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21/6/2011 INSTITUTO TECNOLOGICO DE VERACRUZ ACCES INVESTIGAR 1. Que es una base de datos 2. Cuáles son las ventajas al utilizar una base de datos 3. Porque es importante que un administrador sepa manejar una base de datos o sepa los conceptos de una base de datos 4. cuáles son los objetos o elementos de una base de datos 5. Cuál es la diferencia entre una base de datos y una hoja electrónica (Access y Excel) 6. Que es una relación en base de datos para que sirve y que tipos existen 7. Que es un campo clave o llave en una base de datos 8. Cueles son los tipos de campos que se pueden utilizar en una base de datos 9. Cuál es la función que tienen en una base de datos: los informes, los formularios, las consultas, las tablas 10. Cuáles son las bases de datos más utilizados para la administración Ejemplo de una base de datos en Access (funcionando) ALUMNO:HERMILO VILLALBAZO QUIROZ | PROF.CARLOS LEY BORRAZ ACCES 2 1.- QUE ES UNA BASE DE DATOS Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviados SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática. Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental. Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo, en España los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter 2.- CUÁLES SON LAS VENTAJAS AL UTILIZAR UNA BASE DE DATOS Ventajas Uso de reglas lógicas para expresar las consultas. Permite responder consultas recursivas. Cuenta con negaciones estratificadas ACCES Capacidad de obtener nueva información a través de la ya almacenada en la base de datos mediante inferencia. Uso de algoritmos de optimización de consultas. Soporta objetos y conjuntos complejos. Desventajas Crear procedimientos eficaces de deducción para evitar caer en bucles infinitos. Encontrar criterios que decidan la utilización de una ley como regla de deducción. Replantear las convenciones habituales de la base de datos. http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos 3.- PORQUE ES IMPORTANTE QUE UN ADMINISTRADOR SEPA MANEJAR UNA BASE DE DATOS O SEPA LOS CONCEPTOS DE UNA BASE DE DATOS ¿Por que utilizar una Base de Datos? Es Compacto: No hacen falta archivos de papeles que pudieran ocupar mucho espacio. Es Rápido: La máquina puede obtener y modificar datos con mucha mayor velocidad que un ser humano. Así es posible satisfacer con rapidez consultas de casos particulares, del momento, sin necesidad de búsquedas visuales o manuales que refieren mucho tiempo. Es menos Laborioso: Se elimina gran parte del tedio de manera archivos a mano. Las tareas mecánicas siempre serán mejor realizadas por las maquinas. Es Actual: Se dispone en cualquier momento de información precisa y al día. Cómoda: Al tener la información en un mismo sitio, ahorraremos tiempo y trabajo Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los datos. 3 ACCES Puede que en el futuro necesite agregar más tablas a un conjunto de datos no relacional o simple en su origen. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de información de los clientes como los nombres o apellidos, las direcciones y los números de teléfono, pero puede que esa información aumente para incluir acciones de dichos clientes como pedidos, considere la posibilidad de comenzar el proyecto de datos en Access. Tenga una gran cantidad de datos (miles de entradas). Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande y necesita almacenar información de personal, entonces utilice Access. La mayoría de los datos sean del tipo de cadena de texto larga (que no son números ni estén definidos como números). Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los datos necesarios. Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de Access de forma regular, quizás sea más lógico trabajar con Access para aumentar el grado de compatibilidad. Necesite mantener conectividad constante con una base de datos externa de gran tamaño como una creada con Microsoft SQL Server. Desee ejecutar consultas complejas. Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande que recibe pedidos de clientes, quizás deba mirar los nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexión con la base de datos de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, está trabajando en la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos se están almacenando de forma local en tablas de Access. Haya muchos usuarios trabajando en la base de datos y desee opciones de gran potencia para exponer los datos que se vayan a actualizar. Por ejemplo, Access ofrece páginas de acceso a datos para los usuarios más especializados y formularios si desea que sea más fácil de utilizar. http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/usar-access-o-excel-paraadministrar-los-datos-HA001042918.aspx http://html.rincondelvago.com/base-de-datos_3.html 4.