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PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Código: I-AO-RS-030 Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 1 de 12 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN DIRECCIÓN DE ANALISIS Y DISEÑO ESTRATÉGICO SOFTWARE MISIONAL SIRBE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Código: I-AO-RS-030 Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 2 de 12 1. Objetivo. Orientar y guiar a los referentes de proyecto, en el diligenciamiento del Formato de Solicitud y Recibo a Satisfacción de Requerimientos de Parametrización en el Sistema de Información Misional SIRBE, con el fin de ayudar a resolver las dudas que se presentan durante el ejercicio del procedimiento gestión del conocimiento, del proceso de Gestión del conocimiento. F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Código: I-AO-RS-030 Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 3 de 12 2. Glosario. Ficha SIRBE Formato fuente de diligenciamiento de información de la SDIS. La ficha está compuesta por varios grupos de preguntas, como son: Variables básicas, Variables transversales, Variables de ubicación geográfica, que corresponden a la información genérica aplicada para todos los proyectos y, las variables específicas por proyecto modalidad. Parametrización Ordenar una serie de variables o parámetros que determinan en funcionamiento del sistema, de acuerdo con la funcionalidad de cada proyecto y la normatividad vigente para los servicios sociales (Resolución 1551 de 2007 o Documento de Criterios de Identificación, Egreso, Priorización y Restricciones por Simultaneidad del Plan de Desarrollo vigente). Simultaneidad Restricción de un participante en uno o más proyectos o servicios sociales por alguno de los siguientes motivos: Presencia física, Normatividad o Recibir el mismo tipo de servicio. Variables Básicas Son las variables con información general que determina las características de una persona. Variables Transversales Son las que dan cuenta de la atención con enfoque diferencial de los ciudadanos y ciudadanas del Distrito Capital. Variables de Ubicación Geográfica Son las que permiten la georreferenciación de la ubicación de la vivienda de los participantes de los servicios sociales de la SDIS. Variables Específicas Son aquellas que identifican las características y condiciones de cada individuo que corresponda para el acceso a un determinado servicio social. Territorio Está constituido como una matriz de relaciones dinámicas y complejas entre factores físicos, sociales, económicos, ambientales, políticos y culturales, los cuales establecen vínculos e interrelaciones de influencia, dependencia e interdependencia. Criterios de Identificación Son los parámetros mediante los cuales la SDIS determina, con base en la lectura de realidades, la inclusión de la población en las modalidades de servicios sociales a través de los cuales se promueven, protegen y restablecen los derechos de los ciudadanos y ciudadanas. Criterios de Priorización Son los parámetros adicionales a los criterios de identificación, que permiten fijar un orden de ingreso a los servicios, cuando la demanda ciudadana, supera la oferta institucional. Estado Es la descripción administrativa del tipo de vinculación que el Ciudadano o la Ciudadana tiene con las modalidades de servicio social, los estados posibles son: Inscrito, En atención, Suspendido, Atendido. Criterios de Egreso Son los parámetros mediante los cuales la SDIS determina la salida de atención en la modalidad de los servicios sociales a los ciudadanos y ciudadanas. En este estado el ciudadano o la ciudadana se encuentran en estado “Atendido”. F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Código: I-AO-RS-030 Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 4 de 12 3. Desarrollo: SIRBE: SISTEMA MISIONAL DE INFORMACIÓN PARA EL REGISTRO DE BENEFICIARIOS El presente manual de diligenciamiento del Formato de Solicitud y Recibo a Satisfacción de Requerimientos de Parametrización en el sistema de información misional SIRBE, es el resultado del trabajo de coordinación adelantado por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico a través de la Subdirección de Investigación e Información y de las Subdirecciones Técnicas de los proyectos sociales de la Secretaría Distrital de Integración Social. Este trabajo se ha venido desarrollando desde el mes de junio de 2012, durante el proceso de armonización misional, e integra los ajustes hechos al sistema misional SIRBE en la definición y ajustes de las variables básicas, variables transversales, ubicación geográfica y grupo familiar. Para el desarrollo de su misión la Entidad cuenta con el sistema misional SIRBE, única fuente de