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DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA SERVICIOS FINANCIEROS, ECONOMÍA Y COMERCIO Al contestar refiérase al oficio No. 14453 7 de diciembre, 2001 FOE-FEC-966 Señora Ana Teresa Gamboa Soto Secretaria Consejo Directivo INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA Y CENSOS Estimada señora: Asunto: Remisión del informe No. FOE-FEC-26/2001, sobre los resultados del estudio del presupuesto ordinario para el año 2002, del Instituto Nacional de Estadística y Censos que se aprueba parcialmente por la suma de ¢863.900.0 miles. Para que lo haga del conocimiento de los miembros de la Junta Directiva del INEC, me permito remitirle copia del informe No. FOE-FEC-26/2001, sobre los resultados del estudio del presupuesto ordinario para el año 2002 del Instituto Nacional de Estadística y Censos, efectuado por la Contraloría General de la República. Mucho le estimaré a ese Consejo, proceder conforme con las disposiciones consignadas en el punto 4.1 de este informe y comunicar a esta Contraloría General los resultados de las acciones dispuestas para el cumplimiento de dichas disposiciones. Atentamente, MBA. Luis Fernando Campos Montes Gerente de Área WRV/mmr ci Archivo Central (2) Expediente Aprobaciones presupuestarias DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA SERVICIOS FINANCIEROS, ECONOMÍA Y COMERCIO Al contestar refiérase al oficio No. 14454 7 de diciembre,2001 FOE-FEC-967 Licenciado Julio Molina González Auditor Interno INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA Y CENSOS Estimado señor: Asunto: Remisión del informe No. FOE-FEC-26/2001, sobre los resultados del estudio del presupuesto ordinario para el año 2002, del Instituto Nacional de Estadística y Censos que se aprueba parcialmente por la suma de ¢863.900.0 miles. Para su conocimiento, me permito remitirle copia del informe N° FOE-FEC26/2001, sobre los resultados del estudio del presupuesto ordinario para el año 2002 del Instituto Nacional de Estadística y Censos, efectuado por la Contraloría General de la República. Mucho le estimaré a esa Auditoría Interna, proceder conforme con las disposiciones consignadas en el punto 4.3 de este informe y comunicar a esta Contraloría General los resultados de las acciones dispuestas para el cumplimiento de dichas disposiciones. Atentamente, MBA. Luis Fernando Campos Montes Gerente de Area WRV/mmr ci Archivo Central (2) Expediente Aprobaciones presupuestarias DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA SERVICIOS FINANCIEROS, ECONOMÍA Y COMERCIO Al contestar refiérase al oficio Nº 14455 7 de diciembre, 2001 FOE-FEC-968 Licenciado José Antonio Calvo Camacho Gerente General INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS Estimado señor: Asunto: Remisión del informe No. FOE-FEC-26/2001, sobre los resultados del estudio del presupuesto ordinario para el año 2002, del Instituto Nacional de Estadística y Censos que se aprueba parcialmente por la suma de ¢863.900.0 miles. Para lo de su competencia, remito el informe No. FOE-FEC-26/2001, preparado en esta División de Fiscalización Operativa Evaluativa, en el cual se consignan aspectos referentes a la aprobación parcial del presupuesto ordinario para el período 2002. En los próximos quince días hábiles a partir del recibo del presente oficio, deberá comunicar a este órgano contralor, las medidas adoptadas para cumplir con las disposiciones contenidas en el en el acápite 4.2 del citado informe. Además, informará en un plazo de tres meses, los avances en el efectivo cumplimiento de las disposiciones emitidas, las cuales son de acatamiento obligatorio de acuerdo con los artículos 4, 12 y 60 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428. Atentamente, MBA. Luis Fernando Campos Montes GERENTE DE ÁREA WRRV/mmr ci NI: Archivo Central (2) Expediente 21226-22310-23108-27734 Aprobaciones presupuestarias DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA SERVICIOS