Download Manual de POA - ESPOL

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Planificación Estratégica
Manual del Sistema Plan Operativo Anual de ESPOL
Contenido
Manual de Usuario del Sistema de Plan Operativo Anual de la ESPOL ............................................ 2
I.
INGRESO AL SISTEMA ......................................................................................................... 2
II.
USUARIO COORDINADOR DE CALIDAD. .............................................................................. 6
1.
Ingreso de Indicadores.................................................................................................... 6
2.
Modificación y eliminación de los Indicadores. ............................................................. 11
3.
Modificación y Eliminación de Actividades. ................................................................... 18
4.
Ajuste de Pesos ............................................................................................................ 23
5.
Informe de Avance de Actividades de la Planificación del POA. ..................................... 23
III.
USUARIO DIRECTOR...................................................................................................... 25
1.
Aprobación, modificación o eliminación de Indicadores. ............................................... 26
2.
Aprobación de ingreso o cambio en las actividades de un indicador. ............................ 29
3.
Informe de Avances de Actividades de Planificación del POA. ....................................... 31
4.
Resúmenes Gráficos ..................................................................................................... 33
5.
Histórico de Informes ................................................................................................... 34
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Planificación Estratégica
Manual del Sistema Plan Operativo Anual de ESPOL
Manual de Usuario del Sistema de Plan
Operativo Anual de la ESPOL
ESPOL.
INTRODUCCION
El presente manual es una guía para el uso del Sistema de Plan Operativo Anual de la ESPOL.
Este manual refleja la interacción entre los diferentes tipos de usuarios del
el sistema:
sistema
I. Coordinador de Calidad
Calidad.
II. Director (Directores de Centros, Unidades Administrativas, Decanos
Decano de Facultades,
Directores de Institutos).
III. Unidad de Planificación Estratégica (Oficina de Planificación).
Siguiendo con la política de trabajo que se lleva dentro del Sistema de Plan Operativo Anual de
la ESPOL, se desarrolló el manual consideran
considerando el método “MISA”, Modificar,
odificar, Incorporar,
Suprimir (Eliminar), Aprobar.
probar.
I. INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar al sistema se utilizará el mismo sitio web de la versión anterior:
•
www.planop.espol.edu.ec
Un vez que se ingrese al sistema de Plan Operativo, www.planop.espol.edu.ec, saldrá la
ventana de Bienvenida al Sistema.
Sistema (Gráfico No.1).
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Gráfico No.1
En el Gráfico No.1, se muestra la ventana inicial del sistema, a la cual puede ingresar cualquier
usuario que desee ver el Sistema de Plan Operativo de ESPOL.
En el Gráfico No.2, se muestra
uestran las diferentes secciones de la ventana inicial del sistema,
divididas de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ingreso al Sistema.
Sistema
Período del Plan Estratégico.
Año del Plan Operativo.
Menú Principal.
Ruta de Ubicación en el Sistema.
Sub- menú de los indicadores,, divididos por: Capítulo, Objetivos y/o
y Unidades.
1
4
3
2
5
6
Gráfico No.2
1. Ingreso al Sistema.-- Esta sección permite que los diferentes tipos de usuarios puedan
entrar al sistema seleccionando el botón
. Luego de eso aparece la
ventana de ingreso al sistema
sistema(Gráfico No.3),
), en el cual se ingresará usuario y
contraseña de ESPOL.
ESPOL
Gráfico No.3
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2. Período del Plan Estratégico.- Permite observar el período del plan estratégico,
dependiendo de “Año de Plan Operativo” que seleccione.
Por ejemplo: “si selecciona el año 2007, en la opción de “Año de Plan Operativo”,
aparecerá en el Plan Estratégico el período “2003-2007”, porque el año 2007 perteneció
al “Período del Plan Estratégico del 2003-2007”.
3. Año de Plan Operativo.- Permite seleccionar el año del Plan Operativo a observar.
4. Menú Principal.- Esta sección
Contactos/Sugerencias e Informes.
tiene
cuatro
opciones:
Inicio,
Guías,
4.1.- Inicio.-Es la ventana de bienvenida al Sistema de Plan Operativo Anual de
ESPOL.
4.2 POA.- Es la ventana inicial del sistema, la misma que se muestra en el
“Gráfico No.2”, en la que se puede ver los indicadores tanto por capítulos,
objetivos y/o unidades.
4.3.- Guías.- Permite descargar el “Manual de usuario del sistema”.
4.4.- Contactos/Sugerencias.- Se mostrará una opción que permite en el caso
de alguna necesidad del usuario respecto al funcionamiento o problema del
sistema, enviar un mensaje.