- CUÁLES SON LOS OBJETOS O ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS 4 ACCES Los objetivos principales de un sistema de base de datos es disminuir los siguientes aspectos: Redundancia e inconsistencia de datos. Puesto que los archivos que mantienen almacenada la información son creados por diferentes tipos de programas de aplicación existe la posibilidad de que si no se controla detalladamente el almacenamiento, se pueda originar un duplicado de información, es decir que la misma información sea más de una vez en un dispositivo de almacenamiento. Esto aumenta los costos de almacenamiento y acceso a los datos, además de que puede originar la inconsistencia de los datos - es decir diversas copias de un mismo dato no concuerdan entre si -, por ejemplo: que se actualiza la dirección de un cliente en un archivo y que en otros archivos permanezca la anterior. Dificultad para tener acceso a los datos. Un sistema de base de datos debe contemplar un entorno de datos que le facilite al usuario el manejo de los mismos. Supóngase un banco, y que uno de los gerentes necesita averiguar los nombres de todos los clientes que viven dentro del código postal 78733 de la ciudad. El gerente pide al departamento de procesamiento de datos que genere la lista correspondiente. Puesto que esta situación no fue prevista en el diseño del sistema, no existe ninguna aplicación de consulta que permita este tipo de solicitud, esto ocasiona una deficiencia del sistema. Aislamiento de los datos. Puesto que los datos están repartidos en varios archivos, y estos no pueden tener diferentes formatos, es difícil escribir nuevos programas de aplicación para obtener los datos apropiados. Anomalías del acceso concurrente. Para mejorar el funcionamiento global del sistema y obtener un tiempo de respuesta más rápido, muchos sistemas permiten que múltiples usuarios actualicen los datos simultáneamente. En un entorno así la interacción de actualizaciones concurrentes puede dar por resultado datos inconsistentes. Para prevenir esta posibilidad debe mantenerse alguna forma de supervisión en el sistema. Problemas de seguridad. La información de toda empresa es importante, aunque unos datos lo son más que otros, por tal motivo se debe considerar el control de acceso a los mismos, no todos los usuarios pueden visualizar alguna información, por tal motivo para que un sistema de base de datos sea confiable debe mantener un grado de seguridad que garantice la autentificación y protección de los datos. 5 ACCES En un banco por ejemplo, el personal de nóminas sólo necesita ver la parte de la base de datos que tiene información acerca de los distintos empleados del banco y no a otro tipo de información. Problemas de integridad. Los valores de datos almacenados en la base de datos deben satisfacer cierto tipo de restricciones de consistencia. Estas restricciones se hacen cumplir en el sistema añadiendocódigos apropiados en los diversos programas de aplicación. “Elementos de una Base de Datos” Datos: Es la parte esencial de la información, es decir, la información que llega a la base de datos. Atributos: Son los diferentes campos que conforman la estructura de una base de datos. Campos: Es la unidad más pequeña de datos. Registro: Es un conjunto de campos o atributos relacionados entre sí. Archivo: Es un conjunto de registros relacionados. http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/basedat1/tema1_2.htm http://html.rincondelvago.com/base-de-datos_3.html 5.- CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE UNA BASE DE DATOS Y UNA HOJA ELECTRÓNICA (ACCESS Y EXCEL) Utilice Access cuando: Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los datos. Pueda necesitar agregar más tablas a un conjunto de datos no relacional o simple en su origen en el futuro. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de información de los clientes, como los nombres o apellidos, las direcciones y los números de teléfono, pero puede que esa información aumente para incluir acciones de dichos clientes, como pedidos, debería considerar la posibilidad de almacenar los datos en Access. Conserve una gran cantidad de datos (miles de entradas). Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande y necesita almacenar información de personal, debería utilizar Access. 6 ACCES Conserve datos que en su mayor parte son datos de texto. Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los datos que necesita. Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de Access de forma regular, quizás sea más lógico trabajar con Access para aumentar el grado de compatibilidad. Necesite mantener conectividad constante con una base de datos externa de gran tamaño como una creada mediante Microsoft SQL Server. Desee ejecutar consultas complejas. Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande que recibe pedidos de clientes, quizás necesite mirar los nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexión con la base de datos de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, está trabajando en la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos que acaba de especificar se están almacenando de forma local en tablas de Access. Necesite que muchos usuarios trabajen en la base de datos y desee opciones sólidas que expongan los datos que se vayan a actualizar. Cuándo se debería utilizar Excel Utilice Excel cuando: Necesite una vista simple o no relacional de los datos (es decir, cuando no necesite una base de datos relacional con varias tablas). Esto se aplica especialmente a las situaciones en que los datos son en su mayoría numéricos, por ejemplo si desea conservar un presupuesto de un año concreto. Desee ejecutar principalmente cálculos y comparaciones estadísticas de los datos, por ejemplo si desea mostrar un análisis de costos y beneficios en el presupuesto de la compañía. Sepa que el conjunto de datos tiene un tamaño que permite administrarlo (menos de 15.000 filas). http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/usar-access-o-excelpara-administrar-los-datos-HA010210195.aspx 6.