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St. Dominic-Jackson Memorial Hospital
Título: Facturación y cobro
Applies To: St. Dominic-Jackson Memorial
Hospital
Category: Financial Services and Materials
Document Type: Policy
Owner/Author: Jennifer Sinclair, Executive Vice
President, Operations
Approved By: St. Dominic-Jackson Memorial
Hospital Board of Directors
Date Approved: 11/23/15
Date Authenticated By Policy
Management Committee:
Date(s) Reviewed* or Revised:
Inception Date:
*Revisado, pero sin cambios
Política:
Esta política, junto con la Política de Asistencia Financiera (“FAP”, por sus siglas en
inglés) de St. Dominic-Jackson Memorial Hospital (el “Hospital”), está concebida para
cumplir con los requisitos de la legislación federal, estatal y local pertinentes, incluida la
sección 501(r) del Código de Impuestos Internos de los Estados Unidos y sus
enmiendas, así como las regulaciones derivadas de este, entre otras. Esta política
establece las acciones que pueden llevarse a cabo en caso de que un individuo no
pague por los cuidados médicos proporcionados por el Hospital, incluidas las posibles
acciones de cobro y la divulgación del impago a las agencias de crédito.
Proceso de cobro:
El proceso de cobro comienza en el momento de la inscripción, en el caso de los
pacientes con citas concertadas, y una vez finalizada la inspección médica inicial, para
los pacientes que son admitidos a través del Departamento de Emergencias. El
proceso concluye cuando se liquidan los saldos debidos al Hospital por los servicios
brindados.
Definiciones:
Montos generalmente facturados (“AGB”, por sus siglas en inglés) – Cargos
brutos del Hospital por los cuidados médicos proporcionados a un paciente que reúne
los requisitos para recibir asistencia financiera según esta política multiplicados por un
porcentaje de los cargos brutos (“Porcentaje AGB”). El Hospital calcula sus Porcentajes
AGB utilizando el método retroactivo. El método divide (1) la suma de todos los
reclamos por cuidados de emergencia y otros cuidados necesarios desde el punto de
vista médico que hayan sido concedidos por Medicaid, Medicare, pagos por servicios
prestados y todas las aseguradoras médicas privadas que hayan pagado al Hospital
reclamos en los 12 meses anteriores entre (2) la suma de los costos brutos asociados a
dichos reclamos. Todos los descuentos destacados en esta FAP serán aplicables a los
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AGB en lo que respecta a los cuidados proporcionados y no a los cargos brutos. El
Porcentaje AGB actual del Hospital y una descripción del cálculo pueden obtenerse de
forma gratuita a través del Departamento de Servicios Financieros para Pacientes,
ubicado en el Medical Mall del Hospital. El teléfono del departamento es el siguiente:
601-200-5446.
EMTALA – Por sus siglas en inglés, Ley de Tratamiento de Emergencias Médicas y
Trabajo de Parto (42 U.S.C. [Código Fiscal de los Estados Unidos] § 1395dd) y las
regulaciones derivadas, incluida particularmente 42 CFR [Código del Registro Federal]
§ 489.24 (o cualquier regulación sucesiva).
Acciones de Cobro Extraordinarias (“ECA”, por sus siglas en inglés) – Las ECA
incluyen:
1. La venta de la deuda de un individuo a otra parte (“Comprador”) a menos que el
Comprador haya firmado un acuerdo previo por escrito (i) que prohíba al
Comprador participar de cualquier ECA para obtener pago por los cuidados
médicos, (ii) que prohíba al Comprador cobrar intereses superiores a la tasa
establecida en I.R.C. [Código de Rentas Internas] § 6621(a)(2) en el momento
de la venta de la deuda, (iii) que exija la devolución al Hospital, o la revocación
por parte de este, basadas en la determinación de que el individuo reúna los
requisitos para optar a la FAP y (iv) que, en caso de que no se devuelva la
deuda o el Hospital no la revoque para un individuo que reúna los requisitos
para optar a la FAP, exija al Comprador cumplir con los procedimientos
especificados en el acuerdo que garanticen que el individuo no les pague (ni
tenga obligación de hacerlo) al Comprador y al Hospital un total superior a la
cantidad que le corresponda pagar personalmente según la FAP.