4.5.- Informes.- Permite ver los distintos tipos de informes gráficos sobre
objetivos o unidades respecto a los resultados de los talleres semestrales del
POA respecto al año en curso”.
5. Ruta de Ubicación en el Sistema.- Esta sección permite ver la ruta de acceso, es decir
el lugar exacto donde se encuentre dentro del sistema, y además permite salir o entrar
parcial o totalmente de las diferentes ubicaciones del sistema.
6. Sub-menú de los Indicadores, divididos por: Capítulos, Objetivos y/o Unidades.Este sección permite ver los indicadores, por Capítulos, por Objetivos o por Unidades,
los mismos que se lo observarán presionando una de las opciones antes mencionadas,
y luego sobre una sub-opción. (Gráfico No.4).
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Gráfico No.4
Obs: En esta sección se observará el indicador, tanto por Capítulos, Objetivos, o Unidades,
seleccionando el indicador para posteriormente observarlo en el formato de planificación
IG1301-1 (GráficoNo.5)
GráficoNo.5
NOTA: En este GráficoNo.5, se muestra el indicador con actividades planificadas.
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II. USUARIO COORDINADOR DE CALIDAD.
En esta apartado del manual se considera el manejo del sistema, desde la perspectiva del
usuario “Coordinador de Calidad”, para esto se debe regresar a la sección de “Ingreso al
Sistema", que se encuentra en la parte superior de la ventana inicial del sistema (Gráfico No.3); y
colocar usuario y contraseña.
Luego de ingresar el usuario y contraseña, el sistema reconocerá el tipo de usuario que inició
la sesión y mostrará en la ventana un mensaje de Bienvenida con la cuenta de usuario; además
en la parte del rol aparece el tipo de usuario que ingresó al sistema (Gráfico No.6), en este caso
el usuario Coordinador de Calidad.
Gráfico No.6
NOTA: Además en este GráficoNo.6, en la sección del menú principal se activará la opción
“Menú de usuario” una vez que alguno de sus usuarios ingrese al sistema, independientemente
del tipo de usuario; esta opción permite ir a la vista de los indicadores de manera inmediata.
Una vez dentro del sistema como usuario “Coordinador de Calidad”; en esta parte
manejaremos dos momentos, antes y después de la “Aprobación del POA” por parte del
Consejo Politécnico.
1. Ingreso de Indicadores
i.
Ingreso de indicadores antes de la Aprobación del POA.- Esta etapa consiste en el
ingreso del nuevo POA y está comprendido entre los meses de “noviembre a
diciembre”; cuando se puede ingresar, modificar indicadores que luego serán
aprobados por el Consejo Politécnico.
Por ejemplo: De noviembre a diciembre 2010, ingreso los indicadores del POA 2011.
(Gráfico No. 7).
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Gráfico No.7
En el Gráfico No.7, se tiene la opción de ingresar los indicadores, a través del botón “Agregar
Indicador”; luego de seleccionar el botón se presenta la pantalla para ingresar los datos
referentes al indicador, (Gráfico No.8)
Gráfico No.8
La información del indicador que se debe ingresar es la siguiente:
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a. Objetivo.- Escoger el objetivo que desee del listado que se muestra.
b. Responsable de la ejecución.- Esta opción aparecerá llena con el cargo del
responsable de la ejecución, que normalmente es Director de la Unidad, o
Decano de la Facultad, o Director de Centro. Por ejemplo: Si el coordinador
de calidad es de EDCOM, entonces aparecerá Director de la EDCOM en
responsable de la ejecución.
c. Plazo.- Seleccionar mes y día de plazo del indicador. (Normalmente es al 31 de
diciembre del año siguiente, esto es si el indicador se ingresa entre noviembre y
diciembre); de lo contrario en el resto del tiempo se seleccionará plazo dentro
del año en curso.
d. Indicador /Meta.- Escribir el indicador y su respectiva meta.
e. Peso.- Ingresar el peso del indicador en porcentaje del 1 al 100%. (Recordar
que la suma de los pesos de uno o más indicadores en cada objetivo deben sumar
100%). Nota: Cada vez que ingrese un indicador en alguno de los objetivos, el
sistema le recordará mediante un mensaje cuánto va la suma de los pesos y
también no lo dejará ingresar más indicadores si la suma de los pesos llegó a
100%.
f. Seguimiento.- Se escribiría la forma como se realizará el control del indicador
g. Responsable del seguimiento.- Se escribe el cargo o nombre que la persona
que la unidad, centro, facultad, etc. Realizará la labor de seguimiento del
indicador. (Normalmente es el Coordinador de Calidad).
h. Financiamiento.- Podrá marcar una o varias; dependiendo de la circunstancia
del indicador.
i. Análisis de causa.- Este espacio aparecerá activo, cuando modifique un
indicador ingresado, o después de la “Aprobación del POA”.
