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PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES
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PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS
EN EMERGENCIA SOCIAL
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1. Objetivo del procedimiento
Atender personas y familias que sean identificadas en situación de emergencia Social y que requieran de apoyos tangibles y transitorios que
contribuyan a la estabilización de la situación de vulnerabilidad por las cuales se solicita atención por parte de la SDIS .
2. Glosario:
Acompañamiento: Es el proceso de atención a la emergencia social, que se realiza a la persona o grupo familiar que permite continuar con la
construcción de alternativas conjuntas pares ciudadanos y el-la servidor-a público-a, implicando una prolongación de la atención a través de la cual
se brinda respaldo institucional en las acciones de corresponsabilidad y cogestión en el marco de la formación ciudadana y el ejercicio de la misma. 1
Acuerdo de corresponsabilidad: Entiéndase como acuerdo de corresponsabilidad a los acuerdos establecidos entre el servidor público o la
servidora pública y el ciudadano o la ciudadana y/o su familia; y los cuales deben concretarse en acciones institucionales y ciudadanas en el marco
del Estado Social de Derecho, orientadas al aporte de la estabilización de la emergencia social .2
1 Secretaria Distrital de Integración Social. Procedimiento para la orientación, información y referenciación PCD-PS-OR-597, 2014. pág.6
2 Secretaria Distrital de Integración Social. Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE – Proyecto 738: Atención y Acciones Humanitarias para Emergencias Social y Natural
Modalidad: Orientación, Información y Referenciación * Emergencia Social. Bogotá D.C., 2013. p. 9
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Apoyo tangible: Beneficio material que permite atender la situación inmediata generando procesos paralelos para la construcción y el ejercicio de la
ciudadanía. Los apoyos tangibles para la atención de la emergencia social son bonos canjeables por alimentos, suministros en ropa, kit de bebé, kit
de aseo, tiquetes terrestres, servicio de alojamiento transitorio y servicio funerario. 3
Apoyo transitorio: Es la entrega por parte del Estado (la administración pública distrital), de ayudas tangibles o intangibles a un-a ciudadano-a o
familia, en un periodo de tiempo limitado, que le permita mitigar la situación de emergencia social y contribuyan al inicio de su estabilización
Atención Individual: Es la atención personalizada, cálida y respetuosa que se lleva a cabo teniendo en cuenta la solicitud del- la ciudadano-a de ser
atendido(a) en forma privada por parte de un-a Servidor-a Público-a. 4
Concepto profesional: el concepto profesional e interdisciplinario corresponde a la valoración que realiza el o la profesional, a partir de la
información obtenida en la entrevista ciudadana, con la cual se determina la situación que presenta la familia y/o persona y las acciones a seguir con
relación a la problemática identificada.5
Ciudadano-a: miembro de una comunidad política. La condición de miembro de dicha comunidad se conoce como ciudadanía y conlleva una serie de
deberes y derechos. 6
Emergencia social: Situación social imprevista que combina varios factores de riesgo, generando estados de vulnerabilidad que alteran y afectan la
integridad de la persona y/o su familia en la garantía y uso efectivo de sus derechos, DESDE UN ENFOQUE DIFERENCIAL que presenten varios de
los siguientes factores de riesgo: Desempleo repentino, desalojo inminente, Habitar zonas de alto deterioro urbano o rural, Enfermedad incapacitante,
terminal o de alto costo, Discapacidad, Muerte o detención del proveedor principal o algún miembro de la familia, Desnutrición o malnutrición de una
o mas personas que integren el grupo familiar, Personas que tienen como único proveedor a una persona mayor, con menores de edad a su cargo. 7
3 Secretaria Distrital de Integración Social. Procedimiento para la orientación, información y referenciación PCD-PS-OR-597, 2014. pág.6
4 Secretaria Distrital de Integración Social. Procedimiento para la orientación, información y referenciación PCD-PS-OR-597, 2014. pág.6
5 Secretaria Distrital de Integración Social. Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE – Proyecto 738: Atención y Acciones Humanitarias para Emergencias Social y Natural
Modalidad: Orientación, Información y Referenciación * Emergencia Social. Bogotá D.C., 2013.. p. 8
6 Secretaria Distrital de Integración Social. Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE – Proyecto 738: Atención y Acciones Humanitarias para Emergencias Social y Natural
Modalidad: Orientación, Información y Referenciación * Emergencia Social. Bogotá D.C., 2013.. p. 3
7 Secretaria Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015,
