo posible, en los foros de ejecutivos anuales. Implementar y documentar un caso éxito de RSE anual de la empresa. CentraRSE tiene a su disposición un calendario de actividades. Con esto en mente, se sugiere programar actividades donde el Comité de RSE de la empresa pueda participar para reforzar sus conocimientos sobre RSE e intercambiar casos de éxito con el resto de socios. Usted puede consultar en todo momento con su ejecutivo(a) de servicios de CentraRSE, para recibir apoyo en cualquier etapa de la ejecución de su estrategia de RSE. ¡MUCHOS ÉXITOS EN ESTE NUEVO CAMINO HACIA LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL! RSE 13 La comunicación en la organización trae sus valores a la vida 14 RSE 15 Comunicar la visión de cambio “Una gran visión de cambio puede satisfacer un propósito útil incluso si únicamente la comprende un reducido grupo de personas clave. Pero el auténtico poder de la visión se desata sólo cuando la mayoría de aquellos que intervienen en una empresa o una actividad comprenden de la misma manera sus objetivos y dirección. Ese sentido compartido de un futuro deseable puede contribuir a motivar y coordinar la clase de acciones que generan transformaciones”1. La organización ha tomado la decisión de cambiar. Su participación como empresa socialmente responsable le trae el reto de continuar con el giro de su negocio, sin embargo de distinta forma. De esta manera podrá crear un beneficio adicional al de sus utilidades y un beneficio para sus públicos interesados. Su forma de hacer negocios ha cambiado y esa visión de cambio debe comunicarla a todos sus colaboradores para que, juntos, contribuyan al logro de sus objetivos. Sin embargo, aceptar el cambio puede ser una tarea difícil para los colaboradores de una empresa. “Nuestra mente genera de manera natural docenas de interrogantes ¿Qué significa esto para mí? ¿Para mis amigos? ¿Para la organización? ¿Cuáles son las otras alternativas? ¿Alguna de las otras opciones será mejor? Si voy a tener que operar de manera diferente, ¿Podré hacerlo? ¿Me exigirá sacrificios en el proceso de alcanzar la visión? ¿Qué pienso respecto de esos sacrificios? ¿Realmente creo en lo que estoy escuchando sobre una dirección para el futuro?”2 Para resolver estos cuestionamientos y comprometer a los colaboradores con el proceso, la comunicación pasa a ser determinante en el éxito del cambio de actitud hacia la Responsabilidad Social Empresarial. Esta guía ayuda a comprender la importancia de la comunicación corporativa y la mejor forma de contribuir al cambio de la organización. 1 John P. Kotter. El líder del cambio. Mc Graw Hill Companies, Inc. México, 1997. 2 Idem 16 Definición de Comunicación Corporativa De acuerdo al libro Essentials of Corporate Communication escrito por Cees van Riel y Charles Fombrun el término Comunicación Corporativa puede definirse como “las actividades involucradas en la gestión y ejecución de la comunicación interna y externa, con el objetivo de crear puntos de partida favorables con los públicos internos.” Para los autores existen dos tipos de comunicación corporativa (1) interna y (2) externa. Esta guía trata específicamente sobre la comunicación interna. Importancia de la Comunicación Corporativa interna La comunicación corporativa interna es la que la empresa mantiene con sus públicos internos, es decir, a sus colaboradores y debe considerarse en todos los niveles de la misma. Las características de la comunicación interna son las siguientes: • • • • • Provee una sólida cultura organizacional. Promueve una auténtica identidad organizacional. Proporciona una cultura de toma de decisiones basada en los valores de la organización. Fomenta un ambiente de trabajo en confianza. Genera compromiso por parte de los colaboradores hacia el logro de los objetivos. Ahora que se conoce el motivo por el cual es importante comunicar a los colaboradores acerca de la nueva visión de Responsabilidad Social Empresarial, se presentan algunas herramientas y consejos que facilitarán el proceso de comunicación en la empresa. RSE 17 Comunicar internamente la RSE Los colaboradores son los mejores y más legítimos voceros que una empresa puede tener. Ellos son quienes están más relacionados con el quehacer de la empresa y hablarán de sus productos o servicios en cualquier ámbito. Podemos llevar a cabo excelentes iniciativas de RSE, pero si no lo comunicamos a nuestros colaboradores, estaremos descuidando el principal stakeholder de la empresa. Es muy importante informar e involucrar al público interno acerca de todas las buenas prácticas que se realicen, especialmente las relacionadas con ética, valores empresariales y calidad de vida laboral, ejes que corresponden a la dimensión interna de la Pirámide de la RSE. Las ventajas de la comunicación interna de la RSE son los siguientes: • • • • • • Incrementar el compromiso con la RSE en los colaboradores. Mantener informado al público interno para que se convierta en buen vocero de la empresa. Fortalecer la identidad corporativa y la cultura organizacional bajo una visión de RSE. Fidelizar a los actuales colaboradores con la empresa y atraer talento nuevo. Sensibilizar a los accionistas y altos directivos acerca de la importancia de la RSE como eje importante en la estrategia de negocios. Informar sobre los beneficios tangibles de una estrategia de RSE. Proporcionar información adecuada mantiene la motivación en el personal, ya que se unifica la forma de pensar y de actuar en pro de una cultura empresaria responsable. Si los colaboradores comprenden el sentido de trabajar bajo los principios de RSE, apreciarán de mejor manera su lugar de trabajo, se sentirán involucrados en el proceso de incorporación de la RSE, aportarán buenas ideas para mejorar prácticas internas y comunicarán sus buenas experiencias a más personas. 