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PROGRAMA DE ORIENTACIÓN
UNIDAD DE FARMACIA
HOSPITAL SANTIAGO ORIENTE
DR: LUIS TISNE BROUSSE
DICIEMBRE 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FARMACIA 2011
FECHA EMISIÓN: DICIEMBRE
2011
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Código :
PAGINA
PROGRAMA DE ORIENTACIÓN
3
INTRODUCCIÓN
6
PROPÓSITO
6
OBJETIVOS
6
ETAPAS DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN
7
1.- PRESENTACIÓN GENERAL DE LA UNIDAD DE FARMACIA
7
2.- ETAPA DE ORIENTACIÓN ESPECÍFICA
7
3.- ETAPA DE ORIENTACIÓN DE FUNCIONES A REALIZAR
7
4.- ETAPA DE EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN
7
RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE LA UNIDAD DE FARMACIA
8
PROCEDIMIENTO DE ORIENTACIÓN
8
1.- PRESENTACIÓN GENERAL:
8
2.- ORIENTACIÓN AL PUESTO DE TRABAJO:
9
3.- EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN DEL FUNCIONARIO:
10
EVALUACION PROCESO DE ORIENTACIÓN
10
DOCUMENTOS DE APOYO A LA ORIENTACIÓN
12
MANUAL DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN DE LA UNIDAD DE FARMACIA
13
1. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD DE FARMACIA
13
2. MISIÓN
13
3. OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE FARMACIA
14
4. DISTRIBUCIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y EQUIPAMIENTO
14
4.1. UNIDAD DE FARMACIA DE HOSPITALIZADOS Y URGENCIA
15
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Avda. Las Torres Nº 5150 – Comuna Peñalolen – Fono 4725200 – www.hsoriente.cl
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4.2 UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN DE INSUMOS
16
5. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE FARMACIA
16
5.1 UNIDAD DE FARMACIA HOSPITALIZADOS Y FARMACIA DE URGENCIA
16
5.2 UNIDAD DE DISPENSACIÓN DE INSUMOS
18
6. ORGANIGRAMA
19
7. RECURSOS HUMANOS
20
Control de Cambios
Versión
01
Descripción
Creación
Fecha
DICIEMBRE2011
5
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UNIDAD DE FARMACIA
Centro de Responsabilidad Farmacia
INTRODUCCIÓN
Cuando un trabajador ha sido seleccionado para ocupar algún cargo dentro de la Unidad
de Farmacia, es necesario efectuar un proceso de orientación y de capacitación, en el
cual se
proporcione la información y los conocimientos necesarios para facilitar la
incorporación a su nuevo puesto de trabajo, aún cuando este ya cuente con experiencia
en otros establecimientos hospitalarios de las funciones a realizar.
El proceso de orientación del nuevo funcionario proporciona las herramientas básicas de
las funciones a desempeñar y le permitirá integrarse rápidamente al equipo de trabajo de
la Unidad, reduciendo las ansiedades o temores, que comúnmente son generadas por el
desconocimiento de la Unidad y las funciones que ha de realizar.
PROPÓSITO
Dar las herramientas básicas para facilitar la incorporación de un nuevo funcionario,
generando un proceso de acompañamiento, orientación, socialización y seguimiento de la
inserción laboral de la persona, orientado a generar sentido de pertenencia de la persona
con su equipo de trabajo, la institución y con el servicio público.
OBJETIVOS
• Conocer la Unidad de Farmacia.
• Apoyar al nuevo funcionario en el conocimiento de su cargo.
• Entregar o dar a conocer las funciones y expectativas de desempeño del nuevo
funcionario/a.
• Colaborar con la integración de la persona al grupo humano con quienes trabajará.
• Apoyar el aprendizaje de las funciones y la gestión de éstos respecto del cargo que
asume.
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• Dar a conocer las conductas y responsabilidades que asume.
• Incentivar el compromiso con sus funciones, la Unidad y la Institución.