p.123
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Participante: se refiere a la persona, familia, grupo u organización que recibe un beneficio, bien por parte de otra persona o de una entidad pública o
privada8
Entrevista Ciudadana: Espacio que se construye entre un servidor-a público-a y un ciudadano o ciudadana, que tiene como objetivo dialogar sobre
una situación que el ciudadano o la ciudadana y su familia le plantea a la entidad, en el marco del ejercicio de su ciudadanía, y que apunta a la
construcción conjunta de alternativas de solución para superar dicha situación de vulnerabilidad a través del acceso a los servicios sociales del
Distrito. La entrevista ciudadana como su nombre lo indica construye la conversación en torno a los intereses públicos y siempre diferencia lo que
puede hacer el Distrito y la ciudadanía con respecto a la situación expuesta y lo que le compete o depende al ciudadano o a la ciudadana, como parte
de una opción personal y autónoma. 9
Unidad Operativa: Es un lugar localizado en una sede, en el que se presta un Servicio Social. Tiene las siguientes características mínimas: Sede en
la que se encuentra, Nombre, Servicio prestado, Capacidad Instalada por servicio y Beneficiarios vinculados. 10
3. Condiciones generales
La siguiente condición es aplicable de manera general al procedimiento:
En todos los casos la atención en emergencia social, se derivará de la implementación del procedimiento de Orientación, Información y Referenciación
OIR.
8
Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE – Cabezote SDIS. Versión 4. Septiembre de 2014 Bogotá D.C., p. 7
9 Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE – Cabezote SDIS. Versión 4. Septiembre de 2014 Bogotá D.C., p. 7
10 Secretaria Distrital de Integración Social. Procedimiento de creación o modificación de unidades operativas PCD- AO-CU-610, 2014. pág.1
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4. Relación con otros procedimientos y procesos
Procedimiento de
Orientación,
Información y
Referenciación
Ciudadanía orientada y
referenciada
ATENCIÓN A
FAMILIAS EN
EMERGENCIA
SOCIAL
Entrega de
Apoyos tangibles
y transitorios
Procedimiento de
Ingreso a los servicios
sociales
Ciudadano-a familias
Atendidas
5. Diagrama de flujo del procedimiento
DEPENDENCIA A CARGO DE LAS
UNIDADES OPERATIVAS DONDE SE
ATIENDE LA EMERGENCIA SOCIAL
VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE
ORIENTACIÓN, INFORMACIÓN Y
REFERENCIACIÓN
INICIO
1. SOLICITE Y VERIFIQUE LOS
DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA
ATENCIÓN
SUBDIRECCIÓN ICI
ACTIVOS DE INFORMACIÓN
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SUBPROCESO
DILIGENCIE LA FICHA SIRBE MODALIDAD
ORIENTACIÓN, INFORMACIÓN,
REFERENCIACIÓN* EMERGENCIA SOCIAL
F-AO-RS-010 APLICANDO EL
PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN Y
DIGITACIÓN PCD-DO-RS-081-B
(SUBPROCESO) DEL PROCESO DE
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
2-3. DILIGENCIE EL FORMATO DEL APOYO
APROBADO PARA ENTREGA AL
CIUDADANO-A
2-3. Formato de apoyo diligenciado
PUNTO DE CONTROL
3A. AUTORICE Y ENTREGUE LOS
BENEFICIOS AL CIUDADANO-A
PARTICIPANTE
SUBPROCESO
REGISTRE EL BENEFICIO ENTREGADO,
EN LA FICHA SIRBE MODALIDAD
ATENCIÓN A LA EMERGENCIA SOCIAL FAO-RS-010 APLICANDO EL
PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN Y
DIGITACIÓN PCD-DO-RS-081-B
(SUBPROCESO) DEL PROCESO DE
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
4. ASIGNE CITA AL CIUDADANO PARA
VERIFICACIÓN DEL SERVICIO Y
ACOMPAÑAMIENTO
3A. Registro de beneficios entregados
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5-7. HAGA LA VERFICACIÓN DEL SERVICIO
Y EL ACOMPAÑAMIENTO PROGRAMADO
SUBPROCESO
5-7 Formato de verficación diligenciado
REGISTRE LA INFORMACIÓN EN LA FICHA
SIRBE MODALIDAD ATENCIÓN A LA
EMERGENCIA SOCIAL F-AO-RS-010
APLICANDO EL PROCEDIMIENTO DE
RECOLECCIÓN Y DIGITACIÓN PCD-DO-RS081-B (SUBPROCESO) DEL PROCESO DE
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
SUBPROCESO
HAGA EL CIERRE DE LA FICHA SIRBE
MODALIDAD ATENCIÓN A LA
EMERGENCIA SOCIAL F-AO-RS-010
APLICANDO EL PROCEDIMIENTO DE
RECOLECCIÓN Y DIGITACIÓN PCD-DO-RS081-B (SUBPROCESO) DEL PROCESO DE
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
FIN
6. ACLARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1. SOLICITE Y VERIFIQUE LOS DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA ATENCIÓN: Para realizar la atención a la emergencia social es
necesario contar con el documento de identidad, en caso de pérdida o ausencia de documento de identidad se usará la contraseña o el
comprobante de documento en trámite, el cual debe tener el código de barras, foto y firma autorizada con una vigencia máxima de seis (6)
meses, en caso en que este tiempo sea mayor se verificará en la página de la Registraduria Nacional que el documento se encuentra listo
para entrega; además se verificarán los datos de los integrantes del grupo familiar.
