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PROCESOS APOYO Código: PD-GF-02 Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 1 de 11 Fecha: Mayo de 2014 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Procesos de Apoyo PROCESO: Gestión Financiera PROCEDIMIENTO: Gestión contable CÓDIGO: PD-GF-02 PRODUCTOS: PAC, órdenes de pago, informes 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Proporcionar información contable confiable, razonable, oportuna y útil para la toma de decisiones ALCANCE: Las operaciones recíprocas que se formulan a la Contaduría General de la Nación deberán estar previamente conciliadas. Todo hecho susceptible de ser registrado contablemente deberá reportarse a contabilidad dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su formalización. Reportar al comité técnico de sostenibilidad contable cada trimestre y antes del cierre del último mes del trimestre, el valor de las partidas o saldos que afecten la razonabilidad de los Estados Financieros. El cierre contable del sistema SIIF II se realizará cuando el Ministerio de Hacienda y/o la Contaduría General de la Nación lo establezcan de acuerdo a sus cronogramas. DEFINICIONES: CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS: Elemento del manual de procedimientos del régimen de Contabilidad pública que complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la clasificación conceptual. Estructura compuesta por cinco niveles de clasificación con seis dígitos que conforman el código contable: El primer dígito corresponde a la clase, el segundo al grupo, el tercero y cuarto dígitos comprende la cuenta y el quinto y sexto a la subcuenta. CAUSACION: Principio de contabilidad pública por la cual los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transacción u operación generada por el hecho incida en los resultados del periodo. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Documento en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad PROCESOS APOYO Código: PD-GF-02 Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 2 de 11 Fecha: Mayo de 2014 correspondiente, ejemplos: comprobante de diario, comprobante de egreso, de ingreso, general. DOCUMENTOS SOPORTE: Documento escrito o mensaje de datos indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas y pueden ser de origen interno o externo ESTADOS CONTABLES: Productos del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujo de recursos, físicos y monetarios a una fecha y periodo determinados. INFORMACION EXOGENA: Es la información solicitada por la DIAN de acuerdo al Art 631 del Estatuto Tributario para los respectivos cruces de información tributaria NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES: Explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales relevantes, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como los aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la Entidad. PROCESO CONTABLE: Sistema ordenado de pasos que permiten validar una serie e datos de tipo financiero, económico, social y ambiental y que suministra información contable pública, útil para la toma de decisiones. REGISTRO CONTABLE: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte a la Entidad y atiende las normas generales de causación y prudencia. RETENCION EN LA FUENTE: La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos, que consiste en restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos en cuenta. De esta operación se derivan unas Obligaciones del agente retenedor a saber: Efectuar la retención, presentar la Declaración de Retefuente mensualmente dentro de los plazos fijados por la ley, consignar oportunamente la retención y expedir certificados. RETEICA: Es la retención del impuesto de industria y comercio, tanto para el sujeto de retención como para el agente retenedor, se PROCESOS APOYO Código: PD-GF-02 Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 3 de 11 Fecha: Mayo de 2014 causará en el momento del pago o abono en cuenta por parte del agente de retención, lo que ocurra primero, siempre y cuando en la operación económica se cause el impuesto de industria y comercio en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá. OBLIGACION: Compromiso por medio del cual se reconoce una deuda o se compromete su pago en otra prestación o entrega. Pasivo de una entidad contable pública SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF): Constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PUC, régimen de contabilidad CONDICIONES GENERALES: Los criterios de Operación para el ejercicio contable deben ceñirse a los dispuesto en la resolución 357 de 2007 de la Contaduría General de la Nación. La apertura de los libros principales de contabilidad deberá oficializarse a través de un acta suscrita por el Representante Legal. Las operaciones recíprocas que se reporten a la Contaduría General de la Nación deberán estar previamente conciliadas. Todo hecho susceptible de ser registrado contablemente que no se registre en los aplicativos del Sistema Administrativo y Financiero deberá reportarse a contabilidad a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a su formalización. Reportar al comité técnico de saneamiento contable antes de los cierres de cada vigencia y con la debida oportunidad, el valor de las partidas o saldos que afecten la razonabilidad de los Estados Financieros. MARCO LEGAL: Artículo 354 de CP y art 3 ley 87 de 1993 resolución 357 de 2007 Manual de Procedimientos y resolución 222 de 2006, resolución orgánica del presupuesto 5544 de 2003. Ver Normograma institucional. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA ÁREA CARGO Código: PD-GF-02 PROCESOS APOYO Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 4 de 11 Fecha: Mayo de 2014 1 2 INCLUIR HECHOS ECONÓMICOS AL SIIF II REVISION DE REGISTROS Incorporar la totalidad de los hechos económicos que se deban incluir manualmente en sistema SIIF II Revisión diaria de los registros en donde se materialice la inclusión de la operación o hecho económico a la contabilidad. Recepcionar para reembolso los gastos de caja menor para legalizarlos en el SIIF NACIÓN. 3 4 LEGALIZACIÓN DE GASTOS EN SIIF II RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS PARA REVISIONES Recibir y revisar los documentos de los supervisores, terceros y/o contratistas para realizar las obligaciones. Efectuar en el SIIF la cuentas por pagar y la correspondiente obligación Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Cruces de información contabilidad contra reportes Firma de recibido con fecha y hora Comproba ntes manuales SIIF NACIÓN Libro diario de movimiento s SIIF NACIÓN Constancia de recibido en planillas de correspond encia o en copia del documento Auxiliar Administrativo Grupo de Financiera Gestión Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera SIIF NACIÓN Código: PD-GF-02 PROCESOS APOYO Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 5 de 11 Fecha: Mayo de 2014 Radicado del reloj de recibido Número de Cuenta por pagar y Número de obligación 5 VALORACIÓN Y REGISTRO TRANSACCIONES NO INCLUIDAS AUTOMÁTICAMENT E EN SIIF II 6 ELABORACIÓN COMPROBANTES MENSUALES DE AMORTIZACIONES 7 ELABORACION DE COMPROBANTES DE DE INGRESOS, TRASLADOS Y EGRESOS DE RECURSOS FÍSICOS Recibir de Tesorería la información sobre los movimientos de TES para su valoración y registro de transacciones no incluidas automáticamente en el SIIF II. Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Elaborar comprobantes mensuales para el registro de las amortizaciones de los gastos pagados por anticipado e incluirlos en el SIIF II. Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Elaborar los comprobantes manuales según lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública de Ingresos al almacén, traslados de recursos físicos, dentro de la entidad, Egresos de almacén y bajas de elementos o bienes, provisión de prestaciones sociales, depreciación y Email de envió de tesorería Comproba ntes manuales Cruce de información saldos contables contra saldo de los informes de existencias de recursos Físicos Comproba ntes Manuales Código: PD-GF-02 PROCESOS APOYO Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 6 de 11 Fecha: Mayo de 2014 amortizaciones e incluirlos en el SIIF NACIÓN 8 ELABORACION DE COMPROBANTES MENSUALES DE RECLASIFICACIÓN 9 REVISIÓN Y FIRMA DE CONCILIACIONES BANCARIAS 10 REGISTRO DE AJUSTES EN SIIF NACIÓN 11 PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL CIERRE CONTABLE Elaborar los comprobantes manuales mensuales y trimestrales de reclasificación de acreedores en la deducción de la nómina para ubicarlo en el tercero correspondiente, de los terceros a quienes se les deduce ICA y retefuente e incluirlos en el SIIF NACIÓN Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Revisión mensual y firma de las conciliaciones bancarias Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Determinación y registro en el SIIF NACIÓN, de los ajustes y reclasificaciones necesarios de acuerdo al análisis de la información producida en las actividades precedentes, así como de los meses anteriores, elaborar los comprobantes manuales. Preparación de la información, previa al cierre contable del SIIF NACIÓN, de tal manera que se verifique que la totalidad de los hechos u Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Comprobantes manuales SIIF NACION Conciliaciones Bancarias Cruces de información contabilidad vrs reportes . Comprobantes manuales de ajustes y reclasificaciones Cruces de información contabilidad contra Código: PD-GF-02 PROCESOS APOYO Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 7 de 11 Fecha: Mayo de 2014 operaciones realizadas se encuentren debidamente registradas. Financiera Financiera reportes Informes de los proveedores de la información 12 13 GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS EN EL SIIF ENTREGA DE BALANCE DE PRUEBA Generar a través del SIIF NACIÓN, los Estados Financieros Básicos Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, Estado de Cambios en el Patrimonio, e imprimirlos y hacerlos firmar por los responsables y elaborar las Notas a los estados contables (a 31 de diciembre de cada vigencia) Entregar al Profesional Especializado Coordinador(a) del grupo de Gestión financiera, mensualmente el balance de prueba dentro de los diez primeros días de cada mes . . Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Estados Financieros Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Balance de prueba 14 ENVÍO DE INFORMES Enviar con 5 días previos al vencimiento del plazo de presentación de los informes trimestrales(CGN) al Coordinador(a) Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión SIIF NACIÓN SIIF NACIÓN Código: PD-GF-02 PROCESOS APOYO Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 8 de 11 Fecha: Mayo de 2014 del Grupo de Gestión Financiera para su información y revisión 15 REPORTES TRIMESTRALES A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN 16 REPORTES ANUALES 17 INFORMES SEMESTRALES A LA CONTADURÍA Reportar trimestralmente a la Contaduría General de la Nación los formatos CGN2005.001 Saldos y Movimientos y CGN2005.002 Operaciones Reciprocas generados del SIIF II, adecuarlos a cifras miles de pesos y a requerimientos de la contaduría General de la Nación y enviarlos a través del sistema CHIP. Reportar anualmente con corte a diciembre 31 de cada vigencia los formatos CGN2005.003NG Notas de carácter general y CGN2005.003NE Notas de carácter específico a través del sistema CHIP. Informar Semestralmente a la Contaduría General de la Nación, con cortes de información a mayo y a noviembre de cada vigencia los Financiera Financiera Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Carpeta compartida Consulta de aceptado en la página WEB de la Contaduría General de la Nación formatos CGN2005.001 Saldos y Movimientos y CGN2005.002 Operaciones Reciprocas . Consulta de aceptado en la página WEB de la Contaduría General de la Nación formatos CGN2005.003NG Notas de carácter general y CGN2005.003NE Notas de carácter específico Consulta de aceptado en la página WEB de la Contaduría SCHIP de la CGN SCHIP de la CGN Código: PD-GF-02 PROCESOS APOYO Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 9 de 11 Fecha: Mayo de 2014 18 19 REPORTES TRIMESTRALES AL DANE ELABORACIÓN DE INFORMES DIAN, SHD. formatos CGN2005.DME (Deudores morosos del Estado), a través del sistema CHIP Financiera Financiera Reportar trimestralmente al DANE, a través de la página WEB de la misma entidad, información sobre la exportación e importación de bienes y servicios relacionados en el formulario a diligenciar Elaborar los informes de retención en la fuente (DIAN), retención de Industria y Comercio – ICA (Secretaría de Hacienda Distrital), declaración de ingresos y patrimonio (DIAN) originados del SIIF NACIÓN diligenciar las Declaraciones tributarias en forma mensual, bimensual y anual según el caso, en los formularios establecidos. Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera General de la Nación. los formatos CGN2005.DME (Deudores morosos del Estado) Verificación de la fecha de envió Formulario del DANE diligenciado CGN DANE Carpeta compartida Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Declaraciones Tributarias Carpeta compartida SIIF NACIÓN Código: PD-GF-02 PROCESOS APOYO Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 10 de 11 Fecha: Mayo de 2014 PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DECLARACIONES RETEFUENTE, RETEICA 20 21 GENERACION DE REPORTES EN SIIF PARA REPORTES Presentar electrónicamente las declaraciones de retefuente, reteica y declaración de renta en la periodicidad establecida, generar sus respectivos recibos de pago si es del caso a través de la página WEB de la DIAN y de la Secretaría de Hacienda, previa elaboración del informe con el reporte del SIIF NACIÓN para la revisión del Coordinador(a) del Grupo de Gestión Financiera Generar a través del SIIF NACIÓN, los archivos para reportar la información exógena a la DIAN y al Distrito de Bogotá y transmitirla por la respectiva página WEB. Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Subdirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Financiera Profesional de Contabilidad – Coordinador(a) Grupo de Gestión Financiera Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizó Ángela Vásquez Arias- Auris Margarita Mendoza. Nombre Cargo Coordinadora del grupo de gestión financiera Nombre Cargo Auris Margarita Mendoza. Coordinadora del grupo de gestión financiera Declaraciones de retenciones y de renta nacionales y distritales Formatos establecidos por la DIAN y el Distrito de Bogotá debidamente diligenciados Aprobó Paola Gaitán MartínezZoe Castro Bohórquez- Ricardo Francisco Daza Gamba Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas Jefe de Planeación Cristian Armando Velandia Mora Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas DIAN DIAN Fecha Septiembre de 2012 21 de Mayo 2014 PROCESOS APOYO Código: PD-GF-02 Versión: 4.0 PROCEDIMIENTO GESTIÓN CONTABLE Página 11 de 11 Fecha: Mayo de 2014 Versión 4.0 Descripción del Cambio Se actualiza el procedimiento Fecha 21 de Mayo 2014