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PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Código: F-AO-CU-01 PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS Versión: 1 Fecha: 17-11-2015 FORMATO DE SOLICITUD PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS Página: 1 de 5 A. PROYECTO SOLICITANTE Y VALIDACIÓN ANALISTA DATOS SOLICITANTE 1. NOMBRE 2. DEPENDENCIA 3. CARGO TIPO DE SOLICITUD 5. CREACIÓN 4. FECHA SOLICITUD HISTÓRICO* 6.1. INACTIVACIÓN 6.2. CAMBIO DE NOMBRE 6.3. CAMBIO DE MODALIDAD 6.4. OTRO ¿Cuál? DATOS DE LA UNIDAD OPERATIVA 6. MODIFICACIÓN DD/MM/AAAA ESTADOS A MIGRAR* 7. NOMBRE 8. DIRECCIÓN 9. TELEFONO* 11. SERVICIO 10. LOCALIDAD 12. MODALIDAD 13. CÓDIGO SIRBE* 14. TIPO DE OPERACIÓN 14. CUPOS 14.1 DIRECTA 14.2. TERCERIZADA 14.2.1. No. CONTRATO: DATOS DEL RESPONSABLE DE LA UNIDAD OPERATIVA 16. NOMBRE* 17. E-MAIL* 18. CELULAR* 19. JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD: 20. FIRMA 21.1. NOMBRE 21. ANALISTA 21.2. FIRMA 21.3. FECHA DD/MM/AAAA B. VALIDACIÓN SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN DIAGNÓSTICO 5. CÓDIGO SIRBE U.O. A INACTIVAR* TIPO DE ACCIÓN 1. CREACIÓN 2. MODIFICACIÓN DE NOMBRE 3. INACTIVACIÓN 4. CREACIÓN POR MODIFICACIÓN (NOMBRE/MODALIDAD) 6. ESTADOS A MIGRAR DE LA U.O. INACTIVA A LA CREADA* VERIFICACIÓN DATOS GEOGRÁFICOS 7.1. CÓDIGO LOCALIDAD 7. LOCALIDAD 8. UPZ 8.1. CÓDIGO UPZ 9. BARRIO 9.1. CÓDIGO BARRIO 10. CHIP 11. NOMBRE DEFINITIVO 11.1. COD_UNIOPE NOMBRE NEMOTÉCNICO - 11.2. TIPO SERVICIO_TIPO MODALIDAD_ NOMBRE GENÉRICO - 12. OBSERVACIONES*: VALIDACIÓN GEOGRÁFICA 13.1. NOMBRE 13.2. FIRMA 13. RESPONSABLE 13.3. FECHA DD/MM/AAAA VALIDACIÓN EJECUTADA SIRBE 14.1. NOMBRE 14. RESPONSABLE 14.2. FIRMA 14.3. FECHA DD/MM/AAAA ARCHIVO UO_CODSIRBE_TIPOACCION_DDMMAAAA * Los campos marcados con asterisco no son de carácter obligatorio Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-F-003b PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS Código: F-AO-CU-01 Versión: 1 Fecha: 17-11-2015 FORMATO DE SOLICITUD PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS Página: 2 de 5 GUIA DE DILIGENCIAMIENTO A continuación se describen los módulos presentes en el formato: 1.1 MODULO A En el modulo A. Proyecto Solicitante y Validación Analista se encuentra toda la información relacionada con el proyecto que realiza la solicitud y la unidad operativa que se quiere crear o modificar. Este modulo a su vez esta subdivido de la siguiente forma: Datos Solicitante 1. Nombre: Nombres y Apellidos del Gerente del proyecto, quien realiza la solicitud de creación o modificación de unidades operativas según corresponda. 2. Dependencia: Subdirección técnica a la que pertenece el Gerente de proyecto. 3. Cargo: Oficio o responsabilidad que desempeña el solicitante (Gerente o su apoderado). 4. Fecha de Solicitud: Corresponde al Día, Mes y Año (DD/MM/AAAA) en que se diligencia el formato de acuerdo con la necesidad del proyecto. Tipo de Solicitud 5. Creación: Se marca con una (X) si se trata de una Unidad Operativa que no se encuentra previamente creada en el sistema de información misional. 6. Modificación: Se marca con una (X) en alguna de las opciones, si se trata de una Unidad Operativa que se puede inactivar, cambiar el nombre, modalidad, entre otros, como se muestra a continuación: 6.1. Inactivación 6.2. Cambio nombre de 6.3. Cambio modalidad de 6.4. Otro El servicio prestado en una Unidad Operativa deja de funcionar por completo o sus beneficiarios deben ser trasladados a otra(s) Unidad(es) Operativa(s). La unidad operativa cambia de Histórico* Marcar con (x) si se quiere nombre. mantener el histórico. Estados a migrar* Describir los estados de las personas a migrar ya sea Atención, Inscritos, Suspensión y Solicitud de Servicio. La unidad operativa cambia su Histórico* Marcar con (x) si se quiere forma de prestar un servicio social mantener el histórico. asociando todas sus componentes. Estados a migrar* Describir los estados de las personas a migrar ya sea Atención, Inscritos, Suspensión y Solicitud de Servicio. La unidad operativa requiere alguna ¿Cuál? Se debe especificar el tipo de acción modificación diferente a creación, necesaria para la modificación de la unidad inactivación o modificación por operativa motivo del requerimiento. nombre o modalidad. En el campo. Datos de la Unidad Operativa 7. Nombre: Nombre de la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar, dependiendo de la necesidad. 