Después de ingresar todos los datos del indicador podrá guardar la información, con el
botón “Guardar”, si todos los datos son correctos se observará la ventana principal
del sistema con el indicador ingresado por cada objetivo; caso contrario aparecerá
(Gráfico No.9) mensajes en rojo en el lugar donde esté el inconveniente.
Gráfico No.9
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En este caso no se guardó el indicador y aparece una advertencia en el Peso (%) que
indica “La suma de pesos de indicadores excede al 100%, introduzca las
modificaciones pertinentes”, esto es porque antes ya se había ingresado uno o más
indicadores que actualmente pesa el 100%; eso se observa por que aparece un
mensaje debajo del nombre del objetivo que dice “El peso actual del objetivo es: 100%”.
Nota: Recuerde que el análisis de causa será obligatorio después de la Aprobación del
POA.
ii.
Ingreso de indicadores después de la Aprobación del POA.- En este caso para
ingresar indicadores después de la “Aprobación del POA”, es necesario realizar el
llenado de los campos, incluyendo el campo de análisis de causa, sino lo hace saldrá
un mensaje de “requerido”, en la parte de Análisis de causa y no lo dejará guardar
hasta que lo escriba (Gráfico No.9).
-------------------------------------------------------------0------------------------------------------------------Una vez creado el indicador aparece la ventana (Gráfico No.10), en esta ventana se observa al
objetivo con su o sus respectivos indicadores, con algunas opciones en el lado derecho de la
misma, las cuales son:
Mostrar Indicadores.- Permite filtrar los indicadores por el estado en que se encuentran; en
el caso de coordinador de calidad, en la etapa de ingreso y antes del Aprobación del POA, se
presenta tres opciones:
Incorporado, Modificado, por Suprimir.- Es el estado del indicador una vez que se lo
ingrese, se lo modifique o se lo suprima, antes de seleccionarlo y enviarlo para
aprobación del Director.
Esperando la Aprobación del Director.- Una vez enviado al Director.
Aprobado por el Director.- Cuando el Director lo aprobó.
Suprimido.- Si el indicador fue suprimido.
Gráfico No.10
Después de la Aprobación del POA, ya no es factible ingresar o modificar algún indicador, sin
antes pedir autorización al rectorado, en este período se observan cambios en el estado de los
indicadores los cuales son:
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Incorporado, Modificado, Por Suprimir.- Este funciona idéntico que en la etapa anterior.
Esperando la Aprobación del Director.- Una vez enviado al Director.
Esperando la Aprobación de Planificación.- Una vez aprobado por el Director, este es
enviado a planificación, el mismo que puede ser aprobado o no aprobado.
POA.- Este estado se da una vez que Planificación Estratégica aprueba el cambio en el
indicador.
No aprobado por Planificación.- Cuando planificación no aprobó el cambio solicitado, y
en el campo observación aparecerá la justificación del mismo.
Suprimido.- Luego que la solicitud de supresión fue aprobada por Planificación
Estratégica.
Estado.- Estado en el que se encuentra el indicador.
Peso.- El peso del indicador.
Avance.- El porcentaje de avance del indicador.
Total.- Es el promedio del porcentaje de avances del Objetivo, es decir se existen más de un
indicador en el objetivo, se refleja el porcentaje en promedio del avance del objetivo (Sólo se
muestra cuando se selecciona “Mostrar Indicadores: POA”).
Refiriéndose a los diferentes estados del sistema en lo que respecta a Coordinador de Calidad,
es importante recalcar que los indicadores de cada unidad, centro, facultad o instituto, podrán
observarse según se escoja el estado en el menú correspondiente:
Por ejemplo: Si desea ver los indicadores que se encuentran en estado POA, se escoge la
opción POA. (Gráfico No.11).
Gráfico No.11
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Realizar la siguiente actividad.
actividad.- Probar los demás estados de los indicadores……!