ETAPAS DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN
1.- PRESENTACIÓN GENERAL DE LA UNIDAD DE FARMACIA
El Jefe de Farmacia guía al nuevo funcionario al momento de su ingreso a todas las
Sub-Unidades y lo presenta
a los diferentes encargados de cada Unidad y los
funcionarios que trabajan en ella. También en esta etapa le informa de las funciones
básicas que se realizan en cada Sub-Unidad.
2.- ETAPA DE ORIENTACIÓN ESPECÍFICA
En esta etapa el Jefe de Farmacia orienta al funcionario sobre las funciones generales
de cada Sub-Unidad y además las funciones que debe realizar.
3.- ETAPA DE ORIENTACIÓN DE FUNCIONES A REALIZAR
En esta etapa el profesional encargado de la Sub-Unidad donde se va a desempeñar
el funcionario, lo orienta en forma directa sobre sus funciones encomendadas
4.- ETAPA DE EVALUACIÓN DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN
Se deberá evaluar en el plazo de a lo menos dos meses, al funcionario incorporado,
por medio de la aplicación de Pautas Evaluación de los elementos de mayor prioridad
asociados al proceso de orientación tanto general como especifica.
RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE LA UNIDAD DE FARMACIA
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• Dar la bienvenida y presentar al nuevo funcionario en todas las Sub-Unidades de
Farmacia.
• Entregar información completa sobre su cargo, lugar físico, su dependencia
jerárquica, las funciones que realizará en general, con especial énfasis en aquellas
funciones críticas, dar a conocer las funciones del equipo de trabajo, de su trabajo,
de su unidad, cómo se relacionan con sus propias actividades y si corresponde los
subalternos que serán de su dependencia.
• Indicar los aspectos más importantes de las funciones de la Unidad, su ámbito de
acción, tipo de beneficiario que atiende y la relevancia de entregar un servicio de
calidad al cliente.
• Hacer entrega física del puesto de trabajo, disponer que se entregue el inventario de
equipos si corresponde, material de oficina y otros elementos facilitadores del
desempeño del cargo como por ejemplo: lista de citófonos, teléfonos, nómina de
autoridades y jefaturas, correos electrónicos, computador, clave de acceso a los
sistemas informáticos, según funciones a desempeñar.
• Señalar la ubicación de otras dependencias y lugares relevante tales como:
Unidades relacionadas, baño, casino, vestuarios, etc.
• Entregar información sobre formalidades en el trato con los usuarios, las jefaturas,
subalternos y compañeros de trabajo, conducto regular, uso de uniformes y
credencial de identificación y otras de igual naturaleza.
• Presentarle la persona que lo apoyará en sus primeros días de trabajo.
PROCEDIMIENTO DE ORIENTACIÓN
1.- Presentación General:
•
Bienvenida y acompañamiento del funcionario en la presentación de todos los
integrantes de la Unidad.
•
Charla de presentación de la Unidad:
-
Definición de la Unidad
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-
Misión
-
Visión
-
Objetivo general y específicos de la Unidad
-
Organización
-
Líneas de Dependencia Jerárquica
-
Canales de comunicación y formalidades
-
Planta Física
-
Equipamiento
-
Recursos humanos
-
Horario de Trabajo
-
Funciones y Actividades
-
Responsabilidades funcionarias
-
Organización del trabajo
-
Aspectos específicos de Seguridad del paciente, según funciones.
-
Normas, protocolos.
-
Procedimientos específicos
-
Manejo de Eventos adversos en la atención
-
Normas y disciplina
2.- Orientación al puesto de trabajo:
Este proceso, corresponde a una orientación especÍfica por parte del Jefe directo de la
Sub-Unidad donde se le explicará sus funciones.
a) Se le debe entregar una completa información sobre su cargo, lugar físico, su
dependencia jerárquica, las funciones que realizará en general, con especial
énfasis en aquellas funciones críticas. Se dará a conocer las funciones del equipo
de trabajo, de su trabajo, de su unidad, cómo se relacionan con sus propias
actividades y si corresponde los eventuales subalternos que serán de su
dependencia.