Se debe contar con un recibo de servicio público con fecha no mayor de tres meses, donde se evidencie la dirección del lugar de vivienda
del-la ciudadano-a el cual debe pertenecer a Bogotá. Para las personas y familias que habiten en un sector donde no hay acceso a los
servicios público, se solicitará certificación de residencia expedida por la Junta de Acción Comunal. En los casos en que la persona o familia
habite en un sector de invasión no se solicitará recibo de servicio público.
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Se pueden atender personas jóvenes mayores de 14 años que sean jefes de hogar o que hagan parte de las familias donde los demás
integrantes sean menores de edad o donde la-s persona-as adulta-as por situaciones particulares de fuerza mayor no puedan hacerse cargo
de la gestión para tal caso se deben presentar los soportes respectivos, el joven deberá presentar tarjeta de identidad.
En cualquier caso se podrán presentar documentos que soporten la situación de emergencia social en caso de que el ciudadano-a cuente con
los mismos.
SUBPROCESO - DILIGENCIE FICHA SIRBE MODALIDAD ORIENTACIÓN, INFORMACIÓN Y REFERENCIACIÓN* EMERGENCIA SOCIAL:
Diligencie las variables de la ficha mencionada y a partir de la Sección E numeral 8 especifique los beneficios a entregar (las variables anteriores son
diligenciadas en el marco del procedimiento O.I.R). Para todos los casos se debe indicar en la Ficha SIRBE los beneficios a entregar después de
haber elaborado el concepto profesional, así mismo describir puntualmente a que apoyo accederá el participante o la familia atendida mediante una
actuación:
Servicios funerarios
Tiquetes terrestres
Suministros
Alimentario
Alojamiento transitorio.
2-3 DILIGENCIE FORMATO DEL BENEFICIO APROBADO PARA ENTREGA AL CIUDADANO-A: Diligencie de acuerdo al instructivo
correspondiente, el formato de atención por beneficio, mencionando los beneficios que se autorizan (Remítase al instructivo de cada beneficio)
SUBPROCESO - REGISTRE EL BENEFICIO ENTREGADO, EN LA FICHA SIRBE MODALIDAD ATENCIÓN A LA EMERGENCIA SOCIAL F-AORS-010 APLICANDO EL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN Y DIGITACIÓN PCD-DO-RS-081-B (SUBPROCESO) DEL PROCESO DE
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. El - la profesional que realiza la atención a familias en emergencia social se encargará de realizar las acciones
necesarias para la prestación del servicio, así como de la entrega inmediata de las fichas SIRBE al encargado-a de registrar la información en SIRBE
y se realizará seguimiento semanal del cargue de la información y beneficios.
4 ASIGNE CITA AL CIUDADANO PARA VERIFICACIÓN DEL SERVICIO Y ACOMPAÑAMIENTO: Asigne cita al ciudadano-a para realizar la
verificación de los beneficios autorizados, en el caso del servicio de alojamiento se realizará una citación diaria para realizar seguimiento a la
situación.
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Para los servicios funerarios se realizará citación máximo a la semana posterior de la autorización del beneficio.
Para pasajes terrestres se realizará seguimiento telefónico 24 horas después de otorgado el beneficio, para los demás beneficios se asignará
cita al mes siguiente durante día hábil.
