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PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Código: F-AO-CU-01
PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES
OPERATIVAS
Versión: 1
Fecha: 17-11-2015
FORMATO DE SOLICITUD PARA LA CREACIÓN
O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS
Página: 1 de 5
A. PROYECTO SOLICITANTE Y VALIDACIÓN ANALISTA
DATOS SOLICITANTE
1. NOMBRE
2. DEPENDENCIA
3. CARGO
TIPO DE SOLICITUD
5. CREACIÓN
4. FECHA SOLICITUD
HISTÓRICO*
6.1. INACTIVACIÓN
6.2. CAMBIO DE NOMBRE
6.3. CAMBIO DE MODALIDAD
6.4. OTRO
¿Cuál?
DATOS DE LA UNIDAD OPERATIVA
6. MODIFICACIÓN
DD/MM/AAAA
ESTADOS A MIGRAR*
7. NOMBRE
8. DIRECCIÓN
9. TELEFONO*
11. SERVICIO
10. LOCALIDAD
12. MODALIDAD
13. CÓDIGO SIRBE*
14. TIPO DE OPERACIÓN
14. CUPOS
14.1 DIRECTA
14.2. TERCERIZADA
14.2.1. No. CONTRATO:
DATOS DEL RESPONSABLE DE LA UNIDAD OPERATIVA
16. NOMBRE*
17. E-MAIL*
18. CELULAR*
19. JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD:
20. FIRMA
21.1. NOMBRE
21. ANALISTA
21.2. FIRMA
21.3. FECHA
DD/MM/AAAA
B. VALIDACIÓN SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN
DIAGNÓSTICO
5. CÓDIGO SIRBE U.O. A
INACTIVAR*
TIPO DE ACCIÓN
1. CREACIÓN
2. MODIFICACIÓN DE NOMBRE
3. INACTIVACIÓN
4. CREACIÓN POR MODIFICACIÓN (NOMBRE/MODALIDAD)
6. ESTADOS A MIGRAR DE LA U.O.
INACTIVA A LA CREADA*
VERIFICACIÓN DATOS GEOGRÁFICOS
7.1. CÓDIGO LOCALIDAD
7. LOCALIDAD
8. UPZ
8.1. CÓDIGO UPZ
9. BARRIO
9.1. CÓDIGO BARRIO
10. CHIP
11. NOMBRE DEFINITIVO
11.1. COD_UNIOPE
NOMBRE NEMOTÉCNICO
- 11.2. TIPO SERVICIO_TIPO MODALIDAD_ NOMBRE GENÉRICO
-
12. OBSERVACIONES*:
VALIDACIÓN GEOGRÁFICA
13.1. NOMBRE
13.2. FIRMA
13. RESPONSABLE
13.3. FECHA
DD/MM/AAAA
VALIDACIÓN EJECUTADA SIRBE
14.1. NOMBRE
14. RESPONSABLE
14.2. FIRMA
14.3. FECHA
DD/MM/AAAA
ARCHIVO
UO_CODSIRBE_TIPOACCION_DDMMAAAA
* Los campos marcados con asterisco no son de carácter obligatorio
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FORMATO DE SOLICITUD PARA LA CREACIÓN
O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS
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GUIA DE DILIGENCIAMIENTO
A continuación se describen los módulos presentes en el formato:
1.1
MODULO A
En el modulo A. Proyecto Solicitante y Validación Analista se encuentra toda la información relacionada con
el proyecto que realiza la solicitud y la unidad operativa que se quiere crear o modificar. Este modulo a su vez
esta subdivido de la siguiente forma:
Datos Solicitante




1. Nombre: Nombres y Apellidos del Gerente del proyecto, quien realiza la solicitud de creación o modificación de
unidades operativas según corresponda.
2. Dependencia: Subdirección técnica a la que pertenece el Gerente de proyecto.
3. Cargo: Oficio o responsabilidad que desempeña el solicitante (Gerente o su apoderado).
4. Fecha de Solicitud: Corresponde al Día, Mes y Año (DD/MM/AAAA) en que se diligencia el formato de acuerdo
con la necesidad del proyecto.
Tipo de Solicitud


5. Creación: Se marca con una (X) si se trata de una Unidad Operativa que no se encuentra previamente creada
en el sistema de información misional.