18 Creando el Plan de Comunicación La comunicación interna solo es eficaz si está alineada con la visión estratégica de la empresa. No se pueden separar mensajes internos de los externos. Si bien están dirigidos a distintos públicos, éstos deben ser más fuertes dentro de las organizaciones; ya que lo que digan y piensen los colaboradores de la empresa, le otorga más credibilidad a lo que se comunique a nivel externo. ¿Qué comunicar a nivel interno? En primer lugar, se debe velar por el fortalecimiento de la identidad corporativa: Valores, Misión y Visión. Partiendo de la propia naturaleza de la organización, se deben identificar los mensajes clave de acuerdo a: • La visión de la empresa en función de la RSE. ¿Qué es RSE y por qué estamos comprometidos con ella? • ¿Qué hacemos en función de la RSE? Informar sobre las buenas prácticas de la empresa en relación a los ejes o áreas de acción de la RSE, como por ejemplo: • • • • • • • • • Principios, valores y Código de Ética. Medidas de seguridad y salud ocupacional. Oportunidades de formación y el desarrollo del personal. La igualdad de oportunidades en la contratación y la diversidad. Equilibrio trabajo/vida familiar (horarios flexibles, actividades recreativas, etc.) Iniciativas de Medio Ambiente. Relación con la comunidad inmediata. Políticas de Servicio al Cliente. Relación con los proveedores. Es importante mantener viva la llama de la comunicación. Cada año, se pueden reforzar campañas internas de ética y valores, por ejemplo, o de las jornadas de salud, el mes del reciclaje, etc. Entre más presentes estén nuestros mensajes en la mente de nuestros públicos, más efectivo será nuestro plan de comunicación. RSE 19 Entender la orientación de la comunicación interna: Dentro de una organización, la comunicación es multidireccional: ascendente, descendente, horizontal y transversal. La comunicación ascendente sucede cuando los colaboradores de una organización se comunican con los directivos o superiores, en relación a su área de trabajo. Esta información suele ser detallada y específica. En la comunicación descendente o de cascada, se emiten mensajes desde la parte directiva a todos los colaboradores. El contenido se relaciona con instrucciones claras y específicas del trabajo que se debe realizar. Casi siempre es una comunicación unidireccional, por tanto informativa y poco flexible. La comunicación horizontal sucede entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel. Por otro lado, cuando la comunicación dentro de la organización no sigue los caminos establecidos por la estructura, se dice que es comunicación informal y comprende toda la información no oficial que fluye entre los grupos que conforman la organización. La comunicación informal incluye el rumor. Por último, la comunicación transversal es aquélla que abarca todos los niveles organizacionales. Una revista institucional, es ejemplo de ello, así como los artículos publicados dentro de un Blog corporativo. La comunicación transversal puede ser más abierta y, dependiendo del canal o de la herramienta, permite una retroalimentación más dinámica y fluida. 20 DIAGNÓSTICO PRELIMINAR Analice el organigrama de la empresa e identifique a los Directores, Gerentes Generales, Jefes de Área y Coordinadores. Defina qué líderes puede involucrar para que le ayuden a promover los conceptos de RSE en sus propios departamentos o áreas. Divida el organigrama por públicos meta y trate de imaginar el mensaje y el tono de la comunicación que aplicará de acuerdo a cada público. • Recuerde que no puede dirigirse de la misma manera a los Directores Administrativos que al equipo de servicio al cliente. Para cada público existe una acción de comunicación adecuada y un tono de comunicación y una herramienta o soporte que se adapte a cada necesidad. Identifique sus portavoces internos: Cada Director puede ser un líder de comunicación. • Prepare una reunión entre el Director de RRHH para juntos tratar de reconocer al resto de Directores o Gerentes líderes que pueden actuar como buenos portavoces de la empresa. Inicie por aquéllos que integran su Comité de RSE, ya que están más familiarizados con el tema. Analice los grupos de trabajo y sus características. Vaya anotando las actividades o materiales que cree que se adaptan a cada público. Esto le servirá para desarrollar el esquema de acciones/herramientas que veremos más adelante. • No desperdicie el tiempo de sus públicos, comunicándoles algo que no necesitan saber. Por ello se debe conocer muy bien al grupo a quien se dirige. Será necesario considerar las siguientes preguntas: ¿Cuál es la edad promedio y el sexo de este grupo? ¿Cuál es el nivel educativo? ¿Será el auditorio hostil, de apoyo o neutro? ¿Necesitará ser