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ELABORACION DE MANUALES INTRODUCCIÓN Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante contar dentro de la empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de la organización o, en su caso, utilizar los servicios de consultaría externa. De cualquier manera, es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo. Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la preparación de un manual de organización que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa. Conceptos Existen varios autores que dan un concepto de lo que son los manuales administrativos, entre ellos tenemos a: Agustín Reyes Ponce: el concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa”. Graham Kellog, “ El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.” Los manuales son un medio de comunicación muy especializado y requieren habilidades de comunicación especializadas -habilidades que normalmente no se aprenden en la escuela o en el trabajo. Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas. El manual de organización es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos humanos. El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar, delegar, supervisar y vitalizar o estimular. El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del método. Los manuales de organización son elementos básicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla, directa y autorizada. El por qué de la necesidad de utilizar los manuales 1 Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizado. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismas reglas. Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos. Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de usar. Las respuestas a las preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo. Tiene una influencia definitiva. Una política corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene mas impacto que en un memorando hecho hace tres años escondido en algún lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compañía. Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno y otros cuerpos reguladores. Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados pueden consultar “el libro” en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta. Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados, ayudándose a conocer correctamente sus funciones desde el principio. Muchos manuales se desarrollan específicamente como auxiliares de adiestramiento. Los manuales reducen la papelería reuniendo la información en un solo lugar. Ventajas y desventajas de su uso Ventajas Logra y mantiene un sólido plan de organización. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes. Facilita el estudio de los problemas de la organización. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos. Sirve como guía para el adiestramiento de novatos. Desventajas 2 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. Tipos de Manuales Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Por su alcance Generales o de aplicación universal. Departamentales o de aplicación especifica. De puestos o aplicación individual. Por su contenido De historia de la empresa o institución. De organización. De políticas. De procedimientos. de contenido múltiple (manual de Técnicas) Por su función especifica o área de actividad. De personal. De ventas. De producción o ingeniería. De finanzas. Generales, que se ocupen de dos o más funciones especificas. Otras funciones. Manuales de historia de la empresa Según George R. Terry, “en su libro, Administración y control de oficinas”: “ Muchos patrones sienten que es importante darles a los empleados información con respecto a la historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros, administración y posición actuales. Esto le da al empleado una vista introspectiva de la tradición y pensamiento que apoya a la empresa con la que esta asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensión, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compañía. El darle a un empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a sí mismo dentro del cuadro total. La información histórica por lo común se incluye como parte de la presentación a un manual de políticas o de organización, o de un manual de personal. 3 Manuales de organización Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo, cartas del limite de autoridad, entre otras cosas. Según C.L. Littlefield declara al respecto: “los manuales [de organización] se usa donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. Se elabora ordinariamente con base en los cuadros de la organización, los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás.” Manuales de política Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra angular ya que estudian las reglas de la organización. En este tipo de manuales se exponen los 10 (ó 10,000) mandamientos de la compañía. Según Kellog, los manuales muchas veces incluyen una declaración de objetivos de la empresa y otros “slogans” que expresan una política. Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o uno sobre políticas generales. Manuales de procedimientos Los manuales de procedimientos, también llamados manuales de operación, de practicas, de instrucción sobre el trabajo, estándar, de rutinas de trabajo, de tramites y métodos de trabajo. El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la relación de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. Además se cataloga como el libro de los “comos”. “Como resolver una reclamación de un cliente”. Manuales de contenido múltiple Es el manual que contiene material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. Alguno de los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines. Manuales de técnicas Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado en esa actividad. Manuales de puestos También llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las labores, los procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto no solo contiene la descripción de las labores sino que explica como deben ejecutarse, es un manual de organización y procedimientos al mismo tiempo, es decir, es un manual de contenido múltiple. Manuales de personal También llamados de relaciones industriales, de reglas y reglamentos de oficina, manual de empleado, manual de empleo. Los manuales de este tipo, que tratan sobre administración de personal, puede elaborarse destinados tres clases de usuarios: 4 Para el personal en general. Para los supervisores. Para el personal de departamento o unidad de personal. Manuales de producción o ingeniería Estos se utilizan para coordinar el control de la producción, fabricación, inspección y personal de ingeniería. Manuales de finanzas Indica las responsabilidades del contador y el tesorero, exigen que den instrucciones numerosas y especificas a todos aquellos que deben proteger de alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración. Manuales generales Es usual que un manual no trate solo en un área de actividad exclusivamente, sino que aborde dos o más características especificas. Puede darse el caso de que una empresa tenga un solo manual general, que abarque todos los aspectos mencionados para los diferentes tipos de manuales. Manuales de otras funciones Dependiendo su importancia de la naturaleza de la empresa que se trate (correspondencia, intendencia, conserjería.) Contenido del manual El manual de organización debe incluir: identificación o Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere. o Titulo y extensión del manual (general o especifico). o Niveles jerárquicos que comprende. o Lugar y fecha de la elaboración. o Numero de revisión, en su caso. o Unidades responsables de su elaboración. o Cantidad de ejemplares impresos. Índice o contenido Prologo y / o introducción Directorio Antecedentes históricos Legislación o base legal (marco legal) Atribuciones Objetivo Políticas Estructura orgánica 5 o o o Principales puestos y unidades que dependen de ella Líneas de autoridad y responsabilidad Niveles jerárquicos Listado Organogramas Estructural Funcional Funciones Índice de procedimientos Glosario de términos Como se prepara un manual El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea lograr. Para hacer esto, el interesado se deberá hacer las siguientes preguntas: ¿Cuál es el objetivo de la organización al crear este manual? Su propósito puede ser asegurarse de que todos los gerentes sigan ciertas normas y procedimientos de personal. ¿Qué beneficios proporcionara el manual a los usuarios? Es probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo sistema con rapidez y facilidad, o que sirva como fuente de consulta inmediata para las preguntas del personal. ¿Qué espero yo (o mi departamento) lograr con este manual? Además de alcanzar los objetivos de la organización, el manual debe ayudar también a su departamento. Si cuenta con un manual, posiblemente tendrá que hacer maneo preguntas y hacer manos reparaciones. Cuando este determinado los objetivos del manual, recuerde que todos tiene una meta en común: obtener resultados. El propósito del manual es asegurar que sus usuarios se comporten de una manera especifica, ya sea que se trate de obedecer las reglas de la compañía o seguir un procedimiento en particular. Si un manual alcanza esta meta es un éxito definitivo. ¿De quién es la responsabilidad de crear los manuales? Los encargados de desarrollar los manuales no encajan claramente en el organigrama de la empresa como sucede con los tesoreros. Algunas veces forman parte del área de servicios administrativos o de comunicaciones de la corporación. Sin embargo con demasiada frecuencia están dispersos por la organización y cada departamento genera sus propios manuales. Cuando la producción del anual no esta centralizada, la organización termina con una proliferación de manuales de todos los tamaños y formas. Generalmente, cada manual tiene su propio formato, diseño y estilo y, lo que es peor, hay ocasiones en las que se contradicen entre sí. La solución de estos problemas es crear un departamento centralizado que se encargue de producirlos. Indicadores de planeación He aquí algunos indicadores sobre como planear el manual. Disponga del tiempo suficiente para la plantación. A la larga esto representara un ahorro de tiempo. 6 haga que otras personas revisen sus planes. La revisión no solo debe incluir a su supervisor, cuya aprobación puede ser obligatoria, sino también a personas que hayan participado directamente en la producción de manuales o que tengan una relación estrecha con el que esta haciendo. Confirme por escrito todas las estimaciones de tiempo, dinero y personal. Muchas personas hacen estimaciones verbales “de momento”, y posteriormente se olvidan de ellas. Planee desde ahora las actualizaciones. Incluso el mejor manual necesitara revisiones y actualizaciones dentro de los seis meses siguientes a su distribución. Anticípese a los problemas. Descubrirá que reparar los problemas antes que se presenten da como resultado un gran beneficio. Como planear la redacción El primer paso para planear la redacción es definir la materia de que se trata. ¿De que va a tratar el manual? Es fácil definir el tema si se hace una lista de todos los grupos posibles de usuarios del manual, y después se determina que información necesita cada uno. El segundo paso consiste en determinar quien recopilara los datos. Existen dos alternativas básicas: Usted mismo o su personal recabara los datos. Los departamentos usuarios recopilaran los datos y referirán a los redactores. El tercer paso es, decidir quien escribirá el manual. también en este caso cuentan con dos alternativas: Los departamentos que lo usaran escribirán su manual, y usted o su personal la revisaran y redactaran. Usted mismo o su personal redactaran el manual. El ultimo paso en la plantación de la redacción es establecer un programa temporal de trabajo. De ser posible, deje un periodo amplio para el proceso de redacción. Métodos de recolección de datos La información para elaborar su manual se obtendrá utilizando uno o varios de estos métodos: Investigación. Observación. Cuestionarios escritos. Entrevistas. Proceso de redacción Principios de la redacción eficaz: o Uso de la voz activa. o Escriban en tiempo presente. o Omita las palabras innecesarias. o Usen la estructura paralela de ideas coordinadas. o Evítese incorrecciones y los adjetivos desplazados. o Evítese los participos mal situados y confusos. o Eviten las palabras rimbombantes y la jerga o Exprésense con claridad. o Sean humanos. 7 La gran controversia entre los géneros o Redacten las frases para que los nombres estén en plural. o Reemplacen los pronombres con los nombres que representan. o Omita los pronombres de tercera persona. o Se pueden utilizar los sufijos del masculino, con los del femenino entre paréntesis. o Incluya una frase que indique que se usara masculino para referirse a ambos géneros. o Usen a veces el masculino y, en otras ocasiones, el femenino. Obras de consulta sobre redacción. Técnicas de redacción. o Lista por pasos. o Guiones. o Lógicas de acción y condición. Proceso de revisión ¿Quién debe revisar el manual? En primer lugar, alguien que conozca el tema deberá revisar el texto, para verificar su contenido y exactitud. Esa persona no tendrá necesariamente autoridad suficiente para aprobar que el manual se use en la empresa; sin embargo, tendrá que ser u experto en el campo y tener la capacidad de suficiente para determinar si el contenido del manual es exacto. En segundo lugar, también debe revisar el manual un miembro del personal especializado en asuntos legales de la organización. Si su empresa no tiene personal experimentado en leyes, se encargara de la revisión quien sirva como asesor a ese respecto. La revisión asegura que el manual respete las leyes pertinentes y satisfaga los requisitos de las dependencias reguladoras que tenga jurisdicción sobre la empresa. El no revisar cuidadosamente la legalidad puede dar como resultado acciones judiciales importantes. El tercer tipo de revisión se refiere a la calidad y a la claridad de la redacción. La persona encargada de esta revisión debe estar muy familiarizada con los principios de la buena redacción. Responsabilidades de los revisores Revisión justa y objetiva de los materiales. Concentración en el tema o el campo que se le pide que revisen. Proporcionar criticas especificas y constructivas. Tienen que mostrarse positivos en sus criticas, indicando lo que esta bien hecho, así como también los puntos que necesitan corrección. Revisar cuidadosamente la primera vez, y hacer todos los cambios entonces. Se debe evitar solicitar cambios solo explicables con base en gustos personales. Revisión y devolución rápidas del material dentro del plazo acordado. Como asegurarse de que los revisores cumplan con los plazos establecidos Destaquen el hecho de que el manual tiene el respaldo de la gerencia. Negocien los programas de revisión en lugar de establecer fechas arbitrarias. Confirme por escrito el plazo acordado. 