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KAISER PERMANENTE – REGIÓN DE WASHINGTON
Notificación de Prácticas de Privacidad
Esta notificación describe cómo se puede utilizar y divulgar su información
médica y cómo usted puede obtener acceso a esta información. Sírvase
revisarla cuidadosamente. Esta notificación entra en vigencia el 15 de
febrero de 2017.
Esta notificación va dirigida a los miembros con
cobertura de los planes Kaiser Foundation Health
Plan of Washington y Kaiser Foundation Health
Plan of Washington Options, Inc., así como el
plan de beneficios para los empleados del Group
Health Cooperative. Esta notificación también va
dirigida a los pacientes que reciben atención
proporcionada por Washington Permanente
Medical Group, PC. en las instalaciones de Kaiser
Permanente. En esta notificación, los términos
“nosotros”, “nos”, “nuestro” y “Kaiser
Permanente” se utilizan para hacer referencia a
todas estas entidades.
información personal, entregarle esta notificación y
cumplir con los términos que aparecen en ella.
En esta notificación, con “información personal”
se hace referencia a cualquier tipo de
información médica o financiera que se puede
utilizar para identificarlo a usted y que se
relacione con su salud o condición física o
mental, la atención a la salud que se le
proporciona o el pago por dicha atención,
incluidos sus registros médicos. La información
personal puede incluir su nombre, número de
Seguro Social, dirección, número de teléfono,
historia médica, registros de salud, número de
tarjeta de crédito o información sobre su empleo
y sus reclamos.
Sobre Kaiser Permanente
Esta notificación se basa en las leyes federales y
estatales y explica nuestras responsabilidades y
prácticas de privacidad concernientes a su
información personal. Nosotros tenemos la
obligación de proteger la privacidad de su
XB0001182-50-17
Proteger la privacidad y confidencialidad de su
información personal es una prioridad. Nuestras
políticas y procedimientos están diseñados para
proteger su información personal en formularios
escritos, verbales y electrónicos. El acceso a su
información personal se mantiene al mínimo para el
fin previsto y se proporciona solo por necesidades de
negocio legítimas. Los procedimientos de protección
físicos, electrónicos y de otros tipos ayudan a
proteger su información del acceso no autorizado.
Los planes Kaiser Foundation Health Plan of
Washington y Kaiser Foundation Health Plan of
Washington Options, Inc. ofrecen una cobertura de
atención a la salud a sus miembros a través de planes
individuales y grupales. Asimismo, Kaiser Permanente
ofrece servicios de atención a los pacientes en sus
instalaciones médicas. En función de la relación que
mantenga con nosotros, podemos recopilar, utilizar y
compartir su información en formas un poco
diferentes.
Cuando usted solicita la cobertura de salud, los planes
Kaiser Foundation Health Plan of Washington y Kaiser
Foundation Health Plan of Washington Options, Inc.
pueden recibir su información personal directamente
de usted o de terceros, que pueden incluir a agentes,
brókers/productores, representantes de fideicomisos,
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o su empleador. Podemos compartir su
información personal con los administradores
del plan de salud, a través de los cuales usted
recibe sus beneficios de salud, con el fin de
permitirles manejar las funciones de negocio del
plan de salud. Por ejemplo, podemos compartir
con los administradores del plan información
sobre su inscripción en el plan de salud y su
elegibilidad. Asimismo, podemos compartir con
un administrador del plan información que no
identifica a miembros específicos.
Si está inscrito en un plan autofinanciado a
través de su empleador, los planes Kaiser
Foundation Health Plan of Washington y Kaiser
Foundation Health Plan of Washington Options,
Inc. pueden actuar como una “organización de
servicios administrativos” para su plan
autofinanciado, además que pueden recibir y
compartir información con el administrador del
plan, que suele ser su empleador, para ciertas
actividades administrativas. Por ejemplo,
podemos compartir información sobre los
reclamos por servicios de atención a la salud que
usted haya recibido. El administrador del plan
debe confirmar que protegerá su información
personal de conformidad con la ley.
