Download Entrega de ayudas humanitarias en emergencias

PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE AYUDAS
HUMANITARIAS NO ALIMENTARIAS EN
EMERGENCIAS
Fecha: 23-NOV-12
Código: PCD-GE-AH-201
Versión: 2
Página: 1 de 9
La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en la intranet – Sistema Integrado de Gestión
1. Objetivo del procedimiento:
Coordinar la distribución y entrega de las ayudas humanitarias no alimentarias, requeridas por la población afectada por Emergencias y
Desastres de origen natural o antrópico, con base en los registros efectuados, para ayudar a la estabilización social temporal de los
hogares. Este procedimiento es aplicable únicamente a emergencias niveles 1 y 2.
2. Glosario:
Afectado: Persona natural o jurídica que haya sufrido daños en su patrimonio u operación, como consecuencia de la emergencia
presentada.
Amenaza: Evento o fenómeno que puede causar daño.
Ayuda Humanitaria Es una forma de solidaridad o cooperación, destinada a la población afectada por emergencias o desastres,
para cubrir las necesidades básicas de vestuario, abrigo, agua y alimentación. Se clasifican en ayudas alimentarías y no
alimentarías.
Centro acopio: Es una bodega general de despacho para la entrega de ayudas humanitarias,
Subdirección para la Identificación, Caracterización e Integración - SICI
ubicada en la sede de la
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE AYUDAS
HUMANITARIAS NO ALIMENTARIAS EN
EMERGENCIAS
Fecha: 23-NOV-12
Código: PCD-GE-AH-201
Versión: 2
Página: 2 de 9
Comité Local de Emergencias (CLE): Instancia de coordinación y consulta de la administración local en la temática de la
prevención y atención de emergencias, presidido por el Alcalde Local e integrado por los representantes de las entidades con
presencia en la localidad, determinadas en el artículo 32 del Decreto 332/2004.
Desastre: Situación causada por un fenómeno de origen natural, tecnológico o humano, con alteraciones intensas en las personas,
bienes, servicios y/o medio ambiente, de forma que supera la capacidad de respuesta de las instituciones, generando necesidades
de apoyo externo.
Fondo de Prevención y Atención de Emergencias (FOPAE): Entidad pública de la Secretaria de Gobierno del Distrito Capital de
Bogotá, encargada de la coordinación de los procesos de prevención y atención de emergencias en Bogotá.
Emergencia: Suceso o incidente súbito de origen natural o causado por el ser humano, que requiere de la atención institucional sin
desbordar sus capacidades de las instituciones y/ o de los sistemas de atención y respuesta.
Encargado de Bodega: Persona designada por la entidad para el control del abastecimiento, almacenamiento, distribución y
transporte de las ayudas humanitarias que serán entregadas a la población afectada por emergencias.
Formato F05 registro de población afectada: se diligencia únicamente si se van a entregar ayudas humanitarias o si se requiere
evacuar a población afectada por emergencias. Este formato recopila información sobre el grupo familiar, edad, sexo y grupos de
prevalencia, para determinar según los criterios las ayudas humanitarias que se requieren, tanto de la DPAE como de la SDIS, así
como las observaciones iníciales para posible evacuación y alojamiento temporal.
Gestión del Riesgo de Desastres: (Ley 1523 de 2007) Es un proceso social orientado a la formulación, ejecución, seguimiento y
evaluación de políticas, estrategias, planes, programas, regulaciones, instrumentos, medidas y acciones permanentes para el
conocimiento y la reducción del riesgo y para el manejo de desastres, con el propósito explícito de contribuir a la seguridad, el
bienestar, la calidad de vida de las personas y al desarrollo sostenible.
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE AYUDAS
HUMANITARIAS NO ALIMENTARIAS EN
EMERGENCIAS
Fecha: 23-NOV-12
Código: PCD-GE-AH-201
Versión: 2
Página: 3 de 9
Mitigación: Política o acción dirigida a la reducción del riesgo.
Modalidad de Gestión del Riesgo: Gestión del Riesgo de Desastres, es una modalidad encaminada a contribuir al bienestar y la
calidad de vida de las familias afectadas por emergencias de origen natural y antrópico, mediante procesos sociales orientados al
conocimiento, la reducción del riesgo y el manejo de desastres, coordinando la identificación de la población afectada, la entrega de
ayudas humanitarias alimentarías y no alimentarías, el montaje y funcionamiento de alojamientos temporales institucionales,
garantizando la continuidad en la prestación de los servicios sociales afectados por dichas situaciones.
Plan de Emergencias: Formulación de políticas, organización y métodos, que indican la manera de enfrentar una situación de
emergencia o desastre.
Puesto de Mando Unificado (PMU) Espacio físico ubicado en la zona intermedia y con visual a la zona de impacto, donde se
reúnen los oficiales operativos de mayor jerarquía de las instituciones que participan en la atención de la emergencia, con el fin de
facilitar la coordinación y toma de decisiones.
