Download Abono de subsidios económicos para personas mayores

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PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE CALIDAD
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PROCEDIMIENTO DE ABONO DE SUBSIDIOS
ECONÓMICOS
PARA PERSONAS MAYORES
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1. Objetivo del procedimiento
Garantizar el abono mensual del subsidio A, B, B desplazado y C a las personas mayores registrados-as como activos-as en Sistema de
Información, con el fin de contribuir a la garantía de sus derechos y al mejoramiento de su calidad de vida.
2. Glosario
NOVEDADES: Aquella actividad o acción que da origen a un cambio de estado en el Sistema de Información
ESTADO EN EL SISTEMA DE INFORMACION: Es la identificación del proceso en que se encuentra el ciudadano-a en el Sistema de
Información.
RELACIÓN DE ABONO: Es un documento que contiene un listado de beneficiarios activos (que son suceptibles al abono),
suspendidos, egresados, trasladados y activados que se generan en las SLIS y contiene los datos básicos de las Personsa Mayores
registradas con corte al último día hábil del mes anterior en el Sistema de Información.
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RESOLUCION DE PAGOS: Acto administrativo expedido por la SDIS, mediante el cual se ordena el reconocimiento y pago de los
subsidios.
SUBCOMITE LOCAL DE PERSONA MAYOR: Instancia consultiva que recomienda al Subdirector – a Local el ingreso o egreso de las
Personas Mayores al servicio social (lista de espera y subsidios económicos)
VALIDACION DE CONDICIONES: Es la revisión del cumplimiento de los criterios mediante el cruce de base de datos y la aplicación de
un formato único “VISITA DOMICILIARIA” donde se describe la situación actual y define el acceso y/ o continuidad en el servicio social
según el concepto profesional.
SUBSIDIO A: Suma de dinero entregado por el Distrito a través de la SDIS a las personas mayores, por valor de $164.000
SUBSIDIO B: Suma de dinero entregado por el Distrito a través de la SDIS a las personas mayores, por valor de $84.000
SUBSIDIO B DESPLAZADO: Suma de dinero entregado por el Distrito través de la SDIS a las personas mayores en situación de
desplazamiento, por valor de $84.000
SUBSIDIO C: Subsidio en dinero entregado por el distrito a través de los Fondos de Desarrollo Local, a personas mayores residentes
de la localidad por valor de $84.000
INFORME DE CUMPLIMIENTO DE METAS: Es el documento en el que se registra de forma cualitativa y cuantitativa el consolidado las
actividades desarrolladas durante un periodo especifico (trimestral y otro semestral).
META FISICA: Son los cupos asignados y el control sobre los mismos
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3. Condiciones generales
Convenio. Se debe tener en cuenta el Convenio Marco 090000-1657 – de 2005 DDT - ENTIDAD BANCARIA
Normas jurídicas. La siguientes normas son base legal para este procedimiento:
Resolución 44 del 17 de enero de 2011
Artículo 2 de la Declaración Universal de los Derechos Humanos
Artículo 9 del Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales
Artículos 14 y 17 del Convenio IV de Ginebra
Constitución Política Nacional, artículos 1, 13 y 46.
Ley 100 de 1993.
Decreto 3771 de 2007.
Decreto 4943 de 2010.
Código Contencioso Administrativo
.
Información de personas activas en el sistema. Los listados de personas mayores activas en el sistema de información de la SDIS,
deberán contener como medios de seguridad, la siguiente información: número único de reporte, fecha y hora de obtención, número de
personas mayores relacionadas, valor global a abonar en cada listado y firmas de Subdirector-a Local para la Integración Social y
responsables del servicio social en la SLIS.
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Subsidio C. En los casos de abono de subsidio C, las fechas establecidas para las diferentes actividades podrán ser modificadas, por
ejemplo, en el evento que se presente finalización de la ejecución de Resoluciones.
Localidades. En el marco del Decreto 101 de 2010 los Alcaldes Locales como ordenadores del gasto firman adicionalmente la relación
de abono y el responsable del presupuesto de la alcaldía programa el PAC.