convencida de la importancia del mensaje? ¿Cuál es el tiempo máximo de atención que mantendrían? ¿Qué tipo de presentaciones o materiales han sido efectivas en el pasado con este público? ¿Qué tanto conoce el público del tema a presentar? RSE 21 Enumere las herramientas de comunicación actuales y evalúe su funcionalidad. Parte del éxito de un buen plan de comunicación interna está en realizar una auditoría de los medios o soportes que se utilizan en la empresa para comunicar todo tipo de mensajes. Aquí se incluyen herramientas verbales, auditivas, audiovisuales, escritas y electrónicas. Elabore un listado de todas estas herramientas y evalúe su efectividad. Por ejemplo, ¿Cuándo fue la última vez que la cartelera de actividades fue actualizada? ¿Con qué frecuencia se envían cápsulas informativas o boletines mensuales? ¿Son éstos impresos o electrónicos? ¿Qué mensajes prevalecen en cada uno de ellos? A continuación encontrará un listado de las herramientas de comunicación más frecuentes dentro de una organización. Analice cada una de ellas y evalúe la información que actualmente contienen y el propósito para el cual fueron creadas: • • • • • • • • • • • • • • • Boletines o Newsletters impresos o electrónicos Cápsulas informativas o comunicados internos Memos Cartas del Presidente Carteleras o tablones de anuncios Buzón de sugerencias Videos institucionales Invitaciones impresas o electrónicas Audio interno (por ejemplo, el que se utiliza para dejar una llamada en espera) Blog corporativo Discursos Charlas informativas (desayunos / almuerzos / cócteles) Descansadores de pantalla Desktops o fondos de pantalla Campañas internas (por ejemplo, las campañas motivacionales o aquéllas que promocionan talleres de capacitación interna, etc.) Identifique qué aspectos se deben mejorar en cada una de estas herramientas, si deben sustituirse por otras o eliminarse por completo. 22 ELABORAR EL PLAN Un plan de comunicación interna, consta de la siguiente estructura: 1. Objetivos 2. Acciones 3. Herramientas 4. Cronograma 5. Mecanismos de seguimiento 6. Implementación Para elaborar el plan, es necesario involucrar a la alta dirección y plantear en conjunto los objetivos generales. Esta es la parte vital del plan, ya que sin el apoyo de la cúpula directiva es imposible la introducción de cualquier tipo de cambio en la organización. Una vez definidos los objetivos de comunicación, se puede elaborar un cuadro, donde se especifiquen las acciones que llevaremos a cabo para alcanzar las metas. A un costado, puede colocarse la herramienta que se aplicará en cada acción para canalizar la información deseada. Por ejemplo: Objetivo: Informar de manera periódica las iniciativas de RSE de la empresa a todos los colaboradores. ACCION HERRAMIENTA Distribuir un boletín de Buenas Prácticas de RSE. Boletín electrónico mensual Dar a conocer testimonios de los colaboradores que han hecho posibles las buenas prácticas de RSE. Video institucional Publicar fotografías relacionadas a iniciativas de RSE Carteleras Las herramientas, como la palabra lo dice, no son el Plan de comunicación. Vale esta aclaración, porque es habitual escuchar en las empresas: “Tenemos un buzón de sugerencias y/o una Revista Institucional para la comunicación interna”. Estas herramientas son muy valiosas, pero deben estar dentro de un proyecto comunicacional donde también se realicen otras acciones en conjunto3. 3 Cristina Mejías, de la consultora CM Sociología de Empresa. www.losrecursoshumanos.com RSE 23 En esta guía de comunicación se incluyen las herramientas necesarias para dar a conocer Responsabilidad Social Empresarial a los colaboradores. Seguramente la empresa o la industria a la que pertenece han tomado acciones locales o internacionalmente, y esa información adicional podría servir para lograr mayor sensibilización en el tema. Una herramienta importante es la ilustración a través de ejemplos, para ello es necesario leer cuidadosamente los casos presentados en esta guía ya que crean una perspectiva local de lo que es posible lograr. Es importante recordar que mientras mas contacto y comunicación se tenga con la audiencia, el mensaje será recordado y ejecutado con mayor facilidad. Adjunto se encuentran dos presentaciones en Powerpoint, una de ellas para altos ejecutivos y otra para el resto de colaboradores. Adicionalmente se encontrará una campaña de expectativa y materiales editables que puede utilizar para colocar mensajes de RSE en su empresa. CRONOGRAMA Ningún Plan de Comunicación está completo sin un cronograma establecido. En él se colocan todas las acciones que se llevarán a cabo, ordenadas por prioridad y fecha. Para garantizar la efectividad del plan, es necesario establecer etapas o fases en períodos de tres meses. Esto nos da la oportunidad de evaluar la efectividad de las acciones y herramientas para corregir errores a tiempo y reorientar la comunicación buscando otras vías más efectivas. A continuación se incluye un cronograma sugerido para la implementación de las acciones que sugiere la presente Guía de Comunicación: MES 1 Acción Preparación de las capacitaciones Capacitación a Comité de RSE Capacitación a Gerencias Campaña de expectativa sobre RSE Sensibilizar a colaboradores Crear espacios ‘responsables’ para publicar espacios o