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Código: PCD-PS-ES-615 PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES ETAPA: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES Versión: 0 Página: 1 de 9 PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL La versión de este documento puede estar desactualizada, consulte la versión oficial vigente en el módulo SIG de la Intranet 1. Objetivo del procedimiento Atender personas y familias que sean identificadas en situación de emergencia Social y que requieran de apoyos tangibles y transitorios que contribuyan a la estabilización de la situación de vulnerabilidad por las cuales se solicita atención por parte de la SDIS . 2. Glosario: Acompañamiento: Es el proceso de atención a la emergencia social, que se realiza a la persona o grupo familiar que permite continuar con la construcción de alternativas conjuntas pares ciudadanos y el-la servidor-a público-a, implicando una prolongación de la atención a través de la cual se brinda respaldo institucional en las acciones de corresponsabilidad y cogestión en el marco de la formación ciudadana y el ejercicio de la misma. 1 Acuerdo de corresponsabilidad: Entiéndase como acuerdo de corresponsabilidad a los acuerdos establecidos entre el servidor público o la servidora pública y el ciudadano o la ciudadana y/o su familia; y los cuales deben concretarse en acciones institucionales y ciudadanas en el marco del Estado Social de Derecho, orientadas al aporte de la estabilización de la emergencia social .2 1 Secretaria Distrital de Integración Social. Procedimiento para la orientación, información y referenciación PCD-PS-OR-597, 2014. pág.6 2 Secretaria Distrital de Integración Social. Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE – Proyecto 738: Atención y Acciones Humanitarias para Emergencias Social y Natural Modalidad: Orientación, Información y Referenciación * Emergencia Social. Bogotá D.C., 2013. p. 9 Código: PCD-PS-ES-615 PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES ETAPA: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES Versión: 0 Página: 2 de 9 PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL Apoyo tangible: Beneficio material que permite atender la situación inmediata generando procesos paralelos para la construcción y el ejercicio de la ciudadanía. Los apoyos tangibles para la atención de la emergencia social son bonos canjeables por alimentos, suministros en ropa, kit de bebé, kit de aseo, tiquetes terrestres, servicio de alojamiento transitorio y servicio funerario. 3 Apoyo transitorio: Es la entrega por parte del Estado (la administración pública distrital), de ayudas tangibles o intangibles a un-a ciudadano-a o familia, en un periodo de tiempo limitado, que le permita mitigar la situación de emergencia social y contribuyan al inicio de su estabilización Atención Individual: Es la atención personalizada, cálida y respetuosa que se lleva a cabo teniendo en cuenta la solicitud del- la ciudadano-a de ser atendido(a) en forma privada por parte de un-a Servidor-a Público-a. 4 Concepto profesional: el concepto profesional e interdisciplinario corresponde a la valoración que realiza el o la profesional, a partir de la información obtenida en la entrevista ciudadana, con la cual se determina la situación que presenta la familia y/o persona y las acciones a seguir con relación a la problemática identificada.5 Ciudadano-a: miembro de una comunidad política. La condición de miembro de dicha comunidad se conoce como ciudadanía y conlleva una serie de deberes y derechos. 6 Emergencia social: Situación social imprevista que combina varios factores de riesgo, generando estados de vulnerabilidad que alteran y afectan la integridad de la persona y/o su familia en la garantía y uso efectivo de sus derechos, DESDE UN ENFOQUE DIFERENCIAL que presenten varios de los siguientes factores de riesgo: Desempleo repentino, desalojo inminente, Habitar zonas de alto deterioro urbano o rural, Enfermedad incapacitante, terminal o de alto costo, Discapacidad, Muerte o detención del proveedor principal o algún miembro de la familia, Desnutrición o malnutrición de una o mas personas que integren el grupo familiar, Personas que tienen como único proveedor a una persona mayor, con menores de edad a su cargo. 7 3 Secretaria Distrital de Integración Social. Procedimiento para la orientación, información y referenciación PCD-PS-OR-597, 2014. pág.6 4 Secretaria Distrital de Integración Social. Procedimiento para la orientación, información y referenciación PCD-PS-OR-597, 2014. pág.6 5 Secretaria Distrital de Integración Social. Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE – Proyecto 738: Atención y Acciones Humanitarias para Emergencias Social y Natural Modalidad: Orientación, Información y Referenciación * Emergencia Social. Bogotá D.C., 2013.. p. 8 6 Secretaria Distrital de Integración Social. Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE – Proyecto 738: Atención y Acciones Humanitarias para Emergencias Social y Natural Modalidad: Orientación, Información y Referenciación * Emergencia Social. Bogotá D.C., 2013.. p. 3 7 Secretaria Distrital de Integración Social. Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02, 2015, p.123 Código: PCD-PS-ES-615 PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES ETAPA: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES Versión: 0 Página: 3 de 9 PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL Participante: se refiere a la persona, familia, grupo u organización que recibe un beneficio, bien por parte de otra persona o de una entidad pública o privada8 Entrevista Ciudadana: Espacio que se construye entre un servidor-a público-a y un ciudadano o ciudadana, que tiene como objetivo dialogar sobre una situación que el ciudadano o la ciudadana y su familia le plantea a la entidad, en el marco del ejercicio de su ciudadanía, y que apunta a la construcción conjunta de alternativas de solución para superar dicha situación de vulnerabilidad a través del acceso a los servicios sociales del Distrito. La entrevista ciudadana como su nombre lo indica construye la conversación en torno a los intereses públicos y siempre diferencia lo que puede hacer el Distrito y la ciudadanía con respecto a la situación expuesta y lo que le compete o depende al ciudadano o a la ciudadana, como parte de una opción personal y autónoma. 9 Unidad Operativa: Es un lugar localizado en una sede, en el que se presta un Servicio Social. Tiene las siguientes características mínimas: Sede en la que se encuentra, Nombre, Servicio prestado, Capacidad Instalada por servicio y Beneficiarios vinculados. 10 3. Condiciones generales La siguiente condición es aplicable de manera general al procedimiento: En todos los casos la atención en emergencia social, se derivará de la implementación del procedimiento de Orientación, Información y Referenciación OIR. 8 Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE – Cabezote SDIS. Versión 4. Septiembre de 2014 Bogotá D.C., p. 7 9 Instructivo de diligenciamiento ficha SIRBE – Cabezote SDIS. Versión 4. Septiembre de 2014 Bogotá D.C., p. 7 10 Secretaria Distrital de Integración Social. Procedimiento de creación o modificación de unidades operativas PCD- AO-CU-610, 2014. pág.1 Código: PCD-PS-ES-615 PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES Versión: 0 Página: 4 de 9 ETAPA: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL 4. Relación con otros procedimientos y procesos Procedimiento de Orientación, Información y Referenciación Ciudadanía orientada y referenciada ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL Entrega de Apoyos tangibles y transitorios Procedimiento de Ingreso a los servicios sociales Ciudadano-a familias Atendidas 5. Diagrama de flujo del procedimiento DEPENDENCIA A CARGO DE LAS UNIDADES OPERATIVAS DONDE SE ATIENDE LA EMERGENCIA SOCIAL VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE ORIENTACIÓN, INFORMACIÓN Y REFERENCIACIÓN INICIO 1. SOLICITE Y VERIFIQUE LOS DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA ATENCIÓN SUBDIRECCIÓN ICI ACTIVOS DE INFORMACIÓN Código: PCD-PS-ES-615 PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES ETAPA: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES Versión: 0 Página: 5 de 9 PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL SUBPROCESO DILIGENCIE LA FICHA SIRBE MODALIDAD ORIENTACIÓN, INFORMACIÓN, REFERENCIACIÓN* EMERGENCIA SOCIAL F-AO-RS-010 APLICANDO EL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN Y DIGITACIÓN PCD-DO-RS-081-B (SUBPROCESO) DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 2-3. DILIGENCIE EL FORMATO DEL APOYO APROBADO PARA ENTREGA AL CIUDADANO-A 2-3. Formato de apoyo diligenciado PUNTO DE CONTROL 3A. AUTORICE Y ENTREGUE LOS BENEFICIOS AL CIUDADANO-A PARTICIPANTE SUBPROCESO REGISTRE EL BENEFICIO ENTREGADO, EN LA FICHA SIRBE MODALIDAD ATENCIÓN A LA EMERGENCIA SOCIAL FAO-RS-010 APLICANDO EL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN Y DIGITACIÓN PCD-DO-RS-081-B (SUBPROCESO) DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 4. ASIGNE CITA AL CIUDADANO PARA VERIFICACIÓN DEL SERVICIO Y ACOMPAÑAMIENTO 3A. Registro de beneficios entregados Código: PCD-PS-ES-615 PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES ETAPA: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES Versión: 0 Página: 6 de 9 PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL 5-7. HAGA LA