Dentro de la vista de indicadores se observa en la parte inferir una barra llamada “Leyendas
de la Barra de Avances del Indicador
Indicador” (Gráfico No.12)
Gráfico No.12
Estas opciones, indican las diferentes etapas en las que puede encontrarse el indicador y tener
te
una vista rápida de los estados, además hay un ícono de advertencia
, que avisará sobre
algún evento que ocurra tanto en el objetivo como en el indicador. En el caso de una
advertencia sobre el indicador, solo debe acercarse a la misma y automáticamente
automáticament aparecerá
en un cuadro de texto el inconveniente encontrado
encontrado,, lo mismo sucederá en el caso del objetivo.
objetivo
(Gráfico No. 13)
Gráfico No. 13
2. Modificación y eliminación de los Indicadores.
Para modificar o eliminar indicadores, debe seleccionar el indicador y aparecerá una
ventana (Gráfico
Gráfico No.14)
No.14
Gráfico No.14
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En la ventana Gráfico No.14, se tienen 6 botones en la parte superior, los cuales son:
Editar Indicador, Añadir Actividad, Ver Planificación, Ver Avances y Regresar a
Indicadores.
•
Editar Indicador.- Permite ingresar un nuevo indicador cuando sea la
primera vez, o realizar cambios al indicador en el caso que haya sido
ingresado.
Nota: Antes de la Aprobación del POA, se podrá ingresar indicadores o cambios
a los indicadores ingresados, sin aprobación de planificación estratégica;
después de la Aprobación del POA, se podrá ingresar indicadores pero con la
aprobación de Planificación Estratégica.
•
•
•
•
Añadir Actividad.- Permite ingresar actividades en el indicador.
Ver Planificación.- Permite visualizar el indicador en el formato de
Planificación IG1301, del POA.
Ver Avances.- Permite visualizar el indicador en el formato de Avance IG1303,
del POA.
Regresar a Indicadores.- Permite regresar a la ventana de la vista del
indicador.
1.1 Modificación de Indicador
Una vez en la ventana del indicador Gráfico No.14 se debe:
•
•
•
•
Seleccionar el botón “Editar Indicador”.
Aparecerá la ventana del indicador (Gráfico No.15), con los datos que se
ingresaron anteriormente, en esta ventana podemos editar los cambios
necesarios, para luego seleccionar el botón “Guardar”.
El botón “Suprimir”, realiza la petición de supresión del indicador, en el caso
de que sea un indicador recientemente ingresado se eliminará
automáticamente.
El botón “Cancelar” retorna a la pantalla del listado de indicadores.
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Gráfico No.15
•
Una vez guardado, el sistema regresa a la pantalla de la vista del indicador
(Gráfica No.16), con algunos cambios en la ventana del indicador, los cuales
son:
Primero.- En la parte superior muestra un mensaje de aprobación del
cambio que dice “ indicador guardado exitosamente”.
Segundo.- Todos los campos que hayan sido modificados aparecen con
una , que indica que o se ingresó ese campo, o se lo modificó; en
ambos casos si se colocan sobre la
aparecerá un signo de “?”; si se
ingresó algo, mientras que si fue modificado aparecerá un cuadro de
mensaje mencionado lo que estuvo escrito anteriormente en ese lugar.
(Esto es para ayudar al coordinador de calidad y al Director para que
sepan exactamente que se cambio en el indicador).
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Gráfico No.16
Nota: En caso de que el cambio realizado ya no quisiera efectuarlo seleccione “Descartar
cambios”, y regresará a la versión aprobada del indicador.
•
Una vez que esté de acuerdo con los cambios efectuados, en la ventana
(Gráfico No.16), seleccionar el botón “Regresar a Indicadores”.
•
Luego de escoger el botón “Regresar a Indicadores”, aparecerá la vista
principal de los indicadores (Gráfico No.17) con el o los indicadores en estado
“Modificado”, para luego seleccionar el o los indicadores que desee enviar para
aprobación del director.
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Gráfico No.17
1.2 Supresión (eliminación de un indicador).
Para suprimir un indicador, al igual que para modificar, se debe:
•
•
Seleccionar el botón “Editar Indicador”.
Aparecerá la ventana del indicador (Gráfico No.15), en la que debe seleccionar
el botón “Suprimir”.
Gráfico No.18
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•
•
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Después se abrirá un recuadro sobre la ventana del indicador con un mensaje
de pregunta que dice ¿Está seguro que desea eliminar este indicador?
(Gráfico No.18); donde se debe seleccionar Aceptar, para que se elimine el
indicador.
Una vez eliminado, el sistema regresa a la pantalla de la vista principal del
indicador (Gráfica No.19), con dos cambios, los cuales son:
Primero.- En la parte superior muestra un mensaje de aprobación del
cambio que dice “ indicador suprimido exitosamente”.
Segundo.- El indicador estará en estado “Por suprimir”, para luego
seleccionar el o los indicadores que desee enviar para aprobación del
director.
