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PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA MAYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE
POBLACIÓN AFECTADA POR EMERGENCIAS
Código: PCD-GE-PA-205
Versión: 1
Fecha: 13-NOV-09
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1. Objetivo del procedimiento
Identificar a la población afectada por emergencias de niveles 1 2 y 3, en las diferentes localidades del distrito capital, con el fin de
brindar la adecuada y oportuna asistencia humanitaria y servir de insumo para los procesos de retorno a la normalidad
2. Glosario:
Activar: Informar a los equipos responsables de la Atención Social en Emergencias, sobre la ocurrencia de una evento, con el fin de
iniciar las acciones correspondientes a un proceso de respuesta determinado.
Afectado: Persona natural o jurídica que haya sufrido daños en su patrimonio u operación, como consecuencia de la emergencia
presentada.
Amenaza: Evento o fenómeno que puede causar daño.
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Alojamiento Temporal: Espacio o instalación designada para la permanencia temporal de personas afectadas por la emergencia,
no lesionadas, que por sus condiciones requieren atención especial.
Alojamiento Familiar: Es el alojamiento temporal que se brinda a un afectado, cuando es acogido en la vivienda de un familiar,
asumiendo el mismo su sostenimiento.
Alojamiento Social: Es el alojamiento temporal que se brinda a un afectado, cuando es acogido en la vivienda de un vecino o en un
salón comunal, asumiendo el mismo su sostenimiento.
Alojamiento Institucional: Es el alojamiento temporal que se brinda a un afectado, cuando es acogido en un salón comunal, en un
coliseo de un parque zonal, o en un espacio público, cumpliendo dos condiciones básicas: i) su administración, sostenimiento,
logística y demás costos, están a cargo directamente de entidades del SDPAE, y ii) se instala siempre por decisión del PMU.
Ayuda Humanitaria: Elementos entregados después de ocurrida una emergencia, para cubrir las necesidades básicas de la
población expuesta. Se clasifican en ayudas alimentarías y no alimentarías.
Comité Local de Emergencias (CLE): Instancia de coordinación y consulta de la administración local en la temática de la
prevención y atención de emergencias, presidido por el Alcalde Local e integrado por los representantes de las entidades con
presencia en la localidad, determinadas en el artículo 32 del Decreto 332/2004.
Desastre: Situación causada por un fenómeno de origen natural, tecnológico o humano, con alteraciones intensas en las personas,
bienes, servicios y/o medio ambiente, de forma que supera la capacidad de respuesta de las instituciones, generando necesidades
de apoyo externo.
Dirección de Prevención y Atención de Emergencias (DPAE): Entidad pública de la Secretaria de Gobierno del Distrito Capital
de Bogotá, encargada de la coordinación de los procesos de prevención y atención de emergencias en Bogotá.
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Emergencia: Suceso o incidente súbito de origen natural o antrópico, que requiere de la atención institucional sin desbordar sus
capacidades de las instituciones y/ o de los sistemas de atención y respuesta.
Formato F0 Inscripción de participantes por entidad: lo utiliza el coordinador general de registros para saber el número de
participantes por cada entidad que apoyaran el levantamiento de información de población afectada. Su diligenciamiento se debe
efectuar en el PMU, antes de iniciar los procesos de Atención Social y se debe tramitar uno por cada entidad de apoyo. Sirve a
demás para signar manzanas, líderes de grupo y encuestadores.
Formato F02 Control para el levantamiento de registros de población afectada: lo utiliza el coordinador general de registros
para tener el control de las acciones que se van desarrollando, los lideres de manzana y el personal que los apoya, así como la
entrega de los formatos para el levantamiento de población afectada.
Formato F03 Diario de campo en identificación de población afectada: tiene por finalidad hacer una relación cronológica de las
actividades desarrolladas durante el levantamiento de registros de población afectada y servir de soporte cuando se deba realizar
cambio de turno de coordinador, de forma que se disponga de la información necesaria y suficiente para continuar con la Atención
Social.
Formato F04 reconocimiento preliminar por manzana afectada: se debe diligenciar antes de iniciar el procedimiento de
levantamiento de registros de población afectada y una vez se haya determinado la zona de afectación.
Suministra datos preliminares sobre el numero de predios y e hogares afectados, proporcionando un dato aproximado de personas,
lo que sirve para tener un estimativo inicial de posibles hogares a registrar y ayudas a entregar.
Formato F05 registro de población afectada: se diligencia únicamente si se van a entregar ayudas humanitarias o si se requiere
evacuar a población afectada por emergencias. Este formato recopila información sobre el grupo familiar, edad, sexo y grupos de
prevalencia, para determinar según los criterios las ayudas humanitarias que se requieren, tanto de la DPAE como de la SDIS, así
como las observaciones iníciales para posible evacuación y alojamiento temporal.