FINANCIEROS, ECONOMÍA Y COMERCIO 7 de diciembre, 2001 MBA Luis Fernando Campos Montes Gerente de Area AREA DE SERVICIOS FINANCIEROS, ECONOMIA Y COMERCIO Estimado señor: Asunto: Remisión de informe. Nos permitimos remitirle el informe con resultados del estudio del presupuesto ordinario para el año 2002 del Instituto Nacional de Estadística y Censos. El estudio se practicó con la colaboración de los licenciados Máximo Moraga, Antonio Martínez, Ana Carmona y Grace Madrigal. Quedo a su disposición para aclarar cualquier asunto relacionado con el informe, según lo considere necesario. Atentamente, Lic. Walter Raúl Rapso Varela FISCALIZADOR WRRV/mmr INFORME Nro. FOE-FEC-26/2001 7 de diciembre, 2001 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS FINANCIEROS, ECONOMÍA Y COMERCIO INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO DEL PRESUPUESTO ORDINARIO DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS PARA EL AÑO 2002 2001 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN. 1 1.1.ORIGEN DEL ESTUDIO. 1 1.2.ALCANCE DEL ESTUDIO. 1 2. RESULTADOS. 2.1.PRESUPUESTO ORDINARIO. 2.1.1.Aprobaciones. 2.1.2.Improbaciones. 2 2 2 3 2.2.PLAN OPERATIVO ANUAL. 3 2.3.OTROS ASUNTOS IMPORTANTES ESTUDIADOS. 3 3. CONCLUSIONES. 4 4. DISPOSICIONES. 4 4.1.AL CONSEJO DIRECTIVO 4 4.2.A LA GERENCIA GENERAL 5 4.3.A LA AUDITORÍA INTERNA 5 INFORME No. FOE-FEC-26/2001 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA. ÁREA DE SERVICIOS FINANCIEROS, ECONOMÍA Y COMERCIO INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO DEL PRESUPUESTO ORDINARIO DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS PARA EL AÑO 2002. 1. INTRODUCCIÓN. 1.1. Origen del estudio. Con fundamento en las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en el artículo 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, 18 de su Ley Orgánica Nro. 7428 y otras leyes conexas, se ha procedido a analizar el presupuesto ordinario y su correspondiente plan operativo anual para el ejercicio económico 2002 presentado por el Instituto Nacional de Estadística y Censos. 1.2. Alcance del estudio. Para el análisis respectivo, se han tenido a la vista los siguientes documentos: Presupuesto ordinario y el plan operativo anual que fueron aprobados por el Consejo Directivo en sesión ordinaria Nro. 160-2001 del 18 de setiembre, que corresponden al ejercicio económico que va desde el 1º de enero al 31 de diciembre de 2002, remitidos con el oficio Nro. INEC-GE-384-2001, y recibido en esta Contraloría General el 10 de octubre, además, el oficio Uf-491-2001 de fecha 22 de octubre, así como otros documentos adicionales . Para el estudio de las propuestas institucionales contenidas en los documentos estudiados se han aplicado técnicas selectivas. El estudio se realizó de acuerdo con la normativa jurídica aplicable según las circunstancias, las directrices de política presupuestaria dictadas por el Poder Ejecutivo, con la normativa técnica que rige la materia y la emitida por la Contraloría General de la República, según su competencia. 2 2. RESULTADOS. 2.1. PRESUPUESTO ORDINARIO. 2.1.1. APROBACIONES. a) Esa entidad presentó una propuesta de ingresos (y por lo tanto de egresos) por un monto de ¢ 863.900.0 miles. Después del análisis realizado se aprueba parcialmente por ese monto. b) El número de plazas según el siguiente detalle: i) 169 ii) 8 Sueldos fijos. Servicios Especiales. Con respecto a las plazas por servicios especiales se les indica que, de acuerdo con las justificaciones aportadas para dichas contrataciones, es posible presumir que con ellas se atenderán labores de carácter permanente, lo cual se contrapone a lo consignado en la circular Nº 5126, por lo que deben revisar esta situación y tomar las medidas correctivas del caso. c) La provisión salarial en las subpartidas de egresos correspondientes, para hacerle frente al eventual aumento general de salarios del primero y segundo semestre del 2002, de conformidad con lo establecido en la circular 5126 