noticias sobre RSE. Evaluación de herramientas y planificación del siguiente trimestre 1 2 3 MES 2 4 1 2 3 MES 3 4 1 2 3 4 24 CONSEJOS PARA UNA BUENA COMUNICACIÓN “La diferencia entre la palabra casi correcta y la palabra correcta hace una gran diferencia” Mark Twain Primer consejo: Mantenerlo simple. El objetivo de la comunicación no es impresionar sino comunicar claramente. Cuando Procter & Gamble lanzó el jabón Ivory al mercado, un científico que analizó los elementos del producto escribió el siguiente memo: “Los elementos alcalinos y grasas vegetales en el producto han sido mezclados de tal forma que aseguran la más alta calidad de saponificación, con una gravedad específica que lo mantiene arriba del agua, aliviando a los bañistas el problema y la molestia de pescar por él en el fondo durante sus abluciones”. El gerente de publicidad escribió en el margen del documento: “It floats!” (flota) Esas palabras se convirtieron en el sello de las ventas de Ivory4. Se deben buscar las palabras justas y adecuadas y tratar de utilizar palabras simples, oraciones claras que comuniquen ideas específicas. Segundo consejo: No es recomendable memorizar ningún término, lo más probable es que el disertante se confunda u olvide la mitad de las palabras que intentó memorizar. Tercer consejo: es importante recordar que es de vital importancia conocer a su audiencia. Cuando se elige vocabulario, no se deben incluir palabras que nadie entiende. Cuarto consejo: lo más recomendable es no utilizar tecnicismos. Todas las profesiones tienen palabras que son entendidas exclusivamente por sus miembros, pero no necesariamente el resto de la audiencia comparte la profesión. Si no se está hablando a un grupo de especialistas es conveniente utilizar palabras universales con significados universales. Quinto consejo: es aconsejable entender la diferencia entre palabras blandas y palabras poderosas. Por ejemplo, “casa” es una palabra blanda pero “hogar” es una palabra que tiene poder emocional. 4 Steve Brown. How to Talk so People Will Listen. 16th printing December 2008. USA “Son las palabras sencillas que hacen a los no educados más efectivos que los educados al dirigirse a audiencias populares”. Aristóteles. RSE 25 Barreras en la Comunicación 1. No decir lo que se quiere: hablar directamente, sin adornos, simplemente una clara comunicación. No dejar los conceptos para ser interpretados, comunicarlos de manera que queden claros. 2. Ser insensible a la audiencia: se debe entender a la audiencia y conocer cómo piensa y cómo se siente. Cuando usted habla dice lo que ya conoce, cuando usted escucha, aprende sobre lo que la otra persona conoce. Anónimo. 3. Enviar señales mixtas: la comunicación es más que palabras. Si el disertante no es entusiasta nadie más se entusiasmará tampoco. Si no habla con autoridad, la mayor parte de la audiencia asumirá que no sabe de lo que está hablando. 4. Pensar en el mensaje: Se necesita comprender que lo importante es el mensaje y la forma en que usted lo comunica y logra sensibilizar a la audiencia. 5. Comunicación unilateral: Permitir la participación de la audiencia, de esa forma se logrará comprender si el mensaje fue captado e incluso esto podría enriquecer el contenido. 26 Recordatorios importantes5 Elementos claves en la comunicación efectiva: Sencillez: se debe eliminar por completo la jerigonza y el parloteo técnico. Metáfora, analogía y ejemplo: una imagen verbal vale mil palabras. Foros múltiples: las reuniones concurridas y las pequeñas, los comunicados y periódicos, la interacción formal y la informal, todos éstos son medios efectivos para difundir el mensaje. Repetición: las ideas se arraigan profundamente sólo después de haber sido escuchadas sinnúmero de veces. Liderazgo a través del ejemplo: el comportamiento de personas importantes que se observa como inconsistente con la visión aplasta a otras formas de comunicación. Explicación de aparentes inconsistencias: las inconsistencias que son ignoradas minan la credibilidad de cualquier comunicación. Escuchar y ser escuchado: la comunicación bilateral siempre es más poderosa que la comunicación unilateral. Para CentraRSE representa un gran entusiasmo poder llevar esta propuesta de comunicación a las empresas y de esa forma cumplir con el objetivo de difundir la RSE en Guatemala. Se tiene conciencia que el empresario es un elemento clave en este proceso y realmente se espera en CentraRSE que estas herramientas faciliten el trabajo cotidiano de la comunicación interna. 