Download procedimiento de creación y entrega de tarjetas - SDIS

Código: PCD-PS-TA-568
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE CALIDAD
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN Y ENTREGA DE
TARJETAS
Integración Social
Versión:0
Fecha: 28-MAR-11
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1. Objetivo del procedimiento
Crear y entregar las tarjetas a las Personas Mayores beneficiarias del servicio social, con el fin de contribuir a la garantía de sus
derechos y al mejoramiento de su calidad de vida.
2. Glosario
TARJETA PAYTM: Tarjeta de pagos generada por el Banco, por medio de la cual los beneficiarios pueden acceder a sus pagos a
través de cajeros automáticos.
SOBREFLEX: Es una forma continua, esta clase de productos son utilizados para el manejo de información confidencial, la cual no
permite que personas ajenas al destinatario final puedan leerla. Contiene la clave asignada a cada beneficiario.
3. Condiciones generales
Se debe tener en cuenta el Convenio Marco 090000-1657 – de 2005 DDT - ENTIDAD BANCARIA
Normas jurídicas. Las siguientes normas son base legal para este procedimiento:
Resolución 44 del 17 de enero de 2011
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5.Relación con otros procedimientos y procesos
Procedimiento de
Ingreso a Servicios
Sociales
Acto administrativo
de ingreso
Registro de activo en
el sistema de
información
Creación y
Entrega de
Tarjetas
Tarjetas entregadas
Tarjetas destruidas
Procedimiento de
Abono de
Subsidio A, B, B
desplazado y C.
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4. Diagrama de flujo del procedimiento
* Ver aclaraciones de la actividad en el capítulo 6 del procedimiento
Ver posibles no conformidades de la actividad en el capítulo 7 del procedimiento
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5. Aclaración de las actividades
Actividad 2. Las personas mayores a quienes se les debe crear la tarjeta PAYTM, son aquellas que ya estando activas en el servicio
de abono a subsidios en Subsidio A, B, B desplazado y C, no cuentan con tarjeta bancaria.
Actividad 3. La Subdirección de Investigación e Información genera el informe de tarjetas a partir de los reportes de CITIBANK y del
sistema de informacion
Actividad 5. La SLIS envía a la Subdirección para la Vejez, respuesta del informe de tarjetas dentro de los plazos establecidos.
Actividad 6. Cuando en el resultado de la verificación, figuren personas que no esten en el listado y que no evidencien entrega de
tarjeta, se deberá informar por parte de la Subdirección para la Vejez a la SLIS y solicitar aclaracion de la situacion con el fin de definir
si requiere o no la tarjeta. Tanto la solicitud de aclaración como la respuesta a la misma se realizarà via correo electrónico.
Actividad 7. Una vez consolidada la información, se genera una archivo txt, con base en las plantillas que suministra la entidad
bancaria. Posteriormente, se ingresa al aplicativo del banco, en el cual se carga el archivo anterior y se solicita la asignación de clave.
Este archivo se comprime y se remite vía Outlook al banco.
Actividad 8. Se elabora un oficio que será remitido la entidad bancaria, solicitando la creación de las tarjetas, según el archivo enviado
en la actividad anterior, e incluyendo la clave de seguridad previamente asignada (número de control bancario).
Actividad 11. Conociendo el reporte de tarjetas creadas, el responsable de subsidios en la Subdirección para la Vejez, elabora el
cronograma de entrega de tarjetas por cada localidad, asignando las fechas para dicha entrega, las cuales no deben superar 10 días
hábiles contados a partir de la recepción del informe de creación. Si se requiere una entrega especial se debe coordinar con la entidad
bancaria. En todo caso, la programación de entrega deberá garantizar el tiempo suficiente y la oportuna ubicación de las personas
mayores.
Actividad 15. El representante del banco, debe realizar la explicación del uso de la tarjeta PAYTM, garantizando que sea clara y que
las personas mayores hayan entendido; adicionalmente entregara a estas el folleto instructivo sobre el manejo de la tarjeta.