8 Proporciones a los revisores un “recordatorio amistoso” unos días antes de la fecha limite. Quizás convenga indicar en su memorando de confirmación que se consideran aprobados los materiales que no se han devuelto a la fecha limite. Supervisión de la producción del manual Como trabajar con el centro de procesamientos de palabras o las mecanógrafas. Revisen el formato y la composición del manual con la mecanógrafa o el operador del sistema de procesamiento de palabras. Si es posible, trabajen solo con uno o dos operadores o mecanógrafos, en lugar de todo un centro. Aprenda a dictar, sobre todo si cuentan con procesamiento de palabras. Revisen su propio trabajo. Para los proyectos importantes, como los manuales, confirmen por escrito todos los compromisos de tiempo del centro. Denle al centro de procesamiento de palabras toda su cooperación, entregándole los cambios y los textos con prontitud. Impresión del manual La primera se refiere a sí la impresión se realizara en la empresa o en una imprenta exterior. Después de escoger una imprenta, deberá tomar una decisión respecto a sí se reproducirán el manual a partir de las copias mecanografiadas o si usaran tipografías, en cualquiera de las condiciones siguientes: El manual se distribuirá fuera de la negociación. La negociación tiene sus propios equipos tipográficos. El manual se imprimirá como folleto. Su tercera decisión, la elección del método de impresión, se debe tomar con la ayuda de su proveedor de o de la imprenta de la empresa. Los factores que afectan su elección son: La cantidad de ejemplares que se imprimirán. Los tipos de equipos disponibles. La inclusión del trabajo artístico especial, por ejemplo fotografías. Distribución física Envíen los manuales en cajas de cartón corrugados. No inserten el contenido en el empastado antes de su envió. Si envían una gran cantidad de manuales, avisen de ello con tiempo al gerente de la oficina de correspondencia. 9 CONCLUSIÓN Puede decirse que la utilidad que tiene el manual es múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución; de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar un manual se justifica cuando se presenta. BIBLIOGRAFÍA Diamond, Susan Z., Como Preparar Manuales Administrativos, Nueva Editorial Interamericana, México.1983. Gómez Ceja, Guillermo, Planeación Y Organización De Empresas, Mc Graw Hill, México. 1994. Gómez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos “Análisis Y Diseño, Mc Graw Hill, México 1997. Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por: Propuesta técnica, (que debe de incluir): -Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad. -Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar. -Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que ello reportará a la organización. Objetivos: logros que se pretenden alcanzar. -Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecución. -Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/ o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno. -Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/ o territorial. -Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo. 10 -Costo: estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución. -Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos. -Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo. c) PROGRAMA DE TRABAJO -Identificación: nombre del manual. -Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual. -Área(s): universo bajo estudio. -Clave: número progresivo de las actividades estimadas. -Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar la información. -Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades. -Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase. -Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes. -Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo. -Reportes de avance: seguimiento de las acciones. -Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances. B) PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES a) PARTICIPANTES Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a: 11 Área (s) que intervendrá directamente en su aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en forma detallada. Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse. Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más específica. b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación. Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención que tiene la organización de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integración del manual se vería seriamente dificultada. C) CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo. a) Capacitación del personal Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no sólo en lo que respecta al manejo de medios de investigación que se utilizarán para el levantamiento de la información, sino también en todo el proceso que se seguirá para preparar el manual. Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, así como los métodos de trabajo adoptados, calendarización de actividades, documentos que se emplearán.(cuestionarios, formatos, etcétera), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de información a captar y distribución del trabajo a cada persona. Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la información. 12 Es recomendable efectuar un estudio en un área piloto, para luego comparar y evaluar los resultados obtenidos. b) Levantamiento de la información Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registró de hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminación, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme. Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la información, así como con las áreas u organizaciones con otra ubicación física. Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las siguientes técnicas de recopilación: Investigación documental: Esta técnica permite la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio. Consulta a sistemas de información Acceso a sistemas computacionales que contienen información y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar información interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados a través de redes. Encuesta: Este método implica la realización de entrevistas personales con base en una guía de preguntas elaborada con anticipación. También se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenido homogéneo. Esta técnica se considera de gran utilidad para reunir información preliminar al análisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura actual de la información. La encuesta puede realizarse en forma individual o reuniendo a directivos y empleados de una misma área o que intervienen en la misma clase de tareas. 13 También se puede recabar información de clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la organización. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la información deseada, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específicos. Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la información que se obtiene depende de su estructuración y forma de presentación. En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurar que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible, facilidad de respuesta y evitar demasiadas preguntas. Asimismo, se puede incluir un instructivo de llenado para indicar cómo contestarlo. La entrevista consiste básicamente en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para obtener información. Este medio es posiblemente el más usado y el que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: Tener claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda preparar previamente un cuestionario o guía de entrevista que contenga los principales puntos que se desea captar. Esta guía puede operar a manera de marco de trabajo para que, al término de la misma, se pueda verificar si se ha obtenido la información requerida. Establecer anticipadamente la distribución del trabajo: esta etapa consiste en asignar responsabilidades y determinar las áreas a investigar. Concretar previamente la cita: es importante que el entrevistado esté preparado para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. Clasificar la información que se obtenga: esta fase implica diferenciar la situación real de la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos. Para apoyar y/o agilizar la captura de información se puede emplear el muestreo, que es una técnica estadística auxiliar que sirve para inferir información acerca del universo que se investiga, a partir del estudio parcial del mismo. 14 Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la información sea homogénea en virtud de normas de operación y requisitos uniformes, se establece la posibilidad de conocer sus características sin necesidad de encuestar o investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los empleados. Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las características y volumen de la información, establecen cuál es la mínima cantidad de información representativa del todo -muestra- que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ésta tengan validez. Observación directa Este recurso puede ser empleado por los técnicos o analistas en el área física donde se desarrolla el trabajo de la organización. A partir del análisis de la información recabada se deben sostener pláticas con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas áreas para complementarla o afinarla. Otra forma consiste en que el jefe del área de trabajo realice la observación directa, comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presente los resultados de su análisis al investigador. La ventaja de este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la información puede ser más completa, pero habrá ocasiones en que los resultados no serán los deseados, debido a inhibiciones o problemas internos, o que pueda plantearse una situación que no corresponde a la realidad operativo. D) Integración de la información Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis. a) Cómo clasificar la ínformacíón Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que la información obtenida se vaya accesando a equipos de cómputo para salvaguardaría y facilitar su manejo. Con este propósito se pueden: • Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en función de la división del trabajo. • Crear bases de datos o programas específicos. • Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto. • Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados. En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados específicos con los documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar la información por área, sistema, procedimiento, equipos, políticas, etcétera. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que suministra la información. También es recomendable que conforme se recaben datos sobre algún aspecto, se concentren en un documento de trabajo que pueda servir de memoria en el diseño posterior del proyecto. b) ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÒN Antecedentes. Se debe tomar en cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que 15 regula la realización del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido sobre otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios. También es oportuno, en su caso, considerar la evolución o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de referencia histórico para comprender mejor la situación actual. Situación actual. Se toma en cuenta los siguientes aspectos: • Objetivos • Estructura orgánica Normas y políticas administrativas • Funciones • Procedimientos • Instrumentos jurídico-administrativos • Equipo • Condiciones de trabajo • Ambiente laboral E) ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con el ambiente, para obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa. Esta mecánica de estudio puede seguir la siguiente secuencia: • Conocer • Describir • Descomponer • Examinar criticamente • Ordenar cada elemento • Definir las relaciones • Identificar y explicar su comportamiento Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionarios fundamentales: • ¿Qué trabajo se hace? • ¿Para qué se hace? • ¿Quién lo hace? • ¿Cómo se hace? • ¿Con qué se hace? • ¿Cuándo se hace? Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?. Las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo. a) TÉCNICAS DE APOYO PARA EL ANÀLISIS En esta fase comprende los recursos técnicos que se emplean para estudiar la información obtenida con el fin de conocerla en forma detallada t determinar alternativas de acción específicas que permitan derivar soluciones óptimas para lograr los resultados deseados. Las técnicas de análisis que se pueden utilizar en esta fase están directamente relacionadas con el origen del proyecto, así como con la información técnica del líder o responsable en función del tipo de manual, factibilidad para su aplicación, disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel técnico del grupo de trabajo. Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a raíz de la implantación de un proceso de cambio organizacional que debe culminar con la edición de un manual administrativo. Entre las técnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el análisis administrativo en este campo, se encuentran las siguientes: Organizacionales. • Administración por objetivos • Análisis de sistemas • Análisis de costo-beneficio • Análisis de estructuras • Árbol de decisiones • Auditoría administrativa • Autoevaluación • Control total de calidad • Estudio de factibilidad • Estudio de viabilidad • Benchmarking • Desarrollo organizacional • Reingeniería organizacional • Reorganización Cuantitivas. • Análisis de series de tiempos • Correlación • Modelos de inventario • Modelos integrados de producción • Muestreo • Números • Números 16 índices • Programación dinámica • Programación lineal • Simulación • Teoría de colas o de líneas de espera • Teoría de los grafos • Teoría de las decisiones F) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DEL MANUAL Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los participes de la presentación del manual, para revisión del contenido y presentación de cada apartado. a) Validación La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible. b) ESTRUCTURACIÒN Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los involucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual. G) FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones. a) TIPOS DE RECOMENDACIONES De mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparición de áreas o unidades administrativas, etc. De adición: introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas, etc. De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc. De fusión: agrupación de áreas, unidades administrativas o personas bajo un mismo mando, unificación de formas, registros e informes, etc. De modificación: cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas, registros, informes y programas, etc. De simplificación: reducción de pasos de un procedimiento, introducción de mejoras en los métodos de trabajo, simplificación de formas, reportes, registros, programas, etc. De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector. b) ELABORACIÓN DEL INFORME Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que además de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la información estratégica del proyecto que le permita a la alta dirección la toma de decisiones oportuna y correcta. El informe consta de los siguientes elementos, generalmente: Introducción: es el resumen del propósito, enfoque, limitaciones y el plan de trabajo. Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos, argumentos y justificaciones. Conclusiones y recomendaciones. Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la propuesta y recomendaciones. H) PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN Una vez que el manual 17 ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación; convocará a su grupo de trabajo para la última revisión de la documentación que se presentará. a) A los niveles directivos Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, así como para intercambio de opiniones. Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del manual exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos más relevantes para el proceso de toma de decisiones. El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado: • Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad de preparar el manual, los mecanismos de coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación general acerca de su contenido. • Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo de la organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de preparar el manual. • Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual. • Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la organización, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que se espera obtener con el manual. • Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas, unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo. • Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de información, proceso de control y evaluación, así como los criterios y medidas que podrían tomarse en cada caso. Al Órgano De Gobierno De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las políticas dictadas por el titular de la organización, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el consejo de administración o su equivalente para su aprobación definitiva. c) A OTROS NIVELES JERÀRQUICOS La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área también puede basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma más accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo, servirá para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las actividades. I) REPRODUCCIÓN DEL MANUAL Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión, debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos para que éste sea reproducido para su 18 distribución e implantación. Para este efecto, el líder del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos para el diseño de la impresión. Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero las unidades de medida más aceptadas para este tipo de documento son: • Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisión y actualización. • Que los formatos sean de 28×21 cm (tamaño carta). • Las gráficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaño carta, serán dobladas hasta lograr esta dimensión. • Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas. • Procurar que la división en apartados, capítulos, áreas y/o secciones queden separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre. • Que todo el documento quede integrado por carátula, portada, índice o contenido, introducción y cuerpo. Carátula Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo su identificación a través de los siguientes elementos: • Nombre oficial de la organización. • Logotipo oficial. • Nombre genérico del manual en relación con su contenido. • Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración y/o aplicación. J) IMPLANTACIÓN DEL MANUAL La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales. a) MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN La selección de método para implantar administrativos está estrechadamente relacionada con elementos de estructura tales como: Tipo de manual Cobertura Recursos asignados Nivel técnico del personal Clima organizacional Entorno En función de estas variables, las alternativas para implantarlos son: • Método instantáneo. Generalmente es el mas utilizado, ya que la decisión de preparar manuales administrativos-en la mayoría de los casos- proviene de los más altos niveles de la estructura de una organización, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria. También se adopta cuando la organización es nueva, si no se involucra a un número amplio de unidades administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones, o si en la organización existe una sólida infraestructura administrativa. • Método del proyecto piloto. Esta forma de implantación implica aplicar el contenido del manual en sólo una parte de la organización, con la finalidad de medir los resultados que ello genera. El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta. Una probable desventaja de este método es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para los proyectos piloto se destinan recursos y una atención especial que no puede a toda la organización. -Método de implantación en paralelo. Cuando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de mucha información o de carácter estratégico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo, se emplea este método que implica la operación simultanea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como las que se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas, ya que 19 las nuevas condiciones accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores. • Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Este método, de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su contenido o de àreas especìficas para introducir los cambios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso sòlo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado. • Combinación de métodos. Es el empleo de màs de un método para implantar un manual en función de los requerimientos técnicos de su contenido. INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE LOS REYES GESTIÓN DE CUIDADOS DE ENFERMERÍA COMPLEJO HOSPITALARIO NORTE 2005 NUEVA ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONAL EN EL CONTEXTO DE REFORMA SANITARIA Índice INTRODUCCION OBJETIVO ESTRUCTURA ORGANIGRAMA CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA GESTION EN ENFERMERÍA CONCEPTO DE CUIDADO DE ENFERMERÍA CUIDADO COMO EL FOCO PRINCIPAL DE LA PROFESIÓN CONCEPTO DE CUIDADO DE ENFERMERÍA Teoría General de Autocuidado Dorothea Orem El cuidado cultural de Madeleine Leininger Filosofía y Ciencia del Cuidado Jean Watson Generalidades Algunos Atributos Algunos Indicadores de Cuidados en uso OTRAS CONSIDERACIONES DE GESTION DEL CUIDADO 20 CONCEPTOS GLOBALES DE GESTION DEL CUIDADO GESTION DEL CUIDADO DE ENFERMERÍA / Rol Profesional / Ejercicio Profesional LA GESTION EN ENFERMERÍA / Características Generales, Etapas, Responsables y responsabilidades por áreas. ALGUNOS CAMBIOS EN LA REFORMA DE SALUD EN LOS QUE ENFERMERÍA DEL CHN (Complejo Hospitalario Norte) DEBE PARTICIPAR: RED DE SALUD AUTOGESTION HOSPITALARIA NUEVOS MODELOS DE ATENCION PLANTEADOS EXIGENCIAS DE LA GESTIÓN CLÍNICA DE ENFERMERÍA EN EL CHN EN EL ÁMBITO DE LA REFORMA SANITARIA DESAFÍOS Y PROYECCIONES LA GESTIÓN EN ENFERMERÍA en el CHN Metas estratégicas principales de Enfermería en el CHN . BENEFICIOS DE UNA UNIDAD DE GESTIÓN DE CUIDADOS Resultados esperados Bibliografía GESTIÓN DE CUIDADOS DE ENFERMERÍA COMPLEJO HOSPITALARIO NORTE (CHN) NUEVA ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONAL EN EL CONTEXTO DE REFORMA SANITARIA INTRODUCCION Estructurar formalmente el funcionamiento y organización del quehacer de enfermería en la institución, con el fin de optimizar el trabajo del equipo de Enfermería y contribuir con ello al mejoramiento de la calidad de atención acorde a los desafíos planteados por la reforma de salud es lo que orienta al grupo de enfermeras del CHN a hacer esta revisión y propuesta de trabajo. La administración de servicios de enfermería constituye un conjunto de competencias valóricas, técnicas e instrumentales, encaminados a dirigir, gestionar y desarrollar la práctica de la enfermería, dentro de la estructura de salud de la organización. Asimismo, es habitual reconocer los cuidados de enfermería como una variable fundamental en el funcionamiento de los servicios de salud; se estima que aproximadamente un 70% de la respuesta de salud corresponde a actividades de enfermería. Por tanto, la mejor o peor calidad de dichos cuidados tiene un impacto decisivo en la atención que proporciona el sistema de salud en su conjunto. En Chile, enmarcado en el proceso de reforma sanitaria, la Enfermera es la responsable de la Gestión del Cuidad, esto sin duda ha requerido efectuar una reingeniería de los procesos desde el nivel central, vale decir MINSAL. 21 Es indudable que con los cambios en la organización de la salud y recientemente con los procesos de reforma en el sector Salud, las instituciones prestadoras de salud se han vuelto más complejas. Las restricciones financieras, el déficit de enfermeras, de insumos para la atención en salud, los altos costos, las condiciones de la práctica, las ofertas de mercado y de puestos de trabajo en una inmersa gama de actividades para el profesional enfermera, la normatividad excesiva, la legislación, las exigencias de los usuarios con mayor educación e información, así como los cambios demográficos y epidemiológicos en salud, caracterizan hoy el entorno en el que se otorgan los cuidados. Todos estos aspectos constituyen un gran desafío para la práctica y la gestión del cuidado de Enfermería. La Gestión de Cuidados sustenta como premisa un trabajo realizado por el equipo de Enfermería integrado por Enfermeras, Técnicos Paramédicos, y Auxiliares de Servicio. el trabajo debe ser participativo y con responsabilidades compartidas, esta será la garantía de una gestión efectiva, segura, humanizada y eficiente de dichos cuidados. Para ello, la Enfermera requiere contar con independencia en el ámbito de su ejercicio profesional, expresada en un respaldo de orden reglamentarioadministrativo tal, que le permita asumir con propiedad las decisiones, funciones y acciones de enfermería y conducir su práctica en sintonía con las necesidades de salud de los pacientes y basada en las disposiciones del artículo 113 del Código Sanitario. OBJETIVO Gestionar cuidados de Enfermería con un modelo unificado en el Complejo Hospitalario Norte tendientes a otorgar una atención de Enfermería de calidad al usuario demandante, asegurar prestación de servicios humanizados, mediante la eficiente utilización recursos, respondiendo a los estándares profesionales y a los objetivos planteados en la reforma actual de salud. ESTRUCTURA La estructuración de instancias formales a través de las cuales se articule la Gestión de Cuidados en el Complejo Hospitalario Norte y con ello se permita la viabilidad de un enfoque integral e integrado. Se trata así, de una instancia ejecutiva, asesora y elaboradora de políticas de Enfermería para la Gestión de cuidados, normas y estándares de evaluación de los mismos, a las que se les ha en otros denominado UGE (Unidades de Gestión de Enfermería) UGE (Unidades de Gestión de Enfermería) es la instancia responsable de la articulación y continuidad de la atención de enfermería, denominada Comités Técnicos de Enfermería La gestión de los cuidados está entonces orientada hacia la persona, al paciente, su familia, el personal de enfermería, los equipos interdisciplinarios. La gestión se identifica como un proceso humano y social que se apoya en la influencia interpersonal, del liderazgo, de la motivación y la participación, la comunicación y la colaboración. Utilizando el pensamiento enfermero, la enfermera gestora favorece una cultura organizacional centrada en el cuidado de la persona. La enfermera responsable de la gestión debe considerar los valores, actitudes y conocimientos de la disciplina que le brindan una visión distinta y específica de la gestión de los cuidados. Así deberá ejercer un liderazgo