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HUMAN RESOURCES COMPLIANCE MANUAL
RECURSOS HUMANOS MANUAL DE CUMPLIMIENTO
SECTION 1
NEW EMPLOYEE ORIENTATION
ORIENTACIÓN PARA EMPLEADOS NUEVOS
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HUMAN RESOURCES COMPLIANCE MANUAL
RECURSOS HUMANOS MANUAL DE CUMPLIMIENTO
NEW EMPLOYEE ORIENTATION
Table of Contents
Page
New Employee Orientation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
EMPLOYMENT CHECKLIST. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Orientación para Empleados Nuevos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
LISTA DE CONTROL PARA CONTRATAR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NEW EMPLOYEE CHECKLIST. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
LISTA DE CONTROL PARA EMPLEADOS NUEVOS. . . . . . . . . . . . .
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HR Compliance Manual for Insert Company Name Here
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NEW EMPLOYEE ORIENTATION
When hiring an employee, an employer must or should do several things. One thing an employer
should do is to have some type of orientation for new employees.
Having an orientation program for new employees is important for two reasons. First, it helps the
employer meet legal requirements. Second, it can help get the employer's relationship with its new
employees started off on the right foot.
Complying with legal requirements not only limits an employer's exposure to fines but can protect it in
other ways as well.
Here is a checklist of items that must or may be done before, during and upon termination of
employment:
EMPLOYMENT CHECKLIST
“ Pre-Employment
Required:
“ MSPA Worker Information (USDOL Form WH-516)
“ Applicant Identification Record (DFEH)
Optional:
“ Application for Employment
“ Job Testing
“ Reference Investigation
“ At Time of Hire
Required:
“ Disability Insurance Pamphlet (EDD DE 2515)
“ Paid Family Leave Pamphlet (EDD DE 2511)
“ Sexual Harassment handout or in employee handbook
“ Predesignation of Personal Physician (DWC 9783)
“ Withholding Allowance Certificate (IRS Form W-4)
“ Employment Eligibility Verification (USCIS Form I-9)
“ Pesticide Haz Comm & Training (Field/Handlers)
“ Payroll Deduction Authorization (e.g., for health
insurance premium or housing payments)
“ CA Labor Code § 2810.5 Notice to Employee form
“ Written Contract for Commission Pay (eff. 1/1/13)
“ Safety Training provided to employee
“ Explain Hazard Communication Program and MSDS's
“ Location of Sanitation Facilities
“ Good Hygiene Practices notice
“ Report of New Employee(s) (EDD DE 34)
“ Work Permit for Minors
Optional:
“ Issue Employee Handbook; Get Signed Receipt
“ Orientation Company Rules/Procedures
“ Tools & Equipment Loan Agreement
“ Housing Agreement
“ Bonding for Employees Handling Funds
“ Physical Examinations
“ Annually
Required:
“ Children's Health Insurance Program (CHIP) Notice
each Group Health Plan Year
“ Earned Income Tax Credit notice
“ Wage & Tax Statement (IRS Form W-2)
“ EEOC Employer Information Report (EEO-1 Survey)
(100 or more employees)
“ Terminations
Required:
“ Final Paycheck
“ Written Notice of Termination, Layoff
“ Payment of Non-Forfeitable Benefits (vacation, etc.)
“ Return Deposits for Loaned Equipment Plus Interest
“ For Your Benefit: CA's Programs for the Unemployed
(EDD DE 2320)
“ COBRA 60-Day Notification for Group Health Plan
“ Health Insurance Premium Payment Act Notice (CA)
“ Heallth Insurance Portability and Accountability Act
(HIPPA)
Optional:
“ Notice to Vacate Housing
“ Exit Interview (Voluntary Quit)
“ USCIS Form I-9 to Inactivate File
A "New Employee Checklist" is available on the following pages and on the accompanying CD.
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ORIENTACIÓN PARA EMPLEADOS NUEVOS
Al contratar a un empleado, un patrón debe o debe hacer varias cosas. Una cosa que un patrón debe
hacer es tener algún tipo de orientación para los empleados nuevos.
El tener un programa de orientación para los empleados nuevos es importante por dos razones.
Primero, ayuda al empleador a cumplir con requisitos legales. Segundo, puede ayudar a dirigir la
relación de empleo entre el empleador y sus empleados nuevos.
El cumplir con los requisitos legales no solamente limita la exposición de un empleador a multas pero
también puede protegerlo de otras maneras.