Formato F06 Entrega masiva de ayudas de una sola clase: se utiliza cuando en un amplio sector de hogares afectados por una
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misma emergencia se determina entregar ayuda humanitaria de una sola clase, sin la necesidad de entrar a indagar mayor
información sobre cada núcleo familiar, por lo que no se utiliza el formato F 05.
Formato F07 Consolidado de afectados y ayudas humanitarias por manzana: su objetivo es establecer el total de los afectados
y las ayudas humanitarias que se requiere para entregar por manzana, en una emergencia.
Se utiliza después de haber diligenciado los registros de población afectada, formato F 05.
Formato F08 Consolidado total de afectados y ayudas humanitarias: tiene como finalidad recopilar la información total de los
hogares afectados y las ayudas humanitarias que se van a entregar en una emergencia.
Entidades Operativas: Entidades integradas por un grupo de personas organizadas, entrenadas y equipadas especialmente para
responder a la atención de las emergencias, buscando en primera instancia salvaguardar la vida de los ciudadanos afectados. En el
Distrito Capital hacen parte del Sistema Distrital para la Prevención y Atención de Emergencias.
Líder de Grupo: Es la persona encargada de liderar a los encuestadores que se encuentran realizando el registro de población
afectada en un cuadrante geográfico, determinado desde el PMU.
Mitigación: Política o acción dirigida a la reducción del riesgo.
Plan de Emergencias: Formulación de políticas, organización y métodos, que indican la manera de enfrentar una situación de
emergencia o desastre.
Puesto de Mando Unificado (PMU) Espacio físico ubicado en la zona intermedia y con visual a la zona de impacto, donde se
reúnen los oficiales operativos de mayor jerarquía de las instituciones que participan en la atención de la emergencia, con el fin de
facilitar la coordinación y toma de decisiones.
Prevención: Política o acción dirigida a evitar que se genere o mantenga una condición de riesgo.
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Recuperación: Fase final de un plan de desastres, orientada a lograr que el sistema afectado recupere su normalidad, llevándolo a
un estado igual o mejor que el existente antes de la emergencia. La recuperación consta de dos etapas que son la Rehabilitación y
la Reconstrucción.
Rehabilitación: Actividades de la fase de Recuperación en un desastre, orientadas a restablecer la operatividad de las funciones
interrumpidas o afectadas como consecuencia del mismo.
Reconstrucción: Actividad de respuesta en el período posterior a la emergencia consistentes en la reparación o sustitución de las
instalaciones, sistemas y/o equipos, afectados por el evento. Hace parte de la fase de Recuperación.
Riesgo: Lo que puede pasar cuando concurren la amenaza y la vulnerabilidad, generando daños y pérdidas
Sistema Distrital para la Prevención y Atención de Emergencias (SDPAE): Es el conjunto de procesos articulados, que
adelantan las entidades públicas y privadas que de manera autónoma y armónica deben realizar planes, programas, proyectos y
acciones específicas, con el objetivo central de asegurar el manejo integral de riesgos en Bogotá. El SDPAE forma parte del
Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, creado y organizado por el Decreto Extraordinario 919 de 1989.
Subdirección para la Gestión Integral Local: instancia dependiente de la Dirección Territorial que tiene como función la aplicación
de políticas en el ámbito local, adelanta los estudios, diagnósticos, caracterizaciones e investigaciones en los diferentes contextos
del territorio local, gerencia los proyectos y la inversión social en la localidad, participa en la formulación de políticas de integración
social y en la implementación del Sistema Integral de Protección y Seguridad Social del Distrito a nivel local, coordina las actividades
de inversión de los Fondos de Desarrollo Local y Subdirecciones Locales para la Integración Social en la formulación de los
proyectos de inversión con recursos locales y orienta a los Fondos de Desarrollo Local en la formulación de los planes de desarrollo
social local, y en la formulación de los planes operativos anuales de inversiones, en concordancia con los planes de desarrollo
Distrital y las políticas emanadas de la Secretaría (Decreto 607 de 2006)
Subdirección Local para la Integración Social (SLIS):. Son las instancias de coordinación administrativa y operativa de la
Secretaría Distrital de Integración Social ubicadas en 16 de las 20 localidades de Bogotá D.C., que organiza, gestiona y supervisa la
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adecuada y eficaz ejecución de proyectos y prestación de servicios sociales que desarrollan las unidades operativas adscritas y
aquellos que se ejecutan en asocio con operadores privados.