comprensivo que motive a los usuarios internos (personal de enfermería) hacia la mejoría continua del cuidado. La colaboración intradisciplinaria puede tener un impacto importante en la continuidad y la calidad de los cuidados y es algo que poco realizamos actualmente las enfermeras, en el contexto de la reforma sanitaria actual debe tender a ser 22 primeramente enfermera polivalente. La identificación de enfermeras expertas y las consultas entre colegas enfermeras, los conocimientos compartidos, refuerzan el potencial y la competencia del grupo profesional. Meleis, (1988) sostiene que la dirección de los cuidados de enfermería debe tener una visión clara y explicita de la disciplina de enfermería con el fin de contribuir de manera distinta a la solución de los problemas relativos a los cuidados, a los pacientes, su familia y al personal. La dirección de los cuidados tiene la responsabilidad de crear una cultura de organización que favorezca la práctica de los cuidados, seleccionar prioridades, elaboración de políticas, selección del personal con excelente formación en cuidados de enfermería, desarrollar la capacitación y la implementación de un modelo para guiar la práctica de enfermería. ORGANIGRAMA Grafico 1 (al final) CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA GESTION EN ENFERMERÍA: La gestión del cuidado de enfermería incluye lo disciplinario y lo profesional CONCEPTO DE CUIDADO DE ENFERMERÍA A TRAVES DE LA HISTORIA Definición de Enfermería como ciencia y el arte del cuidado El acto de cuidar es propio de la naturaleza humana El cuidado de enfermería nace como intuición femenina en el seno familiar F. Nightingale la transforma en una ciencia humanizada y científica Enfermería Moderna (hasta siglo XX) muy técnica y biomédica Década de los 50 surgen las teorías de enfermería, que con base filosófica intentan explicar los diversos fenómenos que implica el cuidado profesional CUIDADO COMO EL FOCO PRINCIPAL DE LA PROFESIÓN Algunas Teorías (3) Teoría General de Autocuidado Dorothea Orem (1972) Define el cuidado como “una actividad orientada hacia el objetivo de satisfacer necesidades determinadas” Desde la perspectiva del autocuidado lo explica como “una conducta que existe en situaciones concretas de la vida, dirigidas por las personas hacia sí mismas o hacia el entorno, para regular los factores que afectan a su propio desarrollo y funcionamiento en beneficio de su vida, salud o bienestar” Brindar cuidados significa ser responsable de proveer o Encargarse de individuos que dependen de otros por sus condiciones o estado de salud Define los sistemas de enfermeros como series y secuencias de acciones prácticas de las enfermeras que actúan para proteger y regular el desarrollo de la actividad de autocuidado de los pacientes (Marriner,2003). El cuidado cultural de Madeleine Leininger.(1976) Define enfermería como profesión humanista y científica, que se centra en los fenómenos y las actividades de los cuidados para ayudar, apoyar y facilitar a las personas o grupos a que conserven o recuperen su bienestar o salud de un modo culturalmente significativo o beneficioso Su visión de los cuidados de enfermería esta dirigida a que las acciones o actividades profesionales de asistencia sean diseñadas de forma especifica para que encajen con los valores, creencias y modos de vida culturales de las personas grupos o instituciones para ofrecer o dar apoyo a una atención sanitaria para el bienestar beneficioso y satisfactorio. (Marriner,2003) 23 Filosofía y Ciencia del Cuidado Jean Watson (1979) El cuidado es el elemento central unificador de la práctica de enfermería: la esencia de enfermería Un problema importante para la enfermería actual es la conservación y el avance del cuidado humano Al describir más claramente el papel de la enfermera en nuestra época (1995) plantea que se debe conceder más énfasis al cuidado transpersonal, la intencionalidad, la conciencia del cuidado y el campo del cuidado (Marriner, 2003). CONCEPTO DE CUIDADO DE ENFERMERÍA Generalidades Esta presente en la historia del ser humano Es multidimensional en el sentido de que tiene múltiples significados que van desde los valores que la sustentan (lo ético), las características o elementos que lo definen como un fenómeno esencial de la profesión ( lo ontológico) que presenta variaciones según el contexto en que se da, la forma en que se conoce a través de las diferentes teorías, modelos, procesos de atención, evidencia científica, experiencias y vivencias profesionales (lo epistemológico ) Es complejo en el sentido de que ha evolucionado desde lo intuitivo a lo científico, y se puede definir de diferentes formas dependiendo del contexto en que se da y de las vivencias de las personas EEUC, 2005 CONCEPTO DE CUIDADO DE ENFERMERÍA Algunos Atributos Constituye la esencia de la profesión, pero con una mirada global se debe considerar como un medio para lograr un fin que es propender a la salud de las personas Se basa en el respeto a las personas Es intencional, es planificado, es dirigido Es un proceso, tiene etapas Relacional, es un proceso interpersonal Su carácter es personal ya que implica una interacción profesional. Competente, requiere preparación profesional Se da en un contexto, no es aislado Se mueve en un continuo salud – enfermedad INDICADORES GESTION DE CUIDADOS Los Indicadores de Gestión deben reflejar la calidad de la organización, su efectividad, eficiencia y eficacia. Para ello es imprescindible que los equipos de salud conozcan la estructura, el desarrollo y proyecciones de la organización. Junto a ello se definió la Visión, Misión, Objetivos y Metas de su Plan de Trabajo, desarrollado. indicadores de Gestión de Estructura Organizacional Normas Técnicas o Técnico – Administrativas específicas Normas de Coordinación Normas de Bio seguridad Normas de prevención de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales Instrumentos para la Supervisión Instrumentos para Auditorias Libro de reclamos, sugerencias y felicitaciones Programa o plan de trabajo explícito Programa de formación de personal Compromiso de gestión con la instancia que corresponda 24 Informe Técnico Memoria anual Indicadores de Gestión de Estructura: Recursos Recursos Físicos: - Número de salas de espera - Número de salas de estar del personal, por estamento Recursos Humanos: - Ejemplo: Relación Enfermeras / camas Insumos: - Ejemplo: Número y tipo de insumos por procedimiento Recurso Financiero: Ejemplo: Presupuesto total asignado Indicadores de Gestión Proceso: - Ejemplo: Calendario de supervisión y auditoria establecido y evaluado - Procedimientos ajustados o protocolos Indicadores de Gestión Resultado: - Ejemplo: Consultas totales, por establecimiento, por programa, por tipo de Consulta, por profesional. OTRAS CONSIDERACIONES DE GESTION DEL CUIDADO Consiste en ejecutar una serie de actividades y procesos con y a través de las personas y recursos materiales para conseguir los objetivos de la organización. (Adaptado de Hersey y Blanchard,1988) Meleis (1989) señala que la gestión de los cuidados se ejerce no solamente con los recursos que ofrecen las teorías de la administración, sino también con las relaciones y concepciones propias de la disciplina de enfermería; es el cuidado de la persona, el centro del servicio de enfermería “Proceso creativo, dirigido a movilizar los recursos humanos y los del entorno con la intención de mantener y favorecer el cuidado de la persona que, en interacción con su entorno, vive experiencias de salud” (Susan Kérouac,1996) CONCEPTOS GLOBALES DE GESTION DEL CUIDADO El CIE (Consejo Internacional de Enfermeras 2000); plantea “A la enfermera incumbirá la función principal al establecer y aplicar normas aceptables de práctica clínica, gestión, investigación y formación de enfermería” “Constituye un ejercicio de competencias personales, profesionales e instrumentales para organizar, coordinar y articular los cuidados en los diferentes niveles de atención asegurando con ello la continuidad y eficacia de los mismos” GESTION DEL CUIDADO DE ENFERMERÍA Rol Profesional 25 “ Los servicios profesionales de la enfermera comprenden la gestión del cuidado en lo relativo a promoción, mantención, y restauración de la salud, la prevención de enfermedades o lesiones, y la ejecución de acciones derivadas del diagnóstico y tratamiento médico y el velar por la mejor administración de los recursos de asistencia para el paciente ” Art. 113 Código Sanitario (1997) La enfermera gestora cumple su rol profesional apoyándose en su propia disciplina, en su experiencia como cuidadora y con otras ciencias como la administración, la economía, psicología, etc. para desarrollar cuidados de enfermería a individuos y grupos, en forma efectiva y eficiente con el fin de lograr un cambio positivo en su estado de salud (Soto,1996) Puede ser una misma persona quién gestiona y brinda el cuidado Roles se presenten diferenciados: gestor y asistencial La gestión del cuidado y el cuidado conforman una díada, representativa del quehacer de la enfermera, donde la primera sólo será delegable a otra enfermera, en cambio la segunda se podrá delegar en el personal auxiliar o en otra enfermera. Ejercicio Profesional, áreas de competencia 1. Ejercicio profesional con pro actividad, autonomía e innovación. 2. Demostrar a través de la investigación que la intervención de enfermería requiere utilizar más tiempo que una intervención médica. Porque la enfermera utiliza la interacción, la relación de ayuda y sus recursos personales, evalúa integralmente al paciente ya que no se restringe sólo al análisis de problemas inmediatos. 3. Fortalecer en el equipo de Enfermería los valores, los paradigmas, los conceptos y los objetivos de los cuidados. 4. Modificar los sistemas de prestación de cuidado: número y tipo de personal requerido mediante la utilización de los sistemas de clasificación de pacientes como base para la planificación de las necesidades de personal. Esta claro que la diversidad en las necesidades asistenciales de los pacientes son más el resultado de los distintos niveles de dependencia que de los diferentes diagnósticos (Gillies, 1994 Categorización de pacientes mediante modelos de clasificación para calificar la gravedad de los pacientes en unidades de tratamiento intensivo, como el Índice de Puntuación de Interacciones Terapéuticas (TISS), creada por Cullen en 1974, la clasificación APACHE II, APACHE III y SOFA (Matud, 1992), que han permitido la comparación de recursos tecnológicos y humanos entre áreas de at. intensiva. Está demostrado que un déficit de personal afecta la seguridad y calidad de los cuidados, al no disponer del tiempo suficiente para realizarlos de manera satisfactoria o las enfermeras deben delegar actividades de riesgo. Categorización de pacientes por enfermera/o mediante en Unidad de Emergencia según gravedad en selector de demanda. 5. Establecer criterios para evaluar los cuidados, sistemas de evaluación del desempeño y su impacto en los costos del sistema de salud, sistemas de registro del cuidado y auditoria de calidad. 6.-Implementar Modelos de Gestión en Enfermería efectivos, debemos estudiarlos, adaptarlos a nuestra realidad e implementarlos en el CHN. Para desarrollar estos modelos de gestión en Enfermería se requiere tiempo de dedicación exclusiva para ello. Nosotros sabemos que existen Modelos de Gestión de Cuidados validados internacionalmente como: Grupos relacionados por el diagnóstico (GRD) Enfermería Modular Gestión Basada en necesidades de cuidado Gestión de casos 26 7.- Realizar cambios en la organización de enfermería donde se deben plantear estrategias para los cuidados individuales y colectivos diferentes a las tradicionales LA GESTION EN ENFERMERÍA Características Generales Considera como estrategia pedagógica la creatividad, la investigación y la identificación y solución de problemas. Considera un análisis profundo del entorno del sector salud como parte fundamental del contexto en que se dan los cuidados de enfermería Orientada hacia la persona, el usuario, su familia, el personal de enfermería, los equipos interdisciplinarios Basada en los valores profesionales: Watson afirma que “Tanto la formación de enfermería como el sistema de suministro de cuidado de salud debe basarse en los valores humanos y deben preocuparse por el bienestar de los demás “ y propone 11 supuestos relacionados con los valores del cuidado humano. Se identifica como un proceso humano y social que se apoya en la influencia interpersonal, de liderazgo, de la motivación y la participación, la comunicación y la colaboración. Implica favorecer una cultura organizacional centrada en el cuidado de la persona. ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION de UGCE 1.- Primera Etapa 2004 Revisión bibliografica con análisis y discusión de material en relación a - Gestión del Cuidado - Reforma sanitaria Recopilación de material de trabajo, Beanch marking Mejora de pauta Riesgo Dependencia par Categorización de pacientes 2.- Segunda Etapa 2005 -Elaboración de documentación formal, para marco teórico y propuesta de trabajo -Validación de instrumento mejorado riesgo- dependencia de pacientes - Aplicación de instrumento Medición Riesgo Dependencia en todo el CHN - Análisis de datos y presentación de resultados del trabajo al grupo y a la dirección del CHN. 3.- Tercera Etapa 2006 - Elaborar Documento oficial socializado y validado por el grupo en relación a UGCE (Unidad Gestora de Cuidados Enfermería) - Implementación de la UGCE (plan de trabajo operativo por etapas 20062008) - Evaluación del Modelo Implantado par Gestión de Cuidados y cumplimiento plan de trabajo Propuesto. 4.