Aquí tiene una lista de control de artículos que deben o pueden hacerse antes, durante y al terminar el
empleo:
LISTA DE CONTROL PARA CONTRATAR
“ Pre-Empleo
Requerido:
“ MSPA Información del Trabajador (Formulario WH-516 del
USDOL)
“ Registro de Identificación de solicitante (DFEH)
Opcional:
“ Aplicación de Empleo
“ Prueba para Trabajo
“ Investigación de Referencias
“ Al Contratar
Requerido:
“ Folleto de Seguro de Invalidez (EDD DE 2515)
“ Folleto de Licencia de Ausencia de Familia Pagado (EDD DE
2511)
“ Papeleta de Acoso sexual o en el manual del empleado
“ Pre designación de Médico Personal (DWC 9783)
“ Certificado de Exención de Retenciones del Empleado
(Formulario W-4 del IRS)
“ Comprobación de Elegibilidad de empleo (Formulario I-9 del
USCIS)
“ Comunicación de Peligros de Pesticida y Capacitación
(Campo/Manipuladores)
“ Autorización de Deducción de Nómina (por ejemplo, para
primas del seguro de salud o pagos de vivienda)
“ Código Laboral de CA § 2810.5 formulario Aviso al Empleado
“ Contrato Escrito para el Pago de Comisiones (a partir del
1/1/13)
“ Capacitación de Seguridad Proporcionada al Empleado
“ Explicación del Programa de Comunicación de Peligros y
MSDS
“ Ubicación de Medios de Higiene
“ Aviso de Practicas de Buena Higiene
“ Informe de Empleado(s) Nuevo(s) (EDD DE 34)
“ Permisos de Empleo para Menores
Opcional:
“ Entrega de Manual de Empleado; Pida Recibo
Firmado
“ Orientación de Reglas/Procedimientos de la
Compañía
“ Acuerdo de Préstamo de Herramientas y Equipo
“ Acuerdo de Vivienda
“ Fianza para Empleados que Manipulan Fondos
“ Exámenes Físicos
“ Anualmente
Requerido:
“ Programa de Seguro de Salud de Niños (CHIP) Aviso
cada
Año del Plan de Salud Colectivo
“ Aviso de Crédito por Ingreso del Trabajo
“ Declaración de Sueldos e Impuestos (Formulario W-2
del IRS)
“ Reporte de Información del Empleador EEOC (EEO-1
Encuesta) (100 o más empleados)
“ Despidos
Requerido:
“ Cheque de pago Final
“ Aviso por Escrito de Terminación, Reducción
“ Pago de Beneficios No Caducables (vacaciones, etc.)
“ Reembolso de Depósitos por el regreso de equipo
prestado más Intereses
“ Para Su Beneficio: Programas de CA para el
Desempleado (EDD DE 2320)
“ Aviso COBRA, Notificación de 60 días para el Plan de
Salud Colectivo
“ Aviso de la Ley (CA) para el Pago de las Primas del
Plan del Seguro de salud
“ Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguro
Médico (HIPPA)
Opcional:
“ Aviso para Evacuar la Vivienda
“ Entrevista de Salida (Renuncia Voluntaria)
“ Formulario I-9 del USCIS para Inactivar el Registro
Una "Lista de Control para Empleados Nuevos" está disponible las siguientes paginas y en el CD
acompañante.
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NEW EMPLOYEE CHECKLIST
LISTA DE CONTROL PARA EMPLEADOS NUEVOS
Insert Company Name Here
Name
Nombre
Date of Hire
Fecha de Empleo
Supervisor
Supervisor
Employment Status: “ Temporary
Estado de Empleo:
Temporal
Job Title:
Titulo de Trabajo:
“ Seasonal
Estacional
Estimated Duration:
Duración Aproximadamente:
Dept.
Depto.