Gráfico No.19
Aviso importante: En el sistema ahora podrá ingresar indicadores, realizar cambios a un
indicador en el caso de una modificación o solicitar una supresión a un indicador. Toda solicitud
una vez “Aprobado el POA”, deberán justificarse en el espacio del “Análisis de Causa”; sin olvidar
que el proceso de envió físico del documento de soporte (carta al Rector) no se realizará más y
que toda solicitud deberá realizarse a través del sistema, en el cual la unidad de planificación
estratégica contestará el estado de la solicitud, además dicha Unidad será la encargada de
enviar el documento de soporte (Carta al Rector) informando del particular, para que quede
evidencia de dicho proceso; y una copia de carta con la justificación del Rector se enviará a la
unidad o centro involucrado.
2. Ingreso de actividades al indicador.
Para ingresar actividades, debe:
•
•
•
Seleccionar el indicador.
Escoger el botón de “Editar el Indicador”, saldrá la ventana (Gráfico No.15).
En esta ventana escogemos el botón “Añadir Actividad”, ingresará a la ventana de
“Datos de la Actividad” (Gráfico No. 20).
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Gráfico No. 20
El GráficoNo.20, presenta la ventana de los datos de la Actividad, los cuales son obligatorio,
para poder guardar la información de lo contrario no se guardarán los datos ingresados.
Al igual que en el indicador los datos necesarios son:
Descripción.- Para editar la actividad que se desee.
Peso.- Indicar en porcentaje el valor, recordar que la suma de los pesos de las actividades
debe sumar 100%.
actividad.
Responsable.- Ingresar el Responsable de dicha actividad
Fecha plazo.- Escoger día y mes de plazo de la actividad.
Seguimiento/Controles. Soportes que justifiquen el desarrollo de la actividad.
Seguimiento/Controles.Personal y Equipos.- Recurso Humano y equipos necesarios.
Financieros.- Origen del recurso financiero.
Una vez que se ingresó la información de la actividad seleccione el botón ““Guardar”.
Nota: Una vez guardada la actividad, el sistema regresará a la ventana del indicador
(Gráfico No.21), con algunos cambios en la ventana de vista del indicador, los cuale
cuales son:
Primero.- En la parte superior muestra un mensaje de aprobación del cambio que dice
“ Actividad guardada exitosamente”.
Segundo.- Ell campo ESTADO cambió al igual que en el caso de indicador hasta que el
coordinador de calidad envíe el indicador al Director, y él una vez que apruebe el
indicador, entonces este retornará a estado POA.
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Gráfico No.21
Tercero.- En la ventana aparece el botón “Descartar cambios”, el cual se activará
apenas se ingrese un indicador o actividades, con el fin de deshacer los cambios si eso
es lo que se desea hacer, antes de enviar el indicador para aprobación del Director.
3. Modificación y Eliminación de Actividades.
Para modificar o eliminar actividades, debe seleccionar el indicador, para luego poder
modificar o eliminar actividades, en la siguiente parte se explicar cada una de ellas:
2.1 Modificar Actividades.
Una vez en la ventana del indicador Gráfico No.21 para modificar una actividad debe:
•
•
Seleccionar la actividad, dando clic encima del nombre de la actividad, se carga la
ventana de la actividad (Gráfico No. 22), donde realizará cambios en cualquier de sus
campos.
Escoger el botón de “Guardar”, para que se guarden los cambios.
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•
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Una vez guardado, se regresa a la ventana del indicador,
indicador, pero con algunos cambios.
Gráfico No. 22
Nota: Una vez guardada la actividad, el sistema regresará a la ventana del indicador
(Gráfico No.23),
), con algunos cambios en la ventana de vista del indicador, los cuales son
son:
Primero.- En la parte superior muestra un mensaje de aprobación del cambio que dice
“ Actividad guardada exitosamente”.
Segundo.- El campo ESTADO cambió al igual que en el caso de indicador hasta que el
coordinador de calidad envíe el indicador al Director, y él una vez que apruebe el
indicador, entonces este retornará a estado POA.
POA
Tercero.- En la ventana aparece el botón “Descartar cambios”, el cual se activa porque
se hizo cambio en las actividades, y de ser necesario podrá deshacer todos los cambios
que realizó en las actividades.
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Gráfico No.23
2.2 Eliminar Actividades.
Una vez en la ventana del indicador Gráfico No.21 para eliminar una actividad debe:
•
•
Seleccionar la actividad, dando clic encima del nombre de la actividad, se carga la
ventana de la actividad (Gráfico No. 22), en la que debo seleccionar el botón
“Suprimir”.
Después se abrirá un recuadro sobre la ventana de la actividad con un mensaje de
pregunta que dice ¿Está seguro que desea eliminar este actividad? (Gráfico No.24);
donde se debe seleccionar Aceptar, para que se elimine la actividad.