Comprobación de supervivencia. La Subdirección Local comprobará la supervivencia de la persona mayor mediante sistema
biométrico. En su defecto dicha comprobación podrá surtirse mediante certificado de supervivencia allegado por la persona mayor cada
tres meses.
4. Relación con otros procedimientos y procesos
Novedades
actualizadas en el
Sistema de
Información
Creación y entrega
de tarjetas
Relación de abono
a subsidio
Procedimiento de
Bloqueo de Tarjetas
y suspensión
Abono de
Subsidio A, B, B
desplazados y C
Subsidios abonados
a Personas
Mayores
Procedimiento de
Egreso de los
Servicios Sociales
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5. Diagrama de flujo del procedimiento
* Ver aclaraciones de la actividad en el capítulo 6 del procedimiento
Ver posibles no conformidades de la actividad en el capítulo 7 del procedimiento
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6. Aclaración de las actividades
Actividad 2. ¿Como se debe proceder cuando una persona mayor no recibió el subsidio o presenta problemas con su saldo?
a) La persona mayor activa en el servicio, manifiesta su inconformidad o su inquietud en la SLIS, sobre el hecho de no haber recibido el
subsidio o de presentar problemas con su saldo durante el mes, a un servidor del equipo responsable del servicio de subsidios
económicos para la Persona Mayor en la SLIS.
b) El responsable del servicio en la SLIS, solicita el número de identificación de la Persona Mayor para verificar en el sistema de
información o con el servidor público encargado del sistema, el estado en el que se encuentra la persona mayor que hace la
solicitud.
c) Si la persona mayor se encuentra en estado activo o suspendido; el responsable del servicio en la SLIS que atiende el caso, explica
las causas por las cuales no cuenta con el subsidio.
d) Si la persona mayor se encuentra en estado Activo, el responsable del servicio en la SLIS consulta, a través de la pagina de Internet
de Credibanco Visa www.visa.com.co, verifica el saldo de la tarjeta PAY-TM de la persona mayor y los movimientos que han tenido,
identificándolo con el número de documento de identidad y el número de tarjeta que le corresponda. Adicionalmente, consulta en el
modulo de beneficios el histórico de los abonos:
• Beneficios otorgados donde figura la aplicación del abono con la fecha.
• Autorizados susceptibles de pago en el mes
• Rechazados abonos no aplicados con éxito a la tarjeta
• Otorgados abonos aplicados a la tarjeta
• No figura cronológicamente al mes del abono
e) Si el abono ya fue efectuado, entonces el responsable del servicio en la SLIS, le trasmite la información a la persona mayor.
f) Si identifica que tiene un abono pendiente se informa a la Subdirección para la Vejez quien registra como autorizado en el sistema
de información para el respectivo abono. El responsable del servicio de la SLIS presenta el consolidado de abonos pendientes
durante el mes, en la forma y fechas establecidas a la Subdirección para la Vejez y se elabora acta.
g) En los casos en que se levante la suspensión, el responsable del servicio de la SLIS deberá informar de la novedad a la
Subdirección para la Vejez, a mas tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al de haberse producido el levantamiento de la
suspensión.
h) En caso de dudas sobre algún abono pendiente la Subdirección para la Vejez solicitará al Banco un reporte de histórico de
transacciones y movimientos de la tarjeta.
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¿Qué situaciones se pueden presentar al consultar los movimientos de la tarjeta en la entidad financiera?
- Fondos insuficientes: Se presenta cuando una persona mayor activa en el servicio intenta retirar un monto superior al que tiene
en la tarjeta.
- PIN Inválido: Esta situación se presenta cuando una persona mayor activa en el servicio esta digitando una clave que no le
corresponde.
- Tarjeta Inválida: Cuando la persona mayor activa en el servicio introduce una tarjeta que no puede ser leída por deterioro en la
banda magnética, o cuando se encuentra sin activar.
- Tarjeta bloqueada o retirada fondos devueltos: Se presenta cuando la tarjeta del beneficiario ha sido bloqueada con base en las
causales pertinentes.