2. La divulgación de información adversa acerca del individuo a agencias u
oficinas de crédito para el consumidor.
3. El aplazamiento o la negativa a proporcionar cuidados necesarios desde un
punto de vista médico, o bien la exigencia de pago antes de la prestación de
dichos cuidados, debido al impago por parte del individuo de una o más
facturas por cuidados brindados anteriormente en virtud de la FAP del Hospital.
4. Cualquier acción que requiera un proceso legal o judicial, entre las que se
incluyen (i) la imposición de un derecho de retención sobre la propiedad de un
individuo (al margen de los derechos de retención permitidos por la legislación
estatal en las resoluciones sobre daños personales relacionados con los
cuidados), (ii) la ejecución hipotecaria de la propiedad de un individuo, (iii) la
incautación de una cuenta bancaria o cualquier otra propiedad personal de un
individuo, (iv) el inicio de un proceso civil contra un individuo, (v) el desarrollo de
acciones resultantes en la detención de un individuo, (vi) el desarrollo de
acciones resultantes en una orden de arresto, o (vii) el embargo del salario de
un individuo. A este efecto, la presentación de un reclamo en cualquier
procedimiento de quiebra no constituye una ECA.
Procedimientos:
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1. En el momento de la inscripción y después de cumplir con todos los requisitos de la
EMTALA, se solicitará que los pacientes realicen un pago por una aproximación de
sus copagos y deducibles. Los pacientes con cobertura de terceros que no puedan
realizar el pago serán remitidos a un representante de asistencia financiera, quien
seguirá las directrices de la FAP según correspondan. Un representante de una
compañía contratada para verificar la elegibilidad visitará a aquellos pacientes que
no tengan cobertura de terceros para evaluar si el paciente reúne los requisitos
necesarios para obtener cobertura de Medicaid, discapacidad, etc. Solo después de
que se decida que un paciente no reúne los requisitos para este tipo de cobertura,
este será remitido al representante de asistencia financiera, quien seguirá las
directrices de la FAP. Se ofrecerá un resumen de la FAP redactado con lenguaje
sencillo a todos los pacientes durante el proceso de inscripción.
2. Después de que el paciente haya recibido el alta y se haya dejado un tiempo
prudencial para ingresar todos los cargos en el sistema, y después de que el
personal de la Administración de la Información de la Salud complete la codificación
necesaria, todos los reclamos serán facturados a un tercero responsable del pago,
tal y como haya indicado el paciente en el momento de la inscripción. Transcurridos
cuarenta y cinco (45) días desde el envío de una factura por un reclamo al
responsable de pago indicado en los registros, se enviará el primer estado de
cuenta a todos los pacientes con cobertura comercial. Los pacientes cubiertos por
todos los responsables de pago gubernamentales recibirán su primer estado de
cuenta cuando el responsable de pago haya procesado el reclamo. Todos los
estados de cuenta subsiguientes se enviarán al paciente cada treinta (30) días.
Estos identificarán claramente los cargos totales, así como los subsiguientes ajustes
y pagos, para que los pacientes puedan comprender sin lugar a dudas sus
obligaciones personales.
3. Todos los resúmenes del estado de cuenta notificarán e informarán a los
destinatarios sobre la posibilidad de obtener asistencia financiera a través de la
FAP; igualmente, incluirán el número de teléfono del Departamento de Servicios
Financieros para Pacientes, el cual puede brindarles información acerca de la FAP,
el proceso de solicitud y la dirección web exacta donde obtener copias de la FAP, el
proceso de solicitud y el resumen de dicha política con lenguaje sencillo. Los
pacientes que no tengan seguro, independientemente de si reúnen los requisitos
para obtener asistencia financiera adicional según lo establezca la FAP, al menos
recibirán un descuento por no tener seguro equivalente a los descuentos ofrecidos a
las aseguradoras de terceros, de tal forma que dicho paciente no pague más del
AGB. El Hospital proporcionará asistencia financiera adicional, tal como lo
establezca la FAP, a aquellos pacientes que cumplan con los requisitos para
recibirla.