Prevención: Política o acción dirigida a evitar que se genere o mantenga una condición de riesgo.
Recuperación: Fase final de un plan de desastres, orientada a lograr que el sistema afectado recupere su normalidad, llevándolo a
un estado igual o mejor que el existente antes de la emergencia. La recuperación consta de dos etapas que son la Rehabilitación y
la Reconstrucción.
Rehabilitación: Actividades de la fase de Recuperación en un desastre, orientadas a restablecer la operatividad de las funciones
interrumpidas o afectadas como consecuencia del mismo.
Reconstrucción: Actividad de respuesta en el período posterior a la emergencia consistentes en la reparación o sustitución de las
instalaciones, sistemas y/o equipos, afectados por el evento. Hace parte de la fase de Recuperación.
Riesgo: Lo que puede pasar cuando concurren la amenaza y la vulnerabilidad, generando daños y pérdidas
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE AYUDAS
HUMANITARIAS NO ALIMENTARIAS EN
EMERGENCIAS
Fecha: 23-NOV-12
Código: PCD-GE-AH-201
Versión: 2
Página: 4 de 9
Sistema Distrital para la Prevención y Atención de Emergencias (SDPAE): Es el conjunto de procesos articulados, que
adelantan las entidades públicas y privadas que de manera autónoma y armónica deben realizar planes, programas, proyectos y
acciones específicas, con el objetivo central de asegurar el manejo integral de riesgos en Bogotá. El SDPAE forma parte del
Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, creado y organizado por el Decreto Extraordinario 919 de 1989.
Subdirección para la Gestión Integral Local: instancia dependiente de la Dirección Territorial que tiene como función la aplicación
de políticas en el ámbito local, adelanta los estudios, diagnósticos, caracterizaciones e investigaciones en los diferentes contextos
del territorio local, gerencia los proyectos y la inversión social en la localidad, participa en la formulación de políticas de integración
social y en la implementación del Sistema Integral de Protección y Seguridad Social del Distrito a nivel local, coordina las actividades
de inversión de los Fondos de Desarrollo Local y Subdirecciones Locales para la Integración Social en la formulación de los
proyectos de inversión con recursos locales y orienta a los Fondos de Desarrollo Local en la formulación de los planes de desarrollo
social local, y en la formulación de los planes operativos anuales de inversiones, en concordancia con los planes de desarrollo
Distrital y las políticas emanadas de la Secretaría. (Decreto 607 de 2006)
Subdirección Local para la Integración Social (SLIS):. Son las instancias de coordinación administrativa y operativa de la
Secretaría Distrital de Integración Social ubicadas en 16 de las 20 localidades de Bogotá D.C., que organiza, gestiona y supervisa la
adecuada y eficaz ejecución de proyectos y prestación de servicios sociales que desarrollan las unidades operativas adscritas y
aquellos que se ejecutan en asocio con operadores privados.
Víctima: Persona que ha sufrido daño en su integridad física o salud (lesiones, muerte o alteraciones psicológicas) como
consecuencia de una emergencia.
Vulnerabilidad: Incapacidad de anticipar, asimilar, resistir y recuperarse del daño sufrido.
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE AYUDAS
HUMANITARIAS NO ALIMENTARIAS EN
EMERGENCIAS
Fecha: 23-NOV-12
Código: PCD-GE-AH-201
Versión: 2
Página: 5 de 9
3. Condiciones generales
Las siguientes condiciones son aplicables de manera general al Procedimiento para la Entrega de Ayudas Humanitarias en
Emergencias:
1. La Dirección Territorial a través del equipo de Gestión del riesgo, está a cargo del diseño de los procedimientos, protocolos y
formatos para coordinar la ejecución del proceso de Atención Social en Emergencias para el Distrito Capital.
2. Las acciones a nivel distrital se coordinan con el Fondo de Prevención y Atención de Emergencias, entidad que activa a la
Secretaria Distrital de Integración Social.
3. Para atender socialmente las emergencias en Bogotá, se realizan los procesos de capacitación y difusión de la temática, a
través de las 16 Subdirecciones Locales para la Integración Social y el nivel central de la SDIS.
4. Las(os) ciudadanas(os) afectados por emergencias de origen natural o antropico, deben ser atendidos inicialmente mediante
el proceso de identificación de población afectada para ser apoyados posteriormente con las ayudas humanitarias no
alimentarías que suministra el Distrito Capital.
5. Cubrir toda la población afectada, sin distingo de raza, religión, ideología y nivel socioeconómico.
6. La entrega de ayudas humanitarias es una forma de solidaridad, destinada a restituir los derechos de la población afectada
por emergencias, para cubrir las necesidades básicas de vestuario, abrigo, agua y alimentación.
