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INFORME DE ACTIVIDADES Y CERTIFICACIÓN DEL SUPERVISOR CONTRATOS DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL
Datos del Contratista
Primer Apellido
BUSTOS
Datos del Contrato
No. Contrato
113-0557
Segundo Apellido
Primer Nombre
Segundo Nombre
NEGRETE
ZARETH
VANESSA
Año del
Contrato
2013 - 2014
Tipo
Doc.
CC
No. Doc.
1.067.906.691
Vigente Desde:
Vigente Hasta:
08/07/2013
31/03/2014
Objeto del Contrato
Prestar sus servicios como AUXILIAR ADMINISTRATIVO de la microrregión 041 del departamento de Córdoba
según contrato 113/DPS, quien es el encargado de apoyar al operador social en las actividades administrativas,
logísticas, presupuestales y financieras necesarias para la implementación de la estrategia UNIDOS en la
microrregión.
Datos de las Actividades
Periodo del informe:
Nombre del Supervisor:
Cargo del Supervisor:
ENERO DE 2014
JUAN MANUEL SALAMANCA GONZALEZ
ADMINISTRADOR DE ZONA
Actividades Desarrolladas durante el Periodo de Informe
No.
Obligación
en contrato
1.
2.
3.
4.
Obligaciones Contractuales
Actividades realizadas
Recibir y organizar las hojas de vida
recolectadas durante el proceso de
convocatoria y selección de Cogestores
Sociales y demás miembros del Equipo
de Coordinación.
Recibí y organicé las hojas de vidas de las
personas que se inscribieron en el proceso
de convocatoria de los municipios de
Sahagún, Chinú y San Andrés de
Sotavento.
Recibir el material de trabajo y de
identificación del personal que entregue
ACCIÓN SOCIAL - FIP.
No se realizó entrega de dotación a
cogestores.
Apoyar al Profesional de Capacitación en
la logística requerida para llevar a cabo
los procesos de capacitación de
Cogestores Sociales (reservas de
transporte, alimentación y alojamiento,
consecución de equipos, disposición de
material requerido, etc.).
En este mes se realizó inducción a nuevos
cogestores del municipio de Tuchín.
Realizar los trámites administrativos al
interior del Operador Social para que se
lleven a cabo las contrataciones, pagos,
suministro de papelería, elementos de
trabajo e identificación.
Realicé los trámites de los gastos de la caja
menor, revisión de los pagos a cogestores y
equipo de coordinación, como también
envío de documentos para contratación a
cogestores sociales de la sede Sahagún.
Soportes (Todos los
soportes en medio
magnético CD)
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5.
6.
Liderar la logística necesaria para la
realización de los Comités Operativos de
la estrategia en la microrregión.
Apoyé en la organización de la reunión del
equipo de coordinación el día 11 de Enero
con el Ingeniero Pedro Nel.
Recibir las herramientas, materiales y
dotación que entregue el Operador
Social para el desarrollo de su labor, y
garantizar su cuidado y buen uso.
Se recibió y aseguró la dotación enviada por
el operador a la sede Sahagún.
Recibir y tramitar la correspondencia del
Operador Social que esté relacionada
con la ejecución del contrato.
Se recibió y tramitó la correspondencia
(envío y devolución de cuentas de cobro,
contratos, actas de liquidación, etc) del
Operador Social Seccional Bucaramanga de
la Micro 041 Sede Sahagún.
Archivar y supervisar toda la información
de cada municipio donde se encuentra
trabajando el Operador Social (actas de
inicio, correspondencia de municipios,
documentos de la evaluación y selección
de Cogestores Sociales, informes de
avance por municipio, cuentas de cobro
por municipio, etc.) de acuerdo con los
procedimientos que se definan para ello.
Se recibió la información correspondiente a
los CGS como cuentas de cobros, cuentas
de cobro de movilidad de octubre,
noviembre y diciembre, y hojas de vida.
Archivar y supervisar la información de
los contratistas (CL y CGS) que se
encuentren vinculados al Operador
Social (contratos, soportes de pagos
mensuales, afiliación a la ARP, etc.) de
acuerdo con los procedimientos que se
definan para ello.
Se archivó copias de los documentos de
legalización de contrato en cada carpeta de
cogestores y equipo de coordinación.
Así mismo, las copias de las cuentas de
Cobro con sus respectivos cronogramas de
actividades,
Informe
descriptivo
de
actividades, copia de los pagos de Salud,
Pensión y ARL, y las planillas de visitas
diarias, salvaguardando la información
física.
Se ordenó la correspondencia de acuerdo a
la procedencia, es decir, la correspondencia
recibida se relaciona y archiva en la carpeta
física de archivos recibidos, el mismo
proceso para correspondencia enviada.
7.
8.
9.
10.