4. El Departamento de Servicios Financieros para Pacientes es la división del Hospital
con la autoridad para encargarse de determinar si un individuo reúne los requisitos
para obtener asistencia financiera o si se puede iniciar una ECA contra un individuo.
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5. Según lo establecido en la sección 9 de esta política, los saldos cuyo pago continúe
pendiente pueden reportarse a una agencia de cobros externa, que se encargará de
llevar a cabo el proceso de cobro. Dicha agencia estará obligada por contrato
escrito a cumplir con los mismos procedimientos aplicables al Hospital según la FAP
en lo referente a la decisión de si el individuo reúne los requisitos para recibir
asistencia financiera. Dichos esfuerzos incluirán el envío continuado de los estados
de cuenta y la realización de llamadas telefónicas, según se considere oportuno. En
el caso de que estos esfuerzos no sean apropiados, la agencia externa podrá
reportar los saldos pendientes a las oficinas de crédito o poner en práctica otras
ECA. Todo el personal que trabaje para el Hospital en una agencia de cobros
externa contratada conocerá los términos de la FAP del Hospital y se la ofrecerá a
los pacientes cuando sea pertinente.
6. El Hospital ha adoptado un programa de “Pronto Pago” diseñado como extensión
del Departamento de Servicios Financieros para Pacientes. Este programa no se
considera una ECA. Las cuentas serán remitidas a este programa del siguiente
modo:
a) Cuentas de aseguradoras comerciales por montos inferiores a $1,200: a los
sesenta (60) días desde la fecha de la primera factura posterior al alta.
b) Saldos restantes después de que la aseguradora haya pagado su parte: a los
noventa (90) días desde la fecha de la primera factura posterior al alta.
c) Todas las cuentas de autopago: a los catorce (14) días desde la fecha de la
primera factura posterior al alta.
d) Cuentas suplementarias a Medicare por montos inferiores a $950: a los ciento
veinte (120) días desde la fecha de la primera factura posterior al alta.
7. Las agencias de Pronto Pago enviarán una serie de resúmenes del estado de
cuenta en ciclos de treinta (30) días. Además de enviar el estado de cuenta, tratarán
de llamar a cada paciente o responsable de pago según se considere oportuno. Los
intentos de cobro en la fase de Pronto Pago se prolongarán hasta un máximo de
ciento cincuenta (150) días desde la fecha del primer estado de cuenta del paciente
posterior al alta. Si transcurrido este tiempo las cuentas siguen teniendo un saldo
pendiente, estas se volverán a enviar al Departamento de Servicios Financieros
para Pacientes del Hospital a fin de que este departamento las clasifique como
deudas de difícil cobro y las envíe a una agencia especializada en la cobranza de
este tipo de deudas para iniciar cualquier otra ECA permitida por esta política.
8. Las cuentas no se considerarán deudas de difícil cobro ni se asignarán a una de las
agencias especializadas en la cobranza de este tipo de deudas hasta que no se
hayan agotado todos los intentos de cobro, tal y como se describe anteriormente, y
hasta que no haya transcurrido el período de tiempo pertinente, tal y como se
describe a continuación. Los intentos por liquidar las deudas de difícil cobro
incluirán una serie de cartas y llamadas de teléfono, según se consideren
oportunas, la notificación de las oficinas de crédito y otras ECA estudiadas caso a
caso con la aprobación del vicepresidente del Departamento de Finanzas del
Hospital.