“ Regular/Part-time
Regular/Tiempo Parcial
“ Regular/Full-time
Regular/Tiempo Completo
Work Site(s) Located:
Ubicación de Sitio(s) de Trabajo
The applicant/employee has filled out the following items/El empleado nuevo ha llenado las siguientes formas:
“ Application for Employment
Solicitud de Empleo
“ Applicant Identification Records
Registros de Identificación del Solicitante
The new employee has filled out the following items/El empleado nuevo ha llenado las siguientes formas:
Employment Forms/Formularios de Empleo:
“ USCIS Form I-9
Formulario I-9 del USCIS
“ IRS Form W-4
Formulario W-4 del IRS
“ Employment Contract
Contrato de Empleo
“ Tools/Equipment Loan Agreement
Contrato de Préstamo de Herramientas/Equipo
“ Bonding Application
Solicitud de Fianza
“ Drug Free Workplace Agreement
Contrato de Lugar de Trabajo Libre de Drogas
“ Housing Agreement
Contrato de Vivienda
Enrollment Cards/Tarjetas de Registración:
“ Health Plan
Plan de Salud
“ Dental Plan
Plan Dental
“ Long-Term Disability Plan
Plan de Incapacidad de Largo Plazo
“ Other
Otro
“ Life Insurance
Seguro de Vida
Received from New Employee/Se Recibió de Parte del Empleado Nuevo:
“ Work Permit, if under 18
Permiso para Trabajar si es Menor de 18 Años
“ Motor Vehicle Record (Driving Record)
Récord de Conductor del Vehículo (Registró de Conductor)
“ College Transcripts
Calificaciones Universitarias
“ Other
Otro
Paycheck Deduction Authorization/Autorización de Deducciones de Nóminas de Pago:
“ Housing/Utilities
Vivienda/Utilidades
“ Credit Union
Banco (Credit Union)
“ Paycheck Direct Deposit
Deposito Directo de Sueldos
“ Other
Otro
“ Medical Insurance Plan
Plan de Seguro Médico
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The new employee has received the following items/El empleado nuevo recibió los siguiente artículos:
“ CA Labor Code § 2810.5 Notice to Employee form (DLSE-NTE)
Código Laboral de CA § 2810.5 Formulario Aviso al Empleado
(DLSE-NTE)
“ SDI Pamphlet (DE 2515)
Folleto del SDI (DE 2515)
“ Paid Family Leave (DE 2511)
Licencia de Ausencia Pagada (DE 2511)
“ Injury Prevention Program
Programa de Prevención de Lesiones
“ Sexual Harassment Pamphlet
Folleto de Acoso Sexual
“ Workers' Compensation Insurance Pamphlet
Folleto del Seguro de Compensación para
Trabajadores
“ COBRA Notification
Aviso COBRA
“ Commission Agreement
Acuerdo de Comisiones
“ DOT Drug/Alcohol Testing Program
Programa DOT/ Prueba de Alcohol y Drogas
“ Employee Handbook
Manual del Empleado
“ Physician Pre-designation Form
Formulario de Pre-designación de Médico
“ Family & Medical Leave Act Notice
Aviso de Licencia de Ausencia de Familia y Médica
“ Veterans Benefits Improvement Notice
Beneficios de Veteranos, Aviso de Mejoramiento
“ Other
Otro
The following records have been set up/Se han preparado los siguientes registros:
” Personnel Records
Registros del Personal
“ Personal Folder
Archivo Personal
“ New Employee Registration DE-34 (mailed to EDD)
Registración de Empleado Nuevo DE-34 (se envía al EDD)
“ Time Records
Registros de Tiempo
“ Other
Otro
These items have been explained to the new employee/Estas cosas se le han explicado al empleado nuevo:
“ Migrant and Seasonal Agricultural Worker
Protection Act Worker Disclosure Information
Ley de Protección a Trabajadores Agrícolas
Migratorios y Estacionales, Divulgación de
Información del Trabajador
“ Safety Training for employee's position
Capacitación de seguridad para la
posición del empleado
“ Conduct Standards
Normas de Comportamiento
“ Location of Sanitation Facilities/
Good Hygiene Practices
Ubicación de Instalaciones Higiénicas/practicas
de Buen Higiene
“ Pesticide Training
Capacitación de Pesticidas
“ Worker’s Compensation Insurance Orientation
Orientación Sobre el Seguro de Compensación del Trabajador
“ Hazard Communication and MSDS Training
Capacitación de Comunicaciones de Peligros
y Hojas MSDS
“ Wages/Benefits
Sueldos/Benéficos
“ Heat-Illness Emergency Procedures
Procedimientos de Emergencia para Enfermedades por el Calor
“ Other
Otro
Physical Examinations/Exámenes Físicos:
“ Employment is contingent on employee taking and passing a job-related medical examination and/or test for illegal drug
use./ El empleo depende en que el empleado tome y pase un examen médico relacionado al trabajo y/o prueba de uso
de drogas ilegales.
“ Employee was referred to
El empleado fue recomendado a
on
el
Physician/Client - Médico/Cliente
Date/Fecha
for an examination. / Para un examen.
“ Medical statement received and filed in employee's personnel folder.
La declaración médica fue recibida y guardada en el archivo personal del empleado.
Signatures/Firmas:
Employee
Empleado
Company Representative
Representante de la Compañía
Date
Fecha
Date
Fecha