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Implementación de recomendaciones PROPUESTAS DE MEJORA
Implementación de recomendaciones
Capítulo 8
1 Implementación de recomendaciones Índice
Introducción
8. Implementación de recomendaciones
8.1. Enfoque de implementación
8.2. Programa de seguimiento y evaluación
8.3. Estrategias de comunicación y permanencia
Conclusiones
2 Implementación de recomendaciones El análisis, estudios, comentarios y conclusiones contenidas en el presente estudio
son responsabilidad exclusiva de Logistics, Services Network, S.A. de C.V. y no
necesariamente reflejan la opinión de las instituciones que participaron en
desarrollo del mismo
Introducción
El presente capítulo tiene como objetivo mostrar los mecanismo de
implementación de las recomendaciones planteadas en capitulo 6, mismas que
conducirán a la consecución de objetivos dando como resultado los diversos
beneficios mostrados en el capítulo 7.
Para desarrollar las recomendaciones, se utilizarán diversos esquemas de trabajo
que permitirán que las medidas se lleven a cabo, como por ejemplo los Comités
Ejecutivo y Operativo que serán de vital importancia para generar una estrategia
de continuidad y seguimiento, dando certeza a que lo desarrollado en el
presente estudio pueda verse reflejado en los procesos de importación y
exportación, mejorando a su vez la competitividad en términos de tiempos y
costos. Así mismo, estos comités podrían promover que tanto las propuestas
como los resultados del proyecto pudiesen promoverse en el seno del Gabinete
de Competitividad, coordinado por la Secretaría de Economía.
Adicionalmente se propone desarrollar un programa que permita dar seguimiento
y evaluar el desempeño de dichas recomendaciones. El objetivo es que los
mismos Comités, tanto Alto Nivel como Operativo, ambos integrados por las
diversas dependencias participantes en el Proyecto, más otras que se podrían
incorporar, se enfoquen en la aplicación cada propuesta.
Paralelamente, se contempla un plan de de comunicación y permanencia en el
que se detalle la manera en que se darán a conocer los resultados del estudio,
las iniciativas que se implementarán y la forma en que tendrán continuidad en el
corto, mediano y largo plazo.
3 Implementación de recomendaciones 8. Implementación de recomendaciones
8.1. Enfoque de implementación
El objetivo de esta sección es fortalecer la capacidad del área responsable de dar
seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas, con base en las
cuales se sugiere crear un Programa de Implementación de Estrategias y Modelos
Logísticos de Comercio Exterior, como se mencionó en el capítulo 6.
Para operar el Programa se sugiere conformar un Comité Ejecutivo y uno
Operativo, que de alguna forma representan la continuidad del Grupo de Alto
Nivel y del Grupo Operativo, que funcionaron durante la elaboración del estudio
y que se describen más adelante. Los comités deben mantener el carácter
interdisciplinario y contar con una agenda de trabajo y con el compromiso de
todos los participantes de que las decisiones consensuadas y aprobadas se
implementarán en el ámbito de trabajo de cada uno.
Cuando los temas y proyectos a implantar lo ameriten, se pueden integrar a los
comités nuevas dependencias y actores privados. Asimismo, cuando la puesta en
marcha de un proyecto requiera la participación de varias dependencias
gubernamentales del Ejecutivo o reformas legales trascendentes, las propuestas
correspondientes se podrían elevar al Gabinete de Competitividad, que es la
máxima instancia del gobierno federal en temas de competitividad y que agrupa
a nueve secretarías de Estado bajo la dirección del titular de la Secretaría de
Economía.
Los principios metodológicos con base en los cuales se guiarán los comités para la
implantación del Programa en todos los niveles, se representan en la siguiente
figura.
Figura 8.1. Elementos de la estrategia de implementación
4 Implementación de recomendaciones • SINERGIA: unión de esfuerzos y voluntades en función de las propuestas de
mejora, de los actores involucrados y de los responsables. La sinergia
implica la vinculación técnica y financiera de las entidades del sector
público, del privado y organismos participantes.
• CALIDAD TÉCNICA: conlleva la realización de actividades en forma
secuencial, rigurosa y organizada.
• PERTINENCIA: los procesos y las acciones deben responder a las
condiciones y características de los actores participantes y del sector
exportador.
• PARTICIPACIÓN: los procesos y el plan para la implementación de
estrategias y modelos logísticos tendrán sentido de identidad y
compromiso en la medida en que los diferentes actores participen y
adquieran compromiso.
• EFICIENCIA: orientación de los esfuerzos hacia el uso racional de los
recursos que permita una mayor cobertura de los beneficios y compromiso
de los participantes en el proceso.