Víctima: Persona que ha sufrido daño en su integridad física o salud (lesiones, muerte o alteraciones psicológicas) como
consecuencia de una emergencia.
Vulnerabilidad: Incapacidad de anticipar, asimilar, resistir y recuperarse del daño sufrido.
Emergencia nivel 1: Eventos o incidentes frecuentes (diarios), espacialmente puntuales, sin posibilidades de expansión o
generación de riesgos conexos, afectación baja sobre la población. Es atendido por una o dos entidades operativas las cuales
poseen la autonomía técnica y operativa y los recursos necesarios para su control y finalización. El período operacional es muy
corto, generalmente de una o dos horas y en ningún caso es superior a 8 horas Este tipo de emergencias normalmente tienen un
bajo registro en los medios de comunicación, no alteran la funcionalidad de la ciudad y no demandan la intervención directa de las
Alcaldías Locales o Directivos del nivel central. En este nivel se ubican usualmente las emergencias médicas.
Ejemplos: Incendio estructural sin presencia de materiales peligrosos, Accidente vehicular sin afectación mayor a bienes y personas.
Daños en redes de servicios públicos, Encharcamientos.
Emergencia nivel 2: Eventos o incidentes de menor frecuencia, espacialmente puntuales, sin posibilidades de expansión o
generación de riesgos conexos, afectación baja sobre la población, que requiere para su atención de la participación de dos o más
entidades operativas. Demanda, por lo tanto, de la coordinación interinstitucional a través de un PMU comandado por alguna de las
entidades participantes. El período operacional es corto, menor a 8 horas. La capacidad técnica y operativa de las entidades es
suficiente para el control y cierre de la emergencia. En caso de necesitarse evaluaciones técnicas especializadas o soporte logístico
adicional este es tramitado a través de las Alcaldías Locales y de la DPAE. Este tipo de emergencias normalmente son registradas
por los medios de comunicación de nivel local, no alteran la funcionalidad de la ciudad y es usual que demanden solamente la
atención de las Alcaldías Locales.
Ejemplos: Incendios forestales sin afectación a la población, Rescate en montaña, - Deslizamientos pequeños sin afectación a la
población
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3. Condiciones generales
Misión de la Secretaria Distrital de Integración Social: Liderar el diseño, la implementación, el seguimiento y la evaluación de políticas
públicas, dirigidas a mejorar las condiciones de calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá, a través de la gestión social
integral que permita desde los territorios vivir una ciudad de derechos.
Visión de la Secretaria Distrital de Integración Social: En el 2018 será reconocida Internacional, Nacional, Distrital y Localmente como la
entidad rectora de la Política Social del Distrito Capital, en el marco del Estado Social de Derecho.
Las siguientes condiciones son aplicables de manera general al procedimiento:
1. La Dirección Territorial, la Subdirección para la Identificación, Caracterización e Integración, y la Subdirección para la Gestión
Integral Local a través del equipo profesional de la estrategia de Emergencias y Desastres, están a cargo del diseño de los
procedimientos, protocolos y formatos para coordinar la ejecución del proceso de atención social en Emergencias para el
Distrito Capital.
2. Las acciones a nivel distrital se coordinan con la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias –DPAE- , entidad que
activa a la Secretaria Distrital de Integración Social – SDIS 3. Para atender socialmente las emergencias en Bogotá, se realizan los procesos de capacitación y difusión de la temática, a
través de las 16 Subdirecciones Locales para la Integración Social y a las entidades del Sistema Distrital para la Prevención y
Atención de Emergencias.
4. Las-os ciudadanas-os afectados por emergencias nivel 1, 2 y 3, son atendidos inicialmente mediante el levantamiento de
registros de población afectada, apoyados con ayudas humanitarias y registrados en el sistema SIRBE.