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9. Sin perjuicio de lo establecido en los párrafos anteriores, se aplicarán las siguientes
restricciones:
a. Durante los primeros ciento veinte (120) días después de la emisión del primer
estado de cuenta posterior al alta correspondiente al paciente por los cuidados
recibidos, el Hospital no enviará la cuenta a ninguna agencia de cobro ni
emprenderá ninguna otra ECA.
b. El Hospital cumplirá con todos los procedimientos de notificación de pacientes
establecidos en la FAP.
c. Si no se recibe una respuesta positiva por parte del paciente transcurridos los
ciento veinte (120) días desde el primer resumen del estado de cuenta posterior
al alta, el Hospital designará el saldo pendiente como deuda de difícil cobro y
podrá proceder con los intentos de cobro y cualquier otras ECA descritas en esta
política.
d. Independientemente de que el saldo pendiente se haya clasificado como deuda
de difícil cobro o se haya remitido a una agencia de cobro, o bien se hayan
iniciado otras ECA, los pacientes tienen derecho a solicitar asistencia financiera
utilizando el proceso descrito en la FAP para ciento veinte (120) días
adicionales, lo que supone un período de solicitud total de doscientos cuarenta
(240) días desde el primer estado de cuenta posterior al alta.
e. Todas las ECA se paralizarán temporalmente en cuanto se reciba una solicitud
de la FAP hasta que se tome una decisión con respecto a la elegibilidad del
paciente. Una vez se haya procesado la solicitud de la FAP, el paciente recibirá
un aviso por escrito informándole si reúne los requisitos para recibir asistencia
financiera según los términos de la FAP.
f. Al menos treinta (30) días antes de iniciar una ECA, el Hospital deberá: (1)
notificar al paciente por escrito de la existencia de asistencia financiera para
pacientes que reúnan los requisitos, así como identificar las ECA que el Hospital
puede tomar para garantizar el pago por los cuidados e incluir la fecha en la que
se iniciarán las ECA; (2) proporcionar un resumen de la FAP con lenguaje
sencillo; y (3) hacer un esfuerzo razonable para informar al paciente de forma
oral sobre la FAP y sobre cómo obtener asistencia mediante el proceso de
solicitud de dicha política.
10. Si existen datos que no hayan sido proporcionados por el individuo o que estén
basados en una decisión anterior de elegibilidad para la FAP que apunten a que el
paciente presuntamente solo reúne los requisitos para obtener asistencia financiera
según los términos de la FAP por una cantidad inferior a la máxima posible, el
Hospital deberá:
a. Notificar al individuo para explicarle la razón de la presunta decisión acerca de
su elegibilidad para la FAP, así como las vías que puede emplear para solicitar
mayor asistencia financiera según los términos de esta política.
b. Proporcionar al individuo un período de tiempo razonable para solicitar mayor
asistencia financiera antes de iniciar una ECA para obtener la cantidad del
descuento debida por los cuidados.
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c. Determinar si el individuo reúne los requisitos para obtener un descuento mayor,
una vez se reciba una solicitud de la FAP completada para obtener asistencia
financiera.
11. El Hospital no aceptará ninguna renuncia a los procedimientos previamente
mencionados ni ninguna declaración firmada por parte del individuo que indique que
este no desea solicitar asistencia según los términos de la FAP o recibir la
información acerca de la misma descrita en esta política; los procedimientos
establecidos anteriormente se aplicarán en todos los casos.
12. Además de los esfuerzos previamente descritos, la FAP, la solicitud de la FAP y un
resumen de la FAP escrito con lenguaje sencillo estarán disponibles de forma
gratuita en el sitio web del Hospital. Igualmente, habrá copias impresas de la FAP,
la solicitud de la FAP y el resumen de la FAP escrito con lenguaje sencillo a
disposición de quienes las soliciten. Estas copias serán gratuitas y se encontrarán
en lugares públicos del Hospital (incluidos todos los mostradores de inscripción y la
sala de emergencias). También podrán obtenerse contactando al Departamento de
Servicios Financieros para Pacientes al 601-200-5446.
Documentos relacionados:
1.
Asistencia Financiera, Política de St. Dominic Hospital
2.
EMTALA y Cuidados Médicos de Emergencia, Política de St. Dominic Hospital
3.
Solicitud de Asistencia Financiera
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