5 John P. Kotter. El Líder del Cambio. McGraw Hill Companies, Inc. Mexico, 1997 RSE 27 TARJETAS DE PREPARACIÓN 2 Temas generales: 29 Conceptos y beneficios de la RSE, 7 ejes de RSE, pasos para la ejecución de una estrategia de RSE y ejemplos de buenas prácticas. Objetivo general: Capacitar a los ejecutivos de la empresa en la filosofía de RSE. TARJETA DE PREPARACIÓN PARA PRESENTACIÓN A EJECUTIVOS “HIGHlIGHts” DE la PrEsENtaCIóN: Slide 15: VIDEO 1: Importancia de la RSE. Slide 19: ACTIVIDAD 1: Link al “Best Place to Work”. Slide 25: VIDEO 2: Juego Justo. Slide 29: ACTIVIDAD 2: Empresas y organizaciones trabajando por el medio ambiente. Objetivos específicos: O1.Definir el término de desarrollo sostenible. O2.Explicar el concepto de RSE. O3. Especificar los principios de la RSE de acuerdo a filosofía de CentraRSE. O4.Definir los beneficios empresariales de la ejecución de una estrategia de RSE dentro de la empresa. O5.Determinar los 7 ejes de la RSE. O6.Detallar las dimensiones de la RSE y los pasos a seguir para la ejecución de la visión de cambio. O7.Comprometer a los ejecutivos con la RSE. Los videos y actividades son materiales opcionales. Se puede analizar si agregan o no valor a la empresa. VIDEOS V1. Importancia de la RSE Objetivo V2. Juego Justo Objetivo Evidenciar que cuando un equipo se rige por los mismos principios y valores de juego justo, las decisiones no necesitan ser consultadas, simplemente se actúa de forma correcta. Explicación Un excelente ejemplo de lo que es el “juego justo” lo muestra la actitud de dos jóvenes deportistas. Después de una lesión de un jugador del AJAX, equipo blanco y rojo, un jugador de Cambuur, el equipo contrario, hace juego justo al sacar la pelota de juego para que puedan atender al jugador lesionado. Un jugador del AJAX ingresa de nuevo la pelota al juego, intentando devolverla al equipo contrario. Sin embargo, el pase no llega a manos del portero, sino anota un gol. En respuesta a su error, el AJAX en juego justo, permite al equipo contrario meter gol para poner el marcador en igualdad de condiciones. http://www.youtube.com/watch?v=Pro7ZY-Xab8 Slide 35: VIDEO 3: “The Speed of Trust” de Steven Covey. Slide 38: ACTIVIDAD 3: Ideas estratégicas de RSE por departamento. Slide 41: ACTIVIDAD 4: Frase de campaña RSE. Presentar la importancia de crear una estrategia de RSE. Did you know? – Corporate Social Responsibility http://www.youtube.com/watch?v=GggyVO21hw8&feature=related V3. The Speed of Trust Objetivo Mostrar el alto costo que tiene la falta de confianza. FranklinCovey Trust Video Preview: High Cost of Low Trust http://www.youtube.com/watch?v=MFlIgNesNM0 Información adicional: RSE y Sociedad Lectura del Speech por Antony Burgmans, Chairman de Unilever, expuesto en la XXth “World Traders’ Tacitus Lecture” en Londres, United Kingdom (22 Febrero 2007) “Unilever and its Views on the links between Business & Society: General Remarks” http://www.wbcsd.org/plugins/DocSearch/details.asp?txtDocTitle=how%20business%20can%20 contribute&txtDocText=how%20business%20can%20contribute&DocTypeId=-1&ObjectId=MjMyMjc&URLBack=result%2Easp%3FtxtDocTitle%3Dhow+business+can+contribute%26txtDocText%3Dh ow+business+can+contribute%26DocTypeId%3D%2D1%26SortOrder%3D%26CurPage%3D2 Proveedores Artículo de revista Purchasing.com “Harley-Davidson wins by getting suppliers on board” http://books.google.com/books?id=YGTaTIPKSsMC&pg=PA155&lpg=PA155&dq=Harley-Davi dson+wins+by+getting+suppliers+on+board&source=bl&ots=-MF2LFdOfv&sig=6EMGALclCNsQyA_X_Nbjg_NI7Gc&hl=en&ei=kkS3TNKnKYL-8Aa535i0CQ&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum= 1&ved=0CBIQ6AEwAA#v=onepage&q=Harley-Davidson%20wins%20by%20getting%20suppliers%20on%20board&f=false Colaboradores Video Everyone’s talking Corporate Social Responsibilit ACTIVIDADES 30 Actividad A1. Mejores compañías para trabajar Objetivo Explicación A2. Organizaciones trabajando por el ambiente Reforzar el concepto de los beneficios que tienen las buenas prácticas en el eje de colaboradores. Motivar a sus ejecutivos a tomar un compromiso con prácticas responsables hacia el medio ambiente. A. Mostrar a los ejecutivos el ranking de las mejores empresas para trabajar en Centroamérica. Comentar que varias de las empresas socias de CentraRSE forman parte de este ranking. Ejemplos del ranking 2009 son “Kimberly Clark” en la posición #2, “McDonalds”, “Cabcorp” e “Ingenio La Unión”. ORGANIZACIÓN 1 Conservation International: Comentar sobre las empresas que están apoyando esta causa. Entre ellos se encuentran socios de CentraRSE . Algunos ejemplos son “Kimberly Clark”, “McDonalds” y “Walmart”. http://www.greatplacetowork.com.mx/best/listcentralamericacaribbean.htm Richard Branson, fundador de “Virgin”, apoya a esta organización. B. Mencionar los beneficios generados por las buenas prácticas en el eje de colaboradores. Es importante comentar con los ejecutivos cómo estas empresas superan a sus competidores. http://www.greatplacetowork.com.mx/great/resultados.php Prepararse antes de la presentación es un aspecto muy importante a considerar. Para ello es recomendable ingresar a los websites y leer información que brinde una guía efectivamente de discusión. http://www.conservation.org/discover/partnership/corporate/Pages/ default.aspx http://www.youtube.com/watch?v=8YhUVIoanX0&feature=channel ORGANIZACIÓN 2 Team Earth: Se recomienda comentar sobre los esfuerzos que realizan tanto compañías, líderes de naciones, celebridades como personas individuales por combatir los problemas actuales del ambiente. En el video “The Power of Partnership” incluido en la página de Team Earth se habla de este aspecto. http://www.teamearth.com/team/Pages/team.aspx Harrison Ford presenta hechos sobre el cambio climático. http://www.youtube.com/watch?v=uVBw66t8a9Q&feature=channel 8 minutos. 