Actividad 3. La entrega de la información de abonos pendientes debidamente revisados a la Subdirección para la Vejez, debe hacerse
en la última semana de cada mes. Para tal efecto, el responsable del servicio de subsidios económicos para la Persona Mayor se hará
presente en la Subdirección para la Vejez, previa concertación con ésta área para realizar conjuntamente nueva verificación y levantar
el acta respectiva, la cual debe estar firmada por las personas que intervienen en esta actividad.
Los casos en los cuales no se puede abonar de forma ordinaria el subsidio a las personas mayores activas en el servicio de subsidios
económicos, por los cuales se puede presentar un subsidio pendiente son los siguientes:
•
•
•
•
Cuando se levanta suspensión para activación: se ingresaran a la relación de abono, los pagos pendientes por suspensión, una
vez se haya hecho el levantamiento. Estas suspensiones no deben superar los dos (2) meses término en el cual se debe definir
la situación de la persona mayor (activar o egresar) siguiendo el trámite respectivo.
La Subdirección de Investigación e Información remite a la Subdirección para la Vejez informe de posibles abonos pendientes
que es revisado y registrado en el sistema.
Cuando se presentan rechazos por parte de la entidad bancaria al no contar con una tarjeta activa en la fecha correspondiente al
abono, caso en el cual se autorizará el respectivo abono una vez se cuente con la creación de la tarjeta.
Por traslado: (la persona mayor no tiene legalizada su situación en la localidad de destino): se ingresará en la relación de abono,
los abonos pendientes cuando la localidad de origen registra el estado trasladado y la localidad de destino no lo activa en el
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periodo correspondiente.
Por cambio de datos en documento de identidad: se ingresarán en la relación de abono, los saldos pendientes de personas
mayores a las cuales se les ingresó de manera errada al sistema, los datos exactos de su documento de identidad y la creación
de la nueva tarjeta.
Saldos en cuenta: cuando se bloquea una tarjeta de una persona activa y tiene saldo, se restituirá una vez se haya solicitado la
creación de tarjeta.
Actividad 8. Durante la sesión del Subcomité de la persona mayor se diligencia acta
Actividad 10. El responsable en la SLIS debe incluir en el Sistema de Información las novedades, teniendo en cuenta los actos
administrativos que emita el-la Subdirector-a local para la Integración Social. Estas novedades deben incluirse máximo dentro de los 3
dias hábiles después que se produzcan y al final de mes antes de enviar los listados de abono de subsidios deben quedar todos
incluidos.
¿Cuáles son las novedades que se deben registrar en el sistema?
•
•
•
•
•
•
Activación: Es el trámite mediante el cual la Secretaría Distrital de Integración Social vincula al ciudadano o ciudadana
en la modalidad de Servicio Social. (En este estado el ciudadano se encuentra en estado activo).
Egreso: Son los parámetros mediante los cuales la Secretaría Distrital de Integración Social determinan la salida de
atención en la modalidad de los Servicios sociales a los ciudadanos y ciudadanas. (En este estado el ciudadano y se
encuentra en estado egresado).
Suspensión: Es la etapa del trámite mediante el cual la Secretaria Distrital de Integración social interrumpe la
prestación del servicio en forma preventiva luego de encontrar que el ciudadano o ciudadana presuntamente no cumple
con los criterios de ingreso en la modalidad de los servicios sociales. (En este estado el ciudadano se encuentra en
estado suspendido).
Corrección de inconsistencias frente al documento de identidad: Actuación mediante la cual se corrige o modifica la
informacion contenida en el documento de identidad de un beneficiario en el sistema de información.
Traslados: Estado mediante el cual se formaliza el traslado de un beneficiario de una localidad a otra por cambio de
residencia.
Levantamiento de suspensión Estado mediante el cual se determina la continuidad o no de un beneficiario en el
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servicio social
Una vez registradas las novedades el equipo responsable del servicio en la SLIS notificará en legal forma a la persona mayor, la
resolución por medio de la cual se aprueba su ingreso, para el efecto, deberá dar cumplimiento a lo normado en el Código Contencioso
Administrativo. Adicionalmente diligenciara el acta de compromiso, que debe ser firmada por la persona mayor y su acudiente.
Actividad 12. Se diligenciará el Formato de Verificación de Bases de datos, el cual debe ser firmado por el servidor público que realiza
la verificación.