8. Dirección: Dirección completa de la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar. 9. Teléfono**: Número de teléfono fijo de la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar. 10. Localidad: Nombre de la Localidad en la cual se localiza la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-F-003b PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS Código: F-AO-CU-01 Versión: 1 Fecha: 17-11-2015 FORMATO DE SOLICITUD PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS Página: 3 de 5 11. Servicio: Servicio que se presta en la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar. 12. Modalidad: Modalidad de servicio a la que pertenece la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar. 13. Código SIRBE*: Si la unidad operativa ya existe, escribir el código SIRBE de dicha Unidad que se quiere modificar. 14. Tipo de Operación: Se marca con una (X) en una de las opciones, si se trata de una Unidad Operativa que opera de manera 14.1 Directa o 14.2. Tercerizada, en el caso en que opere de manera tercerizada se debe diligenciar el campo 14.2.1.: No. Contrato: Número de contrato con el cual opera la unidad operativa. 15. Cupos: En número, la cantidad de cupos que ofrece la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar. Datos del responsable de la Unidad Operativa 16. Nombre*: Nombres y Apellidos del responsable de la unidad operativa que se quiere crear o modificar. 17. E-mail*: Correo electrónico de contacto, correspondiente a la persona encargada de la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar. 18. Celular*: Número celular del responsable de la Unidad Operativa que se quiere crear o modificar. 19. Justificación de la Solicitud: Se debe diligenciar el por qué se requiere crear o modificar la Unidad Operativa correspondiente, nombrando las necesidades especificas en cada caso. 20. Firma: Hace referencia a la firma del Gerente de proyecto solicitante. 21. Analista: En estos campos se debe incluir la información referente al analista que realiza la revisión y aprobación de los datos enunciados para la creación o modificación de la Unidad Operativa en el modulo A. 21.1. Nombre: Nombres y Apellidos del analista que realiza la revisión de los datos diligenciados por el solicitante. 21.2. Firma: Firma del Analista. Se debe firmar siempre y cuando se esté aprobando la creación o modificación de la unidad operativa, cumpliendo con los requisitos que él/ella considere necesarios. 21.3. Fecha: Corresponde al Día, Mes y Año (DD/MM/AAAA) en que se realiza la revisión y aprobación por parte del analista. 1.2 MODULO B En el modulo B. Validación Subdirección de Investigación e Información verifica que la información consignada en el modulo A. corresponda con lo encontrado en el sistema de información misional (SIRBE) y se especifican los datos que la unidad operativa tendrá después de realizada la solicitud por parte del proyecto aprobada por el analista. Este modulo esta subdivido como se muestra a continuación: Diagnóstico Tipo de Acción 1. Creación 2. Modificación de Nombre 3. Inactivación 4. Creación por Después de haber revisado el sistema de información misional (SIRBE), se marca con una (X) si se trata de una nueva Unidad Operativa. Se marca con una (X) si se trata del cambio de nombre de la Unidad Operativa. Después de haber revisado el sistema de información misional (SIRBE), se marca con una (X) cuando dicha Unidad Operativa deja de funcionar por completo o sus beneficiarios deben ser trasladados a otra(s) Unidad(es) Operativa(s). Después de haber revisado el sistema de información misional (SIRBE), se marca con Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-F-003b PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS Código: F-AO-CU-01 Versión: 1 Fecha: 17-11-2015 FORMATO DE SOLICITUD PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS Modificación de nombre/modalidad Página: 4 de 5 una equis (X) si la Unidad Operativa requiere de un cambio de nombre o modalidad, para mantener el histórico de la U.O. con el nombre o modalidad anterior. 5. Código SIRBE de la Unidad Operativa (UO) a Inactivar*: Número correspondiente a la Unidad Operativa motivo de la solicitud. 