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Facturación, cobranza y apoyo de
Mercy
Mercy
Document Owner: Mary Ellen George
Approver(s): George, Mary Ellen
Date Created: 08/27/2014
Date Approved: 09/09/2014
DECLARACIÓN DE POLÍTICA
Aproximadamente cuarenta y cinco millones de estadounidenses carecen de cobertura
para la atención básica de la salud. Además de la gran cantidad de personas sin seguro
médico, en la última década aumentó el número de personas con seguro insuficiente.
Los estudios han revelado una importante relación entre la falta de cobertura
adecuada de seguro de salud con la atención inadecuada que reciben las personas.
St. Joseph Mercy Oakland (SJMO) tiene el compromiso de:
Brindar acceso a servicios calificados de atención a la salud con compasión, dignidad y respeto a
aquellos a quienes servimos, en particular los pobres y los más necesitados en nuestras
comunidades.
a. Atender a todas las personas, independientemente de su capacidad para pagar los
servicios
b. Ayudar a los pacientes que no pueden pagar por la totalidad o parte de la atención que
reciben
c. Equilibrar la asistencia financiera necesaria para algunos pacientes con
responsabilidades fiscales más amplias, a fin de mantener la viabilidad y brindar la
calidad y cantidad necesarias de los servicios a todos quienes podrían necesitar atención
en nuestra comunidad.
ALCANCE
Los asociados de SJMO que asisten a pacientes con obligaciones de pago a través de la
facturación, cobranza y apoyo financiero.
DEFINICIONES
Ninguna
POLÍTICA
A. Comunicaciones eficaces
a. SJMO proporcionará asesoría financiera a los pacientes acerca de sus facturas del
hospital y hará que se conozca la disponibilidad de dicha asesoría.
b. SJMO responderá con rapidez y amabilidad a las preguntas de los pacientes sobre
sus facturas, así como a sus solicitudes de asistencia financiera.
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c. SJMO se esforzará por lograr un proceso de facturación claro, conciso, correcto y
amigable con el paciente.
d. SJMO pondrá a disposición, para su revisión, la información pública específica en un
formato comprensible, de lo que se cobra por los servicios.
B. Ayudar a pacientes que podrán calificar para la cobertura
a. SJMO pondrá a disposición de los pacientes información sobre las políticas de
apoyo financiero de los hospitales y los programas externos que proporcionan
cobertura para los servicios.
b. SJMO hará esfuerzos afirmativos para ayudar a los pacientes a solicitar los
programas públicos y privados para los que pudieran calificar y para los que
podrían ayudarlos a obtener y pagar por los servicios de atención a la salud.
c. SJMO comunicará esta información a los pacientes de una manera fácil de entender,
culturalmente apropiada y en las lenguas predominantes en sus comunidades.
d. SJMO tendrá procedimientos comprensibles escritos para ayudar a los pacientes a
determinar si califican para los programas públicos u hospitalarios de asistencia.
e. SJMO hará que sus políticas o resúmenes de los programas estén disponibles para
las agencias apropiadas de atención a la salud de la comunidad y de servicios
humanos, así como para otras organizaciones que ayuden a las personas
necesitadas.
C. Asequibilidad de la atención para los pacientes de escasos recursos
SJMO establecerá y mantendrá una política para hacer frente a las necesidades financieras
de todos los pacientes, sin importar su etnia, credo, sexo, edad o quién deberá realizar el
pago. La elegibilidad para la asistencia se determinará de manera individual, utilizando y
evaluando criterios específicos sobre una valoración del paciente y / o de las necesidades,
recursos y obligaciones financieras de a familia.
a. Servicios elegibles para la ayuda financiera
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i.
ii.
iii.
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Todos los servicios médicamente necesarios, incluidos los servicios médicos y
de apoyo proporcionados por SJMO, serán elegibles para la ayuda financiera.
Los servicios de atención traumatológica y de emergencia se proporcionarán
a todos los pacientes, independientemente de su capacidad de pago. Esos
cuidados continuarán hasta que el paciente se haya estabilizado, antes de
determinar cualquier arreglo de pago.
La autoridad para aprobar la elegibilidad del apoyo de Mercy se limita al
personal del Vicepresidente de Servicios Financieros.
b. Servicios no elegibles para la ayuda financiera
i.
Los servicios cosméticos y otros procedimientos electivos no necesarios
desde el punto de vista de la ayuda financiera
ii.
Esta póliza no cubre los servicios prestados o facturados por SMJO (por
ejemplo, médicos independientes, enfermeras privadas, transporte en
ambulancia, etc.).
iii.