Si es un paciente en las instalaciones de Kaiser
Permanente, nosotros mantenemos un registro
de los servicios de atención a la salud que le
proporcionamos, así como registros médicos que
otros proveedores de atención a la salud nos
enviaron. No compartiremos su información con
otros a menos que usted lo indique o, en otras
circunstancias, que la ley lo permita o lo exija.
Los planes Kaiser Foundation Health Plan of
Washington, Kaiser Foundation Health Plan of
Washington Options, Inc. y el plan de beneficios
para los empleados del Group Health
Cooperative pueden compartir con los hospitales
de Kaiser Foundation y Kaiser Foundation Health
Plan, Inc. su información personal concerniente a
servicios compartidos y otras actividades del
Kaiser Permanente nacional para el tratamiento, pago
u objetivos operacionales del servicio de atención a la
salud. Por ejemplo, si se le está considerando para
recibir un trasplante, compartiremos su información
personal con nuestra Red Nacional de Trasplantes de
Kaiser Permanente (Kaiser Permanente National
Transplant Network).
Cómo podemos utilizar y
compartir su información
personal
Nosotros utilizamos y compartimos su información
personal con el fin de proporcionar tratamiento,
recibir y realizar los pagos por los servicios de
atención a la salud y llevar a cabo operaciones de
atención a la salud. A continuación, se describen
algunos ejemplos de cómo podemos utilizar o
compartir su información personal sin su
autorización. Si no le proporcionamos atención a la
salud, algunos de los siguientes ejemplos pueden no
aplicarse a usted.
Tratamiento
Si es paciente en las instalaciones médicas de
Kaiser Permanente, podemos usar o compartir
su información personal para brindarle
atención médica. Por ejemplo, nuestros
médicos, enfermeros, farmacéuticos y
técnicos de laboratorio pueden compartir su
información personal con el fin de
proporcionarle servicios de atención a la
salud. Además, podemos compartir su
información personal con proveedores de
atención a la salud o proveedores externos de
Kaiser Permanente para consultas, referencias
o la coordinación de su atención.
Pagos y operaciones de
atención a la salud
Nosotros podemos recibir su información personal de
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los proveedores de atención a la salud que lo
estén tratando, de modo que podamos pagarles
de acuerdo con su plan de beneficios. Asimismo,
podemos divulgar su información personal para
obtener los pagos por los servicios que se le
prestaron. También, podemos utilizar y
compartir su información personal para llevar a
cabo operaciones de atención a la salud. Las
operaciones de atención a la salud son
actividades de negocios que respaldan la entrega
y el pago de la atención a la salud. El pago o los
propósitos operacionales de la atención a la
salud podrían incluir:
• Determinar la elegibilidad para la obtención
de beneficios y coordinarlos con otros planes
de salud.
• Revisar los servicios ofrecidos por necesidad
médica.
• Pagar un reclamo.
• Llevar a cabo revisiones de la utilización.
• Obtener primas.
• Subrogar un reclamo.
• Realizar actividades de recolección.
• Ofrecer servicios de gestión de la atención.
• Educar a los profesionales de la salud y de
otros ámbitos.
• Cubrir los beneficios del plan de salud.
• Administrar y revisar un plan de salud.
• Llevar a cabo revisiones médicas.
• Ofrecer servicio al cliente.
• Determinar la cobertura de las pólizas.
• Elaborar planes de negocios.
• Organizar servicios legales y de auditoría.
• Obtener acreditaciones y licencias.
Por favor, tenga en cuenta que no se nos permite
utilizar o compartir su información genética para
fines de aseguramiento, ajuste de primas o procesos
de inscripciones o decisiones de elegibilidad de
acuerdo con su predisposición a una condición
genética. Del mismo modo, se nos prohíbe solicitar,
exigir o adquirir la información genética de un
individuo concerniente a la inscripción para el plan de
salud.