•
SOSTENIBILIDAD: desde el inicio del Programa deben generarse las
acciones que den sostenibilidad al plan de implementación de las
estrategias y los modelos logísticos. Figura 8.2. Procesos para el desarrollo de la metodología de implementación
5 Implementación de recomendaciones Figura 8.3. Modelo de implementación
Metodología
Figura 8.4. Fase I
Presentación de los resultados del diagnóstico, las propuestas de mejora y la
estrategia de comunicación para mejorar los procesos logísticos de comercio
exterior.
Identificación de las condiciones de participación técnica y financiera de cada
entidad responsable, para el desarrollo del Programa de Implementación de las
estrategias de mejora.
Figura 8.5. Fase II 6 Implementación de recomendaciones Identificación de las estrategias de organización y participación técnica y
financiera de los comités tanto Ejecutivo como Operativo y de alguna posible
estructura en la implementación (comités, equipos de trabajo, alianzas).
Análisis de la capacidad institucional, los avances y las perspectivas en el
desarrollo de las propuestas de mejora que permitan su permanencia.
Identificación de estrategias de trabajo para la vinculación de las entidades
públicas y privadas en la organización y financiación de las propuesta de mejora
y su permanencia, mediante el desarrollo de estrategias y modelos logísticos
flexibles.
Acuerdos de organización y compromisos, con el propósito de garantizar la
implementación. Figura 8.6. Fase III El proceso de formulación del plan de implementación para los actores logísticos
y los usuarios del comercio exterior (importadores y exportadores) tiene dos
componentes: el diagnóstico y la planeación.
En el diagnóstico se considera la información disponible en el presente reporte
en la sección de diagnóstico y en las propuestas de mejora.
La planeación implica un trabajo participativo en dos momentos:
•
•
Elaboración del plan de implementación de estrategias
Presentación y viabilidad del Programa de Implementación
La planeación está dirigida a la organización de actividades y de recursos y a la
determinación de alternativas y estrategias de solución de la problemática de los
procesos logísticos del comercio exterior.
Bajo la coordinación del Comité Operativo se detallan alcances, responsables y
cronogramas de las sugerencias contenidas en el Programa de Implementación,
aplicando estrategias de participación y concertación. En este proceso se hace la
planeación técnica y financiera de conformidad con los acuerdos de
7 Implementación de recomendaciones participación; se elabora la programación de asistencia técnica, capacitación y
contratación de servicios; se crea un plan y el cronograma de actividades para el
desarrollo del Programa, y se suscriben convenios.
El diagnóstico y las recomendaciones del estudio serán revisadas y enriquecidas
por el Comité Operativo, que podrá detallarlas y evaluarlas de acuerdo con los
criterios de selección que se determinen. Esta evaluación y definición de las
recomendaciones será apoyada por las mejores prácticas detectadas en los
benchmarking nacional e internacional, a fin de basarlas en soluciones probadas
que son factibles de trasladarse al entorno del comercio exterior mexicano. Las
recomendaciones seleccionadas serán presentadas al Comité Ejecutivo para la
decisión final y la asignación de responsables y recursos. El Comité Operativo
definirá, entonces, el plan de implementación detallado y los esquemas de
evaluación y seguimiento que aseguren su correcta puesta en marcha.
Figura 8.7. Fase IV
Durante la ejecución se desarrolla el proceso de contratación de consultorías,
servicios y adquisición de bienes. Asimismo, los procesos de capacitación y
asistencia técnica para la operación del Programa de Implementación, que
permitan la mejora de procesos y la permanencia de los cambios sugeridos.
8 Implementación de recomendaciones Figura 8.8. Fase V El acompañamiento permanente a los actores logísticos durante el desarrollo del
Programa de Implementación de estrategias. También se da seguimiento a los
convenios de cooperación interinstitucional.
Figura 8.9. Fase VI
La evaluación de resultados y de las etapas del Programa, así como de los
convenios interinstitucionales de cooperación.
9 Implementación de recomendaciones Parte fundamental de la evaluación es la periódica aplicación de mediciones de
los tiempos y costos logísticos para confirmar que las recomendaciones
implantadas logran los efectos pronosticados.
A continuación se enlistan como guía una serie de formatos que servirán para dar
seguimiento al Programa:
•
Formato A – Visión y desafíos de los procesos logísticos de comercio
exterior.
•
Formato B – Problemática de los procesos logísticos en cada tipo de
tráfico. Análisis de causas y consecuencias.
•
Formato C – Priorización de la problemática de los procesos logísticos.
•
Formato D – Clasificación de los problemas y desafíos (acceso y
permanencia). Situación deseada en uno, tres y cinco años (metas).
•
Formato E – Identificación de estrategias con acciones en desarrollo y
nuevas (metas).
•
Formato F – Justificación de las necesidades de implementación de los
modelos logísticos.