- Cuarta Etapa Mejoras al Modelo de Gestión de Cuidados Propuesto y trabajado 2009 27 INTEGRANTES Unidad de Gestión de Cuidados EU Coordinadora CHN Autoras del proyecto Comité Calidad EU Supervisora Servicio de Medicina EU Supervisora Servicio de Cirugía EU Supervisora Servicio de Especialidades Q y UMQ EU Supervisora Servicio de Urgencia EU Supervisora Servicio de Pabellones Quirúrgicos y UCA EU Coordinador CDT EU Supervisora UPC EU Jefe Servicio Esterilización EU Pensionado RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES FUNCIONARIA EU Coordinadora CHN EU Coordinación CDT, EU Supervisores EU Jefes de Turno, EU Residentes o encargados de programas o Unidades EU Clínicas y EU Integrantes Comité Calidad de Enfermería (autoras del proyecto) RESPONSABILIDAD Propias de las emanadas del Responsable de la UGE Liderar y Ser el actor principal entre UGE. y su servicio Socializar y retroalimentar permanentemente al equipo de Enfermería de su servicio o unidad de este proyecto Llevar a cabo el plan operativo UGE en su servicio o Unidad Desarrollo del cargo según competencias pre establecidas acordes al cargo para el logro de cumplimiento de metas Participar de procesos de monitoreo, obtener datos y análisis de resultados de la Gestión de cuidados de su turno Ser Polivalente en el cumplimiento del rol Liderar los cambios de normas, procedimientos y actualización de normas y manuales. Programar y realizar programas de intervenciones de Enfermería si corresponde Dar apoyo y guía en los cambios de normas, procedimientos y actualización de normas y manuales de organización. Participar y colaborar activamente en 28 las intervenciones de Enfermería si corresponde Proveer de los instrumentos para supervisión y recolección de datos Recolectar datos de los diferentes servicios. Organizar y analizar la información ALGUNOS CAMBIOS EN LA REFORMA DE SALUD EN LOS QUE ENFERMERÍA DEBE PARTICIPAR: 1.-RED DE SALUD • Coordinación de la Gestión de Cuidados en la red pública en los Servicios de Salud • Generar un nuevo modelo de atención de Enfermería • Garantizar la calidad y oportunidad de atención de Enfermería • Instalar un sistema de garantías explicitas de acceso, oportunidad, calidad y protección financiera, en 56 problemas de salud de mayor prevalencia e impacto sanitario, participando como profesional en cada una de las acciones, flujos o procesos en los que le corresponde participar 2- AUTOGESTION HOSPITALARIA • Profundizar la descentralización del subsistema público, generando la categoría de establecimientos de autogestión en Red con determinados estándares de gestión y de resultados en lo que respecta a Gestión de Cuidados • Garantizar el uso racional de los recursos • Generar canales para que la ciudadanía pueda hacer efectivos sus derechos de atención y ser reparada en caso de prejuicios (instancias de mediación prejudicial) 3.- NUEVOS MODELOS DE ATENCION PLANTEADOS Las características principales del nuevo modelo de atención planteadas son: 1. Centrado en el usuario. 2. Énfasis en lo promocional y preventivo. 3. Enfoque en Salud Familiar. 4. Integral: conjunto de acciones que promueven y facilitan la atención eficiente, eficaz y oportuna y que se dirige, más que al paciente o enfermedad como hechos aislados, a las personas, consideradas en su integridad física y mental y como seres sociales pertenecientes a diferentes tipos de familias y comunidades que están en un permanente proceso de integración y adaptación a su medio ambiente. 5. Centrado en la atención abierta 6. Participativo 7. Intersectorial: siendo las prioritarias educaciones para incorporar prácticas de estilos de vida saludable en las personas. Urbanismo y vivienda para construir barrios y viviendas saludables. Trabajo y medio ambiente. 8. Calidad, no sólo científico técnica sino también de la percibida por los usuarios 9. Uso de tecnología adecuada, mediante instalación de una cultura de evaluación que analiza las implicancias de su uso y correcta aplicación Exigencias de la Gestión Clínica de Enfermería en el CHN en el Ámbito de la Reforma Sanitaria 29 1-Una gestión clínica que integra la mejor practica de enfermería con el mejor uso de los recursos y la toma de decisiones, tanto sobre los cuidados de enfermería como en el rediseño organizativo de los procesos. 2- Desarrollar nuevos modelos de atención de enfermería en los espacios que hoy nos brinda la reforma del sistema de salud nacional. 3- Fundamentar el quehacer profesional, no vasta con implementar modelos de gestión del cuidado de enfermería, es necesario demostrar su eficacia. En este contexto cobra especial relevancia la creación e implementación de nuevas formas de cuidar como: • Clasificación del riesgo en la atención: en la instauración de atención Progresiva de pacientes hospitalizados, Categorización por gravedad en los servicios de urgencia, listas de espera, CDT • Desarrollo de modelos de gestión del cuidado de Enfermería a nivel hospitalario y ambulatorio (CDT) • Creación de sistemas de referencia y contra referencia y de trabajo en red entre los niveles de atención (epicrisis de Enfermería en red, manejo de pie diabético etc.) • Sistemas de información en enfermería con un lenguaje común • Orientación de las personas en la comunidad frente a un problema de salud, a través de un sistema informatizado en línea, intranet en CHN y en red, apoyo a través de de la Web o en los mismos centros de atención de salud • Participación en campañas de promoción y prevención en salud desarrollar estrategias que les permitan mejorar la calidad de atención del sistema de salud DESAFÍOS Y PROYECCIONES LA GESTIÓN EN ENFERMERÍA en el CHN Contar con Enfermeras capaces de: 1 -Modificar el ambiente laboral actual 2- Responder al entorno cambiante del sector salud 3- Desarrollar estrategias que les permitan mejorar la calidad de atención del sistema de salud Metas estratégicas principales de Enfermería en el CHN a mediano y largo plazo. Influir en la política general y en las decisiones de salud. Ser líderes, gestoras y participantes activos y eficaces par lograr éxito en las propuestas de reforma de salud planteadas, participando activamente como enfermeras en los servicios clínicos de enfermería para la implementación de cambios explícitos e implícitos en el ámbito de la Gestión del Cuidado para la cual se nos hace responsable. Preparar al equipo de Enfermería para realizar las intervenciones de Enfermería requeridas par el logro de metas comprometidas en el área de la Gestión del Cuidado y como establecimiento. Influir en los cambios socio-culturales del la Gestión de cuidados en red fortaleciendo la integración de la Comunidad, la participación del familiar al cuidado y el autocuidado del paciente Modificar los sistemas de prestación de cuidado, establecer estándares de RRHH por categorías de pacientes según riesgo/dependencia, Elaborar criterios para evaluar los cuidados, elaborar sistemas de evaluación del desempeño y su impacto en los costos del sistema de salud, Instaurar sistemas de registro del cuidado y auditoria de calidad, informatización de la Gestión de Cuidados. 30 BENEFICIOS DE UNA UNIDAD DE GESTIÓN DE CUIDADOS SON: Para el usuario – se beneficia de una mejor atención de salud, y con cuidados de Enfermería estandarizados, continuos, permanentes y de una mejor calidad ya que son planificados, ejecutados, monitorizados y medidos bajo indicadores de Gestión centralizados. Para los sistemas de salud – se benefician de una gestión más eficaz de los servicios de Enfermería y de la racionalidad y eficiente administración de los recursos. Para los encargados de la política general y los gestores – se benefician de la participación de enfermeras gestores profesionales bien preparados, comprometidos, conocedores de su área en lo técnico profesional, lo que conduce a una mejor elaboración de las políticas de manejo para la Gestión de Cuidados de la que son responsables. Para los equipos de atención de salud – se benefician de contar con enfermeras que tienen capacidades técnico profesionales altamente competentes y que participan en equipos multidisciplinarios aportando la asesoria requerida para las materias que sin duda nadie esta mejor preparado en aspectos relacionadas con la Gestión del Cuidado y los lideran. Para otras enfermeras – se benefician de las actividades de participación, de realizar aportes en la Gestión del cuidado, y de otras actividades de desarrollo de la dirección que llevan a cabo los participantes en el programa. Para los propios participantes – se benefician de mejores capacidades y competencias de polivalentes En particular, consiguen motivación para sus realizaciones en un entorno de cambio. Entre los resultados tangibles cabe mencionar una mayor participación en la reforma de la salud en los planos nacional y local y más capacidad de planificación y ejecución de proyecto Resultados esperados Una mayor capacidad para: Contribuir eficazmente a consolidar la reforma de salud del sector público y de la calidad de salud del país. Contribuir eficazmente a otorgar cuidados de salud de calidad, promoviendo el autocuidado Tener visión de futuro y ser capaces de pensar y planificar estratégicamente, dimensionando sus prestaciones y/o incrementarlas en el ámbito costo efectividad Gestionar el cambio de manera eficaz y participativa aportando constantemente en la mejora continua de flujos, procesos y satisfacción usuaria Desarrollar, ejecutar y evaluar proyectos. Orientar y trabajar con el equipo de Enfermería a realizar una Gestión de Cuidados humanizada, valorica, competente y de alta calidad técnico profesional. Participar en redes de Gestión de Cuidados con los niveles pertinentes. Bibliografía 31 1.-El CIE (Consejo Internacional de Enfermeras) y la reglamentación: modelos para el siglo XXI, Madden-Styles, M., Affara, F. A., CIE, Ginebra, 1996. Adoptada en 1998 (Sustituye a las anteriores posiciones del CIE: “Autoridad de enfermería”, adoptada en 1975, y “La responsabilidad de la enfermería en la definición de la función de la enfermería”, adoptada en 1985.) Revisada en 2004 2.-Apuntes Diplomado en Gestión y Liderazgo en Servicios de Salud, Pontificia Universidad Católica de Chile 2004. 3. - Benner P, Wrubel J(1989). The Primacy of Caring : Stress and Doping in Health and Illness. Don Mills,Ont, Adisson- Wesley. 4.- Meleis AI, Price MJ (1998) Strategies and Conditions for Teaching Theoretical Nursing : An International Perspective. Journal of Advance Nursing, 13: 592-604 5.-Diers D (1986) To profess- To be Professional Journal Nursing Administration, 16 (3):25-30 6.-Documento de síntesis elaborado por el Comité de Calidad de Enfermería del Complejo Hospitalario Norte en base revisión bibliografica recopilada durante el año 2004-2005 sobre Modelos de Cuidados de Enfermería. 7.- Material de apoyo Elaborada por de Unidad Calidad Minsal 2004 Dra. Gilda Gnneco T. DIRECTOR COMPLEJO HOSPITALARIO NORTE GLOSARIO DE TERMINOS La comunicación entre humanos obliga a una larga serie de actos de interrelación. Hombres y mujeres se vinculan a través de la palabra, oral o escrita, para manifestar su pensamiento. (Balsas, H. 2001). En el momento dramático de la acción, importan mucho más las cosas que los nombres, y no vale la pena desatar una guerra terminológica cuando se trata de defender y promover valores como la calidad, la equidad y la eficiencia (Eco H.,1997). Sin embargo, la Dirección de este programa sostiene que cada texto, y su contexto, tienen una clave de lectura; y la calidad en sistemas y servicios de salud tiene la suya. Con este glosario tratamos de evitar confusiones entre el uso general analógico de "calidad" y el uso restringido de "calidad en salud" En la mera expresión de las ideas, hay una gama de posiciones que dan contenido a los términos dudosos. Este glosario intenta aclararlos para ser mejor comprendidos. ACCESIBILIDAD Posibilidad de ser atendidos por los servicios. Hay por lo menos tres tipos: 1) material (distancia, transporte, horarios), 2) económicas (costos de viaje, de los honorarios) y 3) sociales o culturales (barreras por pautas culturales, del idioma, etc.) ACEPTABILIDAD Conformidad de pacientes y familiares con las expectativas que tenían sobre la atención médica solicitada y obtenida. 32 ACHICAMIENTO ORGANIZACIONAL (Downsizing) Es una de las estrategias que propone reducir los departamentos y la fuerza laboral adaptándolos a nuevos procesos, nuevos productos y nuevos clientes y/o a un ambiente más competitivo. En algunos casos, esa estrategia implica la subdivisión de la organización original en una serie de nuevas organizaciones de menor tamaño. ACREDITACIÓN Procedimiento de evaluación de los recursos institucionales, voluntario, periódico y reservado que tiende a garantizar la calidad de acuerdo con estándares mínimos, básicos o, más elaborados y exigentes. Comenzó por iniciativa de organismos no gubernamentales (JCAHO en Canadá y EU; COMCAM, ITAES en Argentina). ALPHA Programa establecido por la International Society for Quality in Healt Care para desarrollar internacionalmente la acreditación. ANÁLISIS DOCUMENTAL Utiliza la información cualitativa de documentos escritos, recopilada en normas, cartillas, programas, historias clínicas; leyes, dictámenes, informes, quejas registradas, juicios; discursos, declaraciones, mensajes, recortes periodísticos, folletos, etc., seleccionando los aspectos que interesan a las variables en estudio. Las técnicas son las de análisis documental, análisis del discurso, estudios legales, auditoría de historias clínicas; análisis comunicacional, entre las más frecuentes. ANÁLISIS DE CARTOGRAFÍA Y MAPEO DE EFECTORES Confecciona la lista y la ubicación en el mapa respectivo, de las distintas organizaciones vinculadas con el tema de evaluación, distinguiendo la dependencia y el tipo, así como sus áreas de responsabilidad, trabajo e influencia, pudiendo agregar toda otra información que resulte de importancia. ANÁLISIS DEL PROCESO Y RESULTADO Combinación de los enfoques de proceso y resultados para una misma condición o enfermedad específica. Proceso se refiere a lo que hacen los médicos desde el punto de vista técnico y de interrelación con los pacientes. Resultados son las consecuencias de esa atención en la salud de los pacientes atendidos con alcances inmediatos o alejados. ATENCIÓN DE ENFERMERIA Conjunto de actividades y comportamientos que aseguran la mejor atención posible del paciente mediante el ejercicio profesional del personal de enfermería ( licenciados, enfermeros, auxiliares). ANÁLISIS ESTADÍSTICO Recurre al uso de información general secundaria recogida mediante censos, registros y encuestas, en el campo demográfico, sanitario, educacional, económico, etc.. La información puede ser también primaria, o sea recogida para los fines de un estudio específico, mediante formularios diseñados al efecto, según el