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b) Se le indicará los aspectos más importantes de las funciones, su ámbito de acción,
tipo de beneficiario que atiende y la relevancia de entregar un servicio seguro y de
calidad al cliente tanto interno como externo.
c) Se le entregará físicamente el puesto de trabajo, además del inventario de equipos
si corresponde, material de oficina y otros elementos facilitadores del desempeño
del cargo como por ejemplo: lista de citófonos, teléfonos, nómina de autoridades y
jefaturas, correos electrónicos, según funciones a desempeñar, etc.
d) Se le debe indicar la ubicación de otras dependencias y lugares relevante tales
como: Servicios clínicos, Unidades de Apoyo u otras Unidades relacionadas, baño,
casino, vestuarios, etc.
e) Se le entregará información sobre formalidades en el trato con los usuarios, las
jefaturas, subalternos y compañeros de trabajo, conducto regular, uso de
uniformes y credencial de identificación y otras de igual naturaleza.
f)
Se debe presentarle a la persona que lo apoyará en sus primeros días de trabajo.
3.- Evaluación del proceso de orientación del funcionario
Una vez concluido el programa de orientación, este debiera tener una evaluación
por parte de quien participó del programa, como asimismo, de todos quienes
desempeñaron alguna función en el desarrollo del mismo, de tal forma, de evaluar el
cumplimiento de los objetivos del programa y como una manera de recoger sugerencias
para su mejoramiento futuro.
Esta evaluación se realizará al tercer mes de su incorporación a la Unidad. ( Se adjunta
Pauta de Evaluación)
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Fecha:_____/_______/_____
EVALUACION PROCESO DE ORIENTACIÓN
Datos del Funcionario
Nombre del Funcionario ______________________________________________________________________
Fecha de ingreso en las Unidad: _____/_______/_____
Fecha de Inicio Orientación:_____/_______/_____
Fecha de Termino de orientación en el puesto: _____/_______/_____
Señale SI o NO, en
relación
a
información
Componentes de la Orientación
recibida
SI
Recibió manual de orientación y otros
Tuvo un recorrido por la Unidad
Tuvo una primer entrevista con el Jefe inmediato de su puesto
Fue presentado oficialmente a sus compañeros de trabajo
Lo ubicaron en su área de trabajo
Recibió orientación específica para el desempeño de sus funciones:
Guías y protocolo
Reglamentos internos de la Unidad
Procedimientos
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NO
la
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Código :
Manejo de eventos adversos
Manejo de seguridad del paciente
¿Está al tanto de sus responsabilidades, frente al uso de recursos informáticos?
Le fue de utilidad la información recibida para el mejor desempeño en su puesto.
Nombre y Firma del Funcionario
Nombre y firma del Jefe inmediato
DOCUMENTOS DE APOYO A LA ORIENTACIÓN
El proceso de orientación en la Unidad deberá ser apoyado por elementos que faciliten la
entrega de información al nuevo funcionario, los cuales serán:
1. Manual de Orientación del Funcionario (documentos escrito)
2. Pauta de Evaluación Proceso de Orientación.
3. Manual de funciones de la Unidad
4. Manual de procedimiento de la Unidad.
5. Sistema de Apoyo , descripción de la Unidad y sus funciones( Power point)
Estos instrumentos de apoyo se entienden que forman parte del proceso de
orientación del nuevo funcionario.
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MANUAL DEL PROCESO DE ORIENTACIÓN DE LA UNIDAD DE FARMACIA
1.
DEFINICIÓN DE LA UNIDAD DE FARMACIA
La Unidad de Farmacia del Hospital Santiago Oriente Dr. Luis Tisné Brousse, es una
Unidad de apoyo clínico, terapéutico integrado y funcionalmente establecido, dependiente
de la Subdirección Administrativa del Hospital.