•
Formato G – Identificación de la capacidad institucional de cada actor y
disponibilidad de talento humano, administrativo y financiero para la
implementación de los modelos logísticos.
•
Formato H – Registro de necesidades de implementación de los modelos
logísticos.
•
Formato I - Documento compromiso sostenibilidad en la implementación
de los modelos logísticos.
8.2. Programa de Seguimiento y Evaluación
Con base en la metodología de implementación, y con objeto de darle viabilidad
a la instrumentación de las propuestas de mejora, es importante la operación de
un Programa de Seguimiento, fundado en una estructura sólida que le dé
soporte.
Durante el desarrollo del proyecto se definieron dos grupos, uno de Alto Nivel y
otro Operativo, los cuales sirvieron para orientar el estudio, haciendo
10 Implementación de recomendaciones sugerencias sobre los avances presentados. La participación de estos grupos sirvió
para darle solidez a las recomendaciones y enriquecer el análisis, incorporando
diferentes puntos de vista.
Una de las decisiones que se tomaron en la etapa de desarrollo del presente
estudio fue el diseño de un logotipo del proyecto, que le diera identidad y que
permitiera percibirlo como un proyecto independiente de cualquier tipo de
institución o gremio.
Figura 8.10. Logotipo
El color azul —un color frío— del logo representa limpieza en la imagen, alude a
lo moderno y transmite equilibrio. Las líneas curvas en la imagen del mundo dan
volumen y movimiento. La tipografía manifiesta la formalidad que se le está
dando al proyecto. El logotipo se explica por sí mismo e incorpora los elementos
que se trata de transmitir: optimización, procesos logísticos, importación,
exportación y México. Se sugiere que ese logo se mantenga en la etapa de
implementación.
El Programa de Seguimiento contempla darle continuidad a la operación de los
grupos de Alto Nivel y Operativo, ahora bajo el esquema de comités del
Programa de Implementación, los cuales se propone que sean interdisciplinarios y
que, además de darle seguimiento a la implementación del Programa, garanticen
la consolidación de las propuestas de mejora en el corto y mediano plazos.
El Programa debe estar diseñado con base en las propuestas de mejora y tendrá
como objetivo institucionalizar la operación del Programa de Implementación,
para lo cual se habrán de realizar las negociaciones necesarias ante las instancias
públicas y privadas que deban participar. Los órganos que le darán operatividad
al Programa son: el Comité Ejecutivo y Comité Operativo.
La función del Comité Ejecutivo será organizar, planear y dar seguimiento a la
implementación del Programa y apoyar la cooperación de las entidades que estén
dentro de su ámbito de competencia. Se reunirá periódicamente para revisar los
avances y ayudará a enriquecer la dirección y los resultados que se incluyan en el
Programa de Mejoras.
11 Implementación de recomendaciones Por su parte, la tarea del Comité Operativo será ejecutar el seguimiento puntual
a la implementación de mejoras en cada una de sus etapas, tratando de eliminar
las barreras que se vayan presentando. Se reunirá una vez al mes para llevar a
cabo sesiones de trabajo de los participantes.
Ambos comités estarán coordinados por un presidente, con el apoyo de un
secretario. De acuerdo con el nivel de propuestas, se formarían comisiones
encargadas de la implementación de temas específicos.
El Comité Ejecutivo, con la recomendación del Comité Operativo, definirá la
agenda para el cumplimiento de compromisos para la implantación de las
propuestas de mejora. El Comité Operativo dará seguimiento al cumplimiento de
los acuerdos.
En su inicio, los integrantes de los comités deberán ser funcionarios o ejecutivos
de la Secretaría de Economía, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la
Secretaría de Comunicaciones y Transportes, la Comisión de Competitividad de la
Cámara de Diputados, la Comisión de Competitividad de la Cámara de Senadores,
El Consejo Mexicano de Comercio Exterior (COMCE), El Instituto Mexicano para la
Competitividad (IMCO), o la Confederación de Asociaciones de Agentes Aduanales
de la República Mexicana (CAAAREM).
En temas específicos se promoverá la participación de representantes de alguno
de los gremios en la implementación de mejoras puntuales en cada tipo de
tráfico.
Se elaborarán reglas de operación tanto de los comités como de las comisiones,
tratando de dar obligatoriedad a los acuerdos. Los avances se reportarán de
forma anual al funcionario público de más alto rango, que puede ser el
presidente de la República o un secretario de Estado.
8.3. Estrategias de comunicación y permanencia
El Programa de Implementación tendrá un componente de comunicación que
apoye la permanencia de la implementación de mejoras. La comunicación se
debe dar en diferentes niveles, procurando que los receptores objetivos la
reciban y la difundan.