También, podemos hacer contratos con individuos o
entidades conocidas como socios de negocios para
que trabajen en nuestro nombre, lo que puede
obligarnos a utilizar o compartir su información
personal con ellos. Sin embargo, nuestros socios de
negocios deben acordar por escrito que protegerán
la confidencialidad de su información personal de
acuerdo con la ley federal y con esta notificación.
Divulgaciones exigidas por la ley
Algunas leyes federales y estatales pueden exigirnos
compartir su información personal. Por ejemplo,
podemos compartir su información con:
• Una autoridad de salud pública calificada para
proteger la salud y la seguridad pública, prevenir o
controlar algunas enfermedades, lesiones o
condiciones, informar sobre acontecimientos
vitales como nacimientos o muertes, o participar
en registros como el registro de cáncer.
• La Administración de Alimentos y Medicamentos
(Food and Drug Administration, FDA) de EE. UU.
investigará o les hará seguimiento a los problemas
con los medicamentos de receta y los dispositivos
médicos.
• Programas de compensación a los trabajadores,
que pueden ofrecerle beneficios en caso de que
presente enfermedades o lesiones relacionadas
con su trabajo.
• Programas de beneficios gubernamentales, como
Medicare y Medicaid, con el fin de revisar su
elegibilidad e inscripción en estos programas.
• Entidades gubernamentales autorizadas para
recibir denuncias sobre maltrato o abandono de
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niños o adultos vulnerables.
• Agencias de supervisión de salud. Como
proveedores de atención a la salud y planes de
salud, debemos aceptar que las agencias
federales, estatales y otras lleven a cabo
revisiones de supervisión. Estas agencias
pueden realizar auditorías, llevar a cabo
inspecciones e investigaciones, otorgar
licencias a proveedores de atención a la salud,
a planes de salud y a establecimientos de
atención a la salud, y hacer cumplir las
reglamentaciones federales y estatales.
• Funcionarios policiales en circunstancias
limitadas. Por ejemplo, podría divulgarse
información para denunciar un crimen que
haya ocurrido en nuestra propiedad.
• El personal de las fuerzas armadas para
actividades militares y los funcionarios
federales autorizados para actividades de
seguridad nacional.
• Directivos funerarios para ayudarles con sus
responsabilidades.
• Médicos forense del condado para la
investigación de muertes.
• Organizaciones para la adquisición de
órganos, conforme con lo permitido por la
ley.
• Organizaciones de asistencia en casos de
desastre, por ejemplo la Cruz Roja, para
apoyar los esfuerzos de ayuda en casos de
desastre.
• Establecimientos correccionales, si usted es
recluso. Podemos compartir su información
personal por el bien de su salud, así como la
salud y seguridad de otros.
También, podemos usar o compartir su
información personal sin su autorización en las
siguientes circunstancias:
• Cuando, a nuestro juicio profesional, lo mejor
para usted sea compartir la información sobre
su atención con su familiar, pareja doméstica o
amigo que esté involucrado con su atención o con
el pago de su atención, o una persona que usted
indique cuando esté presente y de acuerdo o
cuando usted esté ausente o incapacitado.
• Recordatorios de citas: si usted es paciente, le
recordarán que tiene una cita de atención a la salud
con nosotros.
• Intercambios de información de salud: si usted es
paciente, podemos electrónicamente poner a
disposición de otros proveedores de atención a la
salud, que estén involucrados con su atención,
información sobre su salud a través de redes de
intercambio de información. El propósito de este
intercambio es ofrecerle una atención más segura y
mejor coordinada, compartiendo información sobre
su salud con otros proveedores que también le
estén proporcionando atención.
• Descripción de planes: si usted es miembro, le
informaremos sobre nuestras redes, planes de salud
y proveedores.