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Actividad 16. Una vez recibida la tarjeta, la persona mayor debe firmar e imprimir la huella en los listados diseñados por la entidad
bancaria. En caso de no saber firmar, se colocará únicamente la huella, y se hará la anotación correspondiente “manifiesta no saber
firmar”, nombres completos, cédula de ciudadanía y teléfono de dos testigos, previa verificación de la identidad de la persona que recibe
la tarjeta, mediante la presentación del original de la cédula de ciudadanía.
En el momento de la entrega de tarjetas se diligenciará por parte de la SLIS lo siguientes formatos:
• Acta de entrega
• Formato de autorización de expedición y bloqueo de tarjeta.
Por parte de la Entidad bancaria:
• Planilla de entrega de tarjetas, firmada por las personas que las reciben.
• Planilla de entrega de sobrefléx, firmada por las personas que los reciben.
6. Posibles productos o servicios no conformes
ACTIVIDAD
PRODUCTO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Completitud
El listado debe indicar el motivo de la creación, según las siguientes causales:
2
Activación
Elabora y
Levantamiento de suspensión.
envía listado
Pérdida, hurto o daño.
Listado
de creación de
Destrucción en DDT y / o SLIS
tarjetas a
Modificación por corrección de documento de identidad en el sistema
subvejez
de información.
Cuando se realice cambio de subsidio A, B, B desplazado al Subsidio
C o viceversa.
TRATAMIENTO
REGISTRO
Rechazar la
solicitud
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
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ACTIVIDAD
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TARJETAS
PRODUCTO
Solicitud
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Oportunidad
Durante el mes, se realizarán dos solicitudes masivas de creación de tarjetas
así:
Al cierre del período, durante los cuatro (4) primeros días calendario del mes
siguiente (aplica para la SLIS en los casos de subsidio A, B, B desplazado).
A más tardar los días 15 o 16 de cada mes (aplica para la Subdirección para la
Vejez, todos los subsidios).
Dentro de los términos antes mencionados, la SLIS enviará el listado respectivo
a la Subdirección para la Vejez. En cada uno de estos períodos el responsable
de servicio de abono a subsidios de la SLIS, debe revisar cuales son las
necesidades y reportarlas a la Subdirección para la Vejez, realizando los
controles y verificaciones necesarias para evitar la duplicidad de solicitudes.
En los casos de nuevos ingresos a subsidio C, se deben solicitar
creaciones en la segunda fecha, para evitar el cobro de la cuota de
manejo, debido al abono mes vencido.
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TRATAMIENTO
REGISTRO
Devolución del
listado de
tarjetas por crear
a la SLIS para
que se realicen
los cruces
respectivos.
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Depuración
Informe de tarjetas depurado con los cruces requeridos
3. Genera
informe de
tarjetas y
remite a
Subdirección
para la vejez
Informe de
tarjetas a crear
Completitud
El informe debe contener:
CONSOLIDADO GENERAL: Contiene los saldos generales de tarjetas activas
de Personas mayores con estado activo y suspendido en sistema de
información. Cabe mencionar que algunas SLIS han activado personas de
subsidio C en otros Subsidios sin bloquear tarjeta, estos casos se marcan
cómo Cambiar Tarjeta.
BLOQUEOS: Contiene los registros de casos cuyas tarjetas aún figuran Activas
en el banco, pero de acuerdo con el sistema de información, pertenecen a
personas mayores ya egresadas y/o suspendidas (En algunos casos, se trata
de tarjetas a nombre de personas mayores cuyos números de documento
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ACTIVIDAD
PRODUCTO
7.
Consolida
listado de
creacion,
genera no. de
control
bancario y
realiza
Solicitud de
creación de
tarjetas
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
fueron digitados erróneamente en el sistema de informacion).
CREACIONES: Contiene las listas de casos que requieren revisión de la SLIS
para el aval de creación de tarjeta PAYTM.
TRASLADOS: Contiene la informacion de Personas Mayores que se encuentran
en estado trasladado y requieren ser activadas en la Localidad destino.
TARJETAS PENDIENTES POR ACTIVAR: Contiene los registros de las tarjetas
creadas solicitadas por las Subdirecciones Locales de Integración Social que en
la actualidad no han sido activadas por las personas mayores a quienes se les
hizo la entrega por parte de CITIBANK.