La comunicación es sobre el Programa de Implementación y sus avances. El
Comité Operativo será responsable de la puesta en marcha de la estrategia de
comunicación y de dar seguimiento a la permanencia de los cambios, tomando
12 Implementación de recomendaciones acciones correctivas ante desviaciones que no le den viabilidad a tal
permanencia. El esquema metodológico de la estrategia de comunicación se
muestra a continuación.
Figura 8.11. Esquema metodológico de implementación y comunicación
Acordar
áreas de op.
globales con
involucrados
Presentar
material del
diagnóstico
Definir con
Presidencia
Objetivos
y alcances
Diseñar
Estrategia
de comunicación
Involucramiento
directivo
Involucramiento gerencial
Tipos
Tiposde
decomités
comités
Integrantes
Integrantes
Frecuencia
Frecuencia
Involucramiento masivo
Implementación y monitoreo
Realizar
Acordar
reuniones
método de
(validación,
validación y
seguimiento seguimiento)
Realizar
junta de
apertura
- Comités operativos
- Comités ejecutivos
- Medios de comunicación
- Método de evaluación
- -Toma
Tomade
dedecisiones
decisiones
- -Pasos
Pasosaaseguir
seguir
- -Compromisos
Compromisos
- -Responsables
Responsables
Involucramiento
Involucramientoaa
todos
todoslos
losniveles
niveles
Retroalimentación
Retroalimentación
Validar a
detalle estudios
Profundizar
en etapa
de análisis
Trabajo
de
campo
Preparar
material y
herramientas
(validar)
Capacitación
Capacitación
ee
implementación
implementación
de
de
sistemas
sistemasyy
estructuras
estructuras
Dentro de la estrategia de comunicación se contempla un plan de difusión del
proyecto, considerando varias fases que se desarrollarán en diferentes momentos
de acuerdo con las acciones propuestas.
Este rubro es una de las partes más importantes del estudio ya que, derivado de
los resultados alcanzados, se requiere generar líneas de acción para que, por un
lado, se logre impactar a los actores involucrados en el proceso logístico,
mientras que, por el otro, se forme un frente común mediante alianzas, mesas
de trabajo, comités técnicos y comisiones.
Los siguientes actores logísticos deben ser parte de la campaña de comunicación:
•
•
•
•
•
•
•
•
Agentes aduanales de la República Mexicana
Cámara de Diputados
Cámara de Senadores
Secretarías de Estado
Administración General de Aduanas
Empresas transportistas
Operadores portuarios
Líneas navieras y aéreas
13 Implementación de recomendaciones • Operadores de almacenes y de recintos fiscalizados
Los elementos más relevantes de la estrategia de comunicación son:
I. Definición de la estrategia de comunicación
II. Definición de un eslogan que se identifique con los resultados del proyecto
III. Determinación de la estrategia de comunicación y su presencia en medios
masivos
El papel de los medios en la difusión masiva de los resultados del Programa de
Implementación es importante por el alcance que tiene en el comercio exterior.
A través de ellos se puede llevar el mensaje deseado a los diferentes públicos y
el costo es mínimo si se compara con la cantidad de impactos que recibirá el
mercado meta al cual está orientado.
Los medios que se pueden utilizar son los siguientes:
Figura 8.12. Medios
Televisión. Es el medio con mayor presencia; sin embargo, dadas las
características del Programa, se sugiere el uso moderado en programas de
14 Implementación de recomendaciones opinión y notas en los diversos espacios noticiosos de las principales cadenas de
la República Mexicana.
Internet. La importancia de la red mundial ha sobrepasado por mucho las
expectativas que se tenían en torno a ella; se sugiere un uso intensivo de este
medio.
Otros medios. Periódicos, trípticos, congresos, conferencias,
especializadas, programas de radio, relaciones públicas.
revistas
15 Implementación de recomendaciones Conclusiones
Las principales conclusiones de este capítulo son:
1. Para poder dar mayor certidumbre a las propuestas, se requiere la
creación e instrumentación de Comités Técnicos y Operativos que se
encarguen del seguimiento y permanencia.
2. La metodología del plan de instrumentación engloba diferentes elementos
como la sinergia, la calidad técnica, la pertinencia, participación,
eficiencia y sostenibilidad, todos estos se amalgaman para darle forma a
acceso y pertinencia.
3. Las estrategias de implementación está desarrollada en seis fases bien
estructuradas con el objetivo de que el impacto sea mucho más efectivo.
4. El plan de comunicación y permanencia permite dar seguimiento a las
propuestas que se están llevando a cabo difundiéndolas con los actores
indicados e involucrados y evitando que queden inconclusas.
5. Es importante difundir el proyecto en todos los niveles para que todos los
actores logísticos tengan el conocimiento correcto de los proceso de
importación y exportación que desarrollan en México.
6. La participación de todos los actores logísticos es de suma importancia
para el éxito de las recomendaciones.
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