Gráfico No.24
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•
Manual del Sistema Plan Operativo Anual de ESPOL
Una vez eliminada la actividad, el sistema regresa a la pantalla de la vista principal del
indicador (Gráfico No.25), con dos cambios, los cuales son:
Primero.- El indicador estará en estado “Modificado”, hasta que el cambio sea
aprobado por el Director.
Segundo.- Observar que la actividad suprimida aparece con un recuadro en rojo
, que evidencia que fue “suprimida”.
Gráfico No.25
Nota: Cuando se ingrese actividades en un indicador, en la ventana “Datos de la Actividad”
(Gráfico No.20); se observa que solo están activados los botones “Guardar” y “Cancelar”,
mientras que si se quiere modificar o eliminar una actividad, en la ventana de “Datos de la
Actividad”, aparecen activado un botón más en la parte superior, este es el botón “Suprimir”
(Gráfico No.22 o GráficoNo.24); esto sucede porque la actividad ya fue ingresada y lo que se
desea es “modificarla y guardarla” o “suprimirla”.
3. Avance de Actividades de la Planificación del POA (Formulario IG1303).
Una vez que los indicadores con sus respectivas actividades han sido aprobados por el
Director, estas se encuentran en estado POA, lo que permite que se puedan realizar los
avances de actividades, durante los meses de Enero a Diciembre; con excepción de
días previos a los talleres del POA, que se realizan entre los meses de julio y
Diciembre.
Para realizar los avances debe:
•
Seleccionar el indicador
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•
Manual del Sistema Plan Operativo Anual de ESPOL
Una vez en la ventana del indicador (Gráfico No.25), puede actualizar el avance
de la actividad o actividades que se hayan ingresado simplemente dando clic
en el campo de “Avance”, e ingresando el valor; este se encuentra en la parte
inferior donde están las actividades. (Gráfico No.26).
Gráfico No.26
•
Finalmente seleccione “Guardar Avance de Actividades” (Gráfico No.26).
Gráfico No.27
Nota: Si ingresa en el campo de “Avance (%)” un valor que no esté entre 0 y 100% el
sistema le devolverá la ventana del indicador con dos mensajes en rojo.
Primero.- Un mensaje de “verifique” junto al valor que ingreso del avance.
Segundo.- En la parte superior de la ventana un mensaje que dice “Verifique los
avances de las actividades” (Gráfico No. 27).
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4. Ajuste de Pesos
El ajuste de pesos puede ser realizado en cualquier momento y solo se pone de color rojo
cuando tiene pesos incompletos.
Gráfico No.28
Gráfico No.29
Gráfico No.30
5. Informe de Avance de Actividades de la Planificación del POA.
Esta etapa es la que se genera una semana antes de los talleres del POA, es decir para
los meses de julio y diciembre.
Una vez que ingrese al sistema con su usuario y contraseña, aparecerá la ventana de la
vista principal de los indicadores. (Gráfico No.31), con una pestaña adicional “Informe
Semestral”, la misma que debe seleccionar para ver el informe de avance de
actividades en el formato IG1304.
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Gráfico No.31
En el Gráfico No.31, se muestra los indicadores en el formato IG1304, para que ingrese
los correspondientes, factores de éxito o crítico, según sus respectivos indicadores.
Adicional en esta ventana (Gráfico No.31), aparecen tres botones en la parte superior
de la misma, los cuales realizan las siguientes funcionalidades:
•
•
•
Enviar a Director.- Una vez escrito todos los factores tanto de éxito o crítico,
podrá enviarlo para la aprobación del director y que está listo para la reunión
de revisión del POA en los meses de julio y diciembre.
Guardar informe.- Permite guardar los cambios que haga al formato, para
luego enviarlo al Director.
Exportar a Excel.- Permite que el informe sea exportado a Excel, para luego si
el usuario decide los guarde o lo imprima en el formato IG1304.
Nota: Recordar que en esta etapa previa al taller del POA, el coordinador de calidad, ya
no verá en la vista de indicador algunos botones porque no podrá cambiar actividades,
ni tampoco realizar avances a los mismos, hasta que pase el taller y se permita
nuevamente ingresar actividades o avances de las mismas.
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III. USUARIO DIRECTOR
En esta apartado del manual se considera el manejo del sistema, desde la perspectiva del
usuario “Director”, para esto debe ingresar al sistema como en la sección I de este manual
(Gráfico No.1); y colocar usuario y contraseña.