Actividad 17. De acuerdo a lo que se detecte en el cruce de bases de datos se procederá a realizar las suspensiones preventivas por
parte de la Subdirección para la Vejez con corte al día 30 del mes correspondiente. Estas suspensiones no incluyen lo detectado con el
cruce de bases de datos de inhumados hasta tanto la Subdirección para la vejez realice la verificación en el módulo de consulta de
fallecidos del Sistema de Información.
Actividad 19. La Subdirección de Investigación e Información generará el informe de consolidado a pagar y el valor del PAC a la
Subdirección para la Vejez. . El día 22 de cada mes la Subdirección de Investigación e Información da formato al archivo de abono en
las plantillas pre-establecidas por la entidad bancaria y mediante el aplicativo de dicha entidad obtiene el código de seguridad para el
archivo. Este archivo se comprime y se le asigna clave para enviar vía Outlook a la entidad bancaria, remitiendo copia por la misma vía
a la Subdirección para la Vejez.
Actividad 20. El Formato MC-14, se suscribe por la Subdirectora para la Vejez, en su calidad de responsable de consolidar y avalar la
información de beneficiarios del subsidio.
SUBSIDIO C: Para el caso del Subsidio C, no aplican las actividades 19 y 20. En su lugar, la Subdirección para la Vejez
tramitará la firma del Subdirector de esta área y enviará los informes anteriores junto con las relaciones de activos entregadas
previamente por las Subdirecciones locales, dejando una copia del paquete completo para sus archivos. El equipo de pagos de
la Dirección Territorial realizará el trámite de programación del PAC, Planilla y Orden de Pago, la cual es remitida a la Alcaldía
local para su aprobación.
Actividad 25. Desde la Subdirección para la Vejez se solicita el apoyo a SERVIBANCA para el acompañamiento informando las fechas
establecidas para el retiro del efectivo.
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Actividad 26. Se realizara seguimiento local en las SLIS de la siguiente manera:
• Informar a las personas Mayores que esta disponible el abono para retiro para las tarjetas activas
• Verificar que el cajero tenga dinero
• Verificar que el acompañamiento de SERVIBANCA este disponible para apoyar a la Persona Mayor.
• Informar las novedades al la Subdirección para la Vejez
Actividad 27. Las situaciones presentadas pueden ser:
• Fallas en los cajeros
• Billetes falsos
• No prestación del servicio del apoyo de SERVIBANCA.
Actividad 31. Con base en el informe de las suspensiones se realizara la validación de condiciones, por medio del cruce de base de
datos y la aplicación de un formato único “VISITA DOMICILIARIA” donde se describe la situación actual y define el acceso y/ o
continuidad en el servicio social según el concepto profesional.
Actividad 34. Respecto al informe de metas de los abonos efectivamente pagados, la verificación se realiza mes vencido una vez se
reciben los archivos de aplicación por parte del banco.
7. Posibles productos o servicios no conformes
ACTIVIDAD
PRODUCTO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Informe
Oportunidad
La entrega del informe de abonos pendientes debidamente revisados a la
Subdirección para la Vejez, debe hacerse en la última semana de cada
mes.
PREVENTIVO
3
Elabora
informe de
abonos
pendientes
TRATAMIENTO
Seguimiento
diario desde el
día 23 de cada
mes
REGISTRO
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
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ACTIVIDAD
5
Reportar
novedades
mes anterior
PRODUCTO
Reporte de
novedades
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
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TRATAMIENTO
Realizar la
solicitud a la
entidad bancaria
con la antelación
necesaria
Oportunidad
El reporte de novedades (información sobre aplicaciones bancarias) se
debe recibir en la Subdirección para la Vejez a más tardar el quinto (5) día
hábil del mes siguiente
PREVENTIVO
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Completitud
El reporte debe incluir (información relativa al abono de subsidios, que se
recibe en medio magnético):
Informe de aplicación del abono del mes anterior y rechazos que
hayan tenido lugar con su respectivo motivo.
Saldos de tarjetas bloqueadas
Saldos de tarjetas activas
Informe de la devolución de saldos de las tarjetas bloqueadas,
desagregado por tipo de cuenta (SDIS Ó FDL).