requerimiento de los respectivos indicadores. Se utilizan las técnicas de análisis e interpretación de la estadística, la demografía y la epidemiología. ATENCIÓN MEDICA GERENCIADA Conjunto de actividades para gestionar contratos de riesgo, para la cobertura de los usuarios a través de una red de servicios de salud, con recursos financieros limitados. Es el modelo o estilo argentino del "managed care". ATENCIÓN PRIMARIA 33 Atención médica general o básica focalizada en los cuidados preventivos y en los tratamientos de problemas y enfermedades habituales. Acciones brindadas a los pacientes ambulatorios en el primer contacto. ATENCIÓN PRIMARIA DE LA SALUD (APS) La atención primaria de salud es fundamentalmente asistencia sanitaria puesta al alcance de todos los individuos y familias de la comunidad, por medios que les sean aceptables, con su plena participación y a un coste que la comunidad y el país puedan soportar. La atención primaria, a la vez que constituye el núcleo del sistema nacional de salud forma parte del conjunto del desarrollo económico y social de la comunidad." OMS/UNICEF, ALMA ATA 1978. ARBOL DE DECISIÓN Sinónimo de algoritmo. Es el conjunto ordenado y finito de operaciones que permite hallar la solución de un problema. BENCHMARKING Es la técnica aplicada para encontrar y determinar los mejores estándares disponibles para cada una de las características de los productos y procesos rediseñados con base en la experiencia histórica de la organización o el desempeño de las mejores organizaciones en su clase. Calidad de la Estructura, del Proceso y de los RESULTADOS La Calidad puede ser apreciada desde tres niveles básicos. La Estructura es definida como el agregado de todos los recursos involucrados en la producción de los servicios de salud. Se incluyen los aspectos físicos (planta física, equipos), el personal (calificación, capacitación), materiales, reglas, manuales, estándares y recursos financieros, entre otros. El Proceso representa las distintas actividades involucradas en la producción de la atención medica.Los Resultados son los productos finales del proceso de atención en los servicios de salud. Pueden ser reconocidos, por ejemplo, en la reducción de las tasas de mortalidad o en el aumento de la sobrevida. Los dos primeros aspectos (estructura y proceso) son el campo tradicional de la evaluación de la atención a la salud, y se encuentran presentes en las técnicas de acreditación, en la auditoria médica, representada por las Organizaciones de Revisión por Pares (PRO) o las más modernas Organizaciones de Revisión de Actividades Profesionales (PSRO). El Análisis de Resultados (Outcome Analysis) es un campo relativamente nuevo en la evaluación de servicios de salud e involucra a los estudios de sobrevida, análisis de costo-efecto, análisis de Años de Vida Ajustados por Incapacidad o por Calidad (QALYs y DALYs o AVISAs), por apuntar algunos.. CALIDAD ROBUSTA Se trata de un término utilizado por G. Taguchi para referir la calidad del producto como resultado de la calidad del proceso. En otras palabras, la calidad aislada del producto puede ser el resultado de la suerte, como sería si un proceso de esterilización es imperfecto pero, afortunadamente, debido a la baja prevalencia de bacterias patogénicas en el ambiente tal falla no ocasiona complicaciones infecciosas para los pacientes quirúrgicos. Calidad Robusta en ese ejemplo, sería la ausencia de infecciones como resultado de un proceso de esterilización bien diseñado, bien operado y bien controlado. Calidad Técnica, de Las Relaciones Humanas y de las Amenidades La Calidad Técnica incluye aquellos aspectos de la calidad desde la perspectiva de los profesionales de la salud. Se encuentra asociada al tipo de análisis practicado en mejorar la calidad en las Ciencias de la Salud (Medicina, Enfermería y las otras Profesiones de Salud). Desde el punto de vista de las Relaciones Humanas, la calidad es uno de los aspectos que se evalúan, básicamente, a partir de la opinión de los usuarios por medio de encuestas de distinta complejidad. Se pueden usar, no obstante, métodos más costosos como los grupos focales o técnicas cualitativas como los grupos de discusión (análisis del discurso). En síntesis, se evalúa el resultado del contacto humano entre: el personal de salud, los usuarios, los financiadores, la comunidad, las autoridades gubernamentales, entre otros. Amenidades son las características accesorias de la atención tal como son apreciadas por los usuarios (confort, calidad de alimentación, oportunidad o puntualidad). A lo largo de las décadas del ’80 y del ’90 se fue consolidando la percepción de una dimensión adicional que denominaríamos Calidad Ética. La preocupación explícita por ese aspecto seguramente se vincula al avance tecnológico, que amerita reflexiones (más allá de la 34 actuación impecable de los profesionales y de la satisfacción del usuario). Ese tipo de preocupación ya se encuentra en los trabajos de Donabedian de la década de ’90. CASE MIX Conjunto de pacientes tratados en una institución y clasificados sobre la base de un sistema como GDR. Generalmente se establece basándose en la frecuencia relativa de varios tipos de pacientes atendidos por el proveedor en cuestión durante un tiempo dado y medido por factores como diagnóstico, severidad, utilización y características del efector. Este índice expresa la complejidad relativa de los pacientes respecto a un patrón de comparación cuyo valor de complejidad media sería 1. CAPACIDAD RESOLUTIVA DE SISTEMAS LOCALES DE SALUD Medida en que los sistemas o redes de servicios de un área geográfica definida está resolviendo los problemas de salud más frecuentes de la población. La capacidad de respuesta se entiende como la potencialidad del sistema de absorber las necesidades de atención de salud de su población. CATEGORIZACIÓN Proceso de evaluación de los establecimientos asistenciales tendiente a su clasificación por complejidad o riesgo. También se utiliza para recursos humanos profesionales. Nivel de resolución de un establecimiento, determinado por la complejidad del mismo o por el nivel de riesgo que resuelve. Debe estar asociado a la habilitación y está determinado por la propia institución y evaluado por la autoridad competente. CERTIFICACIÓN Término usado habitualmente vinculado a los Recursos Humanos, constituyendo el aval dado al mismo por alguna Institución que avala que dicho profesional está capacitado en determinada especialidad o práctica. Habitualmente a cargo de organismos gubernamentales y no gubernamentales (ej: Academia Nacional de Medicina, Asociación Médica Argentina, Colegios Médicos, etc.) CÍRCULOS DE CALIDAD Este concepto, y práctica, han sido desarrollados por Kaoru Ishikawa y significa la constitución de grupos o equipos encargados de la tarea de mejorar la calidad a nivel de puntos o departamentos determinados de la organización. Fue substituido por el paradigma de la calidad total (vea Calidad Total y El Equipo Único), bajo el cual se espera que cada uno y todos los participantes de la organización estén involucrados en el proceso de Gestión de Calidad. COMCAM Sigla de Comisión Mixta para el Desarrollo de la Calidad de Atención Médica. Entidad fundada por Sociedad Argentina de Auditoría Médica, el Instituto de Servicios Sociales para Jubilados y Pensionados y la Confederación de Clínicas, Sanatorios y Hospitales Privados de la República Argentina. A los que luego se agregaron el Instituto de Obra Médico Asistencial de la Provincia de Buenos Aires y la Coordinadora de Obras y Servicios Sociales Provinciales de la República Argentina . CONFIABILIDAD Es el grado de estabilidad que presenta un instrumento al obtener el mismo resultado en oportunidades repetidas bajo condiciones idénticas. CONQUEST 2.0 Es una base de datos en red, con capacidad de crecimiento indefinido en la medida que grupos de expertos incluyan indicadores y procedimientos con relación a patologías aún no abarcadas, o se convaliden nuevos procedimientos respecto de patologías ya analizadas. CONTROL DE SESGOS Y ERRORES ALEATORIOS 35 En la apreciación crítica de lecturas científicas se refiere a la evaluación de la calidad de una investigación en cuanto a verificar que su diseño y producción haya impedido la generación de desvíos en los resultados como consecuencia de la presencia de sesgos (tendencia a publicar los resultados positivos, a pensar y desarrollar investigaciones cuyo objetivo es demostrar positivamente un hecho, etc.) y errores aleatorios (una asignación defectuosa de casos al interior de grupos experimentales puede incorporar sesgos positivos). 1. deben ser pragmáticos tomando en cuenta la disponibilidad real de equipos diagnósticos. 2. deben someterse a revisiones y actualizaciones periódicas. CONSENTIMIENTO INFORMADO Información técnica y formal brindada por los profesionales tratantes a los pacientes para tomar decisiones compartidas sobre procedimientos y terapéuticas que suponen un riesgo más alto que el habitual. COSTOS DE LA NO-CALIDAD Consiste en evaluar los costos incurridos por hacer mal la cosas mal Ejemplos: los costos de la infección hospitalaria, de internaciones innecesarias, de prácticas injustificadas, de estadías prolongadas. DEFECTO CERO Este concepto se encuentra asociado a la Mejora Continua de la Calidad y significa un esfuerzo concertado por disminuir continuamente la ocurrencia de defectos, buscando lograr la eliminación total de éstos, lo que de hecho, probablemente no se obtendrá, en el sentido literal. Un término análogo a éste y que se usa en algunas industrias como en Motorola, es el Estándar Seis Sigma (Six Sigma Standard) o el logro de apenas 3,4 defectos por el millón de partes o piezas producidas. DEMOGRAFÍA Ciencia que estudia la población en términos de cantidad, distribución y composición. DESIGUALDAD Diferenciación con dimensionalidad, en la esfera colectiva o poblacional. En tanto "prueba empírica de la inequidad" se puede expresar a través de indicadores. En ingles " inequality". DIAGRAMA DE PARETO Tipo especial de diagrama de barras en el cual se arreglan las variables (siempre discretas y no continuas) en un orden decreciente de magnitud. La ventaja de este tipo de arreglo es el de destacar, al principio del gráfico, la variable mas frecuente ( por ejemplo: la causa principal de un problema). Otra ventaja es que se puede representar el valor acumulado de la suma de las variables. DIFERENCIA Expresión de los efectos de la diversidad y la desigualdad que se manifiesta en la esfera individual y que pueden constituir indicadores de incidencia acumulativa, como por ejemplo las medidas epidemiológicas de riesgo. DIVERSIDAD 36 Variación de características, diferenciación sin dimensionalidad (como ejemplo, género, etnia, cultura, nacionalidad, generación), en la esfera colectiva o poblacional. La diversidad que configura problemas de investigación semiestructurados o no estructurados, puede tratarse en forma empírica a través de tipos o variables nominales. EFECTIVIDAD Según Avedis Donabedian: conseguir mejoras en la salud mejorando el impacto de la morbilidad sobre una población definida. Consiste en la medición del grado en que una forma eficaz de intervención puede aplicarse o ponerse a disposición de todos los miembros de un grupo definido que podría resultar beneficiado. EFICACIA Es la capacidad de la ciencia y la tecnología para lograr un resultado favorable en casos individuales, con independencia de los recursos o insumos necesarios. Consiste en determinar objetivamente que una forma de intervención, preventiva, diagnóstica, curativa o restaurativa; es más útil y beneficiosa que inútil o perjudicial para alcanzar la finalidad preconizada, o que es más eficaz que el tipo de intervención que reemplazará, o que en realidad es mejor que no hacer nada. EFICIENCIA Consiste en la medición del grado en que se puede alcanzar un nivel determinado de efectividad con un costo mínimo de personal, de recursos y fondos. Es la relación costo/ beneficio por la que se obtiene la mejor calidad al menor costo posible. Expresa los resultados finales obtenidos en relación con los costos en términos de dinero, recursos y tiempo. EL CICLO DE SHEWHART O CICLO DE MEJORA DE LA CALIDAD: La herramienta fundamental de la Mejora de la Calidad es el Ciclo de Shewhart o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) que preferimos traducir por Planifique, Experimente, Evalúe e Implemente. No obstante su sencillez conceptual, su originalidad reside en el hecho de que describe operaciones productivas o de servicio, que tienen siempre un conjunto de procesos que deben ser identificados, aislados y sometidos a una Planificación (P); a un replanteamiento; a ser experimentados (do, o D); a una evaluación (check o C) y a la implementación como operación de rutina (act o A). Debiéndose aplicar sistemáticamente a cada proceso. EMPODERAMIENTO (Empowerment) Se trata de la transferencia efectiva del poder a las personas y equipos para que puedan cambiar procesos e implementar nuevas soluciones a los problemas encontrados en el rediseño de esos procesos. ENFOQUE CIENTÍFICO Se trata de un enfoque sistemático que atribuye mayor valor a los hechos antes que a las impresiones; poniendo mas énfasis en los datos que en las opiniones o estimaciones. Incluye, habitualmente, el empleo metódico del tratamiento estadístico de la variabilidad. ENSAYO CLÍNICO Es una actividad de investigación que involucra una intervención en sujetos humanos para evaluar resultados en términos de eficacia y seguridad. El plazo manifiesta amplias variaciones: desde la primera vez que se usa en humanos sin ningún procedimiento de control hasta que se diseña y ejecuta rigurosamente un experimento que incluya el testeo y tratamiento de los controles así como la aleatorización. ENTREVISTAS A INFORMANTES CLAVE O sea a personas seleccionadas por su conocimiento de la realidad, o su condición de decisores, o por su responsabilidad política o técnica, o por su liderazgo, entre otras. Las entrevistas deben tener una cierta estructuración y los entrevistadores han de manejar criterios compartidos, a fin de garantizar la homogeneidad de la recolección. Encuestas por muestreo representativo a la población general y/o a usuarios de los establecimientos permite conocer con mayor rigor metodológico, aspectos como participación en actividades, percepciones, utilización de servicios, gastos, opiniones y satisfacción de la gente respecto de la oferta de servicios, actitudes y conductas frente al cuidado de la salud, entre otros. 