Luego de ingresar el usuario y contraseña, el sistema reconocerá el tipo de usuario que inició
la sesión y mostrará en la ventana un mensaje de Bienvenida con la cuenta de usuario; además
en la parte del rol aparece el tipo de usuario que ingresó al sistema (Gráfico No.32), en este
caso el usuario “Director”.
Gráfico No.32
NOTA: Además en este GráficoNo.32, en la sección del menú principal se activará la opción
“Menú de usuario” de la misma forma que el coordinador de calidad cuando ingrese al sistema;
esta opción permite ir a la vista de los indicadores de manera inmediata.
Una vez dentro del sistema como usuario “Director”; se manejará dos momentos, antes y
después de la “Aprobación del POA”:
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1. Aprobación, modificación
odificación o eliminación de Indicadores.
i.
Aprobación de Indicadores antes del Aprobación del POA por el Consejo
Politécnico.- Esta etapa consiste en el comienzo de un nuevo POA, e inicia entre los
meses de “noviembre a diciembre”; cuando se ingresa nuevos indicadores por parte
del coordinador de calidad,
c
y son enviados al Director para su aprobación, los cuales
son revisados en el segundo momento del taller del POA del mes de diciembre.
Durante esta etapa el estado de los indicadores para el Director son:
Esperando la Aprobación del Director.
Director.- Permite que como Director apruebe
los indicadores que su coordinador de calidad haya ingresado al sistema para
el nuevo POA. (Gráfico
Gráfico No.33).
No.3
Gráfico No.33
Aprobado por el Director.Director. Una vez que seleccione el o los indicadores que
desee aprobar.
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Para poder aprobar, modificar o eliminar un indicador, debe ingresar al
indicador seleccionándolo: (Gráfico No.34).
En esta ventana, como Director, tiene varias opciones:
•
•
•
•
•
•
Aprobar Incorporación.- Permite aprobar el indicador que fue
ingresado.
Editar Indicador.- Permite que como Director realice modificaciones al
indicador si lo considera pertinente, para luego guardar y aprobar.
Ver Planificación.- Permite ver el indicador en el formato IG1301.
Ver Avances.- Permite ver el indicador en el formato IG1303, aunque en
esta etapa, no tendremos actividades ingresadas, por tal razón será
imposible tener avances.
Rechazar solicitud.- Permite que el indicador ingresado por el
coordinador, sea suprimido del sistema o en el caso de que sea una
modificación del indicador, esta no se aplique.
Regresar a Indicadores.- Permite regresar a la vista inicial de
indicadores, por objetivos.
Gráfico No.34
Nota: Como Director, una vez aprobado el o los indicadores, estos los observará
en estado “Aprobado por el Director” (Gráfico No. 35)
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Gráfico No.35
ii.
Aprobación de Indicadores después de la Aprobación del POA por el Consejo
Politécnico.- Esta etapa es aquella que está después del “Aprobación del POA”; es
decir, entre los meses de “Enero a Junio” y de “Julio a diciembre”; cuando se pueden
ingresar, modificar y suprimir los indicadores por parte del coordinador de calidad, y
son enviados al Director para su aprobación.
Nota: Los meses de “Enero a Junio”, y de “Julio a Diciembre, se diferencian
como dos períodos, dado que entre los meses de “Enero a Junio”, se puede
ingresar, modificar y suprimir indicadores, previa autorización del rector y
planificación estratégica; mientras que a partir del 1 de julio, la única
actividad permitida es la “Ingresar nuevos indicadores”, así mismo indicando el
análisis de causa correspondiente.
Durante estas etapas, es decir entre los meses de “Enero a Junio” y de “Julio a
Diciembre”; el estado de los indicadores para el Director serán: (Gráfico No.36)
Esperando la Aprobación del Director.- Permite que como Director apruebe
los indicadores que su coordinador de calidad haya ingresado al sistema; con la
diferencia que si lo aprueba, permanecerá en estado “Esperando la Aprobación
de Planificación”; hasta que Planificación le responda la solicitud
Aprobado por el Director.- Una vez que seleccione el indicador que desee
aprobar, igual que en el caso anterior, permanecerá en estado “Esperando la
Aprobación de Planificación”.
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Nota: No
o olvidar que se deberá revisar el campo de análisis de causa que
esté bien sustentado para que la Unidad de Planificación Estratégica le dé
paso a la solicitud planteada por la unidad o centro.
Esperando la Aprobación de Planificación.- Es el estado que toma el
indicador una vez que el Director lo aprobó.
POA.- Es el estado de todos los indicadores aprobados por el Director y por
Planificación Estratégica y que no tengan solicitud alguna ni de ingreso,
modificación o eliminación.