VERFICACIÓN DEL SERVICIO Y EL ACOMPAÑAMIENTO PROGRAMADO SUBPROCESO 5-7 Formato de verficación diligenciado REGISTRE LA INFORMACIÓN EN LA FICHA SIRBE MODALIDAD ATENCIÓN A LA EMERGENCIA SOCIAL F-AO-RS-010 APLICANDO EL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN Y DIGITACIÓN PCD-DO-RS081-B (SUBPROCESO) DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO SUBPROCESO HAGA EL CIERRE DE LA FICHA SIRBE MODALIDAD ATENCIÓN A LA EMERGENCIA SOCIAL F-AO-RS-010 APLICANDO EL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN Y DIGITACIÓN PCD-DO-RS081-B (SUBPROCESO) DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO FIN 6. ACLARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1. SOLICITE Y VERIFIQUE LOS DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA ATENCIÓN: Para realizar la atención a la emergencia social es necesario contar con el documento de identidad, en caso de pérdida o ausencia de documento de identidad se usará la contraseña o el comprobante de documento en trámite, el cual debe tener el código de barras, foto y firma autorizada con una vigencia máxima de seis (6) meses, en caso en que este tiempo sea mayor se verificará en la página de la Registraduria Nacional que el documento se encuentra listo para entrega; además se verificarán los datos de los integrantes del grupo familiar. Se debe contar con un recibo de servicio público con fecha no mayor de tres meses, donde se evidencie la dirección del lugar de vivienda del-la ciudadano-a el cual debe pertenecer a Bogotá. Para las personas y familias que habiten en un sector donde no hay acceso a los servicios público, se solicitará certificación de residencia expedida por la Junta de Acción Comunal. En los casos en que la persona o familia habite en un sector de invasión no se solicitará recibo de servicio público. Código: PCD-PS-ES-615 PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES ETAPA: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES Versión: 0 Página: 7 de 9 PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL Se pueden atender personas jóvenes mayores de 14 años que sean jefes de hogar o que hagan parte de las familias donde los demás integrantes sean menores de edad o donde la-s persona-as adulta-as por situaciones particulares de fuerza mayor no puedan hacerse cargo de la gestión para tal caso se deben presentar los soportes respectivos, el joven deberá presentar tarjeta de identidad. En cualquier caso se podrán presentar documentos que soporten la situación de emergencia social en caso de que el ciudadano-a cuente con los mismos. SUBPROCESO - DILIGENCIE FICHA SIRBE MODALIDAD ORIENTACIÓN, INFORMACIÓN Y REFERENCIACIÓN* EMERGENCIA SOCIAL: Diligencie las variables de la ficha mencionada y a partir de la Sección E numeral 8 especifique los beneficios a entregar (las variables anteriores son diligenciadas en el marco del procedimiento O.I.R). Para todos los casos se debe indicar en la Ficha SIRBE los beneficios a entregar después de haber elaborado el concepto profesional, así mismo describir puntualmente a que apoyo accederá el participante o la familia atendida mediante una actuación: Servicios funerarios Tiquetes terrestres Suministros Alimentario Alojamiento transitorio. 2-3 DILIGENCIE FORMATO DEL BENEFICIO APROBADO PARA ENTREGA AL CIUDADANO-A: Diligencie de acuerdo al instructivo correspondiente, el formato de atención por beneficio, mencionando los beneficios que se autorizan (Remítase al instructivo de cada beneficio) SUBPROCESO - REGISTRE EL BENEFICIO ENTREGADO, EN LA FICHA SIRBE MODALIDAD ATENCIÓN A LA EMERGENCIA SOCIAL F-AORS-010 APLICANDO EL PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN Y DIGITACIÓN PCD-DO-RS-081-B (SUBPROCESO) DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. El - la profesional que realiza la atención a familias en emergencia social se encargará de realizar las acciones necesarias para la prestación del servicio, así como de la entrega inmediata de las fichas SIRBE al encargado-a de registrar la información en SIRBE y se realizará seguimiento semanal del cargue de la información y beneficios. 