Esta Unidad, tendrá como función, almacenar y distribuir medicamentos e insumos
clínicos y no clínicos necesarios para satisfacer de forma oportuna, eficiente los
requerimientos necesarios para mejorar la salud de los pacientes de este Hospital.
Para cumplir con este objetivo, la Unidad de Farmacia está en constante coordinación con
los Servicios Clínicos, Unidades de Apoyo y Administrativas del Hospital, estableciéndose
las funciones y responsabilidades de cada integrante de la Unidad de Farmacia
La Unidad de Farmacia está formada por las siguientes sub- unidades:
I.
UNIDAD DE FARMACIA:
•
Farmacia de hospitalizados
•
Farmacia de Urgencia 24 hrs.
III.
2.
UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN DE INSUMOS
•
Dispensación de insumos
•
Paquetización
MISIÓN
“Brindar servicios farmacéuticos a los pacientes hospitalizados, desarrollando una
atención farmacéutica eficiente, segura, oportuna e informada contribuyendo al uso
racional de medicamentos e insumos clínicos y no clínicos. Lo anterior, en
coordinación, con los Servicios Clínicos y Unidades de Apoyo logrando un trabajo en
equipo y uso eficiente de los recursos financieros, teniendo en consideración la
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capacitación continua del personal en el manejo de tecnología avanzada que dispone
el Hospital e incentivando el trabajo en equipo y manejo de buenas relaciones
personales.“
3.
OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE FARMACIA
¾ Objetivo General:
Otorgar servicios farmacéuticos que conduzcan al uso racional de medicamentos e
insumos y a la optimización del uso de los recursos financieros, con la finalidad de
colaborar en la entrega de una atención de salud más oportuna, eficiente y de mayor
calidad a nuestros usuarios.
¾ Objetivos Específicos:
•
Optimizar la dispensación de medicamentos a través del sistema de dosis unitaria
y sistema automatizado de dispensación.
•
Optimizar la dispensación de insumos clínicos a través de armarios automatizados
•
Mantener un arsenal farmacológico y de insumos clínicos actualizado a través del
Comité de Farmacia, Abastecimiento y Farmacovigilancia
•
Establecer procesos de almacenamiento y distribución de medicamentos, insumos
clínicos y no clínicos del Hospital.
•
Asegurar el cumplimiento de todos los procesos de las subunidades de Farmacia
•
Capacitar en forma continua al personal sobre aspectos técnicos, atención al
paciente y trabajo en equipo
4.
DISTRIBUCIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y EQUIPAMIENTO
La Unidad de Farmacia está formada por las siguientes sub-unidades:
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1) Unidad de Farmacia:
Hospitalizados y Urgencia
2) Unidad de Distribución de Insumos y Paquetización
4.1
UNIDAD DE FARMACIA DE HOSPITALIZADOS Y URGENCIA
a)
Distribución de la planta física considerando las siguientes áreas:
•
Recepción de recetas
•
Oficina de Químicos farmacéuticos
•
Sala de reenvasado
•
Lugar para estacionar los carros de transporte
•
Bodega para almacenar medicamentos y sueros
•
Sector donde se realiza la distribución de medicamentos y llenado de
carros por sistema automatizado de dispensación de medicamentos
•
Área administrativa de ingreso de recetas
b) Equipamiento de la Unidad de Dispensación:
•
Carros de transporte
•
Caseteras individualizadas por Servicio, paciente y pieza
•
Maquina de dispensación de medicamentos automatizada
•
Dos refrigeradores, uno destinado a vacunas y otro a medicamentos.
•
El área de reenvasado está equipada con una reenvasadora de sólidos
orales (excluyendo polvo)
•
Cinco computadores y un mueble con llave para los medicamentos
controlados
•
Sistema neumático, para despachar medicamentos urgentes.