Recibir, revisar, clasificar, radicar,
distribuir y controlar documentos, datos,
elementos
y
correspondencia,
relacionados con los asuntos de
competencia del Operador Social.
Llevar y mantener actualizados los
registros
de
carácter
técnico,
administrativo y financiero y responder
por la exactitud de los mismos.
11.
Todo los gastos de recursos de caja menor,
se lleva control con los soportes físicos y
digitales que avalan el gasto. También se
lleva control de los documentos enviados a
las oficinas de la Universidad en
Bucaramanga.
Link para revisar los
soportes en digital de la
caja menor:
https://www.dropbox.co
m/sh/kai4pzcwmpyn1r4/
GAD0BrRb7H
Link para revisar las
relaciones de envíos:
https://www.dropbox.co
m/sh/1zgf05o9in7232l/yR
MvkP2mu7
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12.
13.
Garantizar
la
seguridad
de
los
documentos asignados para su manejo y
adoptar los mecanismos necesarios para
su adecuada conservación.
Orientar a los beneficiarios de UNIDOS
que se acerquen a la sede del Operador
Social y suministrar la información y
documentos
solicitados,
previa
autorización del CG o del AZ.
Se garantizó la seguridad de los
documentos
archivándolos
según
corresponde en carpetas con ganchos
legajadores de plástico, en un lugar fresco,
sin humedad y/o insectos.
En este periodo no se realizó esta actividad.
Informar en forma oportuna al CG o AZ,
sobre las inconsistencias o anomalías
que se presenten en el manejo de
documentos o bienes de la entidad.
Envié
correos
electrónicos
a
los
Coordinadores
Locales,
sobre
las
novedades encontradas en el proceso de
revisión de cuentas (honorarios y movilidad).
Correos electrónicos al
grupo de coordinadores
JULIO HERNÁNDEZ
[email protected] ,
LINA JIMENEZ
[email protected]
m,
MILENA LUGO
[email protected]
om
Revisar el correcto diligenciamiento y
soporte de las cuentas de cobro de
Cogestores Sociales.
Se revisó el correcto diligenciamiento y
soporte de las cuentas de cobro
presentadas por los Coordinadores Locales
de los Municipios pertenecientes a la Sede
Sahagún de los CGS informándoles sobre
las inconsistencias encontradas (cuentas de
cobro). Para ello se lleva un control mensual
en donde se indica el estado de cada
cuenta.
Link para revisar el
control que se llevó en el
mes
de
Enero:
https://www.dropbox.co
m/sh/myebcgxu4smmlqj/
d8hNe9NFaw
Verificar mensualmente que se le ha
realizado el pago a los Cogestores
Sociales.
Se identificó en la página electrónica de la
UPB el estado de las cuentas enviadas y el
pago de las mismas.
Link de la página de la
universidad para verificar
el pago de las cuentas de
cobro:
http://extension.upbbga.
edu.co/unidos/pagosonli
ne/pagos20092010/index
.php#
Preparar y tramitar junto con la instancia
interna definida por el Operador Social,
las facturas con todos sus soportes para
remitirlas al supervisor del contrato del
Operador Social.
No aplica esta labor
Liderar la implementación del Sistema de
Gestión
Integral
(calidad,
salud
ocupacional y gestión ambiental).
Se mantuvo disposición de servicio
propiciando un ambiente laboral agradable,
cuidados en instalaciones y adecuaciones
en la Sede tales como aseo, sanitarias,
cuidado y buen uso de útiles y equipos de
oficina, entre otras.
14.
15.
16.
17.
18.
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PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL
* Anexo fotocopia de los aportes obligatorios a Salud, Pensión y ARP del periodo, según las obligaciones del contrato.
* En mi calidad de contratista certifico, bajo la gravedad de juramento, que los documentos soporte del pago de los aportes al Sistema
General de Seguridad Social, corresponden a ingresos provenientes del contrato aquí mencionado,
Firma del Contratista
OBSERVACIONES DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO
Una vez revisado el informe de las actividades ejecutadas por el Auxiliar Administrativo (AA), Zareth Vanessa Bustos
Negrete, hallo que SI Amerita el pago de sus honorarios, correspondientes al mes de ENERO DE 2014.
Se le reconoce:

Su compromiso y entrega a la Estrategia
Se le recomienda:



Enviar la información prioritaria a Bucaramanga en el menor tiempo posible.
Cumplir con los tiempos establecidos en la organización y activación de documentos
Velar por el pronto tramite de los gastos de caja menor asociados a la Sede Sahagún micro 041.
* En mi calidad de Supervisor del Contrato de Prestación de Servicios arriba relacionado, certifico el cumplimiento a cabalidad de las
obligaciones establecidas en el mismo por parte del contratista, así como el desarrollo de las actividades descritas en el presente informe.
Por estas razones, autorizo el pago correspondiente al periodo
ENERO de 2014.
Firma del Supervisor