4 ASIGNE CITA AL CIUDADANO PARA VERIFICACIÓN DEL SERVICIO Y ACOMPAÑAMIENTO: Asigne cita al ciudadano-a para realizar la verificación de los beneficios autorizados, en el caso del servicio de alojamiento se realizará una citación diaria para realizar seguimiento a la situación. Código: PCD-PS-ES-615 PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES ETAPA: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES Versión: 0 Página: 8 de 9 PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL Para los servicios funerarios se realizará citación máximo a la semana posterior de la autorización del beneficio. Para pasajes terrestres se realizará seguimiento telefónico 24 horas después de otorgado el beneficio, para los demás beneficios se asignará cita al mes siguiente durante día hábil. Se realizará como mínimo un acompañamiento familiar teniendo como única excepción cuando se haya entregado el beneficio de pasajes terrestres. En caso en que el-la ciudadano-a no asista al acompañamiento familiar, se realizará seguimiento a través de llamada telefónica por dos veces, una en cada semana con el fin de reprogramar la fecha del acompañamiento. Si al completar 30 días posteriores a la última citación no se ha logrado contactar al ciudadano-a se registrarán las actuaciones realizadas haciendo cierre de ficha y registrándolas en el sistema de información SIRBE. 5-7 HAGA LA VERIFICACIÓN DEL SERVICIO Y EL ACOMPAÑAMIENTO PROGRAMADO: Verifique los beneficios autorizados diligenciando el formato establecido. En cada uno de los encuentros con la persona, es decir en cada acompañamiento verifique si las acciones planteadas fue posible o no llevarlas a cabo y si éstas, lograron o no aportar a la ruta de realización de derechos y a la superación de la situación de emergencia presentada, revise si hubo algún tipo de transformación en la situación, revisando contra el protocolo de seguimiento y/o acompañamiento familiar a las personas en situación de emergencia social y el cuadro de derechos individuales y colectivos. Teniendo en cuenta lo anterior revise si es necesario formular acuerdos nuevos o si se debe dar cumplimiento a los que quedaron pendientes los cuales se diligenciaron en la ficha de emergencia social F-AO-RS-010 y de los cuales no se evidencia avance. En el momento de verificación de los beneficios funerarios y alojamiento, determine si se requiere acompañamiento y asigne cita. En caso en que el-la ciudadano-a no asista a la verificación se deben realizar los trámites necesarios para hacer los cambios de estado de los beneficios en coordinación con la Subdirección para la identificación, caracterización e integración y posterior a esto se realizará el cierre de la ficha en físico como en el sistema. SUBPROCESO - REGISTRE LA INFORMACIÓN EN LA FICHA SIRBE MODALIDAD ATENCIÓN A LA EMERGENCIA SOCIAL: Se deberá registrar la información contenida en las actuaciones acerca del acompañamiento y los beneficios entregados mencionados en la ficha SIRBE en la modalidad correspondiente. SUBPROCESO - HAGA CIERRE DE LA FICHA SIRBE DE EMERGENCIA SOCIAL: Verifique que se hayan realizado los cambios de estado en el SIRBE de los beneficios entregados, esos cambios de estado se realizan desde la Subdirección ICI, por el profesional designado para ello. Mencione el cierre de la ficha en el registro de actuaciones según las causales de egreso y garantice el registro completo de la información en SIRBE. Código: PCD-PS-ES-615 PROCESO: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES Versión: 0 Página: 9 de 9 ETAPA: PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES PROCEDIMIENTO: DE ATENCIÓN A FAMILIAS EN EMERGENCIA SOCIAL Antes de hacer el cierre de la Ficha SIRBE verifique que: Haya realizado la cantidad de acompañamientos correspondientes según el proceso de atención. Se haya realizado el cambio de estado de los beneficios entregados. Que cumpla con los criterios de egreso según los beneficios entregados.11 Que no se hayan cumplido los acuerdos de corresponsabilidad y no se evidencie intención del ciudadano por realizarlos. Evalué si se requiere citar nuevamente a acompañamiento en ese caso formule nuevos acuerdos o Que el ciudadano no asista y se haya agotado el seguimiento correspondiente. 7. Posibles productos y/o servicios no conformes PRODUCTO O ACTIVIDAD SERVICIO 5. AUTORICE Y ENTREGUE LOS BENEFICIOS AL CIUDADANO-A PARTICIPANTE NOMBRE CARGO 11 Registro de beneficios entregados ELABORÓ Yuly Marcela Lopez Ismery Becerra Torres Sandra Avila Perez Profesionales Servicio Social Emergencia social Gestora SIG DT CRITERIO DE ACEPTACIÓN TRATAMIENTO REGISTRO COHERENCIA: los registros de entrega de beneficios que realicen losas profesionales de atención a familias en emergencia social, deben coincidir con los soportes que los operadores envíen a la Subdirección ICI y con el registro en SIRBE. CORRECTIVO: los-as profesionales de atención a familias en emergencia social harán la rectificación del proceso - reproceso F-IM-PRO Jarlin Sulelly Diaz Gómez María Antonia Velasco Guerrero Subdirectora para la Identificación, Caracterización e integración Directora Territorial De acuerdo con el documento asociado al proceso de direccionamiento estratégico “Criterios de identificación, priorización, restricciones por simultaneidad y egreso, para el acceso a los servicios sociales F-SG-02”