Se realizará como mínimo un acompañamiento familiar teniendo como única excepción cuando se haya entregado el beneficio de pasajes
terrestres. En caso en que el-la ciudadano-a no asista al acompañamiento familiar, se realizará seguimiento a través de llamada telefónica por
dos veces, una en cada semana con el fin de reprogramar la fecha del acompañamiento. Si al completar 30 días posteriores a la última
citación no se ha logrado contactar al ciudadano-a se registrarán las actuaciones realizadas haciendo cierre de ficha y registrándolas en el
sistema de información SIRBE.
5-7 HAGA LA VERIFICACIÓN DEL SERVICIO Y EL ACOMPAÑAMIENTO PROGRAMADO: Verifique los beneficios autorizados diligenciando el
formato establecido. En cada uno de los encuentros con la persona, es decir en cada acompañamiento verifique si las acciones planteadas fue
posible o no llevarlas a cabo y si éstas, lograron o no aportar a la ruta de realización de derechos y a la superación de la situación de emergencia
presentada, revise si hubo algún tipo de transformación en la situación, revisando contra el protocolo de seguimiento y/o acompañamiento familiar a
las personas en situación de emergencia social y el cuadro de derechos individuales y colectivos. Teniendo en cuenta lo anterior revise si es
necesario formular acuerdos nuevos o si se debe dar cumplimiento a los que quedaron pendientes los cuales se diligenciaron en la ficha de
emergencia social F-AO-RS-010 y de los cuales no se evidencia avance.
En el momento de verificación de los beneficios funerarios y alojamiento, determine si se requiere acompañamiento y asigne cita.
En caso en que el-la ciudadano-a no asista a la verificación se deben realizar los trámites necesarios para hacer los cambios de estado de los
beneficios en coordinación con la Subdirección para la identificación, caracterización e integración y posterior a esto se realizará el cierre de la ficha
en físico como en el sistema.
SUBPROCESO - REGISTRE LA INFORMACIÓN EN LA FICHA SIRBE MODALIDAD ATENCIÓN A LA EMERGENCIA SOCIAL: Se deberá
registrar la información contenida en las actuaciones acerca del acompañamiento y los beneficios entregados mencionados en la ficha SIRBE en la
modalidad correspondiente.
SUBPROCESO - HAGA CIERRE DE LA FICHA SIRBE DE EMERGENCIA SOCIAL: Verifique que se hayan realizado los cambios de estado en el
SIRBE de los beneficios entregados, esos cambios de estado se realizan desde la Subdirección ICI, por el profesional designado para ello. Mencione
el cierre de la ficha en el registro de actuaciones según las causales de egreso y garantice el registro completo de la información en SIRBE.
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PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS
EN EMERGENCIA SOCIAL
Antes de hacer el cierre de la Ficha SIRBE verifique que:






Haya realizado la cantidad de acompañamientos correspondientes según el proceso de atención.
Se haya realizado el cambio de estado de los beneficios entregados.
Que cumpla con los criterios de egreso según los beneficios entregados.11
Que no se hayan cumplido los acuerdos de corresponsabilidad y no se evidencie intención del ciudadano por realizarlos.
Evalué si se requiere citar nuevamente a acompañamiento en ese caso formule nuevos acuerdos o
Que el ciudadano no asista y se haya agotado el seguimiento correspondiente.
7. Posibles productos y/o servicios no conformes
PRODUCTO O
ACTIVIDAD
SERVICIO
5. AUTORICE Y
ENTREGUE LOS
BENEFICIOS AL
CIUDADANO-A
PARTICIPANTE
NOMBRE
CARGO
11
Registro de beneficios entregados
ELABORÓ
Yuly Marcela Lopez
Ismery Becerra Torres
Sandra Avila Perez
Profesionales Servicio Social Emergencia social
Gestora SIG DT
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
TRATAMIENTO
REGISTRO
COHERENCIA: los registros de
entrega de beneficios que realicen losas profesionales de atención a familias
en emergencia social, deben coincidir
con los soportes que los operadores
envíen a la Subdirección ICI y con el
registro en SIRBE.
CORRECTIVO: los-as
profesionales de atención a
familias en emergencia social
harán la rectificación del
proceso - reproceso
F-IM-PRO
Jarlin Sulelly Diaz Gómez
María Antonia Velasco Guerrero
Subdirectora para la Identificación, Caracterización e
integración
Directora Territorial
De acuerdo con el documento asociado al proceso de direccionamiento estratégico “Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso
a los servicios sociales F-SG-02”