y en la circular 8270, en el entendido de que se trata de una reserva. Al respecto, esa administración no cumplió con la remisión oportuna de la relación de puestos actualizada, con los aumentos salariales decretados para el primero y segundo semestre del 2001, conforme lo indica en la citada circular N°5126. d) Los salarios que se autorizan para el año 2002, son los que esta Oficina autorizó para el segundo semestre del período 2001. Por lo expuesto, no proceden las remuneraciones que se incluyen en la columna de “salario propuesto”, de la relación de puestos, las cuales deben ser excluidas de dicho documento, hasta tanto no se autoricen los ajustes correspondientes, conforme lo indicado en el inciso c) anterior. Lo anterior por cuanto la provisión para posibles aumentos salariales solamente debe incorporarse en las cuentas de objeto del gasto correspondientes. e) Se aprueba en incremento en la subpartida de dietas, con respecto a lo autorizado para el año 2001, sujeto a que en su aplicación los cálculos respectivos se ajusten de acuerdo con el Indice general de precios al consumidor al 31 de diciembre de ese año que determina ese Instituto. f) En lo que a la estructura programática y presupuestaria se refiere, este presupuesto se aprueba por programas y por objeto del gasto. Otros niveles utilizados por esa entidad, se tienen como informativos y de uso interno. Las 3 modificaciones y los presupuestos ordinarios, que se formulen durante el ejercicio económico, deben guardar concordancia con lo antes indicado. Al respecto, se le recuerda que el nivel de cuentas aprobrado por esta Oficina es el que se señala en el oficio N°7758 del 31 de julio 2000, de esta Contraloría General. 2.1.2. IMPROBACIONES. a) Los recursos de la partida de Transferencias de Capital, subpartida “Comisión Nacional de Emergencias”, por un monto de ¢100.0 miles, por cuanto no se aportó la base legal correspondiente. b) La partida Servicio de la Deuda, por un monto de ¢100.0 miles, por cuanto no se incluyeron las justificaciones y el detalle correspondiente. Las sumas improbadas deberán ser trasladadas a la subpartida de "Fondos sin asignación presupuestaria" y reflejarse así en el primer informe de ejecución presupuestaria. 2.2. PLAN OPERATIVO ANUAL. Efectuado el estudio respectivo se determinó que, el Plan Operativo Anual cumple, en términos parciales, con los requisitos formales y de contenido a los que se refiere el “Manual de normas técnicas sobre presupuesto...” y la circular N°8270 del 17 de agosto 2000. Al respecto, es relevante señalar que no se cumplió con los siguientes requisitos: a) No se tienen indicios de que el planteamiento de lo objetivos y metas se haya visto alimentado por un diagnóstico Institucional actualizado, en el que se hayan revelado las áreas críticas de la entidad, a las cuales se les esté prestando atención debida, a través de tales objetivos. b) No obstante lo señalado en el informe FOE-FEC 28/2000, el Plan Anual Operativo es omiso en el señalamiento de los indicadores de gestión. 2.3. OTROS ASUNTOS IMPORTANTES ESTUDIADOS. El estudio de los documentos presupuestarios, permitió determinar que no se cumplió con lo siguiente: a) No se incorporan las asignaciones presupuestarias para dar cumplimiento a lo establecido en la leye N°7600 “Ley de igualdad de oportunidades para personas con discapacidad”. 4 b) La declaración del Auditor Interno, en donde señala que los recursos asignados en el plan-presupuesto son suficientes para atender adecuadamente sus funciones y el plan de trabajo presentado a esta Contraloría General, tal y como lo establece la Circular 8270 del 17 de agosto 2000, punto 2.3.5. c) Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para cumplir con la Ley de Protección al Trabajador, en cuanto al porcentaje para el Régimen Complementario de Pensiones, que para el 2002 deberá ser del 1.5%. Además, no se clasificaron correctamente lo presupuestado para cada una de las subpartidas (pensión complementaria