5 minutos por organización. Conexión a internet. Conexión a Internet. Actividad A3. Ideas estratégicas de rse por departamento A4. Compromiso con la RSE Objetivo Explicación Identificar acciones para mejorar las prácticas de su empresa en relación a los 7 ejes de RSE. Comprometer a los ejecutivos con la filosofía de RSE. Entregar una copia de la tabla adjunta a cada miembro representante de los diferentes departamentos de su empresa. Cada uno deberá identificar acciones específicas en las que su departamento puede contribuir al logro de la sostenibilidad. Al finalizar deberán compartir sus ideas para generar un documento de compromiso. Cada miembro del equipo deberá llevarse una copia del documento para pensar en tácticas de implementación que luego deberá compartir con su equipo. El comité de RSE dará seguimiento al proceso para garantizar su ejecución. Es importante pensar en la frase que se elija utilizar a lo largo de su campaña de RSE. Imprimir cada letra de la frase en media página de papel puede ser una ayuda. El objetivo es que el equipo de ejecutivos descifre la frase. Para ello se pueden llevar a cabo dos mecánicas: (1) Poner en la mesa todas las letras y probar la imaginación de los ejecutivos. Si la frase es muy compleja, se les puede dar algunas pistas. El objetivo es que, como equipo, descifren la frase. (2) Jugar la rueda de la fortuna. Solicitar a cada ejecutivo una letra e irlas colocando en el orden correspondiente. Permitir que todos participen al mismo tiempo en la solución del rompecabezas. Se puede llevar un premio para el primero que acierte la respuesta. Validar con el equipo la frase seleccionada y utilizarla en todos los materiales de comunicación de RSE. Grupo ejecutivo. 45 minutos. 20 minutos Tabla impresa para cada líder de equipo. Letras impresas. 3 31 La etapa de capacitación es muy importante, pero... también es importante que la empresa entera se “vista de RSE”. Esto significa, que por cada pasillo, en las áreas comunes y de paso, exista comunicación sobre el tema. FASE 1: BANNERS DE EXPECTACIÓN TARJETA DE PREPARACIÓN PARA CAMPAÑA DE EXPECTACIÓN Se han elaborado tres banners con temas generales asociados al concepto de RSE. Su contenido es bastante visual y el objetivo es generar curiosidad por el ‘cambio’ en la empresa… Un cambio de cultura hacia la RSE. Estos banners vienen listos para imprimir en el CD que se incluye en esta Guía. Recomendamos que sean colocados con una semana de diferencia entre uno y otro; por último, dejarlos colocados (los tres) por un período de 1 a 3 semanas. Se recomienda realizar las impresiones en vinyl. La integridad incluye el valor para hacer lo correcto aunque resulte difícil. Las empresas Stephen Covey. son lideradas por personas, para las personas. LA RSE EN TODO… Como parte de este Kit, hemos incluido varias ideas de comunicar el término RSE a sus colaboradores a través de artículos promociónales que usted puede dar como premio o recompensa en distintas actividades y a las personas que más participen en la actividades relacionadas y que se hayan vuelto líderes en el tema. Transforme estos artículos promociónales en objetos deseables, haciéndolos lo más atractivos posibles. Hemos incluido algunos modelos de artículos para que pueda sugerirlos a su proveedor. Pero la creatividad de todos los miembros de su equipo es indispensable para poner en marcha este programa. ¿Listos? En CentraRSE nos entusiasma poder llevar esta campaña a su empresa y de esa forma cumplir mejor nuestro objetivo de difundir la RSE en Guatemala. Sabemos que usted es un elemento clave en este proceso y esperamos facilitarle el trabajo con estas ideas. Muy pronto, todos sus colaboradores conocerán la Responsabilidad Social Empresarial y ellos mismos serán quienes la difundan a sus familias y comunidades. Gran parte de la efectividad de la RSE depende de la colaboración de todas las personas que rodean las empresas y sabemos que con esta campaña damos el primer paso para incluirlos en la búsqueda de un desarrollo sostenible para toda Guatemala. FASE 2: SER RESPONSABLE Anuncios La RSE es más fácil de explicar si contamos con buenos ejemplos prácticos y fáciles de comprender. Y es más importante, cuando logramos que cada uno pueda hacer su parte desde su cotidianidad en el trabajo. Inicie la campaña con la publicación de los anuncios tamaño revista que encontrará en el CD bajo el mismo nombre. Son tres versiones, las cuales puede acompañar de un Artículo relacionado en su boletín mensual: Seguridad Industrial Ahorro de luz Ahorro de agua Rótulos Puede iniciar la colocación de los rótulos junto con la publicación de los artículos y anuncios. Empiece colocando los rótulos adhesivos en todos los lugares que usted crea convenientes. Son pequeños avisos que sugirieren un cambio de comportamiento, mejorando los hábitos de todos los días. Estos pueden colocarse en lugares inesperados como junto al interruptor de la luz, el baño, la fotocopiadora, las áreas de pago a proveedores y colaboradores, junto al teléfono, etc. Hacer las cosas mejor que ayer es Usted puede imprimirlos en su propia impresora, pues son hojas de PDF y están diseñados a tamaño carta (8.5x11”) para no ser tan ruidosos visualmente. Además hemos incluido un rótulo en blanco en formato power point para que usted haga sus propios aportes a la campaña y la personalice. Puede utilizar papel adhesivo o puede imprimirlos en papel y colocarlos dentro de un acrílico para protegerlos del polvo y agua. Invite a sus colaboradores a sugerir otros rótulos y a participar en la redacción de los mensajes, comentándoles lo importante que es detectar las pequeñas cosas que desde nuestro día a día podemos hacer para ayudar a la empresa a ser cada vez más responsable socialmente. 