Informe de cuota de manejo
Informe de creaciones y bloqueos de tarjetas.
La carta de la entidad bancaria que relaciona el valor
correspondiente a saldos de tarjetas bloqueadas y rechazos del
mes anterior informando la fecha en que los reintegra a la DDT
Rechazar el reporte
hasta que cumpla con
el criterio de
aceptación
ESTE
TRATAMIENTO
ES
RESPONSABILIDAD DE LA
SUBDIRECCIÓN
PARA LA VEJEZ
REGISTRO
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
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Carga en el
sistema
aplicaciones
bancarias
Aplicaciones
cargadas
Oportunidad
El cargue en el sistema de información de las aplicaciones bancarias debe
estar efectuado el día 10 hábil de cada mes
10.
El responsable
del sistema de
información
registra las
novedades
del mes y el
responsable
del equipo
notifica a la
persona
mayor.
Novedades
registradas
12
Realiza cruce
de
beneficiarios
Cruce
(comparación y
verificación)
TRATAMIENTO
PREVENTIVO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Seguimiento
diario desde el
primer día hábil
de cada mes
Oportunidad
Estas novedades deben incluirse máximo dentro de los 3 días hábiles
después que se produzcan y al final de mes antes de enviar los listados de
abono de subsidios deben quedar todos incluidos.
El 100% de las novedades presentadas en el mes deben quedar
registradas de manera previa a la generación de la relación de abono
PREVENTIVO
PRODUCTO
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Reporte diario al
Subdirector(a)
Local del avance
o dificultades en
el registro, con
copia a la
Subdirección
para la Vejez, a
partir de la fecha
de la novedad
Oportunidad
El cruce debe realizarse en la primera semana de cada mes, verificando la
información del mes inmediatamente anterior.
PREVENTIV
O
ACTIVIDAD
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Seguimiento
diario desde el
primer día hábil
de cada mes
REGISTRO
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Correo electrónico con
el reporte diario
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
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ACTIVIDAD
activos en el
mes,
registrándolos
en el formato
relación de
abonos
PRODUCTO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Completitud
El cruce se debe realizar con las siguientes bases de datos:
Registraduría Nacional del Estado Civil para verificar infomación
de personas fallecidas y problemas legales.
Ministerio de la Protección Social (SISPRO) para detectar
personas afiliadas al Sistema de Seguridad Social: salud
contributivo, pensión y riesgos profesionales.
Departamento Nacional de Planeación para certificar puntaje y
nivel de SISBEN, (esta consulta tiene como finalidad identificar si
la Persona Mayor reporta SISBEN en un municipio diferente al
D.C, hecho que indica que no es residente en Bogotá )
Comprobador de derechos de Secretaria Distrital de Salud, para
verificar si pertenece al régimen contributivo; si está registrado
como población especial habitante de la calle o desplazada.
Fosyga verificar si pertenece al régimen contributivo y si está
aportando al mismo.
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TRATAMIENTO
REGISTRO
Completar el cruce
con las bases de
datos faltantes
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Seguridad
Se debe generar mensualmente el back-up de seguridad correspondiente,
confirmando inmediatamente su existencia a la Subdirección para la Vejez.
Reportar a la
Subdirección para la
Vejez la confirmación
del backup
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Oportunidad
La relación de abonos debe generarse entre el día 10 y 12 de cada mes,
previa confirmación con la subdirección para la Vejez de que ya se ha
cargado la información bancaria por parte de Subdirección de Investigación
e Información.
PREVENTIVO
PROCEDIMIENTO DE ABONO DE SUBSIDIOS
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Fecha: 28-MAR-11
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Seguimiento
diario desde el
quinto día hábil
de cada mes
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ACTIVIDAD
PRODUCTO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Seguridad
El archivo definitivo que fue impreso de la relación de abono,
automáticamente es guardado en medio magnético en el servidor de
sistemas y su identificador es el número de control impreso en los listados,
garantizando así que la información entregada a la entidad bancaria pueda
ser confrontada con los originales en el momento que se requiera.
PREVENTIVO
Integración Social
14
Envía formato
y anexos
firmado a Sub.