- QUE ES UNA RELACIÓN EN BASE DE DATOS PARA QUE SIRVE Y QUE TIPOS EXISTEN Las relaciones entre las tablas 7 ACCES Ya vimos en el capítulo anterior que las relaciones entre tablas son la base de las tablas relacionales, y lo que nos permite evitar repetir datos en las tablas. Hay varios tipos de relaciones, pero la más importante es la llamada de 1 a varios. En estas relaciones, un registro de una tabla (principal) tiene relación con varios registros de la otra tabla (secundaria). Por ejemplo, un profesor puede impartir varios cursos. Por tanto, la tabla principal sería la de profesores y la secundaria la de cursos. Pues vamos a crear las relaciones de nuestra base de datos sabiendo que todas son del tipo 1 a muchos. La figura 13.7 muestra dichas relaciones, que ahora explicaremos. Para crear una relación, lo mejor es que cierres todas las ventanas de las tablas y sigas estos pasos: 1. Haz clic en la ficha Herramientasde bases de datos en la cinta de opciones. 2. Haz clic en el comando Relaciones del grupo Herramientas. 3. Selecciona las tablas que quieres relacionar haciendo doble clic sobre ellas (en el ejemplo, añade las cuatro) y haz clic en Cerrar cuando termines. 4. Para crear una relación entre dos tablas, arrastra el nombre del campo que vas a usar para la relación desde la tabla principal a la secundaria. Aparece el cuadro Modificar relaciones. 5. Activa las casillas de verificación (Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada y Eliminar en cascada) y haz clic en Crear. 8 ACCES http://www.mailxmail.com/curso-base-datos-access/propiedades-campos ¿Como se relacionan las bases de datos? Solo puede haber relación entre una tabla padre y otra tabla hija, de modo que no se puede establecer la relación directa entre tres tablas, aunque se podrá hacer de la siguiente manera “Tipos de Datos” Los Tipos de Datos de una Base se dividen en dos estas son: Las de Entrada Se refiere a la información que entra al sistema por primera vez. Esta información podría dar pie a una modificación de los datos persistentes, pero en principio no forma parte de la base de datos propiamente dicha. Las de Salida Se refiere a mensajes y resultados que emanan del sistema. Una vez más, esta información podría derivarse de los datos persistentes, pero no se le considera en si como parte de la Base de Datos. Según la variabilidad de los datos almacenados Bases de datos estáticas Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones. Bases de datos dinámicas Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de 9 ACCES datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un 10 supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa; Según el contenido Bases de datos bibliográficas Solo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras. Bases de datos de texto completo Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas. Directorios Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico. Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de la química, las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos: Las que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas. Las bases de datos de rutas metabólicas. Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas Bases de datos clínicas. Bases de datos bibliográficas (biológicas, químicas, médicas y de otros campos): PubChem, Medline, EBSCOhost. 7.- QUE ES UN CAMPO CLAVE O LLAVE EN UNA BASE DE DATOS La clave puede estar formada por más de un campo, pero no es lo normal. Por ejemplo, se puede usar como clave el móvil y el nombre. ACCES Access crea por defecto en cada tabla en blanco un campo clave (la primera fila que saltamos en la Vista Diseño cuando creamos los campos). Este tipo de 11 campo va a ser un identificador de alumno que para evitar repeticiones será un campo Autonumérico. Vuelve ese campo y asegura estos datos: ð Nombre del campo: IdAlumno. ð Tipo de campo: Autonumérico. ð Descripción: es el campo clave que identifica al alumno. Para definir otro campo como clave, haz clic en él (por ejemplo en su nombre) y selecciona el comando Clave principal de la ficha Herramientas de tabla. 8.- CUELES SON LOS TIPOS DE CAMPOS QUE SE PUEDEN UTILIZAR EN UNA BASE DE DATOS http://www.desarrolloweb.com/articulos/263.php ACCES 9.- CUÁL ES LA FUNCIÓN QUE TIENEN EN UNA BASE DE DATOS: LOS INFORMES, LOS FORMULARIOS, LAS CONSULTAS, LAS TABLAS Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles -Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan. Máscaras o formularios: permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil la introducción de los datos. -Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más improtantes. -Macros: automatizan las funciones de la base de datos -Módulos: registran de Access Basic (programación) Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero están vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas http://www.mailxmail.com/curso-introduccion-access/elementos-bases-datos 10.-CUÁLES SON LAS BASES DE DATOS MÁS UTILIZADOS PARA LA ADMINISTRACIÓN Los principales bases de datos son para administración son: Borland Paradox Filemaker IBM DB2 Ingres Interbase Microsoft SQL server Microsoft Access 12 ACCES Microsoft FoxPro Oracle Sybase MySQL PostgreSQL mSQL SQL Server 11 INTERESANTE: http://es.kioskea.net/contents/bdd/bddintro.php3 13