información de la Secretaría Distrital de Integración Social, de acuerdo con la resolución 1551 del 28 de diciembre de 2007. El sistema misional SIRBE cuenta con una base de datos centralizada ubicada físicamente en el Centro de Cómputo de la Subdirección de Investigación e Información. La información es capturada a través de 42 puntos remotos interconectados con el nivel central; proveniente de las Subdirecciones Locales para la Integración Social, los Centros de Desarrollo Social, las Comisarías de Familia y demás sedes que operan remotamente con el nivel central de la SDIS. PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DEL SIRBE EXISTEN CUATRO NIVELES DE OPERACIÓN: Las responsabilidades por el nivel de operación, se definen de la siguiente forma: Administrador del Sistema de Información o usuario central: En cabeza del coordinador de la Subdirección de investigación e información, que responde por: Funcionamiento del sistema Modificaciones que afecten todo el sistema Seguridad informática Guarda y custodia de la información Registro y parametrización de los proyectos. Creación de usuarios Apoyo técnico a los demás niveles. Administrador Local: Función a cargo de los Subdirectores Locales, Coordinadores de Proyectos, o Coordinadores de Centros de Desarrollo, es responsable por: F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Código: I-AO-RS-030 Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 5 de 12 La calidad La veracidad y confiabilidad del diligenciamiento de la ficha SIRBE y toda la información de los participantes La actualización oportuna de las actuaciones La supervisión de la información La utilización de la información El cumplimiento de perfiles para contratar digitadores Operador Local: Servidor-a público-a o contratista, es responsable por: Digitación información que alimenta el sistema Digitación e inclusión de novedades Generación de informes solicitados por los operadores locales Obtención periódica de back up Usuario de Consulta: Servidor-a público-a o contratista que en desarrollo del objeto misional de la entidad tiene acceso a los sistemas de información únicamente para su consulta. F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Código: I-AO-RS-030 Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 6 de 12 LA FICHA SIRBE La ficha SIRBE es un documento público, de carácter reservado, que contiene información confidencial del participante y su familia y que aporta entre otros, elementos para focalizar, seleccionar y priorizar su atención. No se autoriza difundir ni entregar la ficha SIRBE, en cumplimiento del derecho a la intimidad, consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política, la Sentencia T-729 de 2002, y las demás normas que regulen la materia. Así mismo, por su característica de confiabilidad, su archivo, conservación y custodia, será responsabilidad de los Subdirectores Locales. En caso de duda sobre la confidencialidad en el suministro de la información, el funcionario respectivo elevará solicitud de concepto a la Oficina Asesora Jurídica, quien determinará la existencia o no de reserva legal sobre la información solicitada. Luego del diligenciamiento de la ficha SIRBE, comienza el proceso de registro en el sistema misional; esta información es utilizada a nivel de tablas de uso común, interactuando con los otros sistemas de información de la Secretaría, como la Mapoteca, la cual permite la consulta y visualización de áreas geográficas, georreferenciación de direcciones, construcción e impresión de mapas, establecer ruteo para trabajo de campo y obtener ubicación espacial de servicios y de usuarios. En consecuencia de lo anterior, las modificaciones a que tuviere lugar la ficha SIRBE, están enmarcadas en el procedimiento de Diseño de Instrumentos de Recolección Primaria del proceso de Gestión del Conocimiento; actividad 6: Diseñar o actualizar el instrumento de recolección: en esta actividad debe diseñarse o modificarse el instrumento, su instructivo de diligenciamiento y de crítica. Así mismo conllevara la modificación de la parametrización en el sistema de información misional SIRBE. F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Código: I-AO-RS-030 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 7 de 12 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE FICHA SIRBE Y REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE SECCIONES DEL FORMATO ENCABEZADO Nombre Descripción Logo de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Nombre de la entidad SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL Proceso Gestión del Conocimiento Procedimiento Gestión del Conocimiento Nombre de la ficha FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Logo de la Familia SIRBE Código