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Colegio Universitario de Cartago PA-FIN-07 Procedimiento para la presentación de planillas a otros entes Página 3 Versión 01 1. OBJETIVOS Y ALCANCE Objetivo: Cumplir con la presentación de planillas de salarios ante Caja Costarricense de Seguro Social, Instituto Nacional Seguros y la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional. Alcance: Aplica para la presentación de nominas de los salarios devengados por cada uno de los colaboradores de la institución, ante los entes de seguridad y protección social. 2. REFERENCIAS Y DEFINICIONES Referencias. PA-FIN-06 Procedimiento para el Pago de Planilla Definiciones: Nómina salarial: Informe elaborado por la Jefatura para determinar el salario mensual devengado por cada uno de los colaboradores de la institución. CCSS: Caja Costarricense de Seguro Social INS: Instituto Nacional de Seguros JUPEMA: Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional 3. RESPONSABILIDADES _________________________________________________ Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad" bajo cualquier forma: electrónica, mecánica, almacenamiento en algún sistema de recuperación de información o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional. Colegio Universitario de Cartago PA-FIN-07 Procedimiento para la presentación de planillas a otros entes Página 3 Versión 01 Es responsabilidad del Asistente (Encargado de Planilla) elaborar y presentar los reportes de nomina mensual a la CCSS, INS y a la JUPEMA, utilizando los medios suministrados por cada entidad. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. El proceso de elaboración y presentación de planilla abarca los siguientes aspectos: Recepción de nómina salarial La nómina salarial que remite la Jefatura del Departamento Financiero contiene la siguiente información: 1 Nombre del colaborador 2 Número de cédula del colaborador 3 Salario bruto devengado Acceso a las plantillas electrónicas. Se deberá ingresar la información de los salarios devengados por cada colaborador en los medios que las instituciones estimen convenientes, tomando en consideración que las mismas aportan los sistemas y plantillas necesarias para presentar la información de conformidad con los plazos mencionados a continuación: Caja Costarricense de Seguro Social: los primeros cuatro días hábiles de cada mes. Instituto Nacional de Seguros: los primeros diez días naturales de cada mes. Junta de Pensiones: los primeros diez días naturales de cada mes. _________________________________________________ Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad" bajo cualquier forma: electrónica, mecánica, almacenamiento en algún sistema de recuperación de información o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional. Colegio Universitario de Cartago PA-FIN-07 Procedimiento para la presentación de planillas a otros entes Página 3 Versión 01 5. Elaboración de planillas Con base al informe de nómina elaborado en el departamento, se procede a ingresar a los distintos módulos de información suministrados por la CCSS, INS y la JUPEMA: 1- Se ingresa a los sistemas con una clave de identificación 2- Se ingresa a cada una de las distintas aplicaciones 3- Se procede a realizar los cambios de salarios 4- Si existen inclusiones o exclusiones, se debe reportar cada movimiento 5- Otros cambios podrán realizarse desde las diferentes aplicaciones tales como; jornada laboral, incapacidades, pensión, ocupación, tipo de seguro, permisos y reingresos. 6. Generación de planillas Una vez realizados todos los cambios del mes correspondiente, se procede a cerrar la planilla para su respectiva presentación. 7. Presentación de Planillas Una vez hecho el cierre de la planilla, la presentación se realiza por medio de internet en los enlaces de las páginas indicadas tanto por la CCSS, INS y en la dirección de correo electrónica autorizada por la Junta de Pensiones. 8. Generación Comprobante de presentación Una vez procesada la información por medio de los sistemas anteriores y envío por correo las distintas aplicaciones, estos módulos permiten generar el comprobante de remisión de nominas. Para el caso de la JUPEMA, el comprobante de remisión es entregado cuando se realiza el pago de los aportes obreros patronales. _________________________________________________ Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad" bajo cualquier forma: electrónica, mecánica, almacenamiento en algún sistema de recuperación de información o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional. Colegio Universitario de Cartago PA-FIN-07 Procedimiento para la presentación de planillas a otros entes Página 3 Versión 01 CONTROL DE CAMBIOS. Versión Fecha de Descripción del cambio (para mayor detalle ver la solicitud Revisión correspondiente) 01 _________________________________________________ Queda prohibida la reproducción o transmisión total o parcial del "Sistema de Gestión de Calidad" bajo cualquier forma: electrónica, mecánica, almacenamiento en algún sistema de recuperación de información o grabado sin consentimiento de la Unidad de Gestión Organizacional.