Vejez
Relación de
abono
Oportunidad
La relación de abono se debe entregar en físico y original en la
Subdirección para la Vejez a más tardar el día 13
PREVENTIVO
ESTE CONTROL ES RESPONSABILIDAD DE LA SUBDIRECCIÓN DE
INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN
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TRATAMIENTO
Memorando del
Subdirector de
Investigación e
Información,
confirmando al
Subdirector(a)
Local que se
realizó
adecuadamente
el registro del
archivo
magnético de la
relación a firmar
Seguimiento
diario desde el
quinto día hábil
de cada mes
REGISTRO
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Instrumento de
auditoría a
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CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Completitud
La relación debe ir acompañada de los siguientes informes (solo los que
tengan novedades), los cuales son obtenidos del sistema de información:
Activos
Activados
Egresados
Suspendidos
Cambio de documento
Trasladados
Inscritos
Levantamiento de suspensión
Activados por traslados
Hoja de resumen
El Original de los anteriores informes y del listado de abono se entrega a la
Subdirección para la Vejez y se recepciona firma de recibido en una copia
que reposará en las SLIS.
NOTA: SUBSIDIO C:
Para el caso del Subsidio C las relaciones de abono se entregarán de la
siguiente manera:
Hoja de resumen y sección de activos en original y una copia adicional para
el registro del recibido por parte de la Subdirección para la Vejez. (Estos
documentos se remitirán a la Oficina de pagos de la Dirección Territorial,
cuando se realice el consolidado de las SLIS y se determine el valor a
pagar)
Los otros documentos se dejarán en original en la Subdirección para la
Vejez registrando igualmente el recibido en una copia que reposará en la
Subdirección Local.
Versión:0
Fecha: 28-MAR-11
Página: 20 de 26
TRATAMIENTO
REGISTRO
Rechazo del envío
hasta que cumpla con
el criterio
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Código: PCD-PS-AS-569
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE CALIDAD
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
PROCEDIMIENTO DE ABONO DE SUBSIDIOS
ECONÓMICOS
PARA PERSONAS MAYORES
ACTIVIDAD
15
Realiza
seguimiento a
la generación
de relaciones
de abono de
las slis e
informa a
subdirección
de
investigación e
información
PRODUCTO
Seguimiento
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Oportunidad
A partir del día 10 de cada mes, la Subdirección para la Vejez realizará
seguimiento sobre la generación de abono por parte de las SLIS e
informará en el momento en que se hayan generado la totalidad de las
relaciones a la Subdirección de Investigación e Información.
Página: 21 de 26
TRATAMIENTO
PREVIENTIVO
Integración Social
Versión:0
Fecha: 28-MAR-11
Recordatorio el
día 9 a la
persona
responsable del
seguimiento, por
parte de la
secretaria de
Subvejez
REGISTRO
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Código: PCD-PS-AS-569
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE CALIDAD
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
PROCEDIMIENTO DE ABONO DE SUBSIDIOS
ECONÓMICOS
PARA PERSONAS MAYORES
Integración Social
ACTIVIDAD
16
Realiza cruce
base de datos
y registra en el
formato
PRODUCTO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Cruces
Oportunidad y completitud
El 100% de las relaciones de abono deben ser objeto de depuración
mediante cruce de base de datos
La Subdirección de Investigación e Información realizará los cruces con las
bases de datos, a más tardar el día 14 de cada mes , una vez la
Subdirección para la Vejez haya confirmado la generación de la totalidad
del listado de abono:
Acción Social: Para identificar desplazados SIPOD Sistema de
Población Desplazada
Departamento Nacional de Planeación: para consultar nivel de
SISBEN
Base de datos inhumados de SDS: Para identificar fallecidos.
Se deberá informar por correo vía Outlook, la ruta de acceso a los archivos
generados a partir del cruce de bases de datos y firmar por la persona que
realiza esta actividad y son:
-El cruce total de la base de beneficiarios, susceptibles de pago en
el mes
-Subsidios validos: cumplen con los criterios para recibir el abono
-Subsidios no validos: personas mayores que incumplen con
alguno de los criterios.