37 EPIDEMIA Incremento en el número de eventos ocurridos por encima de lo esperado en un período de tiempo y lugar determinado EPIDEMIOLOGÍA Ciencia y método de raciocinio inductivo que se utiliza en la investigación y solución de problemas de salud que conciernen a la comunidad. EQUIDAD Distribución de los recursos en función de las necesidades de los grupos. Equidad horizontal = recursos iguales a iguales necesidades, Equidad vertical = recursos diferentes a necesidades diferentes. ESTADIOS DE LAS ENFERMEDADES Stagging Concept Método de evaluación basado en medir los resultados esperados en función del momento en que se inicia la atención. Los estadios de gravedad son: 1) sin complicaciones o con problemas mínimos, 2) problemas limitados a un órgano o sistema, 3) afección múltiple de órganos o sistemas y 4) grave con riesgo de muerte. ESPECIFICIDAD Capacidad de una prueba de diagnosticar ausencia de un problema cuando el problema no existe. ESTRATEGIA GANA, GANA (Win Win Strategy) Se trata de una estrategia para el trabajo en equipo y la administración en general, involucrando la búsqueda de soluciones en las cuales todos los participantes obtienen ventajas, al contrario de las soluciones tradicionales cuando, si alguien gana, se espera que exista siempre otra parte o persona que esté perdiendo. ESTRATEGIA INDUSTRIAL DE GESTIÓN DE CALIDAD (IQMS) El concepto de Estrategia Industrial de Gestión de Calidad es utilizado por algunos autores para cuestionar la adecuación del modelo Calidad Total/Mejora Continua de la Calidad a la realidad de la Gestión de Servicios de Salud. Los que proponen esa distinción argumentan que el sector de servicios de salud se beneficiaría mucho más con la implementación de las técnicas tradicionales de Garantía de Calidad (Revisión por Pares, Auditoría Médica, entre otras) que del desarrollo de ideas que, en su opinión, se ajustan mucho más a la producción industrial. Nuestra opinión es justamente al revés, o sea, que las técnicas de Calidad Total y Mejora Continua de la Calidad junto con las técnicas de Garantía de la Calidad, ofrecen una extraordinaria opción de incremento de la Calidad y del Costo-Efectividad de los Servicios de Salud. ENCUESTAS POR MUESTREO REPRESENTATIVO A la población general y/o a usuarios de los establecimientos permite conocer con mayor rigor metodológico, aspectos como participación en actividades, percepciones, utilización de servicios, gastos, opiniones y satisfacción de la gente respecto de la oferta de servicios, actitudes y conductas frente al cuidado de la salud, entre otros. ENTREVISTAS CUALITATIVAS EN PROFUNDIDAD Se desarrollan mediante reiterados encuentros cara a cara entre el investigador y los informantes, encuentros éstos dirigidos hacia la comprensión de las perspectivas que los informantes tienen respecto de sus vidas, experiencias o situaciones, tal como lo expresan en sus propias palabras. Las entrevistas cualitativas son descriptas como no directivas, no estructuradas, no estandarizadas, abiertas. ESTUDIOS DE SEGUIMIENTO DE COHORTES Son muy utilizados en el análisis epidemiológico para asociar presuntas causas y efectos, de modo prospectivo o retrospectivo, en poblaciones seleccionadas por haber estado expuestas a la presunta causa o por mostrar el efecto estudiado, respectivamente. ESTUDIOS DESCRIPTIVOS 38 Son la base y punto inicial de otros tipos de estudios. Están dirigidos a determinar cómo es y cómo está la situación de las variables que deberán estudiarse en una población, la presencia o ausencia de algo, la frecuencia con que ocurre un fenómeno (prevalencia o incidencia), en quiénes, dónde y cuándo se está presentando determinado fenómeno, etc.. EVENTO ADVERSO Suceso desfavorable de la atención medica que se produce como consecuencia de causas evitables por ajuste de normas y/o procedimientos. Ejemplos: reinternaciones, infecciones intra hospitalarias, complicaciones clínicas o quirúrgicas. EXPOSICIÓN AL RIESGO Proximidad y/o contacto con la fuente de un agente nocivo o beneficioso de tal manera que pueda ocurrir la transmisión efectiva del agente. FLUJOGRAMA O FLOWCHART Representación visual de los procesos lógicos. Es una herramienta gráfica que revela los distintos puntos de vista con relación a un determinado proceso. Se analiza y grafica mediante un conjunto de símbolos todos los pasos del proceso observado. FINANCIADOR Entidad pública o privada que administra los fondos destinados a solventar el costo de las prestaciones de salud. GARANTÍA DE LA CALIDAD [Quality Assessment (QA)] Es la versión de la Calidad donde la misma es observada desde afuera. La persona o grupo evalúa lo que otra persona o grupo ha producido. Es la forma clásica de encarar la calidad en los servicios de salud y bajo ese concepto se encuentran todos los tipos de comités de calidad hospitalaria (de historias clínicas, mortalidad, farmacia o medicamentos, de infecciones) y todas las actividades de auditoría médica (Organizaciones de revisión por pares y organizaciones de revisión de servicios profesionales (En EE.UU.: Peer Review Organizations ( PRO), Professional Services Review Organizations ( PSRO) Las características esenciales son: Ejecución desde fuera del proceso de atención (ya sea dentro o fuera de la organización). El análisis se realiza después de ejecutado el proceso de producción (análisis posterior) Es importante destacar que en el caso de la Mejora Continua de la Calidad y de la Gestión de Calidad Total la práctica es exactamente al revés de lo que ocurre con la Garantía de la Calidad. En esos casos, la calidad es un producto colectivo de todos los participantes en el proceso productivo con la finalidad de dimensionar su desempeño. GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENFERMERÍA Es un procedimiento llevado a cabo por las enfermeras para establecer, aplicar, controlar y evaluar los cuidados de enfermería que reciben los pacientes y orientar los recursos humanos y materiales disponibles hacia actividades tendientes a alcanzar estándares de atención reconocidos por el grupo profesional ( Dee Ann Gillies, 1994) GESTIÓN DE LA CALIDAD TOTAL [Total Quality Management (TQM)] Toma la esencia de sus conceptos del conjunto de ideas de W. Edwards Deming. La calidad para un determinado proceso es definida básicamente por todos los participantes: productores, usuarios, proveedores, y ocurre simultáneamente con la ejecución total del proceso. Aquí tiene el sentido de ser a lo largo y ancho de toda la organización, durante todo el ciclo productivo y no solamente al final del mismo. GESTIÓN SISTÉMICA O POR SISTEMAS Se trata de una técnica que busca articular todos los procesos dentro de una organización como un continuo coherente e interrelacionado. Esta forma de mirar la gestión liga el conjunto de recursos y funciones con su medio ambiente. En términos generales, la Gestión Sistémica busca establecer una visión holística de la organización inserta en su medio ambiente. GOBERNANCIA CLÍNICA 39 Gestión de la actuación clínica. Sistema introducido en el servicio nacional británico que tiene su foco en el liderazgo clínico, y no en el gerente de una organización de cuidados de salud GRUPO DE DIAGNÓSTICOS RELACIONADOS (G.D.R) Configuran un sistema de agrupamiento de pacientes para describir la producción hospitalaria. A pesar que cada paciente es único presenta rasgos tanto diagnósticos como terapéuticos comunes a otros pacientes que reciben servicios similares. Se utiliza como sistema de pagos prospectivo por proceso. GUÍAS CLÍNICAS (Clinical Guidelines) Compilación de datos, opciones e instrucciones disponibles con relación a cuadros clínicos que pueden presentar los pacientes, que orientan en la modalidad de acción más adecuada y con mayores evidencias científicas. Constituye una orientación y no una modalidad de cumplimiento obligatorio. Se acompañan en general de protocolos terapéuticos. JUICIO DE EXPERTOS Recoge la información brindada por personas con amplia y reconocida experiencia y prestigio profesional en la materia a evaluar. HABILITACIÓN Autorización dada por la autoridad sanitaria jurisdiccional o en quien delegue a una Institución de salud que le permite funcionar como tal, previa verificación del cumplimiento de requisitos establecidos por dicha autoridad. HEDIS 3.0 Sigla de Health Plan Employer Data and Information Set. Es un conjunto de indicadores de resultado desarrollado por la NCQA (National Commity Quality Assurance) a mediados de la década del ´90. Fue creado con el fin de proveer un instrumento apto para la evaluación y comparación de planes de cobertura en salud disponible en EE.UU. por parte de los clientes, compradores o consumidores. IMPACTO Es el resultado de una causa a largo plazo. INDICADOR Es una expresión matemática, generalmente un cociente del tipo tasa, proporción o razón aunque puede ser cualquier otro tipo de valor lógico. Cuando los hechos incluidos en los dos términos del cociente son de diferente naturaleza, hablamos de razones, por ejemplo, la razón consulta / egresos. Cuando el numerador está incluido en el denominador, hablamos de una proporción. Por ejemplo, la proporción de Rx con signos patológicos / total de Rx tomadas. Cuando el numerador contabiliza hechos de riesgo (muerte, enfermedad, accidente,) en relación a un denominador conformado por la población expuesta a ese riesgo durante un período especificado (generalmente un año), hablamos de tasa. Tasa de internaciones / total de beneficiarios. INDICADORES DE GESTIÓN Expresan cuantitativamente una relación que permite llamar "objetivamente" la atención sobre un problema o aspecto relevante del mismo. Estos indicadores son la expresión simbólica (sobresimplificación) de los problemas de gestión. Son útiles para procesar y comparar a través del tiempo el desempeño de un sistema de salud. INDICADORES O EVENTOS CENTINELAS Medidas cuantitativas que son incidentes serios y fácilmente reconocibles que pudieron ser evitados tales como muertes prevenibles, complicaciones clínicas o epidemias por enfermedades transmisibles. INFORME PAUTADO 40 Constituye una solicitud de información cuali y cuantitativa, con pautas precisas para su confección, ya sean tablas, formularios o cuestionarios apreciativos, los que debe ser contestados por los miembros o representantes de las unidades evaluadas, incorporando así su visión. INEQUIDAD Anglicismo por referencia la termino "inequity" implica diferencias o variaciones sistemáticas, innecesarias y evitables en el seno de poblaciones o aglomeraciones humanas. Desde el punto de vista metodológico será necesario definir indicadores de segundo y tercer nivel para la comprensión de su carácter relativo o comparativo frente a las heterogenidades intragrupales. INIQUIDAD Concepto referido a las inequidades no solamente evitables sino también inicuas (desleales, vergonzosas e injustas) resultantes de la injusticia social en presencia de diversidades, desigualdades o diferencias ISO Sigla de la International Standards Organization. Entidad que desarrolla y difunde normas de calidad de la producción y los servicios. Su grupo ISO9000 y siguientes de normas de calidad ha sido aplicado a los procesos asistenciales en diversas regiones del planeta. ISQua Sigla de la International Society for Quality in Health Care. Institución científica internacional que fue creada hace unos 20 años con el objetivo de ser el foro principal de las iniciativas de calidad en salud. Está formada por más de 50 países de todo el mundo, destinada a difundir y desarrollar los conocimientos respecto de la calidad de atención médica. ITAES Sigla del Instituto Técnico para la Acreditación de Establecimientos de Salud, organización acreditadora de la República Argentina. JCAHO Sigla de la Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations, de los Estados Unidos, entidad decana de las organizaciones acreditadoras. Fundada por un grupo de entidades médicas: el Colegio de Cirujanos, el Colegio Norteamericano de Médicos, la Asociación Norteamericana de Hospitales, la Asociación Médica Norteamericana y la Asociación Médica Canadiense. Esta última se desvincula en 1959 para dar origen al Consejo Canadiense para Acreditación de Servicios de Salud. En 1979, se incorporó la Asociación Dental Norteamericana. LIDERAZGO Se trata de una característica del comportamiento administrativo que involucra algo más que habilidades intelectuales. El liderazgo significa un profundo compromiso e identificación con la misión, la visión y los valores de la organización, lo que permite el desarrollo, la aplicación, el mantenimiento y la diseminación de los contenidos estratégicos a lo largo de toda organización y su entorno. MATRICULACIÓN Proceso estatal por el que se autoriza a los profesionales a desarrollar actividades asistenciales. Es el equivalente a la habilitación de establecimientos. MEJORA CONTINUA DE LA CALIDAD La Mejora Continua de la Calidad se basa en el concepto de kaizen (que significa mejora continua) incorporado por la industria japonesa, y las ideas de Phillip Crosby que insisten en ese aspecto particular de la implementación – en la práctica de la calidad. Fue aplicado inicialmente en la industria. Tanto en la Garantía de la Calidad como la Calidad Total (ver esos conceptos), se toman en cuenta estándares 41 tomados como un objetivo a ser alcanzado. En la Mejora Continua de la Calidad, los estándares son móviles, o sea, son progresivamente llevados a niveles más exigentes en la medida en que el proceso es continuamente mejorado. Por ejemplo, si trabajamos bajo la modalidad de garantía de calidad y establecemos que una tasa aceptable de infección en cirugía limpia es de 2%, muy probablemente dejaremos de preocuparnos en mejorar ese proceso tan pronto alcancemos aquel nivel. En cambio en la Mejora Continua de la Calidad se espera que continuemos mejorando los procesos aunque nuestros estándares sean buenos. El Benchmarking es un instrumento para elegir estándares más