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5. El CLE, esta conformado por: el alcalde local, un representante de la Junta Administrativa Local (JAL), un delegado del DPAE
y el gerente de la Empresa Social del Estado (ESE) de la jurisdicción, el Subdirector-a Local, el presidente de ASOJUNTAS
de la Localidad, un delegado de la Defensa Civil, el coordinado de la oficina de planeación de la alcaldía local, delegado-a del
DAMA, el coordinador del CADEL, el delegado zonal del ICBF, comandante de la estación de bomberos de la localidad, el
comandante de policía de la jurisdicción, comandante de la unidad militar de la jurisdicción
6. Criterio de participación: personas y/o familias del Distrito Capital, afectadas por eventos e origen natural o antrópicas, con
base en la definición previa de la zona afectada para la cual la SDIS haya sido activada a través del SDAPE
4. Relación con otros procedimientos y procesos
Emergencia
Nivel 1 y 2
Identificación de
Población afectada
Por Emergencias
Ciudadanos-as
y/o Familias
Emergencia Nivel 3
Registro de población
afectada por emergencias
Procesos de retorno a la
normalidad
Procedimiento
Entrega de
Ayudas
Instructivo de
montaje y
funcionamiento
de alojamientos
temporales
Ciudadanía
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5. Actividades del procedimiento
Nº
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
REGISTRO
IDENTIFICACIÓN DE POBLACIÓN AFECTADA POR EMERGENCIAS - NIVEL 1 Y 2
1
Inicio
Activar a la SDIS A través de la DPAE
para emergencias de nivel 1 o a
través de las entidades del SDPAE,
para emergencias nivel 2, ante la
ocurrencia de una emergencia
informando localidad, barrio, número
de familias afectadas y número de
personas cabeza de familia.
¿Es emergencia nivel 1 y/o nivel 2?
Coordinador de
emergencias y
desastres
(la
comunicación
se hace vía
avantel)
DPAE
Sí, continúa actividad 2
No, continúa actividad 1 de
emergencias nivel 3
2
Activar a la Subdirección Local de
Integración Social respectiva y
solicitar el levantamiento de
Registro(s)
Dirección Territorial
Subdirección Local para la
Integración Social-
Coordinador de
emergencias y
desastres
se hace vía
avantel)
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Desplazarse al sitio de la emergencia
y verificar las ayudas requeridas
¿Amerita ayuda?
Dirección Territorial
Subdirección Local para la
Integración Social-
Coordinador Grupo de Formato F05.
Emergencias en turno Registro de
población afectada
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Sí, continuar actividad 4
No, reportar y fin del procedimiento
4
PC. Levantar el registro de población
afectada.
SLIS – Equipo turno de
emergencias
Servidor-a designado- F 05
a
5
Enviar por fax copia del registro
debidamente diligenciado a
emergencias y desastres de la
Subdirección para la Gestión Integral
Local
Dirección Territorial
Subdirección Local para la
Integración Social-
Coordinador Grupo de Formato F05.
emergencias en turno Formato Envío de
Fax. Soporte del
envío por Fax
6
Recibir el fax, poner sello y fecha de
llegada
Dirección Territorial
Servidor-a
Subdirección para la Gestión Emergencias y
Integral Local - Emergencias desastres
y desastres
Fax de Formato
F05. Y colilla de
recibo de fax
7
P.C Revisar que el registro esté
completamente diligenciado y que
exista correspondencia entre las
ayudas detectadas y el grupo familiar
registrado
Subdirección para la Gestión Profesional
Integral Local - Emergencias Emergencias
y desastres
Catastróficas
No requiere
¿El registro esta completo y sin
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inconsistencias?
SI, continua en la actividad 10
No, continúa en actividad 8
8
Solicitar corrección al Servidor –a de
la SLIS que lo diligenció
SLIS- Emergencias y
desastres
9
Completar o corregir la información en Dirección Territorial
el registro original en campo
Subdirección Local para la
Integración Social-
Servidor –a
Emergencias
Catastróficas
Vía radio o fax
Coordinador turno de Formatos F05
emergencias que
diligenció el registro
Continúa actividad 6
10 Digitar la información en la base de
datos de población afectada de
Emergencias y Desastres
Subdirección para la Gestión Servidor -a
Integral Local - Emergencias Emergencias y
y desastres
desastres
Base de datos de
Población afectada
11 Entregar ayudas humanitarias según
procedimiento establecido
Subdirección para la Gestión Servidores -a s
Integral Local - Emergencias Emergencias y
y desastres
desastres
Formato F05 y Base
de datos
diligenciada
Fin
IDENTIFICACIÓN DE POBLACIÓN AFECTADA POR EMERGENCIAS - NIVEL 3
1 Activar el grupo de emergencias de la Subdirección para la Gestión Coordinador de
Subdirección para la Gestión Integral Integral Local - Emergencias Emergencias y
Local que este en turno, según la
y desastres
Desastres
magnitud de la emergencia
vía telefónica o
Avantel
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2
Activar al subdirector -a SLIS de la
localidad, solicitando desplazar el
grupo de emergencias en turno
Subdirección para la Gestión Coordinador de
Integral Local - Emergencias emergencias y
y desastres – SLIS
Desastres
3
Realizar desplazamiento a la zona de
impacto tanto del equipo de
Emergencias y Desastres como
equipos de la SLIS, según magnitud
de la emergencia
Subdirección para la Gestión Grupos de grupo De
No requiere
Integral Local - Emergencias Emergencias en turno
y desastres - grupo SLIS
4
Contactar al coordinador del PMU en
la zona de impacto
Subdirección para la Gestión Grupos de grupo De
No requiere
Integral Local - Emergencias Emergencias en turno
y desastres - SLIS
5
Asumir la coordinación general de
registros para los procedimientos de
atención social
Subdirección para la Gestión Coordinador de
Integral Local - Emergencias Emergencias y
y desastres –SLIS
Desastres o servidor-a
designado
6
Definir la zona de afectación
Subdirección para la Gestión Líder de grupo
Integral Local - Emergencias
y desastres
7
Efectuar recorrido de reconocimiento
por la zona afectada
¿Se requiere apoyo de grupos de
Emergencia de otras SLIS?