SALDOS SUPERIORES: Contiene los registros de personas mayores que
acumulan un saldo superior equivalente a dos (2) mensualidades consecutivas
de subsidio. Es importante tener en cuenta que cuando una tarjeta tiene saldo
superior y su estado es pendiente por activar, lo más posible es que esta tarjeta
haya sido creada, pero no entregada, y la DDT la destruyó; pero la Localidad no
la bloqueó para su posterior creación.
NO COINCIDENTES: Son tarjetas que se encuentran activas, pero no
pertenecen a ninguna Persona mayor registrada en el sistema de información.
Oportunidad
Esta solicitud deberá enviarse al banco a más tardar los días 5 y 17 de cada
mes (aplica a la Subdirección para la Vejez).
Completitud
Todas las solicitudes de creación de tarjeta, deben contar con un número de
control de la entidad bancaria (clave de seguridad), el cual se obtiene con el
software suministrado por la misma entidad. Aplica únicamente a la
Subdirección para la Vejez.
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TRATAMIENTO
REGISTRO
El Subdirector
para la Vejez no
firma la solicitud
hasta que se
cumpla el criterio
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
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ACTIVIDAD
solicitud a
entidad
bancaria
9,
Expide tarjetas
y envia
relación e
informe de la
creación a
Subdireccion
de
Investigación e
Información
11.
Revisa informe
de entidad
bancaria
envia a las slis
con
cronograma de
entrega
13.
Cita a las
personas
mayores a la
hora y fecha
establecida
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PRODUCTO
Informe de
creación de
tarjetas
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Conservación
Todas las comunicaciones que contienen los códigos de seguridad, remitidos
por la Subdirección para la Vejez a la entidad bancaria, deben conservarse en
medio impreso y en archivo consecutivo. Aplica únicamente a la Subdirección
para la Vejez.
Completitud
El informe enviado por la entidad bancaria contiene el reporte de:
• Tarjetas activas con fecha de corte de la última relación de abono
• Tarjetas creadas y rechazadas indicando la causa
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TRATAMIENTO
REGISTRO
Rechazo del
informe hasta
que cumpla el
criterio
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Fechas de
entrega de
tarjetas
Oportunidad
Las fechas de entrega no deben superar 10 días hábiles contados a partir de la
recepción del informe de creación.
Ajuste del
cronograma al
criterio de
aceptación
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Citación
Autorización
Para los casos de interdicción o cualquier caso especial, la citación y posterior
entrega de los documentos deberá ser previamente aprobada por el Subdirector
Local respectivo, en el formato previsto para tal fin, copia del cual se enviará a
la entidad bancaria.
Cancelar la
citación hasta
que se cumpla el
criterio
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
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Integración Social
PRODUCTO
15.
Entrega
tarjetas,
sobreflex e
instructivo
bancario , da
explicación ,
elabora y firma
acta y
documentos
de entrega
Entrega
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Autorización
La entrega de tarjetas se hará a la persona mayor, o a su acudiente
debidamente autorizado, en las instalaciones de SLIS. Será requisito
indispensable la presentación de la cédula de la persona mayor y una fotocopia;
El acudiente debe presentar el original de su cédula y la autorización escrita
debidamente autenticada. Aplica únicamente cuando la Persona mayor es
discapacitada o tiene una dependencia severa o se encuentra incapacitada de
forma temporal.
CARGO
TRATAMIENTO
REGISTRO
No realizar
entrega
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Seguridad
La entrega de las tarjetas debe hacerse atendiendo y aplicando las normas de
seguridad establecidas por la entidad bancaria
ELABORO
NOMBRE
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PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN Y ENTREGA DE
TARJETAS
ACTIVIDAD
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EQUIPO TECNICO
SUBDIRECCION PARA LA
VEJEZ
SUBSIDIOS ECONOMICOS
REVISO
MARTHA RUTH CARDENAS
MONSALVE
BIBIANA MURCIA
QUINTERO
SUBDIRECTORA PARA LA
VEJEZ
PROFESIONAL DE
CALIDAD
SUBDIRECCIÓN PARA LA
VEJEZ
APROBO
HENRY MENDOZA
JUAN FERNANDO
RUEDA
JEFREY ALFONSO PRADA DÍAZ
Subdirector de Investigación
e Información
Director Poblacional
Director Territorial