No aprobada por Planificación Estratégica.- Resultado de que mi solicitud, ya
sea para ingreso, modificación o eliminación, fue “No aprobada”, por alguna
circunstancia, en especial porque se desea eliminar un indicador pasada la fecha del 1
de Julio donde es imposible realizarlo
realizarlo.
Suprimido.- Resultado
Resul
de solicitar una supresión (eliminación) y que
planificación lo haya aprobado, esto solo se podrá dar hasta el 30 de Junio.
Gráfico No.36
2. Aprobación de ingreso o cambio en las actividades de un indicador.
Para aprobar un ingreso o cambio en las actividades de un indicador, el coordinar las
debió ingresar o modificar actividades; y después enviarlas para aprobación del Director,
en tal caso debe:
Seleccionar el indicador, que tiene el estado de ““Enviado para
a aprobación del Director”,
Director” lo
que le permitirá ver la ventana del indicador con las respectivas actividades ingresadas
(Gráfico No. 37).
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Gráfico No. 37
Al igual que en el caso de indicador el Director puede:
•
•
•
•
•
•
Aprobar Modificación de Actividad.- Con esta opción el aprueba los
ingreso o las modificación de la actividad.
Editar Indicador.Indicador. Está desbloqueado porque es la ventana de la
actividad.
Ver Planificación.
Planificación.- Permite ver el indicador en el formato IG1301.
Ver Avances.
Avances.- Permite ver el indicador en el formato IG1303.
Rechazar solicitud.solicitud. Permite que el ingresado de las actividades por el
coordinador, sean rechazadas del sistema.
Regresar a Indicadores.Indicadores. Permite regresar a la vista inicial de
indicadores, por objetivos.
En caso de:
Ingreso de actividades por primera vez.vez. Cuando el coordinador de calidad ingres
ingresa una o
varias actividades nuevas en el indicador
indicador, se evidencia con el estado
No.37)
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. (Gráfico
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Modificación de actividades.
actividades.- Cuando el coordinador cambio algún campo en dicha
actividad, entonces aparecerá en la ventana del indicador en la sección de las actividades
una
en cada campo que haya sido modificado
modificado,, esto es para que el Director identifique el
lugar específico donde se realizaron
realiz
los cambio en las actividades. (Gráfico
Gráfico No.38)
No.3
Gráfico No.38
Eliminación de actividades.
actividades.- Cuando el coordinador eliminó una o más actividades del
indicador, entonces aparecerá la ventana del indicador con el número de la actividad
en un recuadro en rojo
, de actividad suprimida (Gráfico
Gráfico No. 39)
3
Gráfico No. 39
3. Informe de Avances de Actividades de Planificación del POA.
Esta etapa es la que se genera una semana antes de los talleres del PO
POA, es decir
para los meses de julio y diciembre.
Una vez que ingrese al sistema con su usuario y contraseña, aparecerá la ventana
de la vista principal
incipal de los indicadores. (Gráfico
(
No.40),
), con una pestaña adicional
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“Informe Semestral de la Unidad”, la misma que debe seleccionar para ver el
informe de avance de actividades formato IG1304.
Gráfico No.40
El formato IG1304 se muestra en el Gráfico No.40, para revisar lo correspondiente a
factores de éxito o crítico que el coordinador ingresó, según sus respectivos
indicadores.
Adicional en esta ventana (Gráfico No.40), aparecen tres botones en la parte superior
de la misma, los cuales realizan las siguientes funcionalidades:
•
Enviar Informe.- Una vez revisado todos los factores tanto de éxito o crítico,
podrá enviarlos, para que se genere el formato IG1305 de la reunión general
de revisión del POA en los meses de julio y diciembre.
• Guardar informe.- Permite guardar los cambios si realizó algún cambio en los
factores tanto de éxito como crítico.
• Exportar a Excel.- Permite que el informe Semestral de la Unidad, sea
exportado a Excel en el formato IG1304.
Una vez que seleccione “Enviar informe”, aparecerá un mensaje (Gráfico No.41), que
dice “Una vez enviado no podrá modificar los factores. Desea continuar?”.
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Gráfico No.41
Al seleccionar “Aceptar” enviará el informe al coordinador y quedará listo para la
reunión general del POA, donde será parte del formato IG1305.
4.
Resúmenes Gráficos
Permite visualizar los avances de los indicadores de forma gráfica. En ambos roles tanto
como el director como el coordinador tienen acceso a ellos, Gráfico No. 42
Gráfico No.42
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5.
Histórico de Informes
Permite visualizar los informes semestrales en el formato IG1304. En ambos roles tanto como
el director como el coordinador tienen acceso a ellos, Gráfico No. 43
Gráfico No. 43
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