Download PROCEDIMIENTO DE RESERVA Y ASIGNACION DE CITAS

Código: PO-CE-RCS-01
PROCEDIMIENTO DE RESERVA Y ASIGNACION DE CITAS
SITEMATIZADA DE LA CONSULTA EXTERNA
Versión: 2
Fecha: 02/01/2013
PROCEDIMIENTO DE RESERVA Y ASIGNACION DE CITAS
SISTEMATIZADAS DE LA CONSULTA EXTERNA
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha
Descripción del Cambio
Se actualiza documentación que conforma el manual de calidad de la
1
11/04/2012 ESE Hospital Local Cartagena de Indias, ya que se cambia logo de la
entidad
Código: PO-CE-RCS-01
PROCEDIMIENTO DE RESERVA Y ASIGNACION DE CITAS
SITEMATIZADA DE LA CONSULTA EXTERNA
Versión: 2
Fecha: 02/01/2013
1.ALCANCE:
Para los centros de atención asistencial de la ESE Hospital Local Cartagena de Indias .
2. USUARIOS:
Auxiliares de enfermería encargada del proceso de reserva y asignación de citas.
3. OBJETIVOS:
GENERAL: Optimizar la oportunidad en la
demandantes del servicio.
reserva y asignación de citas a los usuarios
ESPECIFICOS:
 Verificar derechos del usuario con relación a la atención de consulta externa que demandad.
 Homogenizar el procedimiento en cada una de las unidades prestadoras del servicio.
 Disminuir los tiempos de espera del usuario y las incomodidades posibles para la reserva de
cita en procura de la atención esperada.
 Lograr satisfacción por parte usuario durante la etapa de reserva de cita.
4. CONDICIONES GENERALES :









La reserva y asignación de citas diarias se realizaran de acuerdo a la población distribuida por
UPA y CAPS para cada EPS-S.
El primer contacto con el usuario antes de la atención en salud es vital y hace parte de la
satisfacción del usuario con relación al servicio que prestamos.
Tener en cuenta el estándar institucional establecido para la oportunidad de la reserva de citas
que no debe ser mayor a 48 horas.
Ofertar el servicio de asignación de citas en el horario de 8:00 a.m a 12 m y de 1:00 a 4:00 y
serán asignadas las citas en el horario correspondiente a la atención.
Se asignaran un total de 2 citas por núcleo familiar para el mismo día.
Para realizar la reserva y posterior asignación de la cita el usuario debe presentar su
documento de identidad y el carnet de la EPS-S que acredite su condición de afiliado.
Las citas serán reservadas y asignadas cada 15 minutos en bloques de 4 pacientes por hora,
teniendo en cuenta el recurso humano asignado, de la siguiente manera a las 7:00 a.m, 8:00
am, 9:00 a.m ,10:00 a.m, para un total de 16 pacientes por profesional y de 1:00 p.m, 2:00 pm,
3:00 p.m Y 4:00 para un total de 16 pacientes por profesional.
Una vez culminado el horario de atención establecido, se otorgaran citas de reemplazo, según
sea el número de usuarios que no asistieron a la consulta, las cuales serán asignadas
teniendo en cuenta el la prioridad y el orden de llegada.
El personal auxiliar encargado de la realización de la reserva y asignación de citas debe contar
el entrenamiento adecuado para el manejo óptimo del programa SIOS, previa inducción que
acredite el conocimiento sobre el funcionamiento reconocimiento del manejo interno del CAP.
4. DEFINICION:
El procedimiento de asignación de cita es la actividad mediante la cual se adjudica en una central de
ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES VALIDO SOLO HASTA 16 de enero de 2014
Código: PO-CE-RCS-01
PROCEDIMIENTO DE RESERVA Y ASIGNACION DE CITAS
SITEMATIZADA DE LA CONSULTA EXTERNA
Versión: 2
Fecha: 02/01/2013
citas la fecha y hora de atención demandada según necesidades del usuario y portafolio de servicios
de la ESE CARTAGENA DE INDIAS.
5. CRITERIOS DE EVALUACION:
1. Cumplimiento en las actividades del procedimiento de reserva y asignación de cita
2. Cumplimiento del registro de la reserva de la cita según
consideraciones generales del
procedimiento.
DESCRIPCION
1. Recibir con amabilidad y
cortesía al usuario, dar los
buenos días o buenas tardes
dependiendo del horario en
el que se solicite la consulta,
de la bienvenida al centro y
recalque que usted le
colabora en todo para que
reciba una buena atención.
2. Pregunte el tipo de afiliación
del paciente; si pertenece al
régimen
contributivo,
régimen
subsidiado,
población pobre y vulnerable
o paciente particular para
realizar
la
clasificación
respectiva.
3. Solicitar el carne de salud y
el
documento
de
identificación así: cedula de
ciudadanía para mayores de
18 años, tarjeta de identidad
RESPONSABLE
Auxiliar de
facturación.
DOCUMENTOS
DE
REFERENCIA
REGISTROS
Manual de procesos y
procedimientos de la
ESE HOSPITAL
LOCAL CARTAGENA
DE INDIAS.
Ley 100 de 1993 ley
1122 de 2007.
Auxiliar de
facturación.