6. Modificación: Se marca con una (X) en alguna de las opciones, si se trata de una Unidad Operativa que se
puede inactivar, cambiar el nombre, modalidad, entre otros, como se muestra a continuación:
6.1. Inactivación
6.2. Cambio
nombre
de
6.3. Cambio
modalidad
de
6.4. Otro
El servicio prestado en una Unidad Operativa deja de funcionar por completo o sus
beneficiarios deben ser trasladados a otra(s) Unidad(es) Operativa(s).
La unidad operativa cambia de Histórico* Marcar con (x) si se quiere
nombre.
mantener el histórico.
Estados a migrar* Describir los estados de
las personas a migrar ya sea Atención,
Inscritos, Suspensión y Solicitud de Servicio.
La unidad operativa cambia su Histórico* Marcar con (x) si se quiere
forma de prestar un servicio social mantener el histórico.
asociando todas sus componentes.
Estados a migrar* Describir los estados de
las personas a migrar ya sea Atención,
Inscritos, Suspensión y Solicitud de Servicio.
La unidad operativa requiere alguna ¿Cuál? Se debe especificar el tipo de acción
modificación diferente a creación, necesaria para la modificación de la unidad
inactivación o modificación por operativa motivo del requerimiento.
nombre o modalidad. En el campo.
Datos de la Unidad Operativa




7. Nombre: Nombre de la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar, dependiendo de la necesidad.
8. Dirección: Dirección completa de la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar.
9. Teléfono**: Número de teléfono fijo de la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar.
10. Localidad: Nombre de la Localidad en la cual se localiza la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar.
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FORMATO DE SOLICITUD PARA LA CREACIÓN
O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS
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11. Servicio: Servicio que se presta en la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar.
12. Modalidad: Modalidad de servicio a la que pertenece la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar.
13. Código SIRBE*: Si la unidad operativa ya existe, escribir el código SIRBE de dicha Unidad que se quiere
modificar.
14. Tipo de Operación: Se marca con una (X) en una de las opciones, si se trata de una Unidad Operativa que
opera de manera 14.1 Directa o 14.2. Tercerizada, en el caso en que opere de manera tercerizada se debe
diligenciar el campo 14.2.1.: No. Contrato: Número de contrato con el cual opera la unidad operativa.
15. Cupos: En número, la cantidad de cupos que ofrece la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar.
Datos del responsable de la Unidad Operativa



16. Nombre*: Nombres y Apellidos del responsable de la unidad operativa que se quiere crear o modificar.
17. E-mail*: Correo electrónico de contacto, correspondiente a la persona encargada de la Unidad Operativa que
se quiere crear o modificar.
18. Celular*: Número celular del responsable de la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar.
19. Justificación de la Solicitud: Se debe diligenciar el por qué se requiere crear o modificar la Unidad Operativa
correspondiente, nombrando las necesidades especificas en cada caso.
20. Firma: Hace referencia a la firma del Gerente de proyecto solicitante.
21. Analista: En estos campos se debe incluir la información referente al analista que realiza la revisión y aprobación de
los datos enunciados para la creación o modificación de la Unidad Operativa en el modulo A.
21.1. Nombre: Nombres y Apellidos del analista que realiza la revisión de los datos diligenciados por el solicitante.
21.2. Firma: Firma del Analista. Se debe firmar siempre y cuando se esté aprobando la creación o modificación de la
unidad operativa, cumpliendo con los requisitos que él/ella considere necesarios.
21.3. Fecha: Corresponde al Día, Mes y Año (DD/MM/AAAA) en que se realiza la revisión y aprobación por parte del
analista.
1.2 MODULO B
En el modulo B. Validación Subdirección de Investigación e Información verifica que la información
consignada en el modulo A. corresponda con lo encontrado en el sistema de información misional (SIRBE) y se
especifican los datos que la unidad operativa tendrá después de realizada la solicitud por parte del proyecto
aprobada por el analista. Este modulo esta subdivido como se muestra a continuación:
Diagnóstico
Tipo de Acción
1. Creación
2. Modificación de
Nombre
3. Inactivación
4.
Creación
por
Después de haber revisado el sistema de información misional (SIRBE), se marca con
una (X) si se trata de una nueva Unidad Operativa.
Se marca con una (X) si se trata del cambio de nombre de la Unidad Operativa.
Después de haber revisado el sistema de información misional (SIRBE), se marca con
una (X) cuando dicha Unidad Operativa deja de funcionar por completo o sus
beneficiarios deben ser trasladados a otra(s) Unidad(es) Operativa(s).