Según lo previsto en el apartado II.B, SMJO hará esfuerzos positivos para
ayudar a los pacientes a solicitar programas públicos y privados. SMJO podrá
negar el apoyo financiero a las personas que no cooperen en la aplicación de
programas que puedan pagar por sus servicios de salud.
iv.
SMJO puede excluir los servicios cubiertos por un programa de seguro en
otra ubicación de proveedor, pero que no estén cubiertos en SMJO después
de hacer esfuerzos para educar al paciente y considerando que se han
cumplido las obligaciones de EMTALA.
c. Requisitos de residencia
i.
SJMO proporcionará apoyo financiero a los pacientes que califiquen para el
programa y que residan dentro del área de servicio. Los códigos postales que
definen el área de servicio de SJMO incluyen:
48009, 48025, 48083, 48085, 48098, 48301, 48302, 48403, 48306, 48307,
48309, 48320, 48321, 48322, 48323, 48324, 48325, 48326, 48327, 48328,
48329, 48340, 48341, 48342, 48343, 48346, 48347, 48348, 48359, 48360,
48362, 48382, 48383, 48386, 49390
ii.
Los solicitantes deben presentar una licencia de conducir o identificación
estatal válida como prueba de que viven dentro del área de servicio elegible.
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En caso que la licencia de conducir o identificación estatal válida no esté
disponible, podrán proporcionar documentación alterna (como una factura
de servicios públicos, un contrato de arrendamiento vigente firmado, etc.).
iii.
SMJO proporcionará una visita de apoyo financiero específica para los
pacientes de fuera del área de servicio que califiquen para el programa y que
se presenten con una condición urgente, de emergencia o que amenace la
vida.
iv.
SJMO puede ofrecer una visita de apoyo financiero específica para los
pacientes identificados como necesitados de los servicios por los programas
de la misión médica externa, que se llevará a cabo por personal médico
activo para el cual se obtuvo la aprobación previa.
d. Beneficios disponibles de seguro médico
i.
Un solicitante empleado deberá proporcionar pruebas (por ejemplo, una
carta de su empleador) que confirme que dicho empleado no dispone de un
seguro de salud. Si un solicitante empleado tiene la opción de contratar un
seguro de salud, los Asesores Financieros examinarán los costos adicionales
dicho seguro, para determinar la elegibilidad para el Apoyo de Mercy.
e. Establecer los ingresos del paciente
i.
La información que el paciente y /o su familia proporcionen a los consejeros
financieros debe incluir los ingresos percibidos por la unidad familiar,
incluyendo salarios brutos mensuales, salario e ingresos por cuenta propia;
ingresos no devengados, incluyendo pensión alimenticia, manutención de
menores, beneficios de retiro, dividendos, intereses e ingresos de cualquier
otra fuente; número de dependientes en el hogar; número de dependientes
en el hogar basado en la declaración de impuestos federales; y cualquier otra
información para determinar el
estado financiero del paciente, incluyendo sus activos y pasivos.
ii.
El tamaño de familia de la unidad familiar de un solicitante (dependientes
elegibles) se establece de acuerdo con los criterios de la Agencia de
Independencia Familiar de Michigan. Los ingresos de los cónyuges y
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compañeros(as) que vivan en la misma residencia se puede considerar si se
utilizan para proporcionar apoyo doméstico
iii.
Los gastos permitidos incluyen: Los gastos médicos que son responsabilidad
del paciente (incluyendo equipo médico de larga duración y recetas),
atención médica y pagos mensuales de menores basada en manutención a
menores por orden judicial, si éstos no se consideran como dependiente
(miembro de la unidad familiar solicitante).
iv.
Los ingresos de la unidad familiar solicitante, los gastos permitidos, y los
activos se utilizarán para determinar el ingreso mensual ajustado utilizando
la siguiente fórmula:
Ingreso mensual bruto - gastos mensuales permitidos + activos excedentes =
Ingreso mensual ajustado
f. Documentación para establecer el ingreso
i.
Es posible que se soliciten documentos como recibos de salario,
declaraciones de impuestos e historial de crédito para apoyar la
información reportada y se conservarán con la evaluación completa.
ii.