4 Temas generales: 33 Temas de actualidad, conceptos básicos, hechos interesantes y ejemplos de buenas prácticas de RSE. Objetivo general: Sensibilizar y comprometer a los colaboradores con la visión de cambio hacia una cultura de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) TARJETA DE PREPARACIÓN PARA PRESENTACIÓN A COLABORADORES “HIGHlIGHts” “HIGHlIGHts” aCIóN: DE la PrEsENtaCIóN: Slide 1: ACTIVIDAD DE GRUPO: Trabajo en equipo Slide 3: ACTIVIDAD DE GRUPO: Conciencia Nacional sobre temas de RSE Objetivos específicos: O1. Crear sentido de pertenencia y compromiso hacia su empresa O2. Sensibilizar a los colaboradores con temas de actualidad que son consecuencias del mal manejo de los ejes de RSE O3. Establecer una conexión entre la situación actual y los efectos sobre la empresa y nuestra sociedad O4. Definir el concepto de RSE O5. Delimitar, de forma general, los ejes de gobernabilidad, público interno, mercadeo, proveedores, medio ambiente y comunidades O6. Crear compromiso de cambio en los colaboradores. Actividades de grupo: TRABAJO EN EQUIPO Actividad Sentarse juntos con el lazo: Objetivo Explicación Slide 19: Caso ganador del premio CentraRSE en eje de colaboradores (Versión minicaso ) Slide 25: Caso ganador del premio CentraRSE en el eje de proveedores (Versión minicaso ) Slide 28: Caso ganador del premio CentraRSE en eje de comunidades (Versión minicaso ) Slide 29: ACTIVIDAD DE GRUPO: Comprensión de la definición de RSE Slide 36: ACTIVIDAD DE GRUPO: Compromiso Pedir que cada uno se coloque agarrando con sus dos manos una soga y se incline ligeramente para atrás. Luego, a la cuenta de tres sentarse juntos lentamente y luego de estar sentados, pararse todos juntos al mismo tiempo. Grupos de 25 personas máximo Slide 12: Caso ganador del premio CentraRSE en eje de gobernabilidad (Versión minicaso ) Slide 16: Caso ganador del premio CentraRSE en eje de medio ambiente (Versión minicaso ) Experimentar la sinergia. 5 minutos Un lazo largo y fuerte del cual puedan sostenerse todos los miembros del grupo. Actividad Pasando de un lado a otro con 5 pasos: Objetivo Explicación Experimentar los retos del trabajo en equipo. Se delimita el espacio a cruzar (aproximadamente 6 pasos anchos). Se les dice que deben cruzar del otro lado pero para ello sólo pueden tocar 5 veces el piso (entre todos). No está permitido acostarse, ni usar artículos para parase sobre ellos. La clave suele ser pararse unos sobre los otros y hacer con sus pies una especie de puente humano. Grupos de hasta 15 personas 10 minutos 2 cuerdas o cinta para pegar que se utilizará para delimitar el espacio. Información adicional: Artículo -Consumo Consciente: el poder de cada uno de nosotros. 25 Enero, 2010. -Helio Mattar, Director presidente, Instituto Akatu por el Consumo Consciente. CONtEXtO NaCIONal EN tEmas DE rsE 34 Actividad Objetivo Explicación Discutir noticias actuales sobre los efectos negativos que resultan de malas prácticas de RSE. Crear conciencia sobre la importancia de la RSE para el desarrollo sostenible y sensibilizar a los colaboradores con temas que pueden afectarles directa o indirectamente. Buscar artículos actuales en revistas, prensa o Internet sobre temas nacionales de los 7 ejes de RSE y discutirlos con el grupo. Es importante que los colaboradores sientan cercanía a los temas presentados para sensibilizarlos y crear un sentido de responsabilidad compartida. Sin embargo, Internet tiene un amplio surtido de videos de RSE, que a pesar de no ser nacionales, pueden crear un sentido de urgencia y contagiar la emoción de actuar responsablemente. Algunas ideas de temas pueden ser la corrupción en el eje de gobernabilidad o contaminación en el eje de medio ambiente. Indefinido 20 minutos Investigación por parte del comité sobre temas de actualidad relacionados con la no consideración de Responsabilidad Social Empresarial. Para ello se puede consultar al ejecutivo de CentraRSE, quien está al día con temas nacionales de RSE. COmPrENsIóN DE la DEfINICIóN DE rsE Actividad Objetivo Explicación Balance de globos: Collage: Personalizar la RSE. Reforzar conocimientos de RSE. Entregar a cada colaborador un set con revistas, periódicos, tijeras, goma y una hoja en blanco. Hacerles la pregunta, ¿Qué es RSE para usted? Con sus herramientas, ellos podrán formar palabras, frases o imágenes que planteen su visión de RSE. Se puede hacer mientras escuchan música inspiradora y al final pueden exponer algunas obras. Se infla un globo por grupo y se pide que cada quien que lo toque diga una idea, concepto o aprendizaje que haya tenido hasta ese momento. Todo el grupo se subdivide en grupos más pequeños y se crea una especie de competencia entre ellos. Para ganar deberán mantenerlos en el aire, sin dejarlos caer. Grupos de hasta 15 personas Dividir al grupo en sub-grupos de 10 personas. 