Después de haber revisado el sistema de información misional (SIRBE), se marca con
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Modificación
de
nombre/modalidad
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una equis (X) si la Unidad Operativa requiere de un cambio de nombre o modalidad,
para mantener el histórico de la U.O. con el nombre o modalidad anterior.
5. Código SIRBE de la Unidad Operativa (UO) a Inactivar*: Número correspondiente a la Unidad Operativa motivo de la
solicitud.
6. Estados a migrar de la UO inactiva a la creada*: Escribir los estados que se van a migrar ya sea Atención, Inscritos,
Suspensión y Solicitud de Servicio, según el criterio del equipo de procesamiento.
Verificación Datos Geográficos
El grupo de Componente Geográfico luego de la verificación realizada por el grupo Procesamiento de Datos, realiza la
georrefenciación de la dirección de la Unidad Operativa, sea nueva o por modificación, ubicando las coordenadas del
punto que permiten determinar la Localidad, UPZ y Barrio.
7. Localidad: Nombre de la localidad donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección proporcionada por el
proyecto.
7.1. Código Localidad: Número que identifica la localidad donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección
proporcionada por el proyecto.
8. UPZ: Nombre de la UPZ donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección proporcionada por el proyecto.
8.1. Código UPZ: Número que identifica la UPZ donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección
proporcionada por el proyecto.
9. Barrio: Nombre del Barrio donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección proporcionada por el proyecto.
9.1. Código Barrio: Número que identifica el Barrio donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección
proporcionada por el proyecto.
10. Chip: Código que asigna Catastro Distrital al predio donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección
proporcionada por el proyecto.
Nombre Nemotécnico
11. Nombre Definitivo: Dicho nombre está compuesto por los campos 11.1. Cod_UNIOPE (auto-numérico, generado por el
Sistema Misional SIRBE que está incluido en la tabla del Directorio de Centros de Desarrollo social-CDS), 11.2. Tipo
Servicio_Tipo Modalidad_Nombre Genérico Abreviación del Servicio y la Modalidad correspondiente a la Unidad
Operativa y nombre completo que la identifica.
12. Observaciones*: El grupo de procesamiento de datos, luego de realizar el diagnóstico y definir el nombre
nemotécnico, realiza anotaciones, comentarios o sugerencias con respecto a la acción realizada en el sistema de
información.
Validación Geográfica
13. Responsable
13.1 Nombre: Nombres y Apellidos del responsable del grupo Componente Geográfico, quien realiza la verificación de
los datos geográficos de la unidad operativa.
13.2. Firma: Firma del responsable.
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O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS
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13.3. Fecha: Corresponde al Día, Mes y Año (DD/MM/AAAA) en que se realiza la validación por parte del responsable
de componente geográfico.
Validación Ejecutada SIRBE:
14. Responsable
14.1 Nombre: Nombres y Apellidos del responsable del grupo Procesamiento de Datos, quien realiza la verificación de
los datos en el sistema misional (SIRBE) de la unidad operativa.
14.2. Firma: Firma del responsable.
14.3. Fecha: Corresponde al Día, Mes y Año (DD/MM/AAAA) en que se realiza la validación por parte del responsable
de Procesamiento de Datos.
Archivo: Codificación con el cual se nombra el archivo del formato de solicitud diligenciado, definido por el grupo de
procesamiento de datos luego de realizado el procedimiento; esto permite llevar un registro y control en la creación o
modificación de Unidades Operativas de acuerdo al requerimiento.
Está definida de la siguiente manera:
UO_CODSIRBE_TIPOACCION_DDMMAAAA
 UO: Siglas de Unidad Operativa, con las cuales debe iniciar el nombre del archivo.
 CODSIRBE: Código con el que se identifica la Unidad Operativa.
 TIPOACCION: Número que identifica dentro del formato el tipo de acción realizada.
* Los campos marcados con asterisco no son de carácter obligatorio
NOMBRE
CARGO
ELABORO
REVISO
APROBO
Angélica Herrera Jiménez
Johan Camilo Murcia
Diego Felipe Prieto Villamarin /
Virginia Alemán Casas
Carlos Vladimir Cobo Ramirez
Contratistas Subdirección de
Investigación e Información
Líder Componente Geográfico /
Subdirectora de Investigación e
Información
Director de Análisis y Diseño
Estratégico
Líder del Proceso de Gestión del
Conocimiento
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