Ley 100 de 1993 ley
ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES VALIDO SOLO HASTA 16 de enero de 2014
Código: PO-CE-RCS-01
PROCEDIMIENTO DE RESERVA Y ASIGNACION DE CITAS
SITEMATIZADA DE LA CONSULTA EXTERNA
Versión: 2
Fecha: 02/01/2013
para mayores de 7 años, y
registro civil para niños
menores de 7 años.
1122 de 2007.
Auxiliar de
facturación.
4. Se ingresa a la plataforma
del programa SIOS a través
de una dirección web.
5. Se digita un nombre de
usuario y su respectiva
contraseña, el cual será
asignado con anterioridad y
se inicia sesión.
Software institucional
SIOS.
Auxiliar de
facturación.
Auxiliar de
facturación.
6. Se ingresa a través del link
de asignación de citas
7. En la casilla del paciente se
ingresa
el
numero
de
identificación del paciente de
la siguiente manera: cedula
de ciudadanía para mayores
de 18 años, tarjeta de
identidad para mayores de 7
años, y registro civil para
niños menores de 7 años.
8. Se obtienen los nombres y
apellidos del usuario, si estos
no aparecen después de
digitado el documento de
identidad, se procede a
ingresar los apellidos del
usuario.
9. Se obtiene el nombre de la
Software institucional
SIOS.
Software institucional
SIOS.
Software institucional
SIOS.
Auxiliar de
facturación.
Auxiliar de
facturación.
Software institucional
SIOS.
Software institucional
SIOS.
ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES VALIDO SOLO HASTA 16 de enero de 2014
Código: PO-CE-RCS-01
PROCEDIMIENTO DE RESERVA Y ASIGNACION DE CITAS
SITEMATIZADA DE LA CONSULTA EXTERNA
Versión: 2
Fecha: 02/01/2013
administradora de planes de
beneficio a la cual pertenece
el paciente y se verifican los
derechos. (En este link se
describe
de
manera
detallada todos los servicios
a los cuales puede acceder
el usuario).
10. Si el paciente no tiene
derecho al servicio solicitado
oriéntelo y explíquele la
situación ofreciéndole la
atención
como
usuario
particular
según
tarifas
vigentes establecidas.
Auxiliar de
facturación.
Auxiliar de
facturación.
Manual de procesos y
procedimientos de la
ESE Cartagena De
Indias.
Software institucional
SIOS.
11. Se selecciona el medio de la
solicitud
(personal
o
telefónico).
Auxiliar de
facturación.
12. Se selecciona el tipo de cita,
si es de primera vez o cita de
control y se selecciona la
opción de consulta de
medicina general.
Auxiliar de
facturación.
Software institucional
SIOS.
Software institucional
SIOS.
13. Se selecciona el tipo de
consulta
(consulta
de
medicina general).
Software institucional
SIOS.
14. Se le solicita al usuario el
nombre del profesional con
quien desea sea asignada su
cita y se carga el nombre del
profesional.de
manera
inmediata
aparece
la
especialidad y la descripción
del consultorio donde realiza
Auxiliar de
facturación.
Auxiliar de
ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES VALIDO SOLO HASTA 16 de enero de 2014
Código: PO-CE-RCS-01
PROCEDIMIENTO DE RESERVA Y ASIGNACION DE CITAS
SITEMATIZADA DE LA CONSULTA EXTERNA
Versión: 2
Fecha: 02/01/2013
la atención.
facturación.
Software institucional
SIOS.
15. Se selecciona el tipo de
consulta (primera vez o
repetido).
16. Se carga el registro de la
consulta dando click en listo
y se remite a la agenda del
profesional la cual debe
aparecer con un distintivo de
ok que indique que se realizo
satisfactoriamente
el
procedimiento.
Si
el
prestador de servicios no
tuviera citas disponibles se
regresa a prestador y se
asigna
otro
profesional
teniendo en cuenta la
solicitud del usuario.
17. Se dirige al link de recepción
de citas.
Auxiliar de
facturación.
Software institucional
SIOS.
Auxiliar de
facturación.
Software institucional
SIOS.
Auxiliar de
facturación.
18. Se digita el nombre del
profesional
(Odontólogo
general), con las fechas
requeridas de la jornada de
atención.
Software institucional
SIOS.
Software institucional
SIOS.
19. Se obtiene el listado de citas
programadas y se entrega a
la auxiliar de archivo para el
procedimiento siguiente.
20. Recalque el compromiso y la
importancia del cumplimiento
de la cita asignada al
Software institucional
SIOS.
Auxiliar de
facturación.
ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES VALIDO SOLO HASTA 16 de enero de 2014
Código: PO-CE-RCS-01
PROCEDIMIENTO DE RESERVA Y ASIGNACION DE CITAS
SITEMATIZADA DE LA CONSULTA EXTERNA
Versión: 2
Fecha: 02/01/2013
momento de regresar
servicio reservado.
al
Auxiliar de
facturación.
21. Entregar a la auxiliar de
archivo
el
formato
de
asignación
de
citas
debidamente
diligenciado,
para que realice la búsqueda
de las historias clínicas
respectivas según sea el
caso.
Manual de procesos y
procedimientos de la
ESE Cartagena De
Indias.
Auxiliar de
facturación.
Auxiliar de
facturación.
Auxiliar de
facturación.
Realizó
FIRMA:
Revisó
FIRMA:
Aprobó
FIRMA:
ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES VALIDO SOLO HASTA 16 de enero de 2014