Versión:0
Fecha: 28-MAR-11
Página: 22 de 26
TRATAMIENTO
Como tratamiento
preventivo del
incumplimiento del
criterio de
oportunidad, se
realiza seguimiento
diario desde el día 7
de cada mes
REGISTRO
Si se incumple el
criterio de
completitud, se
rechaza el informe de
coincidencias por
parte de la
Subdirección para la
Vejez, hasta que la
Subdirección de
Investigación e
Información cumpla
con el criterio
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Código: PCD-PS-AS-569
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE CALIDAD
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
PROCEDIMIENTO DE ABONO DE SUBSIDIOS
ECONÓMICOS
PARA PERSONAS MAYORES
PRODUCTO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Verificación
Oportunidad
De acuerdo al reporte de subsidios no validos la Subdirección para la Vejez
realizará la verificación de la información contra la base de inhumados,
SISBEN y sistema de información y autoriza o no los abonos de las
personas mayores que figuran en el reporte, lo cual se envía a más tardar
el día 15 de cada mes a la Subdirección de Investigación e Información.
Certificación MC14
Oportunidad
El Coordinador administrativo elabora y entrega la certificación MC-14 en la
Dirección Poblacional el mismo día
Oficio de
solicitud
Completitud
El oficio con el cual se solicita el abono debe incluir nombre del archivo,
número de registros, código de seguridad informado por la Subdirección de
Investigación e Información y el valor total a abonar. Esta solicitud se
remite vía fax al número informado por la entidad bancaria
TRATAMIENTO
REGISTRO
PREVENTIVO
ACTIVIDAD
18
Verifica
información en
bases de
datos y envía
a
Subdirección
de
Investigación
e Información
20
Coord. Adtivo
elabora
certificación
MC-14 y
entrega a
Direcc.Pobl.
21
Envía a
entidad
bancaria
asignación
clave y oficio
solicitando el
abono
Página: 23 de 26
Seguimiento
diario desde el
día 8 de cada
mes
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
PREVENTIVO
Integración Social
Versión:0
Fecha: 28-MAR-11
Seguimiento
cada hora hasta
la entrega de la
certificación
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
La Subdirectora para
la Vejez no firma el
oficio hasta que se
cumpla el criterio
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Código: PCD-PS-AS-569
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE CALIDAD
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
PROCEDIMIENTO DE ABONO DE SUBSIDIOS
ECONÓMICOS
PARA PERSONAS MAYORES
28
Realiza
suspensiones
preventivas
por no
cumplimiento
de criterios y
reporte en la
base de
inhumados
Suspensión
realizada o
levantada
30
Envía
información de
las
suspensiones
a cada
localidad
Información de
suspensiones
32
Elabora
informe de
metas y los
envía a
subdirección
para la vejez
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
TRATAMIENTO
Completitud
El 100% de los casos que se detecten como incumplimiento de criterios de
participación deben ser suspendidos preventivamente hasta su definición
Repetir la actividad
hasta llegar al 100%
Oportunidad
En los casos en que se levante la suspensión, el responsable del servicio
de la SLIS deberá informar de la novedad a la Subdirección para la Vejez,
a mas tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al de haberse
producido el levantamiento de la suspensión
PREVIENTIVO
PRODUCTO
Seguimiento
diario una vez
levantada la
suspensión
Oportunidad
El día 16 de cada mes, la Subdirección para la Vejez enviará información
de las suspensiones a cada localidad y realizará el bloqueo de las tarjetas
respectivas
PREVIENTIVO
ACTIVIDAD
Seguimiento
diario desde el
día 9 de cada
mes
Oportunidad
El Informe de Metas debe ser elaborado según lo registrado en el sistema
de información y debe ser enviado a la Subdirección para la Vejez a más
tardar el tercer día hábil de cada mes
Seguimiento
diario desde de
la última semana
del mes anterior
Coherencia
Las metas del servicio de subsidios económicos para la Persona Mayor
deben corresponder a la relación de abono emitida a la entidad bancaria.