• Servicios relacionados con su atención a la salud y
bienestar: si usted es miembro o paciente, le
recordaremos los servicios de salud preventiva o
le avisaremos sobre las alternativas de
tratamiento, proveedores, entornos de atención o
los productos o servicios de salud y bienestar que
están a su disposición por ser miembro.
• Información del directorio de las instalaciones: si
usted es paciente en una de nuestras instalaciones,
nosotros podemos compartir su nombre, ubicación
donde recibe los servicios de atención, su estado
general de salud y afiliación religiosa que aparecen
en nuestro directorio a menos que usted nos
comunique su deseo de excluir esta información.
• Recaudación de fondos: podemos utilizar o divulgar
su información demográfica y otra información
limitada, tales como fechas y el lugar donde se
proporcionó la atención a la salud, a ciertas
organizaciones con el fin de que estas lo contacten
para recaudar fondos para nuestra organización.
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Para pedirnos que no lo contacten para estos
fines, llame a Servicios para miembros a la
línea gratuita 1-888-901-4636.
• Investigación: Kaiser Permanente realiza
investigaciones extensas e importantes.
Algunas de nuestras investigaciones pueden
incluir procedimientos médicos y otras están
limitadas a la recopilación y análisis de datos
de salud. Las investigaciones de todo tipo
pueden implicar el uso y la divulgación de su
información personal. Por lo general, su
información personal puede utilizarse o
divulgarse para investigaciones sin su
autorización en caso de que un Comité de
Revisión Institucional (Institutional Review
Board, IRB) apruebe tal uso o divulgación. La
IRB es un comité responsable, de conformidad
con la ley federal, de revisar y aprobar
investigaciones propuestas en seres humanos
para proteger la seguridad de los participantes
y la confidencialidad de su información
personal.
• Educación: podemos utilizar y compartir su
información para enseñar y educar a
empleados y estudiantes. Por ejemplo, un
médico docente puede revisar información de
salud con estudiantes de medicina.
• La seguridad y salud pública: podemos utilizar
y compartir su información personal con el
propósito de evitar una amenaza para la salud
y la seguridad de una persona o el público.
Asimismo, podemos compartir su información
personal en respuesta a una orden judicial y, en
ciertos casos, en respuesta a una citación
judicial, solicitud de exhibición de pruebas y
otros procesos legales.
Otros usos de su información
personal
A excepción de las situaciones que se
describieron anteriormente, solo utilizaremos y
compartiremos su información personal con su
autorización o permiso por escrito. Kaiser Permanente
no tiene permitido vender o rentar su información
personal y no puede utilizar o compartir su
información personal para fines mercadotécnicos sin
su autorización. En algunas situaciones, las leyes
federales y estatales proporcionan protecciones
especiales para compartir tipos específicos de
información personal; esto requiere su autorización
antes de que podamos compartir dicha información
médica especialmente protegida. Por ejemplo, la
información sobre tratamientos para el abuso de
alcohol y drogas, enfermedades de transmisión sexual
y salud mental está especialmente protegida. En estas
situaciones y para cualquier otro propósito, nos
pondremos en contacto con usted para obtener la
autorización necesaria. Si usted firma una
autorización para divulgar la información sobre su
atención a la salud, puede retirar dicha autorización
en cualquier momento, informándonos por escrito.
Sus derechos
Usted tiene sus derechos con respecto a la
información personal que poseemos sobre usted. Si
no recibe tratamiento en nuestras instalaciones,
algunas de estos enunciados pueden no aplicar para
usted. Usted puede obtener más información acerca
del ejercicio de estos derechos llamando a la oficina
de privacidad (Privacy Office) al 206-448-2422.
• Solicitud de restricciones: Usted puede solicitar que
limitemos la manera en que utilizamos o
compartimos su información personal. Por favor,
preséntenos su solicitud por escrito.
Consideraremos su solicitud, pero no estamos
obligados a aceptarla.