7. En Bogotá la responsabilidad para entrega de ayudas humanitarias recae sobre dos instancias: el Fondo de Prevención y
Atención de Emergencias –FOPAE- y la Secretaria Distrital de Integración Social – SDIS -, quienes de forma coordinada
entregan los diferentes suministros según lo establecido en el formato F05.
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE AYUDAS
HUMANITARIAS NO ALIMENTARIAS EN
EMERGENCIAS
Fecha: 23-NOV-12
Código: PCD-GE-AH-201
Versión: 2
Página: 6 de 9
8. Las ayudas humanitarias deben cubrir necesidades básicas de subsistencia, encaminadas a solucionar la interrupción
repentina de la capacidad de abastecimiento provocado por la emergencia
9. Las ayudas humanitarias deben ser temporales, complementarias y controladas.
10. Las ayudas de humanitarias no solo movilizan ayuda material, deben propiciar la generación de valores de integración social,
como la solidaridad y la cooperación mutua.
11. La entrega de ayudas humanitarias debe ser digna.
4. Relación con otros procedimientos y procesos
Procedimiento de
identificación de
población
afectada
Población afectada
por Emergencias y
Desastres
Registros F05
sistematizados
ENTREGA DE
AYUDAS
HUMANITARIAS
Estabilización
social temporal
de los hogares.
Ciudadanía
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
5. Actividades
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE AYUDAS
HUMANITARIAS NO ALIMENTARIAS EN
EMERGENCIAS
Fecha: 23-NOV-12
Código: PCD-GE-AH-201
Versión: 2
Página: 7 de 9
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
Integración Social
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE AYUDAS
HUMANITARIAS NO ALIMENTARIAS EN
EMERGENCIAS
Fecha: 23-NOV-12
Código: PCD-GE-AH-201
Versión: 2
Página: 8 de 9
6. Aclaración de las actividades
Actividad 1. Entregar copia del registro F05 revisado, al encargado de la bodega y solicitar la entrega de ayudas humanitarias.
Se envía copia del formato F05 diligenciado al FOPAE, para que puedan proceder a la entrega de las ayudas respectivas.
Actividad 2. Organizar las ayudas humanitarias requeridas y diligenciar formato SUMA. Esta actividad incluye la entrega de las
ayudas al personal de vigilancia de la sede Casa Rosada o la unidad operativa donde funcione el centro de acopio para su posterior
control de salida. Dicho personal se queda con una copia del formato SUMA.
Actividad 4. Enviar a la SLIS las respectivas ayudas humanitarias para ser entregadas a los afectados. Se envía una copia del
formato SUMA a la Subdirección Local.
Actividad 5. Realizar la entrega de ayudas humanitarias a la ciudadanía afectada, haciendo firmar el formato SUMA. Esta
actividad puede ser apoyada por el equipo de gestión del riesgo.
Actividad 7. Recepcionar los formatos, verificando si quedan ayudas humanitarias pendientes por entregar. Si definitivamente
no pueden entregarse las ayudas pendientes, se deben devolver al centro de acopio para hacer la anulación de los registros SUMA
correspondientes y volverlas a incorporar al inventario.
Actividad 8. Actualizar la información previamente sistematizada: registrar las ayudas efectivamente recibidas por la población
afectada, a partir de la información consignada en los registros SUMA. Este registro se debe hacer en el mismo archivo de
sistematización de los registros F05.
Fecha: 23-NOV-12
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
Código: PCD-GE-AH-201
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES INTEGRALES
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE AYUDAS
HUMANITARIAS NO ALIMENTARIAS EN
EMERGENCIAS
Integración Social
Versión: 2
Página: 9 de 9
Posibles productos y/o servicios no conformes
PRODUCTO O
SERVICIO
ACTIVIDAD
5. Realizar la entrega de
ayudas
Atención al ciudadana(o)
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
CORRECCIÓN
REGISTRO
TRATO : El trato que se le brinda la
ciudadano se debe caracterizar por:
Respeto : utilización de lenguaje adecuado
(no agresivo), escuchar al ciudadano-(a) con
atención, llamarlo por su nombre (no utilizar
apodos ni diminutivos u otras denominaciones
que atenten contra la integridad de la persona)
Cálida: tono de voz adecuado, permanente
contacto visual
Se debe responder las quejas
o reclamos verbales o escritos
frente a la inadecuada
atención recibida por parte de
un-a ciudadana.
Formato de
auditoría a
procedimientos
F-IM-PRO
ELABORO
REVISO
APROBÓ
NOMBRE
Juan Carlos Díaz
Sandra Ávila Perez
Luis Pinzón
Daniel Andres Mora Avila
Jarlin Díaz Gomez
CARGO
Profesional Subdirección
para la Identificación,
Caracterización e Integración
Gestora del SIG para
la Subdirección ICI
Gestor Proceso de
Prestación de Servicios
Sociales
Subdirector para la
Identificación, Caracterización e
Integración (E)
Directora Territorial