rigurosos, todavía alcanzables y, asimismo, para conocer los procesos que pueden llevar a tales niveles límite de calidad. MEDICINA BASADA EN LA EVIDENCIA Es un proceso que consiste en la incorporación de la mejor demostración científica para tomar las mejores providencias. Para que esto se cumpla se debe recurrir a la información actualizada y apropiada a través de la búsqueda bibliográfica siguiendo una determinada estrategia. La bibliografía encontrada debe ser calificada críticamente sobre la base de criterios de validez y utilidad. META-ANÁLISIS Es una revisión sistemática que se caracteriza por utilizar métodos estadísticos que combinan el resultado de diferentes estudios. Una aplicación frecuente es la de reunir los resultados de un conjunto de ensayos clínicos randomizados controlados, en los que ninguno por sí mismo tiene el poder suficiente como para demostrar diferencias estadísticamente significativas, pero sumados puede que lo tengan. El objetivo del meta-análisis es integrar los hallazgos, reunir los datos e identificar la tendencia global de los resultados. MÉTODO ANALÍTICO Trata de demostrar o confirmar una hipótesis, y con el uso de diferentes técnicas (control del sesgo, análisis estadístico, selección de la muestra, etc.) permite hacer "inferencias" acerca de una asociación causal. MÉTODO DE LA TRIANGULACIÓN La combinación de diversas metodologías en el estudio del mismo fenómeno. La metáfora de la triangulación deriva del uso, con fines militares o de navegación, de múltiples puntos de referencia para identificar con precisión la posición de un objeto alejado. MÉTODO DESCRIPTIVO Su función es describir la distribución de una enfermedad en una población determinada durante un período de tiempo determinado. Por ejemplo, ¿qué subgrupos o poblaciones contraen la enfermedad, y cuáles no?; ¿en qué lugar geográfico ocurre más frecuentemente?; ¿cómo la frecuencia se modifica en el tiempo o en poblaciones de diferentes características?. Este método es más simple y accesible que el método analítico. Las características se reúnen en tres grandes grupos: tiempo, lugar y persona. Cuando se desea describir la ocurrencia de una enfermedad teniendo en cuenta estas variables, se podrá elegir alguno de los diferentes diseños de la epidemiología descriptiva. A partir de la observación de los distintos patrones de distribución se tenderá arriesgar a una explicación que se denomina "hipótesis". MÉTODO EXPERIMENTAL Examina hipótesis más "estrictamente" que la epidemiología analítica, esto significa que la participación del investigador es mayor y que las técnicas utilizadas son más sofisticadas. El diseño ideal dentro de este método es el ensayo clínico doble ciego aleatorio. METODOLOGÍA DE TRAZADORAS Método de evaluación del proceso y resultado de la atención sobre la base de que algunos problemas específicos de salud (enfermedades, condiciones) pueden servir como indicadores para el análisis de la calidad de los servicios y sistemas de salud. Los criterios de selección y combinación son dos requisitos fundamentales para reunir la condición de trazadora. MISIÓN 42 Misión es una declaración respecto al compromiso con los objetivos principales de una organización, discutidos y aceptados previamente por todos sus participantes. Por lo general, se espera que todo y cualquier miembro de la organización, desde el nivel elemental hasta el ejecutivo principal, pueda expresar con sus palabras la misión, la visión y los valores de la misma. MONITOREO Es una actividad de evaluación sistemática de procesos y resultados así como de las normativas destinadas a controlar desviaciones respecto de estándares establecidos. MONITOREO GERENCIAL DE OPERATORIAS Comprende la evaluación de procesos a través de indicadores de vigilancia y alarma para una supervisión adecuada de operatorias. El término operatorias proviene del ámbito bancario e incluye los circuitos, formularios, normas y organización relativas a un proceso administrativo que en nuestro caso se puede extender a los procesos de desempeño clínico. NORMA Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades. En los servicios y establecimientos de salud son las reglas que determinan la uniformidad de las estructuras, de los procesos y de los resultados. Algunas de ellas deben cumplirse obligatoriamente, mientras otras son sugieren la conducta a seguir por creer que es la más conveniente. NORMAS ISO Secuencia metodológica desarrollada a nivel internacional y de uso generalizado para cualquier tipo de proceso que determinan un sistema de gestión de calidad. En el caso de las normas ISO se dice que una organización está certificada por dichas normas, si cumple con la secuencia metodológica planteada. OBSERVACIÓN PARTICIPANTE Corresponde a una investigación que involucra la interacción social entre el investigador y los informantes en su medio y durante la cual se recogen datos de modo sistemático y no intrusivo. ONG Sigla de Organización No Gubernamental. Se utiliza para designar un sinnúmero de entes, por lo general sin fines de lucro, que ejercen actividades de apoyo al desarrollo humano en casi todos sus ámbitos. OPTIMIDAD Balance más ventajoso entre costos y beneficios ORYX Sistema de medición de resultados hospitalarios, desarrollado por la JCAHO. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA - GESTIÓN ESTRATÉGICA Al contrario de la planificación tradicional o normativa, la Planificación Estratégica conduce el proceso dentro de una cuidadosa consideración de la realidad interna y externa de la organización. Maneja, así, la flexibilidad y el ajuste continuo, al mismo tiempo que se preocupa por el desarrollo de una Misión, de una Visión y de Valores, con la participación de la totalidad de los miembros de la organización. PRIMER NIVEL DE ATENCION (PNA) Es una modalidad de organización de los servicios sanitarios para las personas. El PNA requiere como condición sin ecuanon estar integrado a un sistema de atención médica con niveles de complejidad 43 creciente que asegure la referencia, la contrarreferencia y la resolución de los problemas de salud en el nivel que corresponda. PRINCIPIOS Algunas organizaciones distinguen principios de valores. En ese caso, por lo general, los principios son declaraciones respecto a los principales lineamientos de las acciones externas de la entidad (ej.: "el cliente siempre tiene razón" o "nuestros trabajadores son nuestro capital más precioso"). Los principios están asociados con las relaciones de los miembros de la organización con sus usuarios, proveedores, competidores y la comunidad en la cual la entidad actúa. PROCESO Es una secuencia de tareas lógicamente determinadas con la finalidad de lograr un determinado producto o servicio. De forma contraria a la administración tradicional, donde los procesos son clasificados por departamentos (ej.: una tarea de enfermería, un procedimiento médico o una rutina administrativa), en la propuesta de Calidad Total/Mejora Continua, el punto de partida para definir un proceso es su secuencia lógica. Por ejemplo, la admisión de un paciente es un proceso relevante involucrando tareas de médicos, enfermeras, administrativos y otro personal. Por esa razón, necesita ser diseñado y mantenido por un equipo constituido por personas de todos esos departamentos y que estén cotidianamente involucrados con el mismo. PROVEEDORES Son las personas u organizaciones que aportan insumos a un determinado proceso. Por analogía con la definición de usuarios, los proveedores pueden ser internos, si generan productos intermedios o servicios de apoyo dentro de la cadena productiva interna de la organización; o externos, si ofrecen insumos a la organización. PUNTOS CLAVE Criterios o normas de atención que deben reunir las siguientes facultades: 1)delinear una atención adecuada mínima, 2)deben ser pragmáticos tomando en cuenta la disponibilidad real de equipos diagnósticos y 3) deben someterse a revisiones y actualizaciones periódicas. REINGENIERÍA Se trata de una práctica que consiste en una secuencia extensiva y sistemática de transformaciones en los procesos de una organización que los aleja del modelo jerárquico tayloriano o piramidal de organización. La reingeniería confiere considerable énfasis en la informática y la tecnología. Esa propuesta es frecuentemente criticada debido a su insuficiente consideración de los aspectos actitudinales en los cambios organizacionales, tales como la motivación y el compromiso. La reingeniería involucra la transformación de una organización funcional de trabajo hacia otra, orientada hacia procesos. La forma más difundida de reingeniería aplicada a las organizaciones de servicios de salud es la denominada Atención Orientada hacia el Paciente ("Patient Oriented Care") (Lathrop, J.P.,1993) que ha sido difundida mundialmente por la consultora Booz Allen Health Care Inc. PRODUCTO O SERVICIO Todo bien tangible o acción concreta (llevada a cabo por una persona o un grupo) recibida por la siguiente persona en el proceso productivo (cliente interno) y, finalmente por el cliente externo. RIESGO Es la probabilidad de que un evento ocurra; por ejemplo que un individuo enferme o muera dentro de un período determinado o edad. SATISFACCIÓN DE LOS USUARIO Bienestar de los pacientes frente al nivel técnico de la atención, las características de la interacción social con el personal de salud y las condiciones del espacio en el que se brinda la atención. Se incluyen dimensiones ambientales, institucionales, la forma de pago y el costo de la atención recibida. El núcleo 44 central de la valoración termina residiendo en la satisfacción que se genera en una interacción social, en la integralidad del trato personal. SATISFACCIÓN DE LOS PROFESIONALES La satisfacción con el trabajo se define como el grado en que los médicos valoran el trabajo y las condiciones de trabajo, las relaciones que allí se establecen, la toma de decisiones y el nivel de liderazgo alcanzado en su respectivo Servicio. SENSIBILIDAD Capacidad de una prueba de diagnosticar un problema cuando el problema realmente existe. SALUD GERENCIADA (Managed Care) Sistema de intervención sistemática y sostenida que afecta favorablemente a la calidad y los costos de la atención médica de una población definida abarcando financiadores, compradores, y prestadores. Se pretende orientar la demanda hacia servicios de probada eficiencia y definios previamente. TALLER Técnica recomendada para obtener información que involucre opiniones, percepciones, experiencias o conocimientos de diversos actores. El taller es una jornada de trabajo, de ahí su nombre, de la que se espera una producción concreta. Los participantes deben ser seleccionados cuidadosamente según la naturaleza de la actividad planteada. A fin de mejorar la efectividad del taller pueden introducirse cuestionarios que faciliten la elaboración y análisis de la información emergente. La conformación de grupos con algún grado de homogeneidad permite la confrontación de opiniones. Se requiere una coordinación idónea, con los apoyos necesarios, para registrar y salvaguardar los aportes de los participantes. TODOS UN EQUIPO (all-one-team) Se trata de una estrategia organizacional según la cual toda la actividad se ve dirigida hacia identificar, cambiar e implementar procesos con el apoyo de trabajos de equipo. Ese concepto se encuentra relacionado al de Equipo Transfuncional, que es el tipo de Equipo en el cual, al incorporar más de una función, departamento o proceso en el mismo, se amplía la perspectiva de ese tipo de instrumento hacia toda la estructura de la organización de forma entrecruzada. Bajo esa estrategia, la organización se transforma progresivamente en una red compleja de Equipos conectados entre sí. TRABAJO EN EQUIPO (Teamwork) Este concepto se ha desarrollado dentro de una cierta oposición al de trabajo de grupo, que se caracteriza por personas que se juntan por tiempo determinado con la finalidad de ejecutar una tarea específica. En el Trabajo de Equipo se busca un proceso continuado en el cual las personas se ven progresivamente involucradas en una relación que no solamente suma aptitudes, sino las multiplica, al tiempo que las habilidades se ven complementadas. USUARIOS (Customers) Los usuarios o clientes son definidos con relación a un determinado proceso. Son los que reciben el producto o servicio resultante de un proceso. En esos términos pueden ser usuarios internos o externos respectivamente, cuando el producto es intermedio, o cuando se trata de un producto final de la actividad de la organización. VALIDACIÓN Sistema para comprobar si los resultados obtenidos miden realmente la realidad que se supone deben medir y por lo tanto es confiable para su aplicación general. VALIDEZ Cuando se refiere a un instrumento indica el grado en que ese instrumento mide lo que se propone medir. Cuando se refiere a un estudio, se reconocen la validez interna: el índice y la comparación de los grupos son seleccionados y comparados de tal manera que las diferencias observadas entre ellos puedan ser atribuidas sólo al efecto que se hipotetiza en la investigación. Validez externa: (capacidad de generalizar). Un estudio es válido externamente cuando se puede inferir sin sesgos hacia una población blanco (más allá de los sujetos en estudio). VALORES 45 Los Valores son una serie de características que van a establecer las bases de las relaciones entre los participantes de la organización en sus distintos niveles, no solamente entre ellos mismos, sino además con sus proveedores, usuarios, vecinos y competencia. VALOR PREDICTIVO Capacidad de un indicador de predecir futuros eventos o situaciones. VISIÓN La Visión es una declaración determinada, dinámica y compartida por todos los miembros de una organización o grupo humano, respecto al compromiso de todos y cada uno de los integrantes de la institución con un futuro que, en conjunto, se comprometen a construir. VISITATIE Proceso de evaluación de la calidad hospitalaria "por los pares", basado en visitas mutuas entre equipos profesionales de diversos establecimientos, que actúan como evaluadores de sus colegas. Mayores datos pueden encontrarse en el apartado del Proyecto ExPeRT, en la página web de CASPE Research: http//www.expert-caspe.demon.co.uk 46