• Solicitud de restricciones para un plan de salud:
Puede solicitar que no se compartan con su plan de
salud ciertos productos o servicios de atención a la
salud que usted paga en su totalidad al momento
de recibirlos. Por favor, infórmele esto a su
proveedor antes o al momento de recibir el
servicio; de lo contrario, es posible que no podamos
cumplir con su solicitud.
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• Comunicaciones confidenciales: Puede
solicitar que lo contactemos de cierta manera
o a cierta ubicación, por ejemplo, a una
dirección o a un número de teléfono
diferente. Por lo general, podremos satisfacer
sus solicitudes. Por favor, preséntenos su
solicitud por escrito.
• Inspección y copias: Nosotros mantenemos un
registro de los servicios de atención a la salud
que le proporcionamos. Usted puede revisar y
solicitar una copia de la información que
aparece en su registro médico y otros registros
que nosotros poseemos. Es posible que le
pidamos que presente esta solicitud por
escrito. Usted puede ver su registro u obtener
más información acerca de él en su Centro
Médico de Kaiser Permanente. Podemos
cobrar una tarifa razonable correspondiente al
costo de generar y proporcionarle una copia
impresa o electrónica. En ciertas situaciones,
podemos rechazar su solicitud e informarle
por qué la estamos denegando. Usted tiene
derecho a pedir una revisión de nuestro
rechazo.
• Enmiendas: Puede solicitarnos corregir o
enmendar la información que aparece en su
registro. La solicitud de un cambio en su
registro debe ser por escrito y debe indicar el
motivo por el cual lo solicita. Nosotros
podemos rechazar su solicitud, pero usted
puede responder al presentar una declaración
de desacuerdo por escrito y pedir que la
declaración se incluya en su registro.
• Informe de las divulgaciones: Puede solicitar
un informe de ciertas divulgaciones
pidiéndonos una lista de las veces que hemos
compartido su información personal. Su
solicitud debe ser por escrito. Usted tiene
derecho a un informe de divulgaciones en
cualquier período de 12 meses, sin cargo
alguno. No obstante, si solicita cualquier
informe de divulgación adicional en un período
menor de 12 meses tras su primera solicitud,
© 2017 Kaiser Foundation Health Plan of Washington
podemos cobrar una tarifa.
• Violaciones: Nosotros podemos entregarle una
notificación de violación por información personal
no asegurada en caso de que se vea afectado.
También, podemos informarle acerca de las
maneras en que puede protegerse en caso de una
violación de seguridad.
• Recepción de una copia adicional de esta
notificación: Puede solicitar una copia en papel
o hacer preguntas sobre esta notificación
llamando a Servicios para miembros al 206-9014636 o a la línea gratuita 1-888-901-4636.
También, puede ver esta notificación en nuestro
sitio web kp.org/wa.
Preguntas y quejas
Si tiene preguntas acerca de esta notificación o
quiere presentar una queja en relación con las
prácticas de privacidad, escríbale al Oficial de
Privacidad (Privacy Officer), Kaiser Permanente, 320
Westlake Ave. N, Suite 100, Seattle, WA 98109-5233,
o llámenos al 206-448-2422. También, puede
notificarle a la Secretaría de la Oficina de Derechos
Civiles del Departamento de Salud y Servicios
Humanos de los EE. UU.
No tomaremos represalias contra usted en caso de
que presente una queja acerca de nuestras prácticas
de privacidad.
Cambios de las prácticas de
privacidad
Podemos cambiar los términos de esta notificación en
cualquier momento. Si cambiamos algunas de las
prácticas de privacidad descritas en esta notificación,
publicaremos la notificación modificada en nuestro
sitio web, kp.org/wa, y en nuestras instalaciones
médicas. Además, es posible que le demos
información adicional acerca de nuestras prácticas de
privacidad en otras notificaciones que
proporcionemos.
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