6. Estados a migrar de la UO inactiva a la creada*: Escribir los estados que se van a migrar ya sea Atención, Inscritos, Suspensión y Solicitud de Servicio, según el criterio del equipo de procesamiento. Verificación Datos Geográficos El grupo de Componente Geográfico luego de la verificación realizada por el grupo Procesamiento de Datos, realiza la georrefenciación de la dirección de la Unidad Operativa, sea nueva o por modificación, ubicando las coordenadas del punto que permiten determinar la Localidad, UPZ y Barrio. 7. Localidad: Nombre de la localidad donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección proporcionada por el proyecto. 7.1. Código Localidad: Número que identifica la localidad donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección proporcionada por el proyecto. 8. UPZ: Nombre de la UPZ donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección proporcionada por el proyecto. 8.1. Código UPZ: Número que identifica la UPZ donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección proporcionada por el proyecto. 9. Barrio: Nombre del Barrio donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección proporcionada por el proyecto. 9.1. Código Barrio: Número que identifica el Barrio donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección proporcionada por el proyecto. 10. Chip: Código que asigna Catastro Distrital al predio donde está ubicada la Unidad Operativa según la dirección proporcionada por el proyecto. Nombre Nemotécnico 11. Nombre Definitivo: Dicho nombre está compuesto por los campos 11.1. Cod_UNIOPE (auto-numérico, generado por el Sistema Misional SIRBE que está incluido en la tabla del Directorio de Centros de Desarrollo social-CDS), 11.2. Tipo Servicio_Tipo Modalidad_Nombre Genérico Abreviación del Servicio y la Modalidad correspondiente a la Unidad Operativa y nombre completo que la identifica. 12. Observaciones*: El grupo de procesamiento de datos, luego de realizar el diagnóstico y definir el nombre nemotécnico, realiza anotaciones, comentarios o sugerencias con respecto a la acción realizada en el sistema de información. Validación Geográfica 13. Responsable 13.1 Nombre: Nombres y Apellidos del responsable del grupo Componente Geográfico, quien realiza la verificación de los datos geográficos de la unidad operativa. 13.2. Firma: Firma del responsable. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-F-003b PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Código: F-AO-CU-01 PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS Versión: 1 Fecha: 17-11-2015 FORMATO DE SOLICITUD PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE UNIDADES OPERATIVAS Página: 5 de 5 13.3. Fecha: Corresponde al Día, Mes y Año (DD/MM/AAAA) en que se realiza la validación por parte del responsable de componente geográfico. Validación Ejecutada SIRBE: 14. Responsable 14.1 Nombre: Nombres y Apellidos del responsable del grupo Procesamiento de Datos, quien realiza la verificación de los datos en el sistema misional (SIRBE) de la unidad operativa. 14.2. Firma: Firma del responsable. 14.3. Fecha: Corresponde al Día, Mes y Año (DD/MM/AAAA) en que se realiza la validación por parte del responsable de Procesamiento de Datos. Archivo: Codificación con el cual se nombra el archivo del formato de solicitud diligenciado, definido por el grupo de procesamiento de datos luego de realizado el procedimiento; esto permite llevar un registro y control en la creación o modificación de Unidades Operativas de acuerdo al requerimiento. Está definida de la siguiente manera: UO_CODSIRBE_TIPOACCION_DDMMAAAA UO: Siglas de Unidad Operativa, con las cuales debe iniciar el nombre del archivo. CODSIRBE: Código con el que se identifica la Unidad Operativa. TIPOACCION: Número que identifica dentro del formato el tipo de acción realizada. * Los campos marcados con asterisco no son de carácter obligatorio NOMBRE CARGO ELABORO REVISO APROBO Angélica Herrera Jiménez Johan Camilo Murcia Diego Felipe Prieto Villamarin / Virginia Alemán Casas Carlos Vladimir Cobo Ramirez Contratistas Subdirección de Investigación e Información Líder Componente Geográfico / Subdirectora de Investigación e Información Director de Análisis y Diseño Estratégico Líder del Proceso de Gestión del Conocimiento Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-F-003b