Presunta obra de caridad
SJMO reconoce que no todos los pacientes son capaces de proporcionar
una solicitud financiera o de entregar la documentación requerida
completa. Por lo tanto, es posible determinar la aprobación de la ayuda
financiera con base en la información disponible. Como ejemplos de casos
presuntivos se incluyen los pacientes fallecidos sin bienes conocidos, los
pacientes sin hogar, los pacientes en bancarrota y los miembros de
organizaciones religiosas que han tomado un voto de pobreza y no tienen
los recursos en lo individual o por medio de la orden religiosa.
Para los pacientes que no pueden responder al proceso de solicitud, es
posible utilizar otras fuentes de información para hacer una evaluación
individual de la necesidad económica. Con el fin de ayudar a los pacientes
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con necesidad económica sin cobertura de seguro, es posible emplear a un
tercero para revisar la información del paciente para evaluar su necesidad
económica. Esta revisión utiliza un modelo predictivo reconocido por la
industria de la salud, que se basa en las bases de datos de registros
públicos.
Las cuentas de los pacientes a quienes se otorgó estado de presunta obra
de caridad se ajustarán de acuerdo a la política. El descuento otorgado se
clasificará como asistencia financiera y no se enviará a cobranza.
g. Consideración de los Activos del Paciente
i.
Se estableció un nivel mínimo de activos, por encima del cual los
excedentes se utilizarán para el pago de los gastos médicos. Los activos
protegidos incluyen:
1. Participación en la vivienda habitual de hasta 100,000 dólares
2. Dos vehículos por unidad familiar
3. Vehículos de uso empresarial
4. Herramientas o equipos utilizados para actividades comerciales
5. Bienes de uso personal (ropa, artículos para el hogar, muebles)
6. IRA, 401K, 4038, los planes de jubilación con valor en efectivo
7. Premios financieros recibidos por emergencias catastróficas no
médicas
8. Los fideicomisos irrevocables con fines funerarios
9. Planes de ahorro para la universidad federal o estatal
ii.
Todos los demás activos se considerarán disponible para el pago de los
gastos de atención médica. SJMO contará los activos disponibles como
ingresos disponibles excedentes para el año en curso a fin de establecer el
nivel de descuento que se ofrece al paciente. Se protegerá un mínimo de
$5,000 de los activos disponibles. Los activos incluyen:
1. Cuentas corrientes y de ahorro
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2. Certificados de depósito
3. Acciones y bonos
4. Casa o propiedad secundaria en alquiler
5. Vehículos de recreo
6. Seguro de vida equivalente a dinero en efectivo
7. Herramientas y equipos no productivos
8. Vehículos de motor (sólo la parte proporcional)
9. Demandas pendientes
h. Cronograma para establecer la elegibilidad financiera
i.
SMJO hará todos los esfuerzos a su alcance para determinar la elegibilidad
de un paciente antes o en el momento del ingreso o servicio. Las solicitudes
de asistencia financiera se aceptarán hasta un año después del primer
estado de cuenta, pero no más de seis meses después de la colocación en
cartera vencida.
ii.
La determinación de la ayuda financiera se hará después de haber agotado
todos los esfuerzos para calificar el paciente como elegible para recibir
asistencia financiera gubernamental o de otros programas.
iii.
SJMO hará todo lo posible para determinar el apoyo financiero en el
momento oportuno. Si se llevan a cabo otras vías de apoyo financiero,
SJMO se comunicará con el paciente sobre el proceso y el calendario
previsto para la determinación y no intentará realizar la cobranza mientras
se realiza dicha determinación.
iv.
Una vez que se determina la clasificación para el apoyo financiero, deberán
realizarse revisiones subsecuentes para continuar la elegibilidad cada 6
meses a partir de la fecha del primer contacto con la Oficina de Asesoría
Financiera.
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i. Nivel de Apoyo Financiero
Nivel de Pobreza Federal
Nivel de apoyo
0-200%
100% de los cargos
201-400%
64% de los cargos
i.
Soporte médico a indigentes: También se proporciona Apoyo Financiero
para los pacientes médicos en situación de indigencia. La Indigencia
Médica se define como gastos médicos que excedan 20% de los ingresos y
activos de la unidad familiar La Indigencia Médica se evaluará caso por
caso e incluirá un análisis de los ingresos, gastos y activos del paciente.
Los niveles de descuento no excederán 64%.
ii.
Si bien el apoyo financiero debe ser de acuerdo con los criterios
establecidos por escrito, se reconoce que de vez en cuando habrá una
necesidad de conceder un apoyo adicional a los pacientes, sobre la base
de consideraciones individuales. El Director de Acceso de Pacientes
otorgará esa aprobación.
j. Contabilidad y reportes del Apoyo Financiero
i.
De acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, el
apoyo financiero proporcionado por SJMO se registra en los estados
financieros como cargo completo en la categoría "Cuidado de Caridad". A
los efectos de la presentación de informes del Ministerio de Beneficios a la
Comunidad, la atención caritativa se informa a un costo estimado asociado
a la prestación de servicios de "Atención de Caridad".
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ii.
El apoyo financiero debe contabilizarse de manera sistemática, a fin de que
se registre con precisión este componente de beneficios a la comunidad de
SJMO.
iii.
Las siguientes pautas se proporcionan para el registro contable del apoyo
financiero:
1. El apoyo financiero proporcionado a los pacientes en virtud de las
disposiciones de "Facturación y cobranza, y apoyo a pacientes con
obligaciones de pago", incluyendo los ajuste por cantidades
generalmente aceptados como pago por los pacientes con seguro, se
registrarán en "Subsidio de atención de caridad".
2. Los cargos por cancelación para los pacientes que no calificaron para
el apoyo financiero, de acuerdo con esta política y que no están
dispuestos a pagar, se registrarán como "incobrables".
3. Los descuentos por pronto pago se registran bajo “Ajustes
operacionales administrativos”
iv.
En las siguientes circunstancias, se puede suponer que el paciente califica
para el cuidado de caridad y de los servicios asociados registrados como
tales:
1. Servicios necesarios no cubiertos médicamente, prestados a pacientes
que califican para programas estatales o del condado.
2. Bancarrota del paciente.
3. Cuentas canceladas inicialmente como incobrables y que luego
regresan de las agencia de cobranza, donde se determinó que el
paciente cumple con los criterios de apoyo financiero con base en la
información obtenida por la agencia de cobranza.
D. Implementación precisa y consistente de las políticas del hospital
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a.
SJMO aplicará las políticas escritas para ayudar a los pacientes de bajos
ingresos de una manera consistente con esta política.
b.
SJMO capacitará a los miembros del personal que trabajan de cerca con los
pacientes (incluidos los que trabajan en acceso de pacientes, servicio al cliente,
facturación y cobranza) sobre facturación del hospital, asistencia financiera
políticas y prácticas de cobranza y tratamiento de todos los pacientes con
dignidad y respeto, independientemente del estados de su seguro o de su
capacidad para pagar los servicios.
c. SJMO respetará el mandato de caridad que se aprobó en virtud de los
lineamientos anteriores de asistencia financiera. Al final de ese período de
elegibilidad, se podrá reevaluar al paciente para la caridad, de acuerdo con los
lineamientos establecidos en este procedimiento.
E. Facturación y prácticas de cobranza justas
a.
SJMO implementará prácticas de facturación y cobranza de las obligaciones de
pago de los pacientes que sean justas, coherentes y compatibles con las
regulaciones estatales y federales.
b.
SJMO pondrá a disposición de todos los pacientes un plan de pago sin
intereses a 90 días, con plazos de liquidación definidos basados con base en
el saldo de la cuenta pendiente.
c.
SJMO tendrá políticas por escrito de cuándo y bajo qué autoridad la deuda
del paciente pasa a cobranza externa y que sean consistentes con esta
política.
d.
SJMO, o un agente de cobranza en su nombre, podrá llevar a cabo las
siguientes actividades:
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i. Comunicarse con los pacientes (llamar, escribir, fax, correo
electrónico, etc.) y sus representantes en el cumplimiento de la
Ley de Cobranza Justa de Deudas. Las comunicaciones de los
pacientes también cumplirán con las normas de privacidad de
HIPAA.
ii. Solicitar el pago de la porción estimada de la obligación de pago
del paciente en el momento del servicio, de conformidad con los
reglamentos EMTALA.
iii. Proporcionar un programa de préstamos a bajo interés para el
pago de las deudas pendientes de los pacientes con capacidad
de pago, pero que no pueden cumplir con los requisitos de pago
de corto plazo que se define en la sección V.
iv. Informar sobre las deudas pendientes al Buró de Crédito sólo
después de haber aplicado todos los aspectos de esta política y
de haber realizado todos los esfuerzos de cobranza razonables,
en cumplimiento de la política de SJMO.
v. Iniciar acciones legales contra las personas que tienen medios
para pagar, pero no están dispuestas a hacerlo. La acción legal
se establecerá por la parte no pagada de la suma, después de la
aplicación de la política de apoyo financiero de SJMO. Antes de
proceder con una acción legal para cobrar un pago en mora (es
decir, el embargo de los salarios o el examen del deudor),
deberá recabarse la aprobación del CEO, el CFO o su
subordinado directo, o el líder funcional de Servicios Financieros
del Paciente.