La codificación corresponde a un consecutivo asignado por el equipo de Calidad de la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico. El código correspondiente al presente formato es: F-AO-RS-030 Versión El número de la versión hace parte de la codificación de la ficha e informa el consecutivo de la versión. Fecha La fecha corresponde a la de expedición de la versión. Página Hace referencia al número de la página y la cantidad total de páginas. Fecha de diligenciamiento Este campo se debe llenar con la fecha en que se diligencia la ficha. El formato de fecha es DD/MM/AAAA. Numero de Ficha Cuatro (4) dígitos para escribir el año o vigencia de la ficha. Tres (3) dígitos para escribir el código del proyecto. Cuatro (4) dígitos para escribir el consecutivo que le corresponde a cada ficha. SECCIONES DE ESTA FICHA NOMBRE DE LA SECCION HOJA Nº Nº DE PREGUNTAS Modificación parametrización Sistema de Información Misional SIRBE 1 5 Observaciones 1 1 Contratos 2 12 Viabilización 2 5 F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Código: I-AO-RS-030 Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 8 de 12 PREGUNTAS DEL INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE MODIFICACIÓN PARAMETRIZACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE: Escriba todos los datos con letra legible, sin tachones ni enmendaduras. 1. Proyecto que solicita la modificación Marque el proyecto correspondiente que solicite la modificación, de acuerdo a las siguientes opciones: NOMBRE Proyecto 721 Proyecto 730 Proyecto 735 Proyecto 738 Proyecto 741 Proyecto 742 Proyecto 743 Proyecto 749 Proyecto 753 Proyecto 760 Proyecto 764 DESCRIPCIÓN Atención Integral para personas con discapacidad, familias y cuidadores: Cerrando Brechas. Alimentando capacidades: Desarrollo de habilidades y apoyo alimentario para superar condiciones de vulnerabilidad. Desarrollo Integral de la primera infancia en Bogotá D.C. Atención y acciones humanitarias para emergencias de origen social y natural. Relaciones libres de violencias para y con las familias de Bogotá D.C. Atención Integral para Personas Mayores: Disminuyendo la discriminación y la segregación. Generación de capacidades para el desarrollo de personas en prostitución o habitantes de calle. Promoción del ejercicio y goce de los derechos de personas LGBT. Fortalecimiento de la gestión local para el desarrollo humano en Bogotá D.C. Protección Integral y desarrollo de capacidades de Niños, Niñas y Adolescentes. Jóvenes activando su ciudadanía. 2. Nombre de la modalidad a la que se le solicita la modificación: Escriba puntualmente el nombre de la modalidad correspondiente a la que le solicita la modificación. 3. Tipo de modificación o parametrización: Marque la opción correspondiente a la cual se le desea hacer la modificación o parametrización, de acuerdo a las siguientes opciones: NOMBRE Variables Especificas DESCRIPCIÓN Conjunto de variables asociadas a un proyecto/modalidad, estas contienen la información que habla del estado actual o condiciones de una persona, para analizar su ingreso al proyecto. F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE NOMBRE Estados y/o motivos de estado Criterios de elegibilidad Contratos y/o beneficios Cursos Nutrición Unidades operativas Otra Código: I-AO-RS-030 Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 9 de 12 DESCRIPCIÓN Es la descripción administrativa del tipo de vinculación que el Ciudadano o Ciudadana tiene con las modalidades de Servicio Social, los estados posibles son: Identificado, Inscrito, En Atención, Suspendido, Atendido, Etc. Son los parámetros mediante los cuales la Secretaría Distrital de Integración Social determina, con base en la lectura de realidades, la inclusión de la población en las modalidades de servicios sociales a través de los cuales se promueven, protegen y restablecen los derechos de los ciudadanos y ciudadanas. Es el tipo de contrato y cuáles son los beneficios que trae el mismo. Actividades que se realizan a un grupo de personas, con el fin de aprender una habilidad básica, ocupacional o de desarrollo humano e inclusión o componente social dentro de los programas establecidos por la SDIS. Es la Captura de Peso, Talla y fecha de toma de datos de una persona en un Proyecto - Modalidad o Servicio para el cálculo del diagnóstico nutricional. Lugares donde se presta el servicio ofrecido por un Proyecto – Modalidad – Submodalidad. Si no aparece en el listado de Proyecto – Modalidad – Submodalidad. 4. Descripción de la modificación: Escriba con letra clara y legible la descripción que presenta el proyecto que sustenta la modificación solicitada. 