Subdirección para la Gestión
Integral Local - Emergencias
Líder de grupo
y desastres - SLIS
Código: PCD-GE-PA-205
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Avantel o Radio
Mapa de Afectación
Mapa de Afectación
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Si, continua actividad 8
No, pasar actividad 9
8
Coordinar el apoyo adicional requerido Subdirección para la Gestión
con las SLIS locales que se definan
Integral Local - Emergencias
y desastres - SLIS
Líder de grupo
9
Verificar la realización del
Subdirección para la Gestión Líder de grupo
reconocimiento preliminar de
Integral Local - Emergencias
manzanas afectadas por las entidades y desastres - SLIS
del SDPAE, o realizarlo
10 Organizar grupos para el
levantamiento de registros por
manzana
Subdirección para la Gestión Líder de grupo de
Integral Local - Emergencias emergencias en turno
y desastres - SLIS
11 Coordinar la salida a campo
entregando el material requerido al
líder de grupo
Subdirección para la Gestión
Integral Local - Emergencias
y desastres - SLIS
Radio o Avantel
Formato F 04
Formato F 01 y F 02
Líder de grupo de
Formato F 05 y F 02
emergencias en turno
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12 Diligenciar los registros en campo
Subdirección para la Gestión
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y desastres - SLIS
Líder de grupo de
Formato F 05
emergencias en turno
13 Recibir y revisar que el registro este
completamente diligenciado
Subdirección para la Gestión
Integral Local - Emergencias
y desastres - SLIS
Líder de manzana
Formato F 05
14 Solicitar corrección en campo al
servidor –a SLIS y que diligencio
Subdirección para la Gestión
Integral Local - Emergencias
y desastres - SLIS
Líder de grupo
Formato F 05
15 Consolidar los registros diligenciados
por cada grupo
Subdirección para la Gestión
Integral Local - Emergencias
y desastres - SLIS
Líder de grupo
Formato F 05 y F 07
16 Entregar al coordinador general de
registro en el PMU la información
consolidada
Subdirección para la Gestión
Integral Local - Emergencias
y desastres - SLIS
Líder de grupo
Formato F 05 y F 07
17 Revisar los registros y efectuar la
consolidación total de la información,
separando originales y copias
Subdirección para la Gestión
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y desastres - SLIS
Servidor-a encargado- Formato F 08
a de consolidar
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18 Reportar la información consolidada
al PMU y disponer los originales para
entrega de ayudas humanitarias
Subdirección para la Gestión
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y desastres - SLIS
Coordinador de
registros en PMU
Formato F 05
19 Gestionar el procedimiento de entrega Subdirección para la Gestión
de ayudas humanitarias con los
Integral Local - Emergencias
originales de F 05
y desastres - SLIS
Coordinador de
registros en PMU
Formato F 05
20 Enviar copias de F 05 para ser
sistematizadas en el SIRBE
Coordinador de
registros en PMU
Formato F 05
Fin
Subdirección para la Gestión
Integral Local - Emergencias
y desastres - SLIS
Código: PCD-GE-PA-205
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6. Aclaración de las actividades
Ninguna actividad requiere aclaración.
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7. Posibles productos y/o servicios no conformes.
ACTIVIDAD
4. Levantar Registros
De Población
Afectada
(emergencias 1 y 2)
NOMBRE
CARGO
PRODUCTO O
SERVICIO
Registros Formato F05 diligenciados
ELABORO
Sandra Patricia
Galeano
Kelly Vargas
Mendivelso
Asesora Estudiante
Profesional GIL
ESAP
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
CORRECCIÓN
REGISTRO
VERACIDAD: la información registrada
en F 05, debe ser completa, clara y
confiable
Verificar y ajustar en campo la
información
Formato F05
REVISO
APROBO
Farley Rojas Joven
Jeffrey Alfonso Prada Díaz
Subdirector para la Gestión Integral Local
Director Territorial
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