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vi. Colocar gravámenes sobre la propiedad de las personas que
tienen los medios para pagar, pero no están dispuestas a
hacerlo. Los gravámenes se pueden colocar sobre la política de
apoyo financiero de SJMO. La colocación de gravámenes
requiere la aprobación de CEO, el CFO o su subordinado
directo, o el líder funcional de Servicios Financieros para
Pacientes.
e.
SJMO (o un agente de cobranza en su nombre) no podrán iniciar acciones
contra la persona del deudor, como órdenes de arresto o “retenciones
físicas”. SJMO reconoce que un tribunal de justicia puede imponer una
orden de arresto o cualquier otra acción similar contra un acusad por
incumplimiento de una orden judicial o por otras violaciones a la ley
relacionadas con un esfuerzo de cobranza. Si bien en casos extremos de
evasión deliberada de falta de pago de un importe debido justamente
cuando los recursos adecuados estén disponibles para ello, en general,
SJMO utilizará sus primeros esfuerzos para convencer a las autoridades
públicas para no tomar acción, y, si esto no se realiza correctamente,
considerar la conveniencia de cesar el esfuerzo de cobranza para evitar una
acción contra la persona del deudor.
f.
SJMO podrá suscribir acuerdos con una agencia de cobranza, siempre y
cuando dichos acuerdos cumplan con los criterios siguientes:
i. El acuerdo con una agencia de cobranza debe ser por escrito;
ii. En ningún momento SJMO o la agencia de cobranza pueden
ejercer acción en contra de la persona del deudor, como
órdenes de arresto o “retenciones físicas”;
iii. El acuerdo debe definir las normas y el alcance de las prácticas a
utilizar por los agentes de cobranza externos que actúen en
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nombre de SJMO, todos los cuales deben cumplir con esta
política.
iv. La agencia de cobranza no podrá emprender ninguna acción
legal sin el permiso escrito de SJMO;
v. Trinity Health Legal Services deberá aprobar todos los términos y
condiciones de la participación de abogados para representar a
SJMO en la cobranza de cuentas;
g.
SMJO tomará todas las decisiones en cuanto a la manera en que el abogado
debe manejar la reclamación, en caso de litigio, si la reclamación debe
comprometerse o resolverse, si la reclamación se debe devolver a SJMO, y
cualesquier otra cuestión relacionada con la resolución por parte del
abogado;
h. Cualquier solicitud de acción legal para cobrar una sentencia (es decir,
gravamen, embargo, el examen de aprobarse por escrito y con antelación
respecto de cada cuenta por el adecuado representante del hospital
autorizado según se detalla en la sección V.v;
i.
SJMO se reservará el derecho de interrumpir las acciones de cobranza en
cualquier momento con respecto a cualquier cuenta específica.
F. Otros descuentos
a. Descuentos de auto-pago: Los pacientes sin seguro y por encima del 400% del
nivel federal de pobreza recibirán un 25% de descuento automático en los
cargos.
b. Descuentos de pronto pago: Se otorgará un descuento del 10% por pronto
pago en los saldos mayores a $200 si se paga el total dentro de los 30 días
siguientes a la facturación inicial al paciente. Los descuentos por pronto pago
se aplican a los pacientes asegurados y no asegurados.
G. Transparencia de precios
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SJMO emprenderá acciones positivas para avanzar hacia la transparencia de los
precios; estas acciones incluyen:
i.
Métodos para dar a conocer a los pacientes la información de
contacto para cuestiones relativas a la fijación de los precios de los
servicios. Esta información se incluirá en las comunicaciones al
paciente, como facturas de pacientes, para informar a éstos del
contacto para cuestiones relativas a la fijación de precios de los
servicios.
ii.
Las estimaciones de los gastos totales de los procedimientos y
hospitalizaciones. Las estimaciones incluyen los cargos promedio,
así como una serie de cargos con base en información histórica.
iii.
La matriz de cargos se distribuye sólo con la aprobación de un
miembro de la alta dirección, o bien si así lo requieren las
regulaciones estatales o federales.
PROCEDIMIENTO
Ninguno
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Matriz de asistencia financiera 2014
Referencias
Programa. (Nd). Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos, Guías de
Pobreza 2013. ASPE. Obtenido 24 de julio 2013, a partir de
http://aspe.hhs.gov/poverty/13poverty.cfm.
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