y capitalización laboral), según lo comunicado por esta Oficina, mediante circular N°6831 del 23 de agosto del 2000 y en el informe FOE-FEC-28/2000. d) Los recursos necesarios en las cuentas del objeto del gasto correspondiente para cumplir con lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley nacional de emergencias, Ley 7914. e) Lo establecido en el artículo 19 de la Ley N°7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en donde se estipula que toda entidad está obligada a presentar su presupuesto ordinario a más tardar el 30 de setiembre, mientras que el presente documento fue recibido en esta Contraloría General el 12 de octubre. Situación similar se dio con el presupuesto ordinario del 2001. f) La remisión de lo establecido en el punto 2.3.1, inciso a), de la circular 8270, respecto del documento actualizado que incorpore la explicación de cada uno de los reconocimientos salariales, la base legal que lo respalda, el procedimiento de cálculo y toda aquella información que se considere importante. 3. CONCLUSIONES. Del estudio realizado se aprueba parcialmente el presupuesto ordinario del año 2002, por un monto de ¢ 863.900.0 miles. La ejecución presupuestaria es una etapa del proceso cuya responsabilidad es exclusiva de la Administración, la cual debe realizarla con estricto apego a las disposiciones constitucionales, legales y técnicas y ajustada a la programación previamente establecida. No se atendieron en el plan-presupuesto algunos aspectos importantes señalados en la circular N°8270, ni se cumplió con la fecha de presentación establecida en la Ley Nº 7428. 4. DISPOSICIONES. 4.1. AL CONSEJO DIRECTIVO. a) Girar las instrucciones necesarias a quien corresponda, para que se proceda a subsanar las debilidades que presenta el plan-presupuesto, que se indican en el punto 2.2 de este informe. 5 b) Ordenar la incorporación dentro del presupuesto, mediante los mecanismos existentes, de las sumas necesarias para cubrir los egresos que se señalan en el punto 2.3, incisos a), c) y d), relacionados con la Ley de igualdad de oportunidades para personas con discapacidad, Ley de protección al trabajador y Ley nacional de emergencias. c) Se establezcan las responsabilidades correspondientes en razón del incumplimiento de lo establecido en el memorial 19 de la Ley 7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (ver punto 2.3 inciso e) de este informe). d) Comunicar a esta Contraloría, en los próximos 15 días, lo dispuesto por esa Junta en relación con el contenido y las disposiciones de este informe. 4.2. A LA GERENCIA GENERAL. Realizar las acciones que correspondan para que se cumpla con lo siguiente: a) Remitir la relación de puestos actualizada con los salarios autorizados durante el período 2001. Así mismo, emitir las instrucciones requeridas para que en lo sucesivo se cumpla con ese requerimiento oportunamente (ver punto 2.1.1 inciso c - segundo párrafo - de este informe). b) Suministrar documento con información relativa a los diferentes reconocimientos salariales que se aplican en esa entidad (ver punto 2.3 inciso f de este informe). c) Trasladar a la subpartida de “Fondos sin asignación presupuestaria” las sumas improbadas y reflejar ese ajuste en el próximo informe de ejecución presupuestaria (ver punto 2.1.2 de este informe). d) Comunicar a esta Contraloría, en los próximos 15 días, lo dispuesto por esa administración en relación con el contenido y las disposiciones de este informe. 4.3 A LA AUDITORÍA INTERNA. a) Remitir la correspondiente declaración, en donde se señale que los recursos asignados en el plan-presupuesto son suficientes para atender adecuadamente sus funciones y el plan de trabajo presentado a esta Contraloría General, tal y como lo establece la Circular 8270, punto 2.3.5. (ver punto 2.3 inciso b) de este informe). b) Evaluar el cumplimiento de las disposiciones consignadas en este informe y comunicar a esta Contraloría sobre lo actuado en relación con dichas disposiciones.