Subdirector(a) Local
no autoriza envío
hasta cumplir criterio
ESTE CONTROL ES RESPONSABILIDAD DE LA SUBDIRECCIÓN
LOCAL PARA LA INTEGRACIÓN SOCIAL
Informe de
metas
Página: 24 de 26
PREVENTIVO
Integración Social
Versión:0
Fecha: 28-MAR-11
REGISTRO
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Código: PCD-PS-AS-569
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE CALIDAD
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
PROCEDIMIENTO DE ABONO DE SUBSIDIOS
ECONÓMICOS
PARA PERSONAS MAYORES
33
Consolida
informe
definitivo de
metas y
entrega
información a
las áreas que
lo requieren
35 y 36
PRODUCTO
Informe de
metas
consolidado
Seguimiento
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Oportunidad
Las actividades necesarias para la presentación del Informe de Metas se
deberán realizarse entre el cuarto y quinto día hábil del mes.
Página: 25 de 26
TRATAMIENTO
PREVENTIVO
ACTIVIDAD
Seguimiento
diario desde de
la última semana
del mes anterior
Coherencia
La información presentada debe corresponder a los datos del sistema de
información y debe incluir los correspondientes análisis cualitativos y notas
aclaratorias
Subdirector(a) para la
Vejez no autoriza
entrega a otras áreas
hasta que se cumpla
el criterio
Oportunidad
Mensualmente y una vez se efectúe la aplicación de los abonos en las
cuentas de las personas mayores se debe realizar seguimiento a la
devolución de los saldos de tarjetas bloqueadas y rechazos por parte de la
entidad bancaria a la DDT. Esta gestión se debe realizar mediante
contactos telefónicos o en forma personal y de ser necesario en forma
escrita. Tan pronto la DDT informe el valor devuelto por la entidad
Bancaria, la Subdirección para la Vejez enviará solicitud de reintegro
reembolso de de dineros a la DDT. Copia de esta comunicación se
entregará a la Subdirección Administrativa y Financiera. Se debe realizar la
gestión necesaria para que los reintegros se realicen máximo dentro los
dos meses siguientes al momento en que se produce el rechazo en el
cargue y en el mes de diciembre los reintegros deben quedar realizados en
el mismo mes de tal manera que no haya saldos que pasen pendientes de
reintegro al año siguiente.
Punto obligatorio
en la agenda
mensual de
reunión de la
Subdirección
para la Vejez
PREVENTIVO
Integración Social
Versión:0
Fecha: 28-MAR-11
REGISTRO
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
Código: PCD-PS-AS-569
PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
ETAPA PARA PRESTAR SERVICIOS SOCIALES CON ESTÁNDARES DE CALIDAD
A LC A LD ÍA M AYO R
D E B O G O TÁ D .C .
Secretaría
PROCEDIMIENTO DE ABONO DE SUBSIDIOS
ECONÓMICOS
PARA PERSONAS MAYORES
ACTIVIDAD
PRODUCTO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
Efectividad
El seguimiento debe permitir que el 100% de los saldos de tarjetas
bloqueadas y rechazos de cargue, sean reintegrados a la SDIS en un
plazo máximo 2 meses y en todo caso antes de finalizar el año
NOMBRE
CARGO
ELABORO
EQUIPO TECNICO
SUBDIRECCION PARA
LA VEJEZ
SUBSIDIOS
ECONOMICOS
BIBIANA MURCIA
QUINTERO
PROFESIONAL DE
CALIDAD
SUBDIRECCIÓN PARA
LA VEJEZ
REVISO
MARTHA RUTH
JAVIER AUGUSTO
CARDENAS
MEDINA PARRA
MONSALVE
SUBDIRECTORA
PARA LA VEJEZ
SUBDIRECTOR
ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO
PREVENTIVO
Integración Social
Versión:0
Fecha: 28-MAR-11
Página: 26 de 26
TRATAMIENTO
Punto obligatorio
en la agenda del
Consejo
Directivo para los
casos que
cumplan un mes
sin reintegro
REGISTRO
Instrumento de
auditoría a
procedimientos
APROBO
HENRY MENDOZA
JUAN FERNANDO
RUEDA
JEFREY ALFONSO
PRADA DÍAZ
SUBDIRECTOR
DE
INVESTIGACIÓN E
INFORMACIÓN
DIRECTOR
POBLACIONAL
DIRECTOR
TERRITORIAL