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4.2
UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN DE INSUMOS.
a) Distribución de la planta física considerando las siguientes áreas:
•
Recepción de pedidos de insumos
•
Unidad de bodega
•
Área Administrativa.
b) Equipamiento de la Unidad de Distribución de Insumos:
•
Estanterías tipo mecano para almacenar los insumos
•
Estación de trabajo con computador. (para ingresar todos los productos y
además rebajar los stock por Servicio Clínico de acuerdo a las solicitudes)
5.
•
Estantería para guardar la documentación
•
Selladora para fraccionar o sellar insumos.
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE FARMACIA
5.1 UNIDAD DE FARMACIA HOSPITALIZADOS Y FARMACIA DE URGENCIA
Dentro de la Farmacia de Hospitalizados funciona la Farmacia de Urgencia que tiene
como función principal, la dispensación de medicamentos durante las 24 horas. Esta
Farmacia de Urgencia se encuentra físicamente inserta dentro de la Farmacia de
Hospitalizados
La Unidad de Farmacia es responsable de la dispensación de medicamentos, la cual se
realiza de acuerdo a los siguientes mecanismos:
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- Dosis unitaria
- Reposición Inmediata
- Reposición de stock
Para realizar esta función es necesario que los medicamentos sean prescritos por
profesionales facultados para ello, a través de una receta médica que cumplan los
requisitos establecidos en el Código Sanitario.
La Farmacia de Urgencia tiene como objetivo principal la dispensación de medicamentos
y algunos insumos clínicos en forma inmediata y durante las 24 horas. Esto lo realiza vía
estafeta o correo neumático. También es función de esta Unidad realizar reenvasado
de medicamentos y control de inventario de Kardex.
Además de la dispensación de medicamentos en la Farmacia se realizan otras funciones
como:
a) Mantención del Arsenal Farmacológico
b) Programación de las necesidades de medicamentos del Hospital
c) almacenamiento de Medicamentos en Kardex.
d) Cumplir con las disposiciones reglamentarias vigentes para estupefacientes y
psicotrópicos y otros medicamentos sujetos a control legal (D.S. Nº 466/84 Art. 24).
e) Información técnica de medicamentos
f)
Información De Gestión de la Unidad.
g) Control de stock de Medicamentos en los Servicios Clínicos, Unidades de Apoyo
Clínicos.
h) Coordinación con médicos tratantes de los Servicios clínicos para optimizar la
terapia farmacológica de los pacientes.
i)
Reenvasado de medicamentos en dosis unitaria
j)
Registro de medicamentos en la cuenta corriente del paciente.
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5.2 UNIDAD DE DISPENSACIÓN DE INSUMOS
La sub unidad de distribución de insumos dispensa insumos que se cargan a los
pacientes hospitalizados por sistema automatizado de dispensación. También se realizan
diferentes paquetes de insumos.
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DIRECCION
6. ORGANIGRAMA
SUB-DIRECCION
ADMINISTRATIVA
JEFE FARMACIA
SECRETARIA
FARMACIA
F.HOSPITALIZADO
1 QF44 hrs+22 hrs
3 TP Farmacia
CENTRAL INSUMOS
F.URGENCIA
1 QF 22 hrs
3 ADM
1 AUX.
1 QF 22 hrs
8 TP Farmacia
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Código :
7. RECURSOS HUMANOS
o
Jefe de Unidad: 1 Químico Farmacéutico
•
o
Unidad Farmacia.
-
-
o
Secretaria
Farmacias Hospitalizados.
ƒ
1 Químico Farmacéutico 44 hrs.y 22 hrs.
ƒ
2 Técnicos Paramédicos de Farmacia
ƒ
1 Administrativo
Farmacia Urgencia.
ƒ
1 Químico Farmacéutico 22 hrs.
ƒ
8 Técnico Paramédico
Unidad de dispensación Insumos:
ƒ
1 Químico Farmacéutico (22hrs. semanales)
ƒ
3 Administrativos
ƒ
1 Auxiliar Servicio
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