30 minutos 10 minutos. Periódicos, revistas, goma, tijeras, hojas de 120 gramos. Un globo por cada 10 personas. COmPrOmIsO Actividad Objetivo Explicación La pieza del rompecabezas: El espejo: Crear compromiso personal con la RSE. Crear compromiso personal con la RSE. Crear compromiso personal con la RSE. Se lee la reflexión o el compromiso de la empresa con la RSE. Se puede imprimir una hoja personalizada para cada colaborador. Luego cada uno comparte un compromiso a futuro con el grupo; lo hace mientras enciende su vela. Esta primera persona pasa la luz a la siguiente, quien a su vez comparte su compromiso con el grupo. Una persona del comité puede tomar nota de los compromisos para publicarlos en las carteleras o compartirlas con los miembros del grupo. Al final de la actividad pueden tomar una foto de grupo y luego enviarla a todos los participantes. Entregar a cada participante una pieza de rompecabezas recortada de papel construcción de colores (tamaño aproximado: ½ carta). Cada participante deberá escribir su compromiso de RSE y entregarla al comité quien lo expondrá en forma de mural en la recepción de la empresa. Entregar a cada un estuche con un espejo adentro. El estuche debe leer: ¿Quién es responsable de la RSE? El colaborar abrirá el estuche y aparecerá el espejo simbolizando la respuesta: Yo soy responsable de la RSE Máximo 15 personas por grupo. Indefinido Indefinido 20 minutos. 20 minutos 5 minutos Una vela por persona y fósforos. Papel construcción y marcadores para todos. Reflexión del hombre vela: 35 5 Temas generales: Formato de planificación de actividades de comunicación e ideas de ejecución. Objetivo general: TARJETA DE PREPARACIÓN PARA ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO Generar un plan escrito de actividades y comunicación de RSE para el siguiente año calendario. Objetivos específicos: O1. Calendarizar actividades planificadas por CentraRSE. O2. Seleccionar temas que la empresa busca reforzar sobre RSE y planificarlos en el calendario. O3. Crear actividades de sensibilización, recordación y ejecución de RSE. O4. Establecer un plan de comunicación que incluya logros empresariales planificados en materia de RSE. CALENDARIO DE ACTIVIDADES Y COMUNICACIÓN El CD incluye un formato mensual para llenar con las fechas, temas y actividades que la empresa desea comunicar y/o ejecutar en el contexto de la RSE. El mismo incluye una sección con las actividades sugeridas por CentraRSE, otro apartado disponible para calendarizar la comunicación de aspectos de RSE y una tercera sección para planificar actividades de sensibilización, refuerzo o ejecución de RSE. El objetivo es que la empresa defina sus necesidades y pueda planificarlas con suficiente anticipación para generar resultados. Actividad Objetivo Explicación Creacion del espacio “responsable” Mantener vigente en los colaboradores de la empresa el tema de RSE. Esto se puede lograr, por ejemplo, colocando corchos exclusivos para comunicación de temas de RSE en lugares estratégicos. El objetivo es lograr el mayor alcance con los colaboradores. Todos los meses se deberán publicar temas distintos para continuar con la capacitación, recordación y compromiso de los colaboradores. Una idea es tomar un eje de RSE por mes, considerando la definición del eje y las actividades que está trabajando la empresa para lograr buenas prácticas en ese eje específicamente. Para obtener información de temas adicionales se puede consultar al ejecutivo de servicio de CentraRSE. Existen también sitios en Internet donde se publican temas de RSE. Uno muy interesante es el World Business Council for Sustainable Development: http://www.wbcsd.org Se sugiere adicionalmente, enviar “links” de noticias de RSE por correo electrónico al personal administrativo o entregar artículos promocionales como recordatorio de temas concretos. Seleccionar a una persona responsable que se encargue de la ejecución continua de esta actividad. Ella será la responsable de colocar los corchos en lugares estratégicos. Actividad Objetivo Explicación Concurso de ideas Buscar ideas de ejecución de buenas prácticas de RSE. Esta idea apunta a crear un concurso entre colaboradores donde la mejor idea de ejecución de RSE sea premiada o reconocida públicamente ante los demás colaboradores de la empresa. La misma puede crear un “Reto RSE” considerando, en cada oportunidad, uno de los 7 ejes de RSE. Los colaboradores, para cumplir este objetivo entregan sus ideas y la ganadora es comunicada y ejecutada por el resto. Es aconsejable recordar que la comunicación es una pieza clave para recopilar ideas y generar emoción en la empresa. Se recomienda crear campañas de comunicación interna con materiales atractivos ubicados en lugares estratégicos. El diseño puede hacerse internamente con el fin de ahorrar costos. MATERIALES INCLUIDOS EN EL CD INDICE Guía práctica de la RSE Tarjeta de preparación para Presentación a Ejecutivos Presentación Power Point para Ejecutivos Tarjeta de preparación para Campaña de expectación Material gráfico editable (rótulos y calcomanías) Tarjeta de preparación para Presentación a Colaboradores Presentación Power Point para Colaboradores Tarjeta de preparación para Estrategia de Seguimiento Folleto de casos exitosos de RSE en Guatemala Cronograma Campaña Ser Responsable CALCOMANIAS Hacer las cosas mejor que ayer es RÓTULOS La integridad incluye el valor para hacer lo correcto aunque resulte difícil. Las empresas Stephen Covey. son lideradas por personas, para las personas.