5. Anexos: Escriba con letra clara y legible los anexos que hace a este formato. OBSERVACIONES Escriba con letra clara y legible las observaciones que tenga con relación a la modificación solicitada. F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Código: I-AO-RS-030 Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 10 de 12 CONTRATOS Escriba todos los datos con letra legible, sin tachones ni enmendaduras. 1. Detalle del Contrato Escriba todos los datos con letra legible, sin tachones ni enmendaduras. NOMBRE Tipo de Servicio Contrato de Suministros N° Celebrado con Fecha de iniciación Proyecto modalidad del beneficio Valor total contrato inicial Adición y/o prorroga Clase de Beneficio Tipo de Beneficio Subtipo de Beneficio Valor de Beneficio DESCRIPCIÓN Hace referencia al servicio social el cual es responsable de la entrega de beneficios. Es el contrato que se suscribe para la adquisición de elementos de aseo personal, ropa y calzado, el cual es entregado a las personas y familias en Emergencia Social. El representante legal mediante contrato de prestación de servicios conforme a lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y decreto 0734 de 2012. Hace referencia a la fecha del acta de inicio del contrato. Hace referencia al Proyecto – Modalidad o Servicio del cual depende la entrega de beneficios. Hace referencia al valor total que está plasmado en el contrato que es celebrado y de conformidad con el resultado de la negociación económica de la oferta acordada. Vale la pena aclarar que si un contrato tiene un modificación: adición, este valor se debe sumar al valor del contrato original. Hace referencia a la o las modificaciones en valor (adición) y el plazo (prorroga), pactado dentro de un mismo contrato y que deben quedar estipuladas en la minuta de modificación del contrato. Definir qué clase de beneficio se va a parametrizar (ALOJAMIENTO, VESTUARIO, BIENES, SUMINISTROS ETC.) Definir qué tipo de beneficio se va a parametrizar (ALOJAMIENTO, VESTUARIO, BIENES, SUMINISTROS ETC.) Definir qué Subtipo de beneficio se va a parametrizar (ADULTOS MAYORES, NIÑOS DE 0 A 5 AÑOS, ETC) Hace referencia al valor en números y en pesos del producto. F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Código: I-AO-RS-030 Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 11 de 12 2. Detalle del Contrato Diligencie este punto si en la misma solicitud necesita o se requiere parametrizar otro contrato. Escriba todos los datos con letra legible, sin tachones ni enmendaduras. VIABILIZACIÓN Del correcto diligenciamiento de esta sección depende que las modificaciones solicitadas se lleven a cabo. Esta incluye la fecha, el nombre, el cargo y la firma de los servidores públicos o las servidoras públicas que intervienen en la oficialización del documento. En esta sección deben intervenir los siguientes actores: El Gerente de Proyecto: Es quien solicita la modificación y que se encuentra en cabeza del Subdirector o la Subdirectora del proyecto. El Coordinador de Proyecto: Este cargo es asignado por el Subdirector o la Subdirectora del proyecto. La Subdirección de Diseño Evaluación y Sistematización, este actor corresponde al analista del proyecto al cual se le solicita la modificación. La Subdirección de Investigación e Información, que es la encargada de consolidar en los sistemas de información de la entidad las modificaciones aprobadas. Recibo a Satisfacción: El Gerente de Proyecto es el encargado o puede asignar a una persona para dar el visto bueno o el recibo a satisfacción. F-I-003 PROCESO: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Código: I-AO-RS-030 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATO DE SOLICITUD Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PARAMETRIZACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL SIRBE Versión: Versión 1 Fecha: Septiembre, 2014 Página: 12 de 12 4. Observaciones La Subdirección de Investigación e Información de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, genera el presente instructivo para la orientación en el diligenciamiento Formato de Solicitud y Recibo a Satisfacción de Requerimientos de Parametrización en el Sistema de Información Misional SIRBE. 5. Administración del instructivo La Subdirección de Investigación e Información de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, es la dependencia emisora del presente instructivo y es responsable de que el mismo se mantenga actualizado, identificado correctamente aplicado y en conocimiento de la DADE cada vez que cambie su versión oficial. ELABORO REVISO APROBO NOMBRE David Leonardo Calao Porras Patricia Casas Virginia Alemán Casas Carlos Vladimir Cobo Ramírez CARGO Contratistas Subdirección de Investigación